Vor einigen Monaten bekam ich die Masterarbeit von Silke Schröder in die Hände. An dieser hatte ich indirekt als einer von mehreren befragten Nachfolgern und Übergebenden mitgewirkt. Deshalb war ich natürlich unendlich gespannt darauf, sie zu lesen. Eine Zahl hat mich darin besonders erschreckt: 14% der Nachfolgen scheitern sang- und klanglos. Und zwar nicht nach der Übernahme in Folge schlechter Entscheidungen oder anderer Faktoren. Sondern bevor es überhaupt dazu kommt.
Im Saarland alleine sind das statistisch mehr als 10.000 Arbeitsplätze
Die Arbeit betrachtet die Situation für das Saarland. Sie kommt dabei (inhaltlich durch mich zusammengefasst, gerundet und gekürzt) zu der Ausgangslage, dass hier in den kommenden 5 Jahren mehr als 6.000 Betriebe zur Übernahme anstehen. Und das davon rund 100.000 Arbeitsplätze betroffen sind.
Rechnet man das um, hat jeder Betrieb rund 16 Mitarbeiter. Wenn man also nur in diesem Schnitt bleibt, bedeuten 14% erfolglose Nachfolgen, dass eine fünfstellige Zahl von Arbeitsplätzen einfach weg fällt. Ich finde das bedauerlich.
Natürlich ist es auch ok, wenn nicht übernahmereife oder -fähige Unternehmen nicht weiter geführt werden. Gleichzeitig zeigt es aber auch, dass da an allen Ecken und Enden noch viel Arbeit besteht.
Gut, oder sogar zu gut ausgefüllt: Finanzen
Ein Punkt, wo ich, obwohl es meist das Hauptthema ist, fast von weiteren Angeboten abraten würde, sind die Finanzen. Es gibt eine Unzahl von Fördermitteln und Kreditmöglichkeiten. Ebenso gibt es zahlreiche Berater unterschiedlichster Akteure. Ich würde sogar behaupten, dass es zu viele sind.
Was dagegen nicht immer gelungen ist, ist die Bündelung von Informationen. Zu diesem Schluss kommt auch die Arbeit selbst: Es braucht eine einheitliche, zentrale Beratungsstelle. Spannenderweise wurde diese wenige Wochen, nachdem ich die Masterarbeit gelesen hatte, im Saarland ins Leben gerufen.
Ich hoffe, dass damit einige Prozentpunkte bei den nicht statt gefundenen Nachfolgen reduziert werden können.
Vielleicht ein Vorbild für andere
Das Saarland hat rund eine Millionen Einwohner, die Bundesrepublik etwa 80 Millionen. Der Einfachheit halber die Ergebnisse mal transferiert und hochgerechnet sind 14% scheiternde Nachfolgen auf ganz Deutschland rund 1,1 Millionen Arbeitsplätze. Alleine deshalb ist jede Reduktion dieser Zahl begrüßenswert. Ein zentrales Angebot, eine einheitliche Beratungsstelle, kann hier schon einiges bewegen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man sonst viel von A nach B läuft.
Was außerdem in meinen Augen noch zu kurz kommt, sind Best Practices. Durch die Dominanz von Geld als Thema in der Nachfolge werden Nachfolger nur unzureichend auf viele andere Herausforderungen vorbereitet. Die allermeisten Veranstaltungen zur Unternehmensnachfolge drehen sich um Finanzierung und Förderung. Das hilft aber nicht bei Führung, bei der Beseitigung von Altlasten oder bei der Transformation des Unternehmens. Das können nur Beispiele aus der Praxis. Genau deshalb mache ich meinen Podcast oder schreibe diesen Blog.
Hier im Saarland wirkt man dem entgegen. Die Saarland Offensive für Gründer ist ein Erfolgsmodell. Die Gründungsbotschafter sind dabei genau diese Ansprechpartner aus der Praxis. Und es wird in diesem Jahr eine Veranstaltung der IHK zur Unternehmensnachfolge geben, bei der die Finanzierung nicht das zentrale Element ist.
Ein gutes Vorbild also, denn wir können uns die 14% als Volkswirtschaft nicht auf Dauer leisten. Wir verschenken so eine tolle Basis, ein Fundament, von dem aus wir Zukunft gestalten können. Alleine durch Gründung wird das wohl nicht gelingen.
Frohes neues Jahr! Ich freue mich darauf, auch in 2017 von meiner Reise mit meinem Nachfolge-StartUp berichten zu können. Für den Anfang des Jahres spreche ich jedoch von einer ganz anderen Reise:
Ich war im vergangenen Sommer einige Tage in Österreich. Es war unser erster Urlaub mit Kind. Eine ganz besondere Herausforderung, bei der viele Details zu beachten sind also. Wir haben uns deshalb für den Aufenthalt in einem „Familotel“ entschieden.
Das Werbeversprechen war, dass man ganz besonders auf Familien ausgerichtet ist. Sowohl was Zimmer, als auch Service angeht. Und das wurde deutlich eingehalten!
In jeder Hinsicht gelungen: Der Service
Bereits vor der Anreise gab es viele Dinge zu klären. Raum mit Beistellbett? Betreuungsmöglichkeit für unsere Tochter? Nahegelegene Aktivitäten für Kinder? Essen für die Kinder? Wer frisch Vater oder Mutter ist, kennt das sicher. Ich denke mal, es wird mit der Zeit besser.
Wir sind bei all diesen Dingen perfekt betreut worden. Kaum angekommen merkte man direkt, wie sehr das Thema Familie im Fokus steht. Die Begrüßung war herzlich, es liefen viele Kinder unterschiedlichen Alters umher. Das ganze Hotel war kindgerecht gestaltet. Betreuung und Aktivitäten für jeden Tag hingen aus. Und noch vieles mehr.
