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Wer aufmerksam meinen Blog liest, merkt, dass ich mich viel mit Produktivitätssystemen auseinandersetze. Mittlerweile habe ich ein recht stabiles System für mich erarbeitet. Einzelne Werkzeuge oder Bestandteile tausche ich bei Bedarf, aber im Grundsatz bleibt es, wie es ist. Eine Sache allerdings haben alle diese Systeme gemeinsam: Es geht darum, Templating zu betreiben.

GTD, PARA, GAPRA, ALPEN – so unterschiedlich sind sie nicht

Was man Getting things done in Verbindung mit “Atomic Habits” zu Gute halten muss ist, dass der darin beschrieben Grundsatz eigentlich für alle Systeme zur persönlichen Produktivität (oder auch im Team) gilt. Der Grundsatz ist, dass das eigene Hirn nicht mehr überlegen soll, wie mit etwas zu verfahren ist.

Ob Aufgabe, Notiz, Termin oder Archivmaterial, alle Systeme mögen unterschiedlich im Detail sein. Ihnen gemeinsam ist, dass sie Templating betreiben. Sie stellen dem Anwender ein Vorlage zur Verfügung, wie mit gleichartigen Dingen gleichartig zu verfahren ist. In GTD wandert jeder Trigger in die Inbox. In PARA geht jedes Matrial an eine definierte Stelle. In der ALPEN-Methode durchläuft jede Aufgabe den Prozess, den die Buchstaben darstellen.

Der Fokus sollte auf dem Tun sein

Das entspricht exakt dem Prämisse von GTD: Das Hirn ist dafür da, die Arbeit zu tun. Permanentes Nachdenken darüber, wie mit etwas umgegangen wird, führt zu Überlastung und schlechter Produktivität. Der Zeigarnik Effekt steht, wissenschaftlich, in Frage. In meinem Alltag kann ich ihn definitiv bestätigen. Es ist angenehm zu wissen, wo etwas abgelegt ist, damit ich mich später damit befassen kann. So ist mein Fokus auf dem Tun, nicht dem Verwalten.

Gerade bei GTD (und auch bei anderen Methoden) wird oft kritisiert, dass man viel Zeit mit dem Verwalten des Systems verbraucht. Ich würde, aus meiner Erfahrung, widersprechen. Es ist konzentrierte Zeit, einmal pro Woche. Mit etwas Übung dauert es zwischen 60 und 120 Minuten. Dafür kann ich dann eine Woche lang von dieser Arbeit profitieren, weil das System alles beinhaltet, was ich zum Arbeiten benötige.

Templating funktioniert auch in einzelnen Werkzeugen

Ich habe mir Templating auch an anderer Stelle zu Nutze gemacht. Was ich besonders schätze sind Werkzeuge wie Textexpander. Da es viele Dinge in meinem Leben gibt, dich ich mehrfach schreibe, lohnt es sich sehr. Ob Bewerbungsabsage, Tagebucheintrag oder Meetingprotokoll. Jedes dieser Dinge ist als Template hinterlegt und kann mit einem simplen Tastaturkürzel eingefügt werden. Alleine das spart mir jede Woche Zeit.

Das geht sogar noch kleinteiliger. Meine E-Mailadresse habe ich seit Jahren nicht mehr getippt, sondern gebe nur noch “;mail” ein, dann wird sie automatisch ausgefüllt.

Und da diese Werkzeuge praktisch jede beliebige Menge und Form von Inhalt wiederholen können, sind selbst mein Jahresreview und meine Planung kein Aufwand mehr, zumindest nicht, was die Form angeht. Der Inhalt ist immer noch zu schreiben – aber genau dafür ist mein Hirn ja da. Nicht dafür, sich zu erinnern, wie ich es beim letzten Mal gemacht habe.

Bildquelle: Fotolia.de

Ich beschäftige mich momentan ein wenig mit dem Zettelkasten von Niklas Luhmann. Die Methode erlebt gerade einen regelrechten Hype. Und so ganz unberechtigt ist das nicht. Wer einen Einstieg sucht, wird bei diesem Buch definitiv fündig. Ich habe beim Lesen festgestellt, dass ich als GTD-Anwender für Zettelkasten eigentlich prädestiniert bin.

In aller Kürze: Was ich bislang verstehe

Die Idee der Zettelkasten-Methode ist es, sich über lange Dauer eine große Menge von Gedanken verknüpft abzulegen. Dazu beginnt man bei flüchtigen Notizen und verarbeitet diese dann anschließend, indem man sie ausformuliert, ablegt und mit anderen Notizen verknüpft.

Die Methode richtet sich vor allem an Knowledge-Worker, da sie ursprünglich dazu gedacht war, das Schreiben von wissenschaftlichen Arbeiten zu unterstützen und wissenschaftliches Denken zu fördern.

Niklas Luhmann, der bekannteste Nutzer der Methode, war damit sehr erfolgreich. Laut dem Buch von Sönke Ahrens hat er damit über 60 Bücher und 400 Artikel publiziert – und seine Promotion und Habilitation innerhalb eines Jahres geschafft. Eine beeindruckende Leistung.

