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Rollen und Personen – oft identisch, aber doch wichtig zu trennen

Mit dem Wachstum eines Unternehmens kommt fast immer der Zeitpunkt, an dem Aufgabenbereiche exklusiv von bestimmten Menschen wahrgenommen werden. Vorher ist das meist viel gemischter. Der Geschäftsführer arbeitet da noch täglich am Produkt, der Entwickler leistet auch Support und die Marketingfachkraft macht auch gerade den Vertrieb mit. Der Übergang hin zu Rollen birgt einige Tücken.

Rollen werden am besten “auf der grünen Wiese” definiert

Leider ist unser Hirn nicht immer schlau. Gerade, wenn es um das Schaffen von etwas Neuem geht, neigen wir dazu, aus vergangener Erfahrung Rückschlüsse auf die Zukunft zu ziehen.

Das Definieren von Rollen bildet hier keine Ausnahme. Ganz im Gegenteil, unbewusst neigen wir dazu, die Rollenbeschreibung (oft auch Stellen- oder Positionsbeschreibung genannt) implizit so zu definieren, dass es auf den oder die aktuellen Rolleninhaber:in passt.

Darin liegt eine große Gefahr, da eine solche Beschreibung zum einen oftmals unklar ist und zweitens eine echte Übergabe der Rolle unmöglich macht. Und solche Übergaben passieren – denn Menschen wechseln das Unternehmen oder den Arbeitsbereich. Heute noch öfter als früher.

Insofern liegt ein großer Wert darin, Rollen ordentlich und möglichst neutral zu beschreiben. Sonst kommt ein neuer Rolleninhaber, der zwar objektiv gute Arbeit leistet, aber vielleicht nur 80% Überschneidung mit dem Vorgänger hat. Die Folge kann Frust auf allen Seiten sein.

Lass jemand externes darüber lesen!

Der einfachste Weg, ordentliche Rollenbeschreibungen zu erstellen, ist das mit einem Mentor oder einer Mentorin zu tun. Diese Person kann den externen Blickwinkel beitragen, der einem selbst fehlt. Zudem kann eine solche Person auch ganz bewusst immer wieder fragen, ob die jeweiligen Inhalte wirklich Bestandteil der Rolle sind.

Das Ziel dieser Arbeit ist es, analog Personas zum Beispiel im Recruiting, eine klare Definition davon zu erhalten, welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche eine bestimmte Rolle im Unternehmen hat.

Dabei solltest Du Dir auch darüber klar werden, dass eierlegende Wollmilchsäue Einbildung sind. Wer diesen Maßstab an seine Rollen anlegt, hat zwar eine klar definierte Nische zum Suchen passender Personen, nur ist diese Nische vermutlich leer.

Besser ist es, die Inhalte der Rolle zu priorisieren. Was ist denn genau Pflicht? Was muss ein Rolleninhaber direkt können? Was kann er oder sie noch lernen? Wo sind optionale Bestandteile?

Das hilft auch beim Recruiting

Diese Arbeit ist anstrengend, aber bringt Dir gleich mehrere Vorteile:

  1. Dein Recruiting ist sehr einfach, denn aus einer guten Rollenbeschreibung kannst Du durch simples Kopieren nahezu perfekte Inhalte für Jobanzeigen herausziehen. Die meisten Anzeigen enthalten einen Abschnitt “Das sind Deine Aufgaben” – den kannst Du damit befüllen.
  2. Gute Rollenbeschreibungen sind auch die Grundlage für interne Fortbildung. Dass ein neues Teammitglied direkt alle Anforderungen zu 100% erfüllt, ist unwahrscheinlich. Legst Du die Rollendefinition daneben, siehst Du direkt, in welche Bereiche von Weiter- und Fortbildung Du investieren kannst, um das Teammitglied bestmöglich zu befähigen.
  3. Und nicht zuletzt, Rollen sind nicht gleich Personen. Personen können Inhaber mehrerer Rollen sein – für die individuelle Karriereplanung und Spezialisierung sind solche Rollen also ein perfektes Mittel, um auf einfache, klare und transparente Art und Weise Aufgaben und Verantwortungsbereiche zu wechseln oder zu verschieben. Das ist immer dann besonders wichtig, wenn eine spezifische Rolle immer mehr Raum einnehmen muss (bspw. Führungsrollen).

