Beiträge

Bildquelle: alphaspirit/Fotolia.de

Mein Blog liegt seit einiger Zeit ziemlich brach, was sicherlich mit diesem Jahr zu tun hat. Corona und die Folgen beschäftigen mich seit Anfang des Jahres sehr. Ich komme leider kaum zum Schreiben.

Allerdings erreichte mich vor einige Zeit eine Mail meines Lesers Christoph, der mir folgende Fragen gestellt hat:

„Ich habe deinen Beitrag zu BuJo und GTD gelesen und wäre sehr gespannt darauf, wie du GTD konkret in deinem Leben umsetzt.“ Er meinte damit konkret, welche Programme oder Services ich nutze, ob ich ein Ticker File habe und ob ich Notizen offline und per Hand oder mit irgendeiner App erstelle. Zudem fragte er, ob ich immer noch streng nach dem System lebe und inwiefern es geholfen hat, einen freien Kopf zu bekommen.

Da die Antwort sicher auch noch andere interessiert, habe ich mich entschieden, daraus einen Blogbeitrag zu machen.

Meine Werkzeuge und Prozesse

Ich neige dazu, verschiedene Werkzeuge zu nutzen und diese so gut es geht miteinander zu verbinden. Es kommt immer mal etwas „neues“ oder „besseres“, und es ist dann einfach, gezielt einen Teil des Systems auszutauschen.

Konkret: Als Listensystem habe ich lange Omnifocus genutzt. Es ist komplex, aber einfach das mächtigste System in dem Bereich. Vor kurzem bin ich allerdings auf Todoist gewechselt – einfach, weil ich mit meiner Partnerin gemeinsame Listen haben will. Das ist nämlich die Schwachstelle von OF, es ist „nur“ für einen selbst.

Verknüpft ist mein System immer mit Mails. Ich nutze Plugins des Systems/des Betriebssystems, um Mails direkt in Aufgaben umzuwandeln (mit Link zur Mail). Auf Macs geht das auch sehr einfach:

Zudem habe ich einen globalen Tastaturshortcut (in meinem Fall Ctrl + Leertaste), um jederzeit Sachen direkt in meine Inbox zu werfen.

Tickler File und Notizen

Ein Ticklerfile nutze ich nicht. Stattdessen plane ich jeden Sonntag meine Woche und weise Aufgaben den Tagen zu, abhängig von meiner Auslastung. Alternativ, wenn die Woche sehr voll ist, weise ich Aufgaben Prioritäten zu und bearbeite sie dementsprechend, wenn es gerade passt.

Meine Notizen sind so ein wenig mein „Schwachpunkt“. Ich habe noch nicht das ideale Werkzeug gefunden, und nutze deshalb aktuell zwei: Bear für kleine schnelle Notizen, Ulysses für Tagebuch, Blogbeiträge, etc. („Strukturierte Notizen“). Beides greift auf mein Shortcuts-Werkzeug (Phrase Express) zurück, mit dem ich wiederkehrende Texte und Layouts einfach einfüge und dann einfülle.

Digitale Werkzeuge sind jedenfalls präferiert, alleine wegen Suchfunktion, Copy&Paste, Verknüpfungen und der Möglichkeit des Backups.

Hilft GTD denn, und wie streng muss man es leben?

Ich kann nicht behaupten, dass ich immer perfekt nach GTD lebe – ich denke, jeder Anwender „fällt mal vom Wagen“. Das wichtige ist, dann wieder aufzusteigen. Deshalb ist das Weekly und mein Planen Sonntags so wichtig. Was ich aber, unabhängig meiner eigenen Stringenz, immer wieder als wertvoll empfinde, sind drei Dinge:

  1. Eine Inbox
  2. Das konsequente Reinschieben möglichst aller Gedanken
  3. Eine Agendas-Liste und eine Waiting-For-Liste

Die drei Dinge sollte man auch ohne den Rest von GTD immer haben, sie machen das Leben wirklich leichter.