Auch der Umgang mit den kleinen Missgeschicken, die mit Kindern immer passieren, war ruhig und gelassen. Ein voller Erfolg also, der über die Tage dort immer besser wurde. So waren auch alle Mitarbeiter immer gut gelaunt und freundlich, hatten immer ein offenes Ohr und gute Ratschläge.
Was ich damit sagen will, ist einfach: Worte und Taten waren absolut im Einklang. Wir haben auch nach unserer Abreise nur gute Erinnerungen an das Hotel und können es völlig bedingungslos weiter empfehlen.
Nur weil man es sich auf die Fahne schreibt, ist es nicht wahr
Es geht auch anders. Mein ehemaliger Energieversorger legt, laut eigenem Bekunden, auch großen Wert auf Service. Im Herbst vergangenen Jahres bekam ich Post. Auf mehr als drei DIN A4 Seiten breitete der Absender aus, wie sich die Gesetzeslage entwickelt hat. Wie viel vom Strompreis an den Staat gehen. Wie sehr er darunter leidet.
Erst beim zweiten Mal Lesen entdeckte ich die entscheidende Information irgendwo in einem Abschnitt versteckt: Man werde die Preise erhöhen.
Ich vermute, das Kalkül ist eine Mischung aus Mitleid und aus Nichtwissen der Kunden. Wer das nämlich übersieht (und das damit verbundene Sonderkündigungsrecht), steigt nicht aus dem Vertrag aus.
Für mich ist es klar ein Fehler. Wenn ich mir Service auf die Fahne schreibe, gibt es Dinge, die nicht dazu passen. Zum Beispiel meine Probleme zu denen des Kunden zu machen (für die Gesetzeslage ist der Kunde nicht verantwortlich). Oder die entscheidende Information für meinen Kunden bewusst schwer greifbar zu machen.
Tun, was man sagt – auch in den Details
Wo das Hotel bis ins letzte Detail seinen Ansprüchen genügte und darauf achtete, war das zweite Unternehmen damit schon bei rudimentären Dingen wie Kundenkommunikation im Konflikt mit den eigenen Ansprüchen.
Die Konsequenz ist, dass ich den Versorger gewechselt habe. Preis war dabei nicht mal das Argument, sondern das Gefühl, bewusst hinters Licht geführt zu werden. Und das, nachdem doch die Zufriedenheit des Kunden im Mittelpunkt steht.
Als Nachfolger sollten wir daraus lernen: Wenn wir etwas sagen und für etwas stehen, als Mensch und als Unternehmen, sollten wir dringend darauf achten, es auch einzuhalten.
https://www.janhossfeld.de/wp-content/uploads/2016/11/Fotolia_123682513_Subscription_Monthly_M.6bb4c59c8b5744908e2ac64873f51bb9.jpg11251688Jan Hossfeldhttps://www.janhossfeld.de/wp-content/uploads/2018/06/JanhossfeldLogo-1030x106.pngJan Hossfeld2017-01-10 08:03:592017-01-02 13:05:15Die kleinen Dinge entscheiden über Erfolg – auch in der Nachfolge
Wie viele spätere Nachfolger war ich schon vorher in unserem Betrieb. Das ist bei Familienunternehmen oft der Fall. Geht es dann aber um den Führungswechsel, birgt das Thema Risiken. Denn nun bist Du nicht mehr Kollege, sondern Chef. Dabei kannst Du eine ganze Menge falsch machen. Das ist mir auch passiert, weshalb ich heute darüber blogge. Vielleicht hilft es Dir, bestimmten Stolpersteinen auszuweichen.
Es gibt zu diesem Thema übrigens unendlich viel Literatur und Weiterbildung. Ich habe auch lange überlegt, einen entsprechenden Kurs zu besuchen. Dass ich es nicht tat, ist vielleicht ganz gut, sonst käme dieser Beitrag womöglich nicht zu Stande.
Eine sehr deutsche Herausforderung: Die Anrede
Einer der ersten Fehler, der mir unterlaufen ist, war die Anrede. Wenn man mit Menschen zusammen arbeitet, kommt man fast immer automatisch zum „Du“. Das war natürlich auch bei uns der Fall. Vorab, ich habe nicht den allergrößten denkbaren Fauxpas begangen, indem ich das wieder zurückgezogen habe. Allerdings habe ich schon von solchen Fällen gehört. Ich hoffe, niemand kommt auf diese Schnapsidee.
Allerdings habe ich durch eine andere schlechte Entscheidung viel gelernt. Alle Menschen, die ich später eingestellte, blieben nämlich erst einmal beim „Sie“. Auf diese Art und Weise habe ich, unabsichtlich, aber vermeidbar, eine Zwei-Klassen-Gesellschaft geschaffen. Mir ging dabei oft im Kopf herum, was mein Vater sagte: “Halt die Leute ruhig etwas auf Distanz. Vielleicht musst Du sie eines Tages entlassen“.
Obwohl er damit natürlich Recht hatte, war meine Konsequenz daraus ein Fehler. Respekt und Hierarchie drücken sich nicht durch eine Anrede aus. Was sich aber damit ausdrücken kann, sind indirekte Wertungen des Teams, und das solltest Du unbedingt vermeiden. Deshalb mein wichtigster Tipp: Spar Dir das, sondern entscheide Dich für einen Weg. Das habe ich später auch getan. Mittlerweile sind alle beim „Du“, lediglich bei Auszubildenden vor der Übernahme bleibe ich beim „Sie“. Und ich kann mit absoluter Sicherheit sagen: Einen Menschen zu entlassen ist niemals leicht, egal wie Du ihn vorher angesprochen hast.