Warum GTD und Zettelkasten so gut zusammen passen

Beim Lesen des Buchs fiel mir auf, dass die Prinzipien und grundlegenden Denkansätze sich stark ähneln. Das sollte es GTD-Anwendern zumindest leichter machen, Zettelkasten zu adaptieren.

Konkret geht es dabei um folgende Punkte:

  • Alles aufschreiben: GTD-Nutzer kennen das Prinzip bereits. Die Idee hinter GTD ist es, den Kopf zu entlasten und alle Aufgaben und Projekte deshalb in ein externes System zu überführen. Das entlastet den Kopf von der Speicherung von Information, so dass er sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann. Das gleiche Prinzip gilt auch beim Zettelkasten – jeder Gedanke soll erst einmal in einer flüchtigen Notiz festgehalten werden. Das kommt bekannt vor und dürfte keine große Umstellung sein.
  • “Das zweite Gehirn“: Auch bei Zettelkasten spricht man von einem zweiten, externen Hirn. Das ist genau das gleiche, was David Allen für Aufgaben, Projekte, Verantwortungsbereiche und Ziele propagiert. Im Prinzip hat man also, in der Kombination, zwei zweite Hirne: Eines für was zu tun und zu erreichen ist, eines für alles Wissen und Denken, das man anhäuft.
  • Die Trennung von Schritten: Beide Methoden haben gemein, dass die Erfassung von Daten schnell gehen soll, aber nicht gleichzeitig mit ihrer Verarbeitung passiert. Im Gegenteil, die Schritte, die man aus GTD kennt (capture, clarify, organize, reflect, do) sind, mit leichter Abwandlung auf das Denken und Schreiben, eins zu eins übertragbar.
  • Werkzeuge sind nicht entscheidend: Sowohl David Allen als auch Niklas Luhmann stellen Werkzeuge komplett hinten an. Die Methode steht im Vordergrund. Bei Luhmann umso mehr, als dass es zu seiner Zeit noch keine schöne Software gab, die ihm hätte helfen können. Aber auch Allen hat GTD auf Papier begonnen, bevor er zu elektronischen Werkzeugen wechselte. Wichtiger als das Werkzeug ist die Einhaltung von Prinzipien, die bei beiden sehr ähnlich sind – siehe oben.

Ich werde mal weiter experimentieren

Je mehr ich davon verstehe, desto spannender klingt Zettelkasten als Methode zum „Personal Knowledge Management“. Ich werde auf jeden Fall weiter damit experimentieren. Und wer weiß, vielleicht unterstützt es mich ja dabei, mehr und besser zu bloggen.

Das einzige, wobei ich mich ertappt habe: Ich bin dem Toolporn verfallen und habe gleich mehrfach an verschiedenen Stellen begonnen. Und das, obwohl ich weiß, dass Werkzeuge austauschbar sind und sein sollten.

Lasst mich gerne wissen, wenn Euch dieses Thema so sehr interessiert, dass es weitere Erfahrungsberichte braucht. Bislang ist mein Zwischenfazit: „GTD + Zettelkasten. A Match made in heaven“.

Bildquelle: RainerSturm / pixelio.de

Notiztools sind ein riesiger Markt. Unzählige Apps buhlen um Kunden, die ihr Personal Knowledge Management organisieren wollen, oder einfach nur Dinge aufschreiben möchten. Die Übersicht zu behalten ist praktisch unmöglich. Aber vielleicht können einige Fragen bei der Auswahl helfen.

Bevor man sucht

Die wichtigste Regel solltest Du Dir gleich zu Beginn merken: Es gibt nicht das perfekte Werkzeug. Es gibt höchstens das richtige Werkzeug für Dich.

Eine kurze Suche mit Google zeigt Dir auch schnell, warum das so ist. Dutzende, hunderte Werkzeuge sind verfügbar. Jedes davon verfolgt unterschiedliche Ansätze, Notizen zu erstellen, zu speichern und zu kategorisieren. Das macht es extrem schwer, einfach eines zu wählen. Dazu kommt noch das Shiny new toy – Syndrom. Immer, wenn etwas neues kommt, hast Du den Impuls, es nicht nur auszuprobieren, sondern viel mehr Zeit als sinnvoll ist darin zu investieren.

Welche Fragen helfen bei der Auswahl von Notiztools?

Mit diesem kleinen Vorwort gibt es verschiedene Ansätze, eine Wahl zu treffen. Dabei möchte ich Dir gerne ein wenig helfen, denn ich beschäftige mich mit vielen dieser Werkzeuge. Und bin natürlich auf die Dinge hereingefallen, vor denen ich Dich gerade gewarnt habe.

Die offensichtliche Einstiegsfrage ist, ob Du lieber digital oder analog arbeitest. Bei letzterem schrumpft die Auswahl des Werkzeugs auf genau eines, nämlich ein Notizbuch. Das Format, das Papier, die Farbe…all das mag eine Rolle spielen, aber im Grundsatz war es das. Worauf Du vielleicht noch achten kannst, ist die Frage der Organisation. Denn Notizbücher haben ein Feature nicht, das aber extrem nützlich ist: Eine Suchfunktion! Deshalb sind Methoden wie zum Beispiel Bullet Journaling, über das ich ja schon einmal geschrieben hatte, ein guter Ansatzpunkt.