Datenablage

Als Datenablage habe ich mich übrigens für DevonThink entschieden. Evernote ginge im Prinzip auch und bietet neben mehr Verknüpfungen (weil es ein Webtool ist) und Notizfunktion zwar auf den ersten Blick mehr, aber ich lege auch sensible Dinge in meine Datenablage. Da vertraue ich lieber dem, was auf meinem NAS liegt.

Ich denke, der wichtigste Tipp ist, dass die Werkzeuge miteinander verbunden sein sollten.

Vielen herzlichen Dank für Deine Fragen, Christoph!

Bildquellenangabe: Petra Bork / pixelio.de

Ich habe es nicht geschafft, noch im Januar zu bloggen, wie ich es eigentlich vor hatte. Viel länger hat es aber auch nicht gedauert. Der Hintergrund ist einfach: Weihnachten hat mich 2018 komplett überrascht. In meiner letzten Woche im Büro sagte mir meine Mentorin, als ich darüber sprach, wie ich mich auf mein Jahresreview freue: „Du weißt schon, dass Montag Heiligabend ist, oder?

Irgendwie hatte mein Hirn das nicht präsent. Ich war felsenfest davon überzeugt, dass ich dann nach der Bürozeiten wie in jedem Jahr zwei bis drei Tage habe. Diese nutze ich immer, um auf das Jahr zurückzublicken, meine Ziele zu überprüfen und einen Plan für das Folgejahr zu machen.

Vom Büro nach Leipzig

Stattdessen begannen, ohne Pause, die Feiertage. Und am zweiten Feiertag fuhr ich, wie im Vorjahr, nach Leipzig zum 35C3. Die vier Tage waren anstrengend und faszinierend. An meinem Fazit vom letzten Jahr hat sich nicht viel geändert. Es ist ein Tech-Utopia – für meinen Geschmack manchmal zu gesellschaftspolitisch bzw. mit zu starker persönlicher Meinung in den Beiträgen. Aber zweifellos Zeit und Geld wert. Ich habe mir Talks zu Neutrinoforschung und Mission Control angehört, ebenso wie den netzpolitischen Wetterbericht und den Jahresrückblick des CCC. Dazu habe ich dieses Jahr auch mal Leipzig angesehen. Eine wirklich schöne Stadt!

Insofern war mein Jahresabschluss praktisch nicht vorhanden und wurde, notgedrungen, an den Anfang von 2019 geschoben.

Gemischte Gefühle bei den persönlichen Zielen

Mein Rückblick beginnt immer damit, dass ich meine Ziele vom Jahresanfang noch einmal ansehe. Da fällt mein Fazit gemischt aus. Eindeutig erreicht habe ich, dass dieser Blog alle zwei Wochen Content bekommen hat. Das finde ich richtig klasse, und es hat auch nur deshalb geklappt, weil ich viele Beiträge gebündelt geschrieben habe. Im gleichen Gedanken muss ich feststellen, dass mein Podcast nicht mit der gleichen Frequenz weiter ging, wie im Vorjahr. Als ich im Mai absehen konnte, dass ich das nicht schaffe, hatte ich mir schon gestattet, dieses Ziel nicht weiterzugeben verfolgen. Statt einem festen Rhythmus habe ich also nach Bedarf und Gelegenheit Podcasts produziert. Schreiben fällt mir leichter und ist vom Zeitaufwand her meist besser planbar als der Podcast. Deshalb kam er kürzer, als ich ursprünglich wollte. Das wird auch 2019 so weiter gehen – in der kommenden Woche gehe ich eine Episode mit einem Gast aus Hessen aufnehmen. Weitere Termine sind noch nicht geplant.

Zeit, die eigenen Schwerpunkte nochmal zu evaluieren

Ein Grund dafür ist auch, dass sich mein persönlicher Schwerpunkt im Laufe des Jahres massiv verschoben hat. Als ich anfing mit Podcast und Blog habe ich querbeet Themen aus dem Bereich der Unternehmensnachfolge aufgegriffen. Mittlerweile ist hier ein Fokus entstanden bzw. größer geworden, da ich ja auch in meinem Unternehmen immer mit neuen Entwicklungen zu tun habe. Die Bereiche Unternehmenskultur und Leadership, insbesondere wenn es um Veränderungsprozessen geht, haben mich 2018 besonders stark begleitet. Mein Fokus ist hier schärfer geworden – ich habe erkannt, dass meine persönliche Entwicklung ein limitierender Faktor für die Entwicklung meines Unternehmens ist. Und ich habe erkannt, dass die Förderung von Menschen und die Wahrnehmung von Bedürfnissen, Wünschen und Überzeugungen die wichtigste Unternehmeraufgabe ist – zumindest wenn Dein Ziel ist, ein dauerhaft erfolgreiches, anpassungsfähiges und für alle zufriedenstellendes Unternehmen zu bauen.

Auch 2019 geht es hier weiter

Mit dieser Erkenntnis stehen für mich 2019 einige Neuerungen an. Ich habe mich zur Wahl als Landesvorsitzender der Wirtschaftsjunioren Saarland gestellt. 2019 und 2020 vertrete ich das Land im Bundesvorstand und bekomme die Chance, neben tollen Kontakten kennenlernen auch selbst viel neues zu lernen. Darauf freue ich mich, und dank einer tollen Einarbeitung durch meine Vorgängerin fühle ich mich dieser Aufgabe auch gewachsen.

Das, was ich im Ehrenamt lerne, bringe ich auch in das Unternehmen ein. Den Kurs des Wandels der Unternehmenskultur setze ich mit meinem Team fort. Wir haben für dieses Jahr ambitionierte Ziele. Und neben deren Erreichung steht für uns auch das Thema Entwicklung jedes Einzelnen, jeder Einzelner, hoch im Kurs. Ich freue mich unheimlich auf diese Aufgabe, weil es für mein Unternehmen, nach Führungswechsel und Sanierung, der nächste große Schritt in die Zukunft ist. Das Feedback, dass mir mein Team in den letzten Monaten gegeben hat, war nicht immer einfach – aber unglaublich wertvoll. Ich bin dankbar und stolz darauf, dass jeder sich so einbringt und auch mitwirkt, die Zukunft zu gestalten.

Da nun auch endlich ernsthafter Ausbau der Infrastruktur bevorsteht und teilweise begonnen wurde, ist eine große Herausforderung der letzten Jahre hoffentlich bald Geschichte.

Housekeeping

Ich werde, sowohl in Audio- als auch Schriftform, wieder unregelmäßig darüber berichten. Die Schärfung meines Fokus würde ich auch gerne in Blog und Podcast einbringen. Im Laufe des zweiten Quartals möchte ich mir dazu Gedanken machen. Ich würde mich sehr freuen, von Dir zu hören, welche Themen Dir unter den Nägeln brennen. Vielleicht kann ich das ja bei der Gelegenheit aufgreifen.

Ein lustiger Fakt am Rande: Neben dem offensichtlichen Suchfeld „Unternehmensnachfolge“ kommen viele Menschen durch GTD und persönliche Produktivität zu mir. Das ist für mich als Unternehmer sowohl ganz egoistisch wichtig, es ist aber auch ein Steckenpferd. Es macht mir Spaß, an Produktivität zu arbeiten, neue Tools auszuprobieren und das auch weiterzugeben. Deshalb werde ich dieses Jahr auch eine Einführung zu GTD an der HTW anbieten und auch ein kleines Training dazu konzipieren. Zudem wird es Zeit für einen neuen Blogbeitrag, weil ich hier auch wieder ganz viel geändert habe.

In diesem Sinne freue ich mich auf ein lehrreiches und spannendes Jahr 2019 – und darauf, mit meinem Team den nächsten Schritt zu machen. Ich danke Euch für Eure Unterstützung!

Sich selbst zu organisieren ist für Nachfolger und Unternehmer eine essentielle Fähigkeit. Wenn Du meinen Blog öfter liest, hast Du vielleicht schon gemerkt, dass ich GTD-Anwender bin. Darüber habe ich schon zwei Beiträge veröffentlicht: Über GTD und Bullet Journal und über mein persönliches Setup.

Neben dieser Methode gibt es noch viele andere Mittel und Wege, gut mit Deiner Zeit umzugehen. Drei Stück möchte ich Dir heute vorstellen.