Wir haben mittlerweile für fast alles, was im Unternehmen passiert, entsprechende Rollen definiert. Bislang war das eine der besten Entscheidungen im Bereich Struktur, die wir je getroffen haben. Es bringt eine Menge Klarheit und Chancen, Problembereiche zu erkennen und zu beheben.

 

Bildquelle: Stephanie Hofschlaeger // pixelio.de

 

 

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Coaching bei konkreten Problemen fühlt sich nur gut an

Meine Mentorin, Françoise Hontoy, schreibt in ihrem Blog über das Ziel von Coaching. Und, in meinen Augen, hat sie Recht. Wir geben zuviel Geld für ein gutes Gefühl, aber nicht gutes Coaching aus!

Konkrete Probleme erfordern konkrete Lösungen

Es ist völlig unstrittig, dass im Alltag ganz konkrete Probleme auftauchen. Wenn das der Fall ist, sucht man als Nachwuchsführungskraft nach konkreten Lösungen. Wie schön und einfach ist es dann, wenn der eigene Coach vielleicht Expertise im konkreten Problemfeld hat!

Es liegt dann nahe, den Coach in die Lösung mit einzubeziehen, und Coaches lassen sich oft auch gerne darauf ein. Denn es ist ein gutes Gefühl, an etwas konkretem zu arbeiten, mit einem messbaren Ergebnis am Ende.

Leider verfehlt der Coach damit sein wichtigstes Ziel.

Hilfe zur Selbsthilfe

Die Arbeit eines Coaches, ähnlich wie die einer Führungskraft, hat ein viel wichtigeres Ziel: Sich selbst unnötig zu machen. Deshalb ist es wichtig, das immer im Auge zu behalten, wenn man selbst coacht, oder diese Leistung in Anspruch nimmt. Es gibt immer akute Probleme, die es zu lösen gilt.

Die bezahlte Zeit eines Coaches darauf zu verwenden klingt erst einmal plausibel, erhöht aber eigentlich die Abhängigkeit von dieser Person. Stattdessen sollte bei einem guten Coaching oder Mentoring das Gegenteil im Fokus stehen. Idealerweise hilft ein Mentor dabei, den eigenen Werkzeugkasten derart zu vergrößern, dass man selbst mit den anstehenden Herausforderungen umgehen kann.

Leadership ist auch eine Art Coaching

Damit schließt sich auch der Kreis zu meinem Leadership-Thema. Denn als Führungskraft ist es ebenfalls meine Aufgabe, Menschen bei ihrer Entwicklung zu helfen – nur eben im Unternehmen. Mein größter Erfolg in dem Job ist es, wenn ich ein Jahr Sabbatical machen kann, ohne dass das am Ergebnis des Unternehmens etwas ändert.

Dieses Bild immer wieder zu verinnerlichen, aktuelle Probleme zuzulassen ohne sie dominieren zu lassen, sie stattdessen als Ausgangspunkt für Lerninhalte verwenden. Das sind die Kennzeichen eines guten Coaches, und einer guten Führungskraft.

Ein guter Mentor kann helfen, diese Entwicklung voranzutreiben.

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In zehn Stunden mehr unterbringen? Besser das gleiche in fünf erreichen!

Schneller, immer schneller und mehr

Update, 18.11.22: Danke für Euer zahlreiches Feedback. Ich habe kleinere Änderungen vorgenommen, um klarer zu machen, was ich mit Effizienz oder Effektivität meine. Ebenso habe ich versucht herauszuarbeiten, warum ich das eine für wichtiger als das andere halte. 

