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Collectors Fallacy – warum Sammeln befriedigt aber wenig hilft

Das neue Zeitalter birgt Informationen zu jeder Zeit in vielen Formen. Texte, Videos, Tweets, Reddit – wer möchte kann den ganzen Tag nur Information zu sich nehmen. Wer sich mit Personal Knowledge Management beschäftigt, legt auch viele dieser Informationen ab. Allerdings besteht im Sammeln eine Gefahr, die die meisten kennen.

Collectors Fallacy

Die Rede ist von der sogenannten Collectors Fallacy. Wer schon einmal in der Schule oder im Studium eine Hausarbeit schreiben musste, kennt das Gefühl. Sobald das Thema bekannt ist, zieht man los und sucht sich Material dazu. Ob man dazu in eine Bibliothek geht oder den Browser öffnet, spielt eigentlich keine Rolle. Die älteren kennen das Gefühl, am Kopierer zu stehen und am Ende mit einem Stapel Seiten das Gebäude zu verlassen.

Für das Thema spielt es aber keine Rolle, ob es dieser Stapel, oder eine Linksammlung ist.

Das gefährliche daran ist, dass es Freude bereitet. Das Sammeln von Dingen schüttet Glückshormone aus. Das ist ein Grund, warum es so viele Hobbys gibt, die Sammeln beinhalten. Es geht nicht mal zwangsläufig darum, etwas mit der Sammlung anzufangen – der Besitz ist das entscheidende.

Vorsicht vor dem reinen Sammeln

Das gleiche trifft leider auch bei Informationen zu. Es fühlt sich toll an, Quellen zu suchen, zu entdecken, geordnet abzulegen. Der Haken: Das Sammeln ist nicht die Arbeit. Information irgendwo zu haben, ist kein Wissensaufbau. Ganz im Gegenteil. Je nach Menge der Informationen kann es sogar schwerer sein, damit etwas anzufangen.

Viele andere Autoren haben dazu bereits geschrieben. Als Beispiele seien hier Christian bei Zettelkasten.de und Matt Giaro bei Medium.com genannt.

Das, was diese beiden schreiben, kann ich nur bestätigen. Es ist unglaublich wichtig, Information zu verarbeiten nachdem man sie gesammelt hat. Der einfachste Weg ist derjenige, den ich kürzlich beschrieben habe. Es muss nicht immer der ausgefeilte Zettelkasten mit dutzenden Links sein. Eine einfache Zusammenfassung und Ordnung der Information ist oft völlig ausreichend.

Lass Dich nicht von Deinem Hirn veräppeln

Kurz gesagt, lass Dich nicht von den ausgeschütteten Hormonen täuschen. Auch die ausgefeilteste Suchfunktion ist kein Ersatz für eine von Dir geschaffene Ordnung und die Verarbeitung von Informationen.

Denn die Kehrseite ist, dass die schnelle Verfügbarkeit (und damit die vermeintlich unnötige Verarbeitung) zu großen Problemen in Aufmerksamkeit, Leseverständnis und Ausdauer führt. Ein Grund, warum (kurze) Videos so erfolgreich sind. Es kann also ein echter Wettbewerbsvorteil sein, diesem Trend nicht nachzugeben.

Bildquelle: Kurt Michel  / pixelio.de

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Refinement ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für PKM und Taskmanagement

Refinement passiert sowohl im Personal Knowledge Management als auch in der Taskplanung, vor allem unter Anwendung von GTD.

Es gibt immer mehr, als wir gerade verarbeiten können

In unserem täglichen Leben haben wir mit einer Vielzahl von Aufgaben und Informationen zu tun, die es zu organisieren und zu verwalten gilt. Ob im Beruf oder im privaten Leben, das effektive Management von Wissen und Aufgaben ist ein wichtiger Bestandteil unseres Erfolgs. Gleichzeitig hilft es auch sehr bei unserem Wohlbefinden, wenn wir alles im Griff haben.

GTD ist eine solche Managementmethode, über die ich ja bereits oft geschrieben habe. Das fundamentale Prinzip von GTD ist, dass wir unser Gehirn von der Unordnung befreien, indem wir alle Aufgaben und Informationen in einem externen System erfassen und organisieren. Das Ziel ist es, gedankliche Energie für das Lösen und Umsetzen von Aufgaben zu nutzen, anstatt sie für die Verwaltung von Gedanken und Informationen zu verschwenden.