Erzieh Dein Team

Im Umgang mit Menschen entstehen viele Zeitverluste, die wir oft gar nicht wahrnehmen. Ein Beispiel aus meiner Praxis: Wir haben ein tägliches kurzes Standup-Meeting, das in aller Regel maximal 15 Minuten dauert. Kommt ein Teammitglied dazu 5 Minuten zu spät entsteht kein Zeitverlust von 5 Minuten – tatsächlich verlieren wir im schlimmsten Fall eine ganze Stunde (11 Personen warten auf eine zwölfte, jeweils fünf Minuten, ergibt summiert eine Stunde).

Deshalb habe ich entschieden, dass seit Anfang 2016 jede Verspätung die nicht fremdverschuldet ist, Geld kostet. Mein Team zahlt 3€, ich selbst zahle 10€, da ich als Chef eine Vorbildfunktion habe.

Das hat sich bezahlt gemacht. Die Pünktlichkeit ist gestiegen, und wir konnten das gesammelte Geld am Jahresende an den Sheldrick Wildlife Trust spenden, was mir sehr wichtig war.

Meetings sollten Regeln haben

Meetings sind eh ein riesiger Zeitfresser. Gleichzeitig sind sie für kollaboratives Arbeiten absolut notwendig. Das Geheimnis ist es, sie produktiv zu gestalten. Für unsere Meetings habe ich deshalb Regeln aufgestellt, die sich alle um die Zahl „1“ drehen:

  • Meetings sollten nie länger als 1 Stunde dauern (Ausnahme: Sonderereignisse wie Jahresplanung oder Betriebsversammlung)
  • Sie haben 1 Agenda, die vorher bekannt ist (als Notiz im Termin)
  • Meetings haben 1 Moderator (in aller Regel derjenige, der einberuft)
  • Sie haben 1 Thema (denn gemischte Meetingthemen führen zu Chaos)
  • Meetings haben 1 Protokollanten (dieser sollte nicht gleichzeitig der Moderator sein!) – Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Menschen nicht teilnehmen konnten.
  • Sie haben 1 Protokoll

Das klappt, zugegeben, nicht immer, aber in 80% und mehr aller Fälle. Das Team hat das auch gut aufgenommen und der Widerwillen gegen viele Gesprächstermine ist merklich gesunken.

Richtig Prioritäten setzen

Einen Mangel an Aufgaben gibt es, wie bereits eingangs erwähnt, nicht. Auch immer mehr, als Du an Zeit zur Verfügung hast. Deshalb ist es wichtig, Deine Prioritäten richtig zu setzen. Mir helfen dabei drei Fragen, die ich auf mögliche Aufgaben anwende:

  • Warum ist etwas auf meiner Liste? („was ist das Ziel?“)
  • Was passiert, wenn ich es nicht tue?
  • Wie tue ich es am besten?

Die erstem beiden Fragen dienen Deiner Effektivität, die dritte zielt auf Deine Effizienz ab. Ziele helfen Dir zu beurteilen, ob eine mögliche Aufgabe Dir bei der Zielerreichung hilft. Tut sie das nicht, kannst Du überlegen, sie nicht anzunehmen. Dabei hilft auch die zweite Frage, die viel zu selten gestellt wird. Wenn Du ehrlich mit Dir selbst bist, haben viele Dinge keine großen Auswirkungen, wenn sie nicht passieren – dann gibt es keinen sinnvollen Grund, dass sie hoch oben auf Deiner Liste stehen, oder?

Erst mit Frage Nummer drei musst Du Dich überhaupt damit beschäftigen, ob es einen effizienteren Weg gibt, die Aufgabe zu erledigen. Das ist definitiv die Kür, während die beiden Fragen vorher die Pflicht sind.

Was sind Deine besten Tipps?

Ich hätte sicherlich noch viele andere Ratschläge. Bei Bedarf schreibe ich gerne einen zweiten Beitrag zu dem Thema. Mich interessiert jedoch noch viel mehr, was Deine besten Tipps sind! Lass es mich gerne wissen – per Mail, als Kommentar unter diesem Beitrag oder über die sozialen Medien. Alle notwendigen Links findest Du jeweils am Kopf- und Fußende dieser Seite rechts.