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Wie GTD mein Leben verändert hat

Kürzlich fand die „Internationale Lange Nacht der Macher“ statt. Ein wunderbares Event der Wirtschaftsjunioren Deutschland / JCI Germany, bei dem die Teilnehmenden wertvolle Tipps und Tricks mitnehmen – aber auch, mit etwas Gruppendruck, an lange aufgeschobenen Themen fokussiert arbeiten können.

Chaotische Welt vs. simple mind

Als einer der Speaker auf diesem Event habe ich von meinem Weg zu GTD erzählt. Es ist eine Geschichte der Gegensätze.

Ich halte mich für relativ gut darin, mich auf etwas zu fokussieren. Ist dieser Zustand erreicht, bin ich produktiv, komme gut voran. Das geht natürlich nicht nur mir so, aber es ist besonders stark ausgeprägt. Jede Stärke ist aber auch gleichzeitig eine Schwäche. Denn was bei mir besonders negativ wirkt, sind Unterbrechungen. Jede kleine Ablenkung wirft mich schnell aus der Bahn. Der Aufwand, dann wieder in den „Flow“ zu kommen, geschweige denn die verlorene Zeit aufzuholen, wird von Mal zu Mal größer.

Dementsprechend lag meine Karrierewahl auf der Hand. Forschung, Journalismus, irgendwas wo man sich tief in ein Thema hinein graben kann und fokussiert daran arbeitet. Das erschien mir erstrebenswert.

Manchmal kommt es anders als man denkt

Nun weiß jeder Leser meines Blogs, dass das Leben mich woanders hingeführt hat. Ich wurde, zunächst recht unfreiwillig, Unternehmer. 

In einem kleinem Betrieb wie meinem, mit zehn, 20 Menschen, bedeutet dieser Beruf das genaue Gegenteil meiner Präferenz. Man wird dauernd unterbrochen. Der eigene Fokus wird permanent abgelenkt und verändert. Menschen kommen durch die Tür und brauchen etwas, Kunden rufen an, die Themenvielfalt alleine im Bereich Management, geschweige denn in Leadership, ist immens groß.

Das klingt nicht nach einem guten Klima für mich. Und das war es auch eine Weile nicht.

Enter GTD

Das änderte sich, als ein Mitarbeiter (Danke, Boris!) mir das Buch „Getting Things Done“ empfahl. 

Das wenig intuitive, aber sehr erfolgreiche Fazit: Gegen das Chaos der Welt hilft ein rigides System. Zumindest mir. 

GTD hat mir Prinzipien gezeigt, mit denen ich dem Chaos Herr werden kann. Die wichtigsten Konzepte sind dabei für mich eine globale Inbox (denn es kommt dauernd was neues rein, was Du nicht vergessen solltest) und die Weekly Review.

Diese beiden rahmen das restliche System ein. Ich habe anfangs sehr stark an den GTD-Prinzipien in Reinform festgehalten. Mittlerweile habe ich das durch das Time-Sector-System von Carl Pullein ergänzt und damit mein eigenes System für mich angepasst.

Ich kann aber definitiv sagen: Ohne dieses Buch wäre ich vermutlich in einer schön gepolsterten Zelle in einer sehr engen Jacke gelandet. Das ist noch nicht der Fall, also ist es ein voller Erfolg. Auch wenn die Arbeit an diesem System selbst ein nicht zu unterschätzender Brocken ist.

Es muss zu Dir passen

Was vielleicht, zum Schluss, noch wichtig ist, sind zwei Dinge:

  1. GTD lehrt Prinzipien. Ja, Du kannst es bis auf den Buchstaben befolgen, und zu Beginn ist das auch hilfreich. Aber wichtiger als eine exakte Kopie von David Allen ist das Verständnis der zugrundeliegenden Prinzipien. Dinge wie die schnelle und vollständige Dokumentation, die Entlastung des eigenen Kopfes, Kontexte, Areas of Focus und vieles mehr sind auch dann wertvoll, wenn man GTD nicht komplett anwendet.
  2. Jedes System muss zu Dir passen. Mit der Zeit merkst Du, was gut funktioniert, und wo es hakt. Eine Sache allerdings ist, zumindest für mich, egal wie man sich organisiert, wichtig: Vertraue niemals Deinem Hirn die Speicherung von Dingen an. Es ist einfach nicht gut dafür geeignet.

 

Bildquelle: Joujou  / pixelio.de

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Refinement ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für PKM und Taskmanagement

Refinement passiert sowohl im Personal Knowledge Management als auch in der Taskplanung, vor allem unter Anwendung von GTD.

Es gibt immer mehr, als wir gerade verarbeiten können

In unserem täglichen Leben haben wir mit einer Vielzahl von Aufgaben und Informationen zu tun, die es zu organisieren und zu verwalten gilt. Ob im Beruf oder im privaten Leben, das effektive Management von Wissen und Aufgaben ist ein wichtiger Bestandteil unseres Erfolgs. Gleichzeitig hilft es auch sehr bei unserem Wohlbefinden, wenn wir alles im Griff haben.

GTD ist eine solche Managementmethode, über die ich ja bereits oft geschrieben habe. Das fundamentale Prinzip von GTD ist, dass wir unser Gehirn von der Unordnung befreien, indem wir alle Aufgaben und Informationen in einem externen System erfassen und organisieren. Das Ziel ist es, gedankliche Energie für das Lösen und Umsetzen von Aufgaben zu nutzen, anstatt sie für die Verwaltung von Gedanken und Informationen zu verschwenden.

Es gibt es verschiedene Schritte, die darauf abzielen, ein solches System aufzubauen und zu erhalten. Einer der wichtigsten Schritte ist der sogenannte “Weekly Review”-Prozess, bei dem wir unser System durchgehen, um zu überprüfen, ob wir nichts vergessen haben. Er dient auch dazu, zu prüfen, ob sich Aufgaben verändert haben. David Allen geht sogar so weit zu sagen, dass jemand gar kein GTD anwendet, wenn er oder sie kein Weekly Review macht.

Das Ziel der Übung ist das Vertrauen in das eigene System. Wenn wir unser System nicht regelmäßig überprüfen und aktualisieren, wird es schnell unordentlich und unzuverlässig. Ebenso wichtig ist die Anpassung an sich ändernde Bedürfnisse.

Das Weekly Review ist der Prozess, in dem wir uns bewusst werden, wie wir unser System optimieren können. Damit können wir Effektivität und Produktivität steigern. Wie es bei mir abläuft, habe ich bereits im Detail beschrieben.

Refinement ist nicht nur hier wichtig

Dieses Refinement, das regelmäßige Überprüfen und Aktualisieren des eigenen Systems, passiert nicht nur bei Aufgaben. Genau wie bei GTD geht es beim PKM darum, unser Wissen in einem System zu erfassen und zu organisieren. Das Ziel ist hier ebenfalls, dass wir uns verlassen und dem System Vertrauen schenken können.

Refinement ist auch hier ein wichtiger Aspekt, da wir unser Wissen kontinuierlich verbessern müssen, um sicherzustellen, dass es relevant und aktuell ist. Deshalb reicht es nicht aus, Wissen einfach nur zu sammeln. Seine regelmäßige Verarbeitung, die Aktualisierung und das Schaffen von Ordnung, ist hier genauso wichtig. Wenn wir unser Wissen nicht schnell und einfach abrufen können, ist es in der Praxis nutzlos. Die sehr gelungenen modernen Suchfunktionen täuschen darüber ein wenig hinweg, weil Du alles schnell finden kannst. Die Verarbeitung von Wissen erfordert aber mehr, insbesondere Schreiben. Vor einigen Wochen habe ich das auch nochmal genauer beschrieben.

Wie Du also sehen kannst, ist in beiden Fällen, Aufgaben und Wissen, Refinement ein entscheidender Erfolgsfaktor, damit Dich Deine Systeme unterstützen.

Der lange Atem zählt

Es ist wichtig zu betonen, dass Refinement ein kontinuierlicher Prozess ist. Es ist ein ständiger Kampf, unsere Systeme und Organisationsmethoden zu verbessern und zu verfeinern. Effektivität und Zuverlässigkeit sind keine Selbstläufer, sondern konstante Arbeit.

Ich empfehle Dir deshalb, alle Refinements in einen einzigen Prozess zu packen und dieses regelmäßig durchzuführen. Das macht es nicht nur planbar, sondern die regelmäßige Übung macht Dich auch effizienter. Allerdings gibt es auch eine Gefahr, von der ich aus eigener Erfahrung berichten kann: Wenn man es eine Weile macht, kommt fast immer der Punkt, an dem man beginnt, ein wenig zu “schludern”. Das ist gefährlich.

Du kannst dem entgegenwirken, indem Du Dir für diesen Prozess eine Checkliste anlegst. Und diese dann auch jedes Mal beachtest und keine Punkte überspringst.

 

Bildquelle: Rainer Sturm/Pixelio.de

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Von den nie leer werdenden ToDo-Listen

Auf Impulse gab es vor einiger Zeit einen Beitrag mit Oliver Burkeman. Der Tenor des Interviews: Vergesst Effizienz und immer bessere Methoden. Das baut unnötig Druck auf und macht letztlich krank. Wichtiger ist es, dass man die richtigen Prioritäten setzt.

Ja, aber…

In vielem, was er sagt, hat Oliver Burkeman Recht. Eine der zentralen Eigenschaften jeder (gepflegten) ToDo-Liste ist, dass sie nur eine Richtung kennt. Wachsen.

Das ist auch erst mal nicht schlimm, sondern normal. Es gibt schlicht immer mehr zu tun, als man Ressourcen hat. Das trifft auf den Einzelnen ebenso zu, wie auf eine Firma. Letztlich geht es immer darum, einen Mangel an Ressourcen zu verwalten und sie bestmöglich einzusetzen.

Der Weg, den er vorschlägt, hat einiges für sich. Gleichzeitig möchte ich eine Lanze für die endlosen Listen brechen. Denn die Liste ist nicht das Problem, sondern der Umgang damit.

GTD liefert einige Antworten auf die Fragen

Wer sich ein wenig mit Getting Things Done beschäftigt, wird einige der Herausforderungen wiedererkennen. In dem Moment, in dem man beginnt, alles aufzuschreiben, sieht man erst, was alles so täglich auf einen einprasselt. Allerdings würde es das auch tun, wenn man es nicht aufschreibt. Es wäre nur intransparenter und Du wirst dann (potentiell wichtige) Dinge vergessen.

Insofern ist das Aufschreiben erst einmal gelebte Transparenz und der Aufbau von Wissen über die eigenen Rollen und Aufgaben. Das alleine führt nicht in einen Burnout. Meine These ist, dass es dabei hilft, diesen zu vermeiden!

Denn GTD sagt klar, dass Priorisierung, also das Entscheiden darüber, was wichtig ist, zentraler Bestandteil jeder guten Selbstorganisation ist. Alleine aufgrund des technischen Fortschritts nehmen wir jeden Tag ein Vielfaches der Impulse auf, die noch vor 100 Jahren normal waren. Das ist anstregend – wie ein unaufgeräumtes Zimmer, wenn man etwas finden möchte. Deshalb halte ich die strukturierte Aufnahme und Bewertung von Impulsen für sehr wichtig. Nichts anderes also, als die Pflege Deiner ToDo-Listen.

Der richtige Umgang mit ToDo-Listen

Egal ob man pures GTD, Timeblocking oder zum Beispiel das Time Sector System benutzt – letztlich geht es immer darum, Information passend zum jeweligen Kontext zu filtern.

Das anstrengende an viel Information ist, dass unser Hirn permanent versucht, Entscheidungen zu treffen und die Information zu interpretieren. Eine gute Selbstorganisation trennt diese beiden Dinge vom eigentlichen Tun. Das Zauberwort sind Filter. Alles auf eine Liste zu schreiben, selbst wenn sie in sich priorisiert ist, hilft Dir nicht.

Was Dir hilft, ist es, zu unterscheiden: Projekte, Ziele und Werte sind keine Aufgaben. Es ist hilfreich, sie als Entscheidungsunterstützung (“tue ich das, oder tue ich es nicht?“) schnell griffbereit zu haben. Im Alltag, wenn es um das Tun geht, haben sie nichts zu suchen. Ganz im Gegenteil, wie Oliver Burkeman (und auch David Allen und viele andere) empfehle ich hier eine klar auf den Kontext (Zeit, Ort, Arbeitsmittel, Rolle… was auch immer für Dich passend ist) zugeschnittene, vorher aufbereitete und dementsprechend kurze ToDo-Liste.

Das ermöglicht Dir, die im Impulse-Artikel genannten Erfolgserlebnisse mit den Vorteilen des Nicht-Vergessens zu kombinieren. Regelmäßige Pflege des Ganzen ist die Voraussetzung, ähnlich wie das Ausmisten und Reinigen eines Zimmers. Wie ich das genau mache, habe ich vor einigen Monaten beschrieben.

 

Bildquelle: S. Hofschlaeger  / pixelio.de

 

 

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Vier globale Prinzipien persönlicher Produktivität

Wie Du weißt, beschäftige ich mich mit vielen Methoden, Tools und Wissen rund um das Thema persönliche Produktivität. Mit den Jahren habe ich gemerkt, dass praktisch alle Methoden, egal für welchen Bereich, dabei ein paar Prinzipien gemeinsam haben. Um diese vier Prinzipien geht es heute.

Templating – einheitliche Vorgänge, die sich wiederholen

Das erste Prinzip ist das des Templating. Egal wie komplex das Regelwerk einer Methode oder eines Werkzeugs, das allerwichtigste ist, dass es reproduzierbar ist. In gleichen Situationen geht es darum, sich gleich zu verhalten. Das trifft auf GTD ebenso zu, wie bspw. auf Bulletjournaling oder Timeblocking. Obwohl alle drei komplett verschieden sind, sind sie doch gleich. Es gibt klare Regeln, wie mit etwas umgegangen wird. Und bei der Nutzung wiederholst Du diesen Ablauf so oft, bis er komplett automatisiert ist.

Die Macht der Routine habe ich ja schon einmal beschrieben. In jeder Methode, in jedem Werkzeug, steckt sie drin.

Trennung von Arbeitsschritten

Die zweite Gemeinsamkeit ist die Trennung von Arbeitsschritten. Würdest Du versuchen, alles, von Annehmen einer Aufgabe oder eines Projekts, bis hin zum Abschluss, immer am Stück zu machen… das Ergebnis wäre vorhersehbar: Es würde niemals etwas fertig werden. Es liegt in unserer Natur und der Realität, dass wir mehr Impulse in kürzeren Abständen erhalten, die mögliche Auslöser sind. Für eine Aufgabe, ein Projekt, ein neues Stück Wissen oder eine Idee.

Deshalb gibt es bei allen Methoden und Werkzeugen eine Trennung von Prozessschritten. Die Erfassung einer Idee, eines Impulses, ist ein Schritt. Die Verabreitung, also das Definieren, worum es eigentlich geht und was das gewünschte Resultat ist, ist ein anderer. Es folgen viele Arbeitsschritte, bis aus dem ursprünglichen Impuls etwas wurde. Sei es eine abgeschlossene Aufgabe, ein erfolgreiches Projekt, oder ein neues Stück Wissen in Deinem Knowledge Management.

Dieses Prinzip persönlicher Produktivität ist enorm hilfreich. Um nicht zu sagen, missionskritisch. Ich denke, ohne geht es nicht. Die Prinzipien persönlicher Produktivität gehen aber noch weiter – bei der Wartung.

Regelmäßige Wartung durch Review

Kein System der Welt, von Atomkraftwerk über Motor bis hin zu Deinem System für persönliche Produktivität, ist wartungsfrei. Diese Erkenntnis teilen alle Methoden und Werkzeuge ebenfalls. Das Zauberwort ist die regelmäßige Review.

Dabei geht es, wie bei einem Ölwechsel, darum, die Funktionsfähigkeit zu erhalten. Alle Systeme haben eine Form der Review, teilweise täglich, teilweise wöchentlich oder längerfristig, als Bestandteil. Das ist ebenso notwendig, wie das eigene Auto zur Wartung zu bringen. Denn im Laufe unserer Zeit passiert so viel, dass kein System zu jedem Zeitpunkt konsistent und vollständig sein kann.

Genau deshalb machen wir Reviews. Auch wenn sie Dir zeitaufwändig erscheinen mögen, sie sind genauso missionskritisch wie das Aufteilen der Schritte. Ein Auto ohne Öl im Motor und mit abgefahrenen Reifen bringt Dich nicht mehr ans Ziel. Genausowenig kann ein System für persönliche Produktivität Dich unterstützen, wenn Du es nicht regelmäßig wartest.

Zentralisierung von Orten

Das letzte Prinzip ist die Konzentration auf einen oder sehr wenige Orte. Das beste Beispiel ist das Thema Inbox. Die Idee dahinter ist es, sich nicht (wortwörtlich) zu verzetteln. Jeder kennt einen Menschen, der überall Zettel mit Informationen liegen hat.

Die Hürde, all diese Informationen irgendwie zu verarbeiten, ist immens hoch. Nicht nur, weil es viele sind, sondern weil man sich erinnern muss, wo man überall Informationen abgelegt hat. Deshalb verfolgen alle System das Ziel, den Ablageort von Informationen zu zentralisieren. Alle Impulse gehören in eine Inbox, alles Wissen in ein PKM, alle Termine in einen Kalender.

Damit erreichst Du, dass mindestens die mentale Anstrengung, alles zusammen zu suchen, entfällt. Ein wichtiges Hilfsmittel.

 

Ich hoffe, diese vier Prinzipien persönlicher Produktivität helfen Dir, Dir weniger Gedanken um das beste Werkzeug oder die beste Methode zu machen. Wichtiger sind die Vorteile, die sie alle gemeinsam haben.

 

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Templating ist die Gemeinsamkeit aller Produktivitätssysteme

Wer aufmerksam meinen Blog liest, merkt, dass ich mich viel mit Produktivitätssystemen auseinandersetze. Mittlerweile habe ich ein recht stabiles System für mich erarbeitet. Einzelne Werkzeuge oder Bestandteile tausche ich bei Bedarf, aber im Grundsatz bleibt es, wie es ist. Eine Sache allerdings haben alle diese Systeme gemeinsam: Es geht darum, Templating zu betreiben.

GTD, PARA, GAPRA, ALPEN – so unterschiedlich sind sie nicht

Was man Getting things done in Verbindung mit “Atomic Habits” zu Gute halten muss ist, dass der darin beschrieben Grundsatz eigentlich für alle Systeme zur persönlichen Produktivität (oder auch im Team) gilt. Der Grundsatz ist, dass das eigene Hirn nicht mehr überlegen soll, wie mit etwas zu verfahren ist.

Ob Aufgabe, Notiz, Termin oder Archivmaterial, alle Systeme mögen unterschiedlich im Detail sein. Ihnen gemeinsam ist, dass sie Templating betreiben. Sie stellen dem Anwender ein Vorlage zur Verfügung, wie mit gleichartigen Dingen gleichartig zu verfahren ist. In GTD wandert jeder Trigger in die Inbox. In PARA geht jedes Matrial an eine definierte Stelle. In der ALPEN-Methode durchläuft jede Aufgabe den Prozess, den die Buchstaben darstellen.

Der Fokus sollte auf dem Tun sein

Das entspricht exakt dem Prämisse von GTD: Das Hirn ist dafür da, die Arbeit zu tun. Permanentes Nachdenken darüber, wie mit etwas umgegangen wird, führt zu Überlastung und schlechter Produktivität. Der Zeigarnik Effekt steht, wissenschaftlich, in Frage. In meinem Alltag kann ich ihn definitiv bestätigen. Es ist angenehm zu wissen, wo etwas abgelegt ist, damit ich mich später damit befassen kann. So ist mein Fokus auf dem Tun, nicht dem Verwalten.

Gerade bei GTD (und auch bei anderen Methoden) wird oft kritisiert, dass man viel Zeit mit dem Verwalten des Systems verbraucht. Ich würde, aus meiner Erfahrung, widersprechen. Es ist konzentrierte Zeit, einmal pro Woche. Mit etwas Übung dauert es zwischen 60 und 120 Minuten. Dafür kann ich dann eine Woche lang von dieser Arbeit profitieren, weil das System alles beinhaltet, was ich zum Arbeiten benötige.

Templating funktioniert auch in einzelnen Werkzeugen

Ich habe mir Templating auch an anderer Stelle zu Nutze gemacht. Was ich besonders schätze sind Werkzeuge wie Textexpander. Da es viele Dinge in meinem Leben gibt, dich ich mehrfach schreibe, lohnt es sich sehr. Ob Bewerbungsabsage, Tagebucheintrag oder Meetingprotokoll. Jedes dieser Dinge ist als Template hinterlegt und kann mit einem simplen Tastaturkürzel eingefügt werden. Alleine das spart mir jede Woche Zeit.

Das geht sogar noch kleinteiliger. Meine E-Mailadresse habe ich seit Jahren nicht mehr getippt, sondern gebe nur noch “;mail” ein, dann wird sie automatisch ausgefüllt.

Und da diese Werkzeuge praktisch jede beliebige Menge und Form von Inhalt wiederholen können, sind selbst mein Jahresreview und meine Planung kein Aufwand mehr, zumindest nicht, was die Form angeht. Der Inhalt ist immer noch zu schreiben – aber genau dafür ist mein Hirn ja da. Nicht dafür, sich zu erinnern, wie ich es beim letzten Mal gemacht habe.

 

Bildquelle: Fotolia.de

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