Auf dem Business Speed Dating der Wirtschaftsjunioren im Oktober habe ich ein spannendes Gespräch geführt. Eine junge Frau arbeitete sowohl angestellt, als auch selbständig. Ihr Tag bestand aus zehn Stunden, oft mehr. Wir sprachen darüber, was das Ziel einer Unterstützung durch mich sein könnte.

Effizienz? Nein, das ist die Kür, nicht die Pflicht

Eine der Fragen war, wie sie effizienter werden kann. Das ist sicherlich löblich und ein tolles Ziel. Wir alle wollen in unserer Zeit mehr erreichen. Ich habe das Ziel aber abgelehnt. Ich sehe meine Aufgabe nicht darin, in 10 Stunden noch mehr unterzubringen. Bessere Prozesse, Werkzeuge und Kommunikation können das sicherlich erreichen. Dennoch halte ich es für die (mindestens an diesem Punkt) falsche Zielsetzung. Denn Effizienz, also “die Dinge richtig zu tun“, sehe ich eher als Kür denn als Pflicht.

Effektivität ist in meinen Augen wichtiger

Die Frage, was wir allerdings tun – das ist für mich die entscheidende Frage. Effektivität, also “die richtigen Dinge zu tun“, bietet aus meiner Erfahrung viel mehr Potential für Produktivität, als es Effizienz tut. Hier greift die gute alte 80-20-Regel. 80% Deines Potentials liegen in der Frage, was Du tust. Lediglich 20% darin, wie Du es tust.

Deshalb war auch meine Antwort ganz einfach: Bei Ihrem Anliegen, effizienter zu werden, möchte ich nicht helfen. Wenn sie sich allerdings für das Ziel, in fünf Stunden pro Tag das gleiche Ergebnis zu erzielen entscheidet, dann würde ich gerne helfen. Das geht, indem man die wichtigen Dinge für die eigenen Ziele tut.

Tim Ferriss hat das mal sehr brutal ausgedrückt: “Being busy is a form of laziness“.

Es mangelt nie an Arbeit

Der Vorteil eines externen Mentors liegt darin, dass er ohne die eigene Brille auf Dinge schaut. Er stellt Fragen wie “warum tust Du das?” oder “warum hat dieser Punkt eine höhere Priorität als ein anderer?“. Das sind die Fragen, die man sich selbst nicht mehr aktiv stellt. Es ist die Art Fragen, die hilft, die Aufgaben zu identifizieren, die wirklich wichtig sind. Mit anderen Worten: Effektiv zu sein.

Und genau das ist mein Ziel im Mentoring. Nicht mehr aus Deiner Zeit herausholen, sondern Dir mehr Zeit ermöglichen, weil Du Dich auf die wichtigen Dinge fokussierst. Denn wer weniger, dafür das richtige, tut, ist auch mental entspannter und erreicht damit bessere Ergebnisse. Ich weiß nicht, wie es Dir geht – aber ich bin nach sechs Stunden meist deutlich weniger produktiv, als in diesen ersten Stunden. Es ist also eigentlich absurd anzunehmen, dass zehn Stunden Arbeit mehr bringen.

Bildquelle: Rainer Sturm  / pixelio.de

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Produktive Meetings folgen der Zahl Eins

Meetings sind nicht tot. Im Gegenteil, richtig geplant und durchgeführt sind sie wertvoll. Dabei helfen ein paar einfache Regeln.

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Nachwuchsführungskräfte: Nur Du kannst etwas ändern

Eine der großen Herausforderungen für Nachwuchsführungskräfte (und nicht nur die) ist es, den eigenen Wirkungsbereich kennenzulernen und zu nutzen. Dass es schwer fällt, ist normal. Dabei ist der Ausweg oft ganz einfach.