Es gibt es verschiedene Schritte, die darauf abzielen, ein solches System aufzubauen und zu erhalten. Einer der wichtigsten Schritte ist der sogenannte “Weekly Review”-Prozess, bei dem wir unser System durchgehen, um zu überprüfen, ob wir nichts vergessen haben. Er dient auch dazu, zu prüfen, ob sich Aufgaben verändert haben. David Allen geht sogar so weit zu sagen, dass jemand gar kein GTD anwendet, wenn er oder sie kein Weekly Review macht.

Das Ziel der Übung ist das Vertrauen in das eigene System. Wenn wir unser System nicht regelmäßig überprüfen und aktualisieren, wird es schnell unordentlich und unzuverlässig. Ebenso wichtig ist die Anpassung an sich ändernde Bedürfnisse.

Das Weekly Review ist der Prozess, in dem wir uns bewusst werden, wie wir unser System optimieren können. Damit können wir Effektivität und Produktivität steigern. Wie es bei mir abläuft, habe ich bereits im Detail beschrieben.

Refinement ist nicht nur hier wichtig

Dieses Refinement, das regelmäßige Überprüfen und Aktualisieren des eigenen Systems, passiert nicht nur bei Aufgaben. Genau wie bei GTD geht es beim PKM darum, unser Wissen in einem System zu erfassen und zu organisieren. Das Ziel ist hier ebenfalls, dass wir uns verlassen und dem System Vertrauen schenken können.

Refinement ist auch hier ein wichtiger Aspekt, da wir unser Wissen kontinuierlich verbessern müssen, um sicherzustellen, dass es relevant und aktuell ist. Deshalb reicht es nicht aus, Wissen einfach nur zu sammeln. Seine regelmäßige Verarbeitung, die Aktualisierung und das Schaffen von Ordnung, ist hier genauso wichtig. Wenn wir unser Wissen nicht schnell und einfach abrufen können, ist es in der Praxis nutzlos. Die sehr gelungenen modernen Suchfunktionen täuschen darüber ein wenig hinweg, weil Du alles schnell finden kannst. Die Verarbeitung von Wissen erfordert aber mehr, insbesondere Schreiben. Vor einigen Wochen habe ich das auch nochmal genauer beschrieben.

Wie Du also sehen kannst, ist in beiden Fällen, Aufgaben und Wissen, Refinement ein entscheidender Erfolgsfaktor, damit Dich Deine Systeme unterstützen.

Der lange Atem zählt

Es ist wichtig zu betonen, dass Refinement ein kontinuierlicher Prozess ist. Es ist ein ständiger Kampf, unsere Systeme und Organisationsmethoden zu verbessern und zu verfeinern. Effektivität und Zuverlässigkeit sind keine Selbstläufer, sondern konstante Arbeit.

Ich empfehle Dir deshalb, alle Refinements in einen einzigen Prozess zu packen und dieses regelmäßig durchzuführen. Das macht es nicht nur planbar, sondern die regelmäßige Übung macht Dich auch effizienter. Allerdings gibt es auch eine Gefahr, von der ich aus eigener Erfahrung berichten kann: Wenn man es eine Weile macht, kommt fast immer der Punkt, an dem man beginnt, ein wenig zu “schludern”. Das ist gefährlich.

Du kannst dem entgegenwirken, indem Du Dir für diesen Prozess eine Checkliste anlegst. Und diese dann auch jedes Mal beachtest und keine Punkte überspringst.

 

Bildquelle: Rainer Sturm/Pixelio.de

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Adaptive Leadership – Du musst Dein Handeln der Zielgruppe anpassen

Mit der Zeit, wenn aus Nachwuchsführungskräften erfahrene Führungskräfte werden, bauen sie sich einen “Werkzeugkasten” zusammen. Methoden, Tools oder Handlungsweisen in bestimmten Situationen bewähren sich. Damit kommen sie, ganz automatisch, in das eigene Reportoire. Allerdings kann das einen Nachteil haben: Du merkst irgendwann nicht mehr, dass Deine gewählte Methode nicht zur Zielgruppe passt. Diese ist heterogen. Was bei Person A funktioniert, passt für Person B nicht unbedingt. Die Lösung dafür heißt “Adaptive Leadership“.

Deine Mitarbeitenden entwickeln sich auch

Die Herausforderung für Dich besteht darin, zuallererst die unterschiedliche Entwicklung Deiner Mitarbeitenden wahrzunehmen. Selbst unter der Annahme, dass alle am gleