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Notiztools sind ein riesiger Markt. Unzählige Apps buhlen um Kunden, die ihr Personal Knowledge Management organisieren wollen, oder einfach nur Dinge aufschreiben möchten. Die Übersicht zu behalten ist praktisch unmöglich. Aber vielleicht können einige Fragen bei der Auswahl helfen.

Bevor man sucht

Die wichtigste Regel solltest Du Dir gleich zu Beginn merken: Es gibt nicht das perfekte Werkzeug. Es gibt höchstens das richtige Werkzeug für Dich.

Eine kurze Suche mit Google zeigt Dir auch schnell, warum das so ist. Dutzende, hunderte Werkzeuge sind verfügbar. Jedes davon verfolgt unterschiedliche Ansätze, Notizen zu erstellen, zu speichern und zu kategorisieren. Das macht es extrem schwer, einfach eines zu wählen. Dazu kommt noch das Shiny new toy – Syndrom. Immer, wenn etwas neues kommt, hast Du den Impuls, es nicht nur auszuprobieren, sondern viel mehr Zeit als sinnvoll ist darin zu investieren.

Welche Fragen helfen bei der Auswahl von Notiztools?

Mit diesem kleinen Vorwort gibt es verschiedene Ansätze, eine Wahl zu treffen. Dabei möchte ich Dir gerne ein wenig helfen, denn ich beschäftige mich mit vielen dieser Werkzeuge. Und bin natürlich auf die Dinge hereingefallen, vor denen ich Dich gerade gewarnt habe.

Die offensichtliche Einstiegsfrage ist, ob Du lieber digital oder analog arbeitest. Bei letzterem schrumpft die Auswahl des Werkzeugs auf genau eines, nämlich ein Notizbuch. Das Format, das Papier, die Farbe…all das mag eine Rolle spielen, aber im Grundsatz war es das. Worauf Du vielleicht noch achten kannst, ist die Frage der Organisation. Denn Notizbücher haben ein Feature nicht, das aber extrem nützlich ist: Eine Suchfunktion! Deshalb sind Methoden wie zum Beispiel Bullet Journaling, über das ich ja schon einmal geschrieben hatte, ein guter Ansatzpunkt.

Technische Aspekte

Neigst Du allerdings zu digitalen Werkzeugen, ist die Auswahl riesig. Den Überblick behalten dürfte unmöglich sein. Insofern musst Du Dich Deinem Werkzeug über andere Einschränkungen nähern. Die Technik ist eine davon. Fragen, die Du Dir stellen kannst sind zum Beispiel:

  • Welche Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android…) benutze ich? Ist das Werkzeug für „meine“ Plattformen verfügbar?
  • On- oder offline: Bin ich konstant online, oder benötige ich Mittel, die auch ohne Internetverbindung funktionieren?
  • Formate: Wie werden meine Daten gespeichert? In einem Format, das universell ist? Oder einem properitären Format?
  • Migration: Gibt es Mittel und Wege, bereits vorhandene Daten zur Software hin zu migrieren? Was ist, wenn ich von der Software weg migrieren will?
  • Was kann gespeichert werden? Geht es nur um Text, oder möchtest Du auch Bilder, pdf-Dokumente oder andere Formate in Deiner Software verwalten?

Rechtliches

Am Thema Datenschutz kommt man in aller Regel nicht mehr vorbei. Datenschutz ist sowohl ein technisches, als auch rechtliches Thema. Die Fragen, die Du Dir stellen kannst, sind zum Beispiel:

  • Sind meine Daten verschlüsselt? Und falls ja, ist es eine Ende zu Ende-Verschlüsselung, oder „nur“ eine Verschlüsselung auf dem Weg? Ein Beispiel: Viele Anbieter bieten tolle Suchfunktionen. Damit diese funktionieren, können/dürfen die Daten per Definition nicht komplett verschlüsselt sein!
  • Wo werden meine Daten gespeichert? Je nachdem, welche rechtlichen Anforderungen Dein Business an Dich hat, kann es schlicht illegal sein, unverschlüsselte Daten (oder gar generell) bei manchen Anbietern zu speichern. Das Ende von Privacy Shield hat hier definitiv neue Unsicherheiten geschaffen
  • Bietet der Anbieter eine Option für ein DPA (Data Protection Agreement)?
  • Gibt es Vorgaben in meinem Unternehmen?
  • Habe ich nur persönliche Daten in der Software, oder auch die von Dritten? Achtung, letzteres ist eigentlich bei fast allen der Fall! Ein reines Personal Knowledge Management unterliegt nicht den gleichen (harten) Anforderungen

Präferenzen bei der Organisation

Menschen sind sehr unterschiedlich, wie sie Daten suchen und verwalten wollen. Methoden und Mittel gibt es viele. Die klassische Ordnerstruktur, die reine Suche, Verlinkungen innerhalb der Daten und viele mehr. Deshalb könnten folgende Fragen bei der Auswahl der passenden Software helfen:

  • Möchte ich meine Daten manuell, zum Beispiel in Ordnern, strukturieren? Oder möchte ich, dass eine Software das erledigt?
  • Wie suche ich, wenn ich etwas finden will? Nach Stichworten, Tags, Textausschnitten? Und möchte ich, dass zum Beispiel Anhänge durchsuchbar sind?
  • Möchte ich, dass Daten untereinander verlinkt sind, so dass ich Gedanken, Notizen und andere Dinge miteinander verknüpfen kann?
  • Welche Darstellung bevorzuge ich, was spricht mich an und wirkt auf mich übersichtlich?

Nach den Fragen kommt die Auswahl – Personal Knowledge Management ist eben sehr persönlich!

Mit diesen Fragen (bzw. den Antworten darauf) hat sich Deine Auswahl hoffentlich eingeschränkt. Ein letzter Hinweis sei noch gestattet: Es ist wichtig, dass Du gerne mit dem Werkzeug der Wahl arbeitest. Wenn alle Antworten auf grün stehen, aber Du schon beim Öffnen einen Würgereiz bekommst, ist es vermutlich dennoch das falsche Werkzeug.

Ich selbst habe die Fragen für mich schon mehrfach analysiert und bin auch schon oft gewechselt. So habe ich eine zeitlang Evernote benutzt, dann Notion ausprobiert und arbeite aktuell mit Obsidian. Warum? Nun, Evernote hat für mich Einschränkungen in den Bereichen Datenschutz und Format (es speichert Notizen in einem properitäten HTML-Format). Notion ist ausschließlich online verfügbar, relativ langsam und datenschutzseitig fragwürdig. Obsidian mag nicht für jeden passen, es ist definitiv eher ein Thema für technisch affine Menschen. Aber es speichert seine Daten dort, wo ich es will, in einem universellen Format und erlaubt zahlreiche Modifikationen und tolle Verlinkungen. Dieser Artikel ist übrigens mit Obsidian geschrieben worden.

Vielleicht schreibe ich ja in Zukunft noch einen Beitrag zu meinem Workflow.

Bildquelle: RainerSturm  / pixelio.de

Mein Freund und Unternehmerkollege Bernd Ruffing hat mich gebeten, für seinen Prozessmaler-Blog einen Gastbeitrag zu schreiben. Dabei gehe ich auf den Prozess des Aufgabenmanagements als Unternehmer ein.

Viel Spaß beim Lesen!

Bildquelle: alphaspirit/Fotolia.de

Mein Blog liegt seit einiger Zeit ziemlich brach, was sicherlich mit diesem Jahr zu tun hat. Corona und die Folgen beschäftigen mich seit Anfang des Jahres sehr. Ich komme leider kaum zum Schreiben.

Allerdings erreichte mich vor einige Zeit eine Mail meines Lesers Christoph, der mir folgende Fragen gestellt hat:

„Ich habe deinen Beitrag zu BuJo und GTD gelesen und wäre sehr gespannt darauf, wie du GTD konkret in deinem Leben umsetzt.“ Er meinte damit konkret, welche Programme oder Services ich nutze, ob ich ein Ticker File habe und ob ich Notizen offline und per Hand oder mit irgendeiner App erstelle. Zudem fragte er, ob ich immer noch streng nach dem System lebe und inwiefern es geholfen hat, einen freien Kopf zu bekommen.

Da die Antwort sicher auch noch andere interessiert, habe ich mich entschieden, daraus einen Blogbeitrag zu machen.

Meine Werkzeuge und Prozesse

Ich neige dazu, verschiedene Werkzeuge zu nutzen und diese so gut es geht miteinander zu verbinden. Es kommt immer mal etwas „neues“ oder „besseres“, und es ist dann einfach, gezielt einen Teil des Systems auszutauschen.

Konkret: Als Listensystem habe ich lange Omnifocus genutzt. Es ist komplex, aber einfach das mächtigste System in dem Bereich. Vor kurzem bin ich allerdings auf Todoist gewechselt – einfach, weil ich mit meiner Partnerin gemeinsame Listen haben will. Das ist nämlich die Schwachstelle von OF, es ist „nur“ für einen selbst.

Verknüpft ist mein System immer mit Mails. Ich nutze Plugins des Systems/des Betriebssystems, um Mails direkt in Aufgaben umzuwandeln (mit Link zur Mail). Auf Macs geht das auch sehr einfach:

Zudem habe ich einen globalen Tastaturshortcut (in meinem Fall Ctrl + Leertaste), um jederzeit Sachen direkt in meine Inbox zu werfen.

Tickler File und Notizen

Ein Ticklerfile nutze ich nicht. Stattdessen plane ich jeden Sonntag meine Woche und weise Aufgaben den Tagen zu, abhängig von meiner Auslastung. Alternativ, wenn die Woche sehr voll ist, weise ich Aufgaben Prioritäten zu und bearbeite sie dementsprechend, wenn es gerade passt.

Meine Notizen sind so ein wenig mein „Schwachpunkt“. Ich habe noch nicht das ideale Werkzeug gefunden, und nutze deshalb aktuell zwei: Bear für kleine schnelle Notizen, Ulysses für Tagebuch, Blogbeiträge, etc. („Strukturierte Notizen“). Beides greift auf mein Shortcuts-Werkzeug (Phrase Express) zurück, mit dem ich wiederkehrende Texte und Layouts einfach einfüge und dann einfülle.

Digitale Werkzeuge sind jedenfalls präferiert, alleine wegen Suchfunktion, Copy&Paste, Verknüpfungen und der Möglichkeit des Backups.

Hilft GTD denn, und wie streng muss man es leben?

Ich kann nicht behaupten, dass ich immer perfekt nach GTD lebe – ich denke, jeder Anwender „fällt mal vom Wagen“. Das wichtige ist, dann wieder aufzusteigen. Deshalb ist das Weekly und mein Planen Sonntags so wichtig. Was ich aber, unabhängig meiner eigenen Stringenz, immer wieder als wertvoll empfinde, sind drei Dinge:

  1. Eine Inbox
  2. Das konsequente Reinschieben möglichst aller Gedanken
  3. Eine Agendas-Liste und eine Waiting-For-Liste

Die drei Dinge sollte man auch ohne den Rest von GTD immer haben, sie machen das Leben wirklich leichter.

Datenablage

Als Datenablage habe ich mich übrigens für DevonThink entschieden. Evernote ginge im Prinzip auch und bietet neben mehr Verknüpfungen (weil es ein Webtool ist) und Notizfunktion zwar auf den ersten Blick mehr, aber ich lege auch sensible Dinge in meine Datenablage. Da vertraue ich lieber dem, was auf meinem NAS liegt.

Ich denke, der wichtigste Tipp ist, dass die Werkzeuge miteinander verbunden sein sollten.

Vielen herzlichen Dank für Deine Fragen, Christoph!