Technische Aspekte

Neigst Du allerdings zu digitalen Werkzeugen, ist die Auswahl riesig. Den Überblick behalten dürfte unmöglich sein. Insofern musst Du Dich Deinem Werkzeug über andere Einschränkungen nähern. Die Technik ist eine davon. Fragen, die Du Dir stellen kannst sind zum Beispiel:

  • Welche Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android…) benutze ich? Ist das Werkzeug für “meine” Plattformen verfügbar?
  • On- oder offline: Bin ich konstant online, oder benötige ich Mittel, die auch ohne Internetverbindung funktionieren?
  • Formate: Wie werden meine Daten gespeichert? In einem Format, das universell ist? Oder einem properitären Format?
  • Migration: Gibt es Mittel und Wege, bereits vorhandene Daten zur Software hin zu migrieren? Was ist, wenn ich von der Software weg migrieren will?
  • Was kann gespeichert werden? Geht es nur um Text, oder möchtest Du auch Bilder, pdf-Dokumente oder andere Formate in Deiner Software verwalten?

Rechtliches

Am Thema Datenschutz kommt man in aller Regel nicht mehr vorbei. Datenschutz ist sowohl ein technisches, als auch rechtliches Thema. Die Fragen, die Du Dir stellen kannst, sind zum Beispiel:

  • Sind meine Daten verschlüsselt? Und falls ja, ist es eine Ende zu Ende-Verschlüsselung, oder “nur” eine Verschlüsselung auf dem Weg? Ein Beispiel: Viele Anbieter bieten tolle Suchfunktionen. Damit diese funktionieren, können/dürfen die Daten per Definition nicht komplett verschlüsselt sein!
  • Wo werden meine Daten gespeichert? Je nachdem, welche rechtlichen Anforderungen Dein Business an Dich hat, kann es schlicht illegal sein, unverschlüsselte Daten (oder gar generell) bei manchen Anbietern zu speichern. Das Ende von Privacy Shield hat hier definitiv neue Unsicherheiten geschaffen
  • Bietet der Anbieter eine Option für ein DPA (Data Protection Agreement)?
  • Gibt es Vorgaben in meinem Unternehmen?
  • Habe ich nur persönliche Daten in der Software, oder auch die von Dritten? Achtung, letzteres ist eigentlich bei fast allen der Fall! Ein reines Personal Knowledge Management unterliegt nicht den gleichen (harten) Anforderungen

Präferenzen bei der Organisation

Menschen sind sehr unterschiedlich, wie sie Daten suchen und verwalten wollen. Methoden und Mittel gibt es viele. Die klassische Ordnerstruktur, die reine Suche, Verlinkungen innerhalb der Daten und viele mehr. Deshalb könnten folgende Fragen bei der Auswahl der passenden Software helfen:

  • Möchte ich meine Daten manuell, zum Beispiel in Ordnern, strukturieren? Oder möchte ich, dass eine Software das erledigt?
  • Wie suche ich, wenn ich etwas finden will? Nach Stichworten, Tags, Textausschnitten? Und möchte ich, dass zum Beispiel Anhänge durchsuchbar sind?
  • Möchte ich, dass Daten untereinander verlinkt sind, so dass ich Gedanken, Notizen und andere Dinge miteinander verknüpfen kann?
  • Welche Darstellung bevorzuge ich, was spricht mich an und wirkt auf mich übersichtlich?

Nach den Fragen kommt die Auswahl – Personal Knowledge Management ist eben sehr persönlich!

Mit diesen Fragen (bzw. den Antworten darauf) hat sich Deine Auswahl hoffentlich eingeschränkt. Ein letzter Hinweis sei noch gestattet: Es ist wichtig, dass Du gerne mit dem Werkzeug der Wahl arbeitest. Wenn alle Antworten auf grün stehen, aber Du schon beim Öffnen einen Würgereiz bekommst, ist es vermutlich dennoch das falsche Werkzeug.

Ich selbst habe die Fragen für mich schon mehrfach analysiert und bin auch schon oft gewechselt. So habe ich eine zeitlang Evernote benutzt, dann Notion ausprobiert und arbeite aktuell mit Obsidian. Warum? Nun, Evernote hat für mich Einschränkungen in den Bereichen Datenschutz und Format (es speichert Notizen in einem properitäten HTML-Format). Notion ist ausschließlich online verfügbar, relativ langsam und datenschutzseitig fragwürdig. Obsidian mag nicht für jeden passen, es ist definitiv eher ein Thema für technisch affine Menschen. Aber es speichert seine Daten dort, wo ich es will, in einem universellen Format und erlaubt zahlreiche Modifikationen und tolle Verlinkungen. Dieser Artikel ist übrigens mit Obsidian geschrieben worden.

Vielleicht schreibe ich ja in Zukunft noch einen Beitrag zu meinem Workflow.

Bildquelle: RainerSturm  / pixelio.de