Positionsänderung bedeutet Perspektivenwechsel
Mir ist auch aufgefallen, dass eine neue Position meist auch neue Sichtweisen mit sich bringt. Ich denke, das dürfte jedem einleuchten. Allerdings vergisst man das manchmal dann im Alltag und geht davon aus, dass die ehemaligen Kollegen das auch direkt nachvollziehen können. Meine Erfahrung ist, dass es hier zu großen Missverständnissen kommen kann. In Deiner neuen Rolle als Chef wirst Du viele neue Herausforderungen haben. Du wirst Dir sehr viel Wissen in kurzer Zeit aneignen müssen – und zu all diesen aufgabenspezifischen Kenntnissen kommt dann noch der riesige Komplex der Führung hinzu.
Wenn Du nun aus Deiner neuen Perspektive Sachverhalte siehst und bewertest, wird es fast immer anders ausfallen, als das früher der Fall war. Nur wenn Du, wie ich, viel mit Deinen ehemaligen Kollegen sprichst, kann das zu einem Problem werden. Implizit setzt Du nämlich voraus, dass sie Deine neue Sichtweise verstehen. Das ist in aller Regel nicht der Fall. Du wirst Dich in Lagen wiederfinden, in denen Deine alten Kollegen nicht helfen können. Darauf solltest Du vorbereitet sein.
Die unterschiedlichen Sichtweisen und Aufgabengebiete führen dazu, dass Du auch mal gut gemeinte Ratschläge aus Deinem Team verwerfen musst. Das stößt nicht immer auf Gegenliebe. Es hilft dabei enorm, transparent mit Entscheidungen umzugehen und sie zu erklären. Auch dabei gilt: „Mit Maß und Ziel“. Erkläre, wenn es nötig ist, aber vergiss dabei nicht, dass Deine eigentliche Aufgabe die Geschäftsführung ist.
Fachwissen ist nicht Führungswissen
Es kommt leider viel zu oft vor, dass Fachwissen mit Führungskompetenz gleichgesetzt wird. Du kennst sicher auch Fälle, in denen die beste Fachkraft befördert wurde und es komplett schief ging.
Als Nachfolger, als Chef, darf man ein gewisses Fachwissen voraussetzen. Allerdings ist das nicht das entscheidende, sondern Dein besonders Skillset, Dein eigentliches Fachwissen, ist Führung. Es gibt einige wenige Fälle, in denen Menschen dafür eine Gabe besitzen (man denke an die charismatische Führung gemäß Max Weber). Die meisten von uns brauchen dazu aber erlernbare Werkzeuge und viel Übung. Deshalb ist mein dritter Ratschlag, hier direkt mit Deiner Arbeit zu beginnen. Entwickle Dein Skillset in Sachen Führung.
Mit der wichtigste Skill, den Du erlernen musst, ist es, Konflikte auszutragen. Denn die werden kommen. Gerade als Nachfolger, der vielleicht vorher selbst schon im Betrieb mitgearbeitet hat, wirst Du herausgefordert werden. Dein Führungsanspruch wird in Frage gestellt werden. Es ist dann sehr viel angenehmer und leichter, dem Konflikt aus dem Weg zu gehen. Es ist aber auch falsch. Nimm Dir Zeit, bereite Dich darauf vor und trage es aus. Nur achte darauf, das Pendel nicht ins andere Extrem ausschlagen zu lassen. Den Chef heraushängen zu lassen, ist keine Führung, sondern ein Fehler.
Fünf Dinge, die Du tun solltest, wenn Du Chef geworden bist
Bei allen Fehlern gibt es natürlich auch Möglichkeiten, diesen Rollen- und Perspektivenwechsel erfolgreich zu gestalten.
Das erste, was Du Dir deshalb bewusst machen solltest, ist das es eine Riesenchance ist. Du kannst die ehemaligen Kollegen auf die kommende gemeinsame Reise mitnehmen. Dazu musst Du Dir selbst treu bleiben. Auf der menschlichen Ebene unverändert, und klar in der Kommunikation. Wenn Du dann noch das Team in Entscheidungen einbeziehst und zeigst, dass Du zwar führst, aber selbst natürlich auch weiter lernst, wirst Du es bestimmt erfolgreich gestalten.
Überhaupt, das Team, ist ein entscheidender Faktor. Ein guter Leader weiß, dass er seine Ziele nicht alleine erreichen kann. Das ist der Grund, warum insbesondere StartUps besonders darauf achten, gute Teams zu bauen. Erfolgreiche Nachfolge-StartUps tun das deshalb auch. Beginne deshalb unbedingt bei Dir, denn dort beginnt auch das Team. Leb vor, was Du von anderen erwartest und zeige, dass Du niemals aufhörst, Dich weiter zu entwickeln. Damit setzt Du das richtige Zeichen.
Den Chef heraushängen zu lassen ist übrigens keine Stärke. Es ist eine Schwäche. Keine Entscheidungen zu treffen ist aber auch eine. Die Balance zu finden, ist Erfahrungssache. Wolfgang Grupp, der Gründer und Inhaber von Trigema, brachte es in einem Vortrag in Saarbrücken klar auf den Punkt: „Schnelle Entscheidungen treffen ist gut. In jedem Fall besser als keine, selbst wenn es mal schief geht“. Drück Dich nicht davor, das ist zentraler Bestandteil Deiner neuen Rolle.
Als vierten Ratschlag empfehle ich Dir, viel Zeit in Deine Führungsfähigkeiten zu stecken. Vernachlässige Fachwissen nicht komplett, aber konzentriere Dich auf das Skillset, dass Du in Deiner neuen Rolle primär benötigst. Hier hilft die alte 80-20-Regel, ich halte das für eine gute Verteilung Deiner Energie. Du und Dein Team, Ihr braucht ein diverses und breites Skillset um erfolgreich zu sein. Dein Job ist es, die Führung hinein zu bringen.
Der letzte Ratschlag ist situativ, aber mächtig: Stell Dich vor Dein Team, wenn sich die Chance bietet. Nichts zeigt mehr Leadership als wenn Du voran gehst, Dein Team schützt. Dann wirst Du auch in Deiner neuen Rolle akzeptiert.
Wo Du noch mehr Informationen findest
Dieses Thema habe ich auch in Audioform bei Follow-Up.fm aufgearbeitet. Wenn Du es lieber hören möchtest, empfehle ich Dir deshalb Episode drei. Ebenfalls empfehlenswert ist der Podcast „Führung auf den Punkt gebracht“ von Bernd Geropp. Er hat auch eine Folge zu dem Thema diesen Blogs.
Welchen Herausforderungen bist Du denn in Deiner neuen Rolle begegnet? Lass es mich wissen!
https://www.janhossfeld.de/wp-content/uploads/2016/11/Fotolia_124552010_Subscription_Monthly_M.fb32f509b5bf4e4bb7580f640a8ed407.jpg11201697Jan Hossfeldhttps://www.janhossfeld.de/wp-content/uploads/2018/06/JanhossfeldLogo-1030x106.pngJan Hossfeld2016-12-20 08:03:342016-11-02 12:01:11Vom Kollegen zum Chef – Besondere Herausforderungen, die Dich erwarten
Im Juli diesen Jahres habe ich an der Hochschule für Technik und Wirtschaft einen Gastvortrag gehalten. Das Thema war Prokrastination, auch gerne „Aufschieberitis“ genannt. Vorab, jeder Mensch schiebt Dinge auf, mal mehr, mal weniger. Allerdings kann man dem begegnen, wenn man sich organisiert.
Für die persönliche Produktivität gibt es gefühlt hunderte Methoden und tausende Werkzeuge. Da ich es liebe, neues auszuprobieren, habe ich alleine darin schon viel Lebenszeit investiert (und damit andere Dinge aufgeschoben). Der Vorteil für Dich, und diejenigen, die den Vortrag besucht haben: Ich habe den Aufwand, es zu verstehen und aufzubereiten, bereits investiert. Du kannst also ganz hemmungslos profitieren.
Zwei Methoden stechen heraus und wurden intensiv getestet
Aus den vielen Optionen habe ich insbesondere zwei Methoden intensiv, d.h. jeweils über einen langen Zeitraum, angewendet. Beide haben zum Ziel, Deine persönliche Produktivität und Deinen Grad an Organisation zu erhöhen. Es handelt sich dabei einerseits um Getting Things Done® (GTD) und um Bullet Journaling (BuJo) andererseits. Hier ein kurzer Überblick:
In der Übersicht stand es ja bereits, GTD verfügt über ein Regelwerk, dessen Einhaltung den Erfolg der Methode sichert. Beginnen wir also ganz von vorne. Es kommt Dir etwas in den Kopf, alternativ in Deinen Briefkasten oder Deine Inbox. David Allen bezeichnet das als „Stuff“, da es keine Rolle spielt, in welchem Format oder wo es ankommt.
Inbox – Schritt 1, unklare Inhalte
Wie du siehst, landet alles zuallererst in der Inbox des GTD Systems. Beim Abarbeiten der Inbox (Empfehlung: Einmal täglich) wird jeder Eintrag, jedes Objekt, genau einmal angefasst und anhand einiger Fragen analysiert. Die erste Frage lautet “is it actionable?“, also ob direkt eine klare Handlung, ein Eintrag auf einer ToDo-Liste, erkennbar ist.
Sehr häufig ist das nicht der Fall, wie im obigen Schaubild zu sehen. Solche Items gehen drei Wege. Entweder in den Müll (beispielsweise kurze Geistesblitze, die sich im Nachhinein als Blödsinn herausstellen), in ein Ablagesystem (Referenzmaterial, Artikel, Schriftverkehr zu einem Projekt, etc.) oder auf die „Eines Tages“-Liste. Auf letzterer landen alle Dinge, die Du jetzt weder projektieren noch durchführen kannst, aber vielleicht in einer noch nicht genau definierten Zukunft.
Wie GTD seine ToDo-Listen füllt und ordnet
Selbstverständlich gibt es auch viele Sachen in der Inbox, die sehr wohl actionable sind. Eine Mail, die auf Antwort wartet. Ein Eintrag für die Einkaufsliste. Die Mitarbeitergespräche für das kommende Jahr. Das sind drei Beispiele für Einträge, wo die Antwort auf die erste Frage „ja“ lautet.
Inbox – Schritt 2, direkt erledigen?
Bei solchen Items stellst Du Dir direkt zwei weitere Fragen. Die erste ist, ob der konkrete nächste Schritt, egal wie klein er sein mag (bspw. initiales Brainstorming für ein Projekt), klar ist und ob damit das Ziel erreicht ist. Dazu komme ich gleich, denn es gibt noch eine weitere Frage, die alleine bereits ein riesiger Mehrwert ist: Die Zwei-Minuten-Regel. Diese besagt, dass wenn Du Deine Inbox durchgehst, und ein Eintrag in zwei Minuten oder weniger erledigt ist, Du diesen sofort erledigst. Kein Zurücklegen. Kein weiteres Nachdenken. Nur erledigen.
Ist das geklärt, kannst Du Dich nochmals der ersten Frage widmen, nämlich ob der Eintrag einen oder mehrere Arbeitsschritte erfordert.
Inbox – Schritt 3, Projekt oder ToDo? Und wer erledigt es?
Ist es ein einzelner Arbeitsschritt, dann kommt der Eintrag auf Deine ToDo-Liste. Sind es mehrere Schritte, oder ist der Umfang noch unklar, spricht GTD von einem Projekt. Dieses legst Du in Deinem System der Wahl an und definierst mindestens den allerersten Schritt, um in diesem Projekt voran zu kommen. Oft ist dieser einfach, das Projekt zu brainstormen.
Bin ich die richtige Person für die Aufgabe?
Wer ganz alleine ist, wird an dieser Stelle die Frage meistens mit ja beantworten, die sich nun stellt, nämlich ob ich selbst der oder die richtige bin, die konkrete Aufgabe zu erfüllen. Als Nachfolger und Unternehmer ist es aber oft so, dass die Antwort nein lautet. Oft ist es viel sinnvoller, die Aufgabe meinem Team oder einer bestimmten Person zu übergeben. Tust Du das, musst Du es natürlich nachverfolgen können, also ebenfalls niederschreiben!
Inbox – Schritt 4, gibt es einen Termin?
Zuletzt stellt sich noch die Frage, wann etwas zu erledigen ist. Die Default-Antwort ist immer asap, also „as soon as possible“. Das ist wortwörtlich zu verstehen, nicht wie manche Vorgesetzte die Abkürzung nutzen. Der Eintrag wird erledigt, sobald sich die Gelegenheit bietet. Um diese auch zu erkennen, gibt es noch das Konzept der Kontexte, das aber hier den Rahmen sprengen würden. Terminsachen müssen natürlich gezielt eingeplant werden. Dafür solltest Du mit einem Kalender arbeiten.
Das regelmäßige Review schafft Übersicht und hält Ordnung
Wenn Du die oben genannten Fragen durchlaufen hast, gibt es vier mögliche Stellen, auf denen Items, die Du als actionable definiert hast, landen:
Auf einer allgemeinen ToDo-Liste
Auf einer projektspezifischen ToDo-Liste
Auf Deinem Kalender
Auf einer „Waiting for“ Liste für Deine delegierten Aufgaben
Es gibt unzählige Wege, die Inbox, die Listen, den Kalender und alles was sonst noch zu GTD gehört zu visualisieren und technisch zu unterstützen. Als Methode ist GTD aber nicht von einem bestimmten Werkzeug abhängig. Es funktioniert mit Papier und Stift genauso gut, wie mit einem der unzähligen Software-Tools. Mein persönliches Setup kann ich, bei Interesse, gerne einmal vorstellen. Für diese Übersicht sprengt es definitiv den Rahmen.
Was aber unbedingt notwendig ist, ist das sogenannte Weekly Review. Einmal wöchentlich ist es Deine Aufgabe, Dein ganzes System anzusehen, zu aktualisieren, zu bereinigen und ggf. zu verbessern. In seinem Buch führt David Allen diesen Vorgang genauer aus, und ich kann ihn Dir gerne auch in einem weiteren Blogeintrag vorstellen. Wichtigster Kernsatz ist dabei: Wer kein wöchentliches Review macht, betreibt kein GTD. Das klingt sehr hart, ist aber in der Praxis tatsächlich wahr. Ich habe das ganze sogar noch um weitere Reviews mit unterschiedlichen Inhalten (täglich, monatlich, jährlich) ergänzt.
Der Gegenentwurf: Bullet Journaling
In vielerlei Hinsicht ist BuJo ein Gegenentwurf zu GTD. Es gibt ein Werkzeugset vor, nämlich Papier und Stift. Es ist ein simples System mit wenigen Regeln, und es ist beliebig erweiterbar und Du kannst es komplett auf Dich anpassen. Der Entwickler, ein Designer namens Ryder Carroll, hat dazu ein Video erstellt, das BuJo in aller Kürze erklärt:
Noch einmal kurz zusammengefasst:
Notizbuch in die Hand nehmen, Index und Seitenzahlen einfügen
Auf der nächsten freien Seite „einfach loslegen“ und im Index das Thema und die Seitenzahl(en) hinterlegen
Alle Einträge werden so schnell wie möglich niedergeschrieben und durch unterschiedliche Vorzeichen kenntlich gemacht (Rapid Logging)
Die Vorzeichen, die Du nutzen kannst, sind natürlich Dir überlassen. Im Original gibt es fünf verschiedene Vorzeichen:
Ein Punkt stellt eine Aufgabe dar
Ein Kreis symbolisiert einen Termin
Mit einem Ausrufezeichen kennzeichnest Du einen Hinweis
Mit einem Sternchen eine Priorität
Und sonstige Gedanken werden mit einem Gedankenstrich als Vorzeichen notiert
Die Idee hinter dieser Methode ist, dass Du erledigte Aufgaben und Termine mit einem X durch den Punkt oder Kreis kennzeichnen kannst. Dazu kommen noch Pfeile, die ich später noch erläutere.
Auch beim BuJo gibt es eine (grobe) Strukturierung
Ganz ungeordnet ist auch diese Methode nicht. Sie setzt auf Module, die Übersicht über bestimmte Zeiträume schaffen und die Planung erleichtern sollen.
Im Future Log bekommst Du eine schnelle Übersicht über die kommenden 6 – 12 Monate. Wie ausführlich Du es tust, ist Dir überlassen. Hier zwei Beispiele, wie ein Future Log aussehen kann:
Ausführlich gestaltetes Future Log, Copyright by Onkiart.ch
Einfaches Future Log, Copyright Ryder Carroll
Weitere Unterteilung und Ordnung bieten dann Monthly Log, Weekly Log und Daily Log. Wie Du sie gestaltest und mit wieviel Aufwand, ist eine persönliche Entscheidung. Du musst sie auch nicht alle nutzen, die Methode ist sehr offen dafür, in welcher Intensität Du selbst damit arbeiten möchtest.
Es gibt viele Seiten, die sich intensiv damit beschäftigen und tolle Anregungen geben können. Als Beispiele seien www.bohoberry.com und www.tinyrayofsunshine.com genannt.
Monthly Log – Beispiel von Pinterest
Wenn Du etwas googelst, wirst Du noch viel mehr entdecken, inklusive vielen Ratschlägen und Arbeitserleichterungen.
Und auch Bullet Journaling kennt Reviews – sogar recht viele
Eines haben GTD und BuJo gemeinsam, nämlich dass Reviews notwendig sind. Bei letzterem passiert es per Definition täglich und nennt sich Migration. Idealerweise am Abend analysierst Du Deinen Tag. Du aktualisierst Deine Liste, und schaust, welche Dinge unerledigt blieben. Diese kannst Du dann entweder für den Folgetag planen, oder für einen anderen Zeitraum, zum Beispiel im kommenden Monat. Symbolisiert wird das durch Pfeile durch die Vorzeichen der Einträge.
Pfeil nach rechts heißt, dass Du den Eintrag auf den Folgetag verschiebst. Pfeil nach links bedeutet komplett neu terminiert.
Und genau damit steigst Du dann auch in den zweiten Teil des Reviews ein. Du planst die Einträge für den Folgetag nachdem Du ihn in Deinem Notizbuch angelegt hast, und notierst zuallererst all die unerledigten Dinge vom Vortag. Dann kommen weitere Einträge aus der Wochen- oder Monatsplanung hinzu, je nachdem, wie Deine Zeitplanung ist. Dieser Vorgang wiederholt sich täglich, und natürlich analog wöchentlich und monatlich.
Ein erzieherischer Effekt ist dabei bewusst einkalkuliert: Wenn Du einen Eintrag zum fünften oder sechsten Mal niederschreibst, weil Du ihn immer wieder verschiebst, stellst Du Dir ganz automatisch die Frage, ob es wirklich so relevant ist. Streichen ist klar erlaubt.
So, und was ist nun besser?
Ich denke, Du ahnst die Antwort bereits: Kein System ist per se „besser“. Es gibt aber immer etwas, was für Dich besser geeignet ist.
Ich habe beide Methoden eine zeitlang ausprobiert. Ich bin letztendlich bei GTD hängen geblieben. Im Zuge dessen sind noch viele Stunden in die Optimierung meiner Werkzeuge und meines Systems geflossen, aber ich bin GTD nun seit zwei Jahren treu geblieben.
Bullet Journaling ist reizvoll, weil es viel schneller und einfacher zu handhaben ist. Für mich haben zwei Dinge den Ausschlag gegen BuJo gegeben. Zum einen bin ich einfach ein digitaler Mensch, bei dem sich auch viel noch ändert. Gerade Termine können sich besonders häufig verschieben. Ich fand es wahnsinnig ärgerlich und aufwändig, das auf Papier zu bewerkstelligen. Von den Möglichkeiten zur Verlinkung ganz abgesehen. Zum anderen bin ich recht perfektionistisch. Die wunderschönen Bullet Journals, die im Internet zu finden sind, empfand ich als erstrebenswert. Ich kann es aber einfach nicht. Es ist kein Zufall, dass ich in Kunst schlechte Noten hatte. Deshalb hat mich mein Bullet Journal auch nicht positiv angesprochen. Ohne das bleibt man nicht bei einer Methode.
Vorsicht! Das war nur die Oberfläche
Dieser Blogeintrag ist natürlich nur eine stark vereinfachte Zusammenfassung. Über die konkreten (technischen) Werkzeuge habe ich kein Wort verloren. Ebenso gibt es in den Methoden noch viele kleine Details, die ich jetzt nicht genannt habe. Mein Ziel ist es, einen schnellen Überblick zu verschaffen und Dich vielleicht dazu anzuregen, es selbst mal zu versuchen.
Als Nachfolger und Unternehmer hast Du vermutlich viele Hochzeiten, auf denen Du tanzen musst. Deine Firma oder Firmen, Dein Privatleben, Familie, Hobbys… all das unter einen Hut zu bringen ohne etwas zu vergessen? Ich kann es nicht ohne ein passendes System.
Wenn Du konkreteres Interesse an meinem persönlichen Setup und meinen Anpassungen hast, lass es mich gerne wissen. Dann kann ich Dir gerne in Form eines Folgebeitrags mal zeigen, wie ich GTD anwende und welche Werkzeuge dabei zum Einsatz kommen.
https://www.janhossfeld.de/wp-content/uploads/2016/10/Fotolia_121511455_Subscription_Monthly_M.c063c2072ff0487f9bf0aedcc161b7ce.jpg11261687Jan Hossfeldhttps://www.janhossfeld.de/wp-content/uploads/2018/06/JanhossfeldLogo-1030x106.pngJan Hossfeld2016-12-06 08:03:002025-05-21 11:22:05Persönliche Produktivität: Ein Selbstversuch mit GTD und Bullet Journaling
Der Titel mag belustigend klingen, für mich ist Politikverdrossenheit aber ein sehr reales und damit trauriges Thema. Denn eigentlich ist mir Politik sehr wichtig. Ich komme aus einem politisch interessierten Haushalt. Das hat sicherlich dazu beigetragen. Wir haben am Küchentisch oft politische Themen besprochen und darüber diskutiert. Mein „Aha“-Erlebnis war allerdings ein Buch.
Ein Freund aus England gab mir Hidden Agendas von John Pilger (Affiliate Link) zu lesen. Nun stimmte ich schon damals nicht politisch mit dem Autor überein. Das spielte aber keine Rolle. Wichtiger war, mit welcher Überzeugung er diese Themen, die nicht im Fokus der Politik standen, befeuerte. Spätestens da war mir klar, welche Macht (und Obligation) Politik hat, nämlich Zukunft zu gestalten. Und mir war klar, dass ich Journalist werden wollte und damit meinen Teil beitrage. Unrecht aufdecken und bekämpfen, als vierte Macht im Staat mit gestalten und Wissen verbreiten.
Voll auf Kurs
Der Entschluss stand also recht früh fest, und das zum Leidwesen meiner Eltern („Brotlose Kunst“ – in manchen Punkten sind alle Eltern, denke ich, gleich): Ich würde Politik studieren. Der Politik-Leistungskurs war natürlich Pflicht. Die Auseinandersetzungen darin geradezu episch. Stundenlang wurden politische Themen heiß diskutiert. Unsere Lehrerin, die ganz neu an der Schule war, hatte an manchen Tagen ihre liebe Mühe, uns zu bändigen.
Nach dem Wehrdienst ging ich, wie geplant, studieren. Politik natürlich. Dass ich nicht Journalist wurde, liegt zu großen Teilen daran, dass ich stattdessen plötzlich Nachfolger war und darin eine riesige Chance gesehen habe, etwas wichtiges zu erhalten und weiter zu entwickeln. Zukunft zu gestalten, also, im kleinen Umfang. Mein Interesse an dem Thema hat es nicht geschmälert. Zumindest anfangs nicht.
Gestaltung? Nein danke!
Mittlerweile ist das anders. Die Zukunft zu gestalten ist für mich der zentrale Aspekt, das Ziel guter Politik. Und davon sehe ich seit vielen Jahren effektiv nichts. Stattdessen verwaltet eine Gruppe Menschen, die zudem noch relativ homogen ist (jedenfalls homogener als die Bevölkerung), die Gegenwart. Von allen wichtigen Zukunftsthemen hält man sich, so mein Eindruck, so fern es geht. Denn die nächste Wahl steht meist direkt bevor. In Kommune, Land oder Bund, irgendwo ist immer Wahl – und damit ein Grund, lieber die „low hanging fruits“ zu greifen. Nur ist das nicht der Anspruch, den ich an Politik habe. Ich wünsche mir Menschen, die auch auf die Gefahr hin, nicht mehr gewählt zu werden, das richtige tun. Das, was notwendig ist, damit die Zukunft besser wird. Stattdessen erlebe ich seit Jahren faktischen Stillstand.
Mir ist, als Politologe, völlig klar, dass Kompromisse Bestandteil einer Demokratie sind. Als Unternehmer und Nachfolger spricht für mich auch nichts gegen kleine Schritte. Aber natürlich nur unter der Bedingung, dass es immer wieder kleine Schritte sind. Iterativ ist in Ordnung, per Definition bedeutet das aber auch, dass ein Schritt nach dem anderen kommt, nicht dass der kleine Schritt das abschließende Endergebnis großer Verhandlung ist.
Realität und Politik sind offensichtlich zwei Welten
Hinzu kommt das Gefühl, dass Berufspolitiker generell in einer eigenen Sphäre schweben. Diese hat nur recht wenig mit meiner Lebensrealität zu tun. Das ist, teilweise, in allen Berufen so. Allerdings ist Politik eben nicht ein Beruf wie jeder andere. In einer repräsentativen Demokratie sollen diese Menschen die Bevölkerung vertreten. Insofern dürfen sie nicht völlig abgekoppelt sein, um diese Aufgabe zu erfüllen.
Beispiele gibt es dafür zuhauf. Ich ärgere mich, wenn aufgrund politischer Erwägungen die eigenen Werte oder Ankündigungen komplett unterlaufen werden. Die Begründung, es gäbe politische Realitäten, kann ich nicht akzeptieren. Wo ist denn die rote Linie, die vorher immer wieder versetzt wurde, wenn nicht dort, wo unsere Kernwerte in Frage stehen? Was ist, wenn ich als normaler Bürger so handele? Oder als Unternehmer? Dann bin ich völlig unglaubwürdig. Ich wünsche mir zumindest den Anstand, dass das, was gesagt wird, dann auch getan wird. Dieser fehlt mir seit Jahren.
Oder die Frage von Einnahmen und Ausgaben. Als normaldenkender Mensch ist mir klar, dass ich beides im Lot halten muss. Dank der niedrigen Zinsen ist unser Haushalt ja auch gerade wieder dort – und statt diese tolle Lage auszunutzen, wird über die nächste Erhöhung von Steuern, Abgaben oder Gebühren gesprochen. Es ist völlig inakzeptabel, dass auf der Ausgabenseite immer weiter erhöht wird, statt mal dort anzusetzen. Einsparpotenziale gäbe es wahrlich genug. Das zeigt das Schwarzbuch des Steuerzahlerbunds jedes Jahr, und der gesunde Menschenverstand auch. Ich zahle für alles mögliche Steuern und Gebühren, und ich zahle sie gerne. Denn es gibt in diesem Staat eine funktionierende und gute Infrastruktur. Zudem biete ich Menschen Arbeit und ermögliche somit auch anderen, Steuern zu zahlen. Das ist alles schön und gut, aber das Maß ist, für meine Begriffe, voll. Es gibt unendlich Einsparpotenziale. Und eines davon ist das System selbst.
Selbstverstärkendes System Politik
Politik ist ein Beruf. Ob das richtig ist, sei dahingestellt. In einer idealen Welt fände ich es gut, wenn es Berufung ist. Bleiben wir in der Realität, hat das aber Implikationen. Da Politiker über maßgebliche Dinge entscheiden (als Beispiele seien nur mal Posten, Aufträge oder Diäten genannt), die unmittelbar sie selbst betreffen, ist die Ausgabenspirale ein selbstverstärkendes System.
Es macht mich einfach nur wütend zu hören, dass kurz vor einer Wahl noch alle möglichen Parteifreunde befördert und auf Posten gesetzt werden, in denen sie unkündbar und gut abgesichert sind. Und da diese dann über die nachfolgenden Menschen mit bestimmen, dreht sich diese Spirale endlos. Es gibt Menschen in unserem politischen System, die nur das kennen, die noch nie etwas anderes gesehen haben. Die Konsequenz daraus ist, dass dieses System keine Erneuerung von außen bekommen kann. Es dreht sich nur um sich selbst und nimmt keine externen Impulse auf. Das ist, auf lange Sicht, der Tod des Systems.
Wenn sich ein Unternehmen nur noch mit sich selbst beschäftigt, aber die Kunden und restliche Außenwelt ignoriert, ist es klar, wohin es führt. Die aktuellen Wahlergebnisse, die vorher nicht mal denkbare Realität, dass Donald Trump Präsident der USA wurde, all das ist kein Zufall. Es ist das Ergebnis der Wahrnehmung, dass Politik und Realität der Menschen nur wenige Berührungspunkte haben.
Das Menschenbild mancher Politiker ist auch zweifelhaft
Vielleicht trägt dazu auch bei, dass es umgekehrt nicht anders wahrgenommen wird. Mir ist völlig schleierhaft, warum die Einstellung von 1600 Inspektoren zur Kontrolle des Mindestlohns notwendig war. Ich kenne kaum einen Unternehmer, der tatsächlich gegen Mindestlohn ist. Und nicht einen, bei dem eine Kontrolle irgendwas zu Tage fördern würde. Nur die Bürokratie müssen wir ausbaden. Selbst betrifft es mich dankbarerweise kaum – ich habe „nur“ drei Monate Zeit und vier verschiedene Anlaufstellen gebraucht, um abschließend zu klären, ob ein bestimmtes Praktikum mindestlohnpflichtig ist, oder nicht. Das sagt viel darüber aus, wie viel Bürokratie wirklich dabei ist. Die Einstellung der Inspektoren sagen mir letztlich nur eines: „Hallo, schön dass Du Arbeitsplätze schaffst und (mehrfach) Steuern zahlst. Ist auch nett, dass Du meinen Lohn und meine Altersvorsorge mitträgst. Ach, übrigens, ich traue Dir nicht. Also führ brav Buch und wenn Du auch nur einen, vielleicht unabsichtlichen, Fehler machst, steht schon mein Inspektor bereit“. Das ist keine gute Basis für die Zusammenarbeit.
Ich denke es gäbe genug Bereiche, wo 1600 schnell bewilligte Stellen mehr bringen. Kindertagesbetreuung, die immer noch nicht in der Realität des 21. Jahrhunderts angekommen ist, zum Beispiel. Oder in Sprachkursen für Flüchtlinge. Es gibt da eine Menge Optionen. Die gewählte erschließt sich mir jedenfalls nicht.
Und warum machst Du es nicht besser?
Diese Frage habe ich mir schon öfter gestellt. Ja, ich habe mit dem Gedanken gespielt. Ich glaube aber, dass der Preis, den ich dafür zahle, zu hoch ist. Auf kommunaler Ebene kann man noch als Einzelkandidat etwas erreichen. Ab Landesebene ist es ohne Partei illusorisch.
Nun kenne ich viele Menschen, die in Parteien sind, und lese auch die Aussagen von Politikern, die sich damit decken: In einer Partei ist der echte Diskurs nicht wirklich oder nur sehr begrenzt gewünscht. Es geht nicht darum, was Du zu sagen hast, oder was Du kannst, sondern darum, ob Du die Partei lange genug unterstützt hast. Etwas plakativ, klebe Plakate, dann darfst Du mal Delegierter sein, dann in den Vorstand, dann vielleicht in die Landespolitik, dann die Bundespolitik… Das möchte ich nicht.
Ich möchte nicht Positionen vertreten, die ich für Quatsch halte, nur weil sie so beschlossen wurden. Ich möchte nicht an meinem Einsatz für den Verein gemessen werden, sondern an dem, was ich sage und vor allem tue. Und, am wichtigsten, ich will Dinge bewegen – das ist das, warum ich gerne Unternehmer bin. Ich kann gestalten, das System verändern, eine bessere Zukunft schaffen. In kleinem Rahmen, zugegeben. Aber ich finde mich darin wieder.
In einem System, in dem Zeit und Unterstützung der „richtigen“ Personen mehr zählt als Inhalt sehe ich mich nicht. Wenn die einzige Chance, in eine gestalterische Position zu kommen ist, vorher diese Gestaltungsmöglichkeit lange Zeit aufzugeben, passt das für mich nicht.
Und so wurde aus mir ein politikverdrossener Politologe
Ich finde das eigentlich alles traurig. Ich habe mittlerweile keine Lust mehr auf die Nachrichten, auf politische Diskussionen oder die nächste Wahl. Wenn man bedenkt, von welchem Interessensniveau ich komme, sollte es einem Angst und Bange werden. Was ist denn dann mit all den Leuten, die Politik eh schon skeptisch sahen?
Aber was ist zu tun? Nun, zuallererst vielleicht mal sehen, dass es ein Problem gibt. Das ist, solange es uns gut geht, vielleicht schwer. Aber wichtig. Und dann mal etwas größer denken.
Ich zum Beispiel würde sehr ernsthaft mal darüber nachdenken, die Zeit als Politiker generell zu begrenzen. Und auch die daraus resultierenden Versorgungszahlungen. Beides zum Beispiel auf zwei Legislaturperioden. Das könnte helfen, dem System mehr frisches Blut zuzuführen und die Folgen schlechter Entscheidungen, die es immer geben wird, abzumildern. Mal abgesehen davon könnte man dann viel öfter von interdisziplinären Teams und neuen Denkansätzen profitieren.
Oder endlich mal über einen großen Wurf bei den Steuern nachdenken, statt immer neue einzuführen oder sie zu erhöhen. Ich fand die Idee von Flat Tax immer reizvoll, und auch sehr gerecht. Ohne dazu Zahlen oder Expertise zu haben denke ich, dass bei gleichzeitiger Abschaffung aller Ausnahmeregelungen sogar gleich viel oder mehr im Staatssäckel landen könnte. Und wir würden unendliche Mengen an Geld sparen, die derzeit in der zugehörigen Bürokratie stecken. Vielleicht ist auch die Art der Steuern zu überdenken. Ich bin beileibe kein Fachmann, aber die gibt es ja durchaus.
Das sind nur zwei Denkansätze, die natürlich nicht ausgefeilt sind. Jede Veränderung beginnt aber mit einem Impuls. Ich glaube, es wird Zeit für größere Änderungen, sonst gibt es irgendwann das, was man gestalten wollte, gar nicht mehr.