Aller Anfang ist schwer

Du bist gerade in Deine erste Führungsrolle gekommen. Deine Fachkenntnis ist gut. In der neuen Rolle allerdings fühlst Du Dich komplett hilflos.

Das geht den meisten so. Nur in wenigen Unternehmen gibt es eine Art Mentoring-Programm für Nachwuchsführungskräfte. Deshalb ist der Einstieg oft schwer. Klar, was fachlich in Deinem Team zu tun ist, weißt Du vermutlich. Aber nur selten sagt jemand klar, was von Dir in Sachen Führung erwartet wird.

Wenn Du zu den glücklichen gehörst, die in dieser neuen Aufgabe an die Hand genommen wurden, und denen Ziele gegeben wurden: Herzlichen Glückwunsch! Für alle anderen lohnt es sich vielleicht, weiterzulesen.

Dein Tanzbereich ist das, was Du daraus machst

Führungsrollen haben die Eigenschaft, viel Arbeit mit sich zu bringen. Meist ist immer noch viel fachliche dabei. Nur wenige Nachwuchsführungskräfte können sich voll und ganz auf Leadership konzentrieren.

Das führt oft dazu, dass sie erst einmal erstarren und den Fokus auf das Bekannte legen. Hier ein wenig Sachbearbeitung, da einen Auftrag von der Chefin abwickeln, das gibt einem das Gefühl produktiv zu sein. Kurzfristige Erfolge fühlen sich gut an.

Dieses Denken führt allerdings in einen Teufelskreis. Denn wenn Du nicht führst, wer tut es dann? Und da Du meist dann bei allem auch gefragt und einbezogen wirst, es sogar erwartet wird, dass Du involviert bist, bist Du schnell an dem Punkt, dass Du komplett überlastest bist.

Das geht vielleicht auch Deinem Team so. Der Unterschied ist, dass Du alleine die Macht hast, es zu ändern.

Dein Denken bestimmt den Outcome

Nimmst Du wahr, dass alles drunter und drüber geht, gibt es zwei Wege zu reagieren. Du kannst es Dich negativ beeinflussen lassen. Die Spirale aus Überforderung und keinem Ausweg daraus dreht sich weiter.

Oder Du erkennst, dass Du alleine es in der Hand hast, daran etwas zu ändern.

Das erfordert etwas, was vielen schwer fällt, nämlich sich selbst aus dem bildlichen Hamsterrad heraus zu nehmen und über die Arbeit nachzudenken, statt sie zu machen.

Keine Sorge, das ist Arbeit genug und kann anstrengend sein. Aber es gibt Dir die Chance, tatsächlich etwas zu bewegen. Denn Du gestaltest Deinen Tanzbereich so, wie Du ihn möchtest. Das wird mit der Zeit leichter – nur der Anfang ist schwer.

Das dunkle Geheimnis für Nachwuchsführungskräfte

Was Dir niemand sagt, ist, dass Du vermutlich in jede Richtung aufbrechen kannst, und es wird sich etwas ändern. Frank Herbert hat es in seinem Monumentalwerk Dune perfekt ausgedrückt (zumindest glaube ich, es dort gelesen zu haben – wenn ich den Zettelkasten nur früher begonnen hätte): Wenn Du inmitten der Wüste bist, und jeder Horizont gleich aussieht, ist es egal, in welche Richtung Du läufst. Hauptsache, Du gehst los.

Diesen Mut zu finden lohnt sich.

Und meist wird es auch honoriert. Denn das, was Du als Belastung empfindest, die Art wie gearbeitet wird, was gemacht wird, wie entschieden wird – all das empfindet Dein Team vermutlich genauso. Du kannst viel Unterstützung erfahren, wenn Du einfach aufbrichst. Selbst die größten Skeptiker lernen Veränderung mit der Zeit schätzen.

Bildquelle: Stephanie Hofschlaeger  / pixelio.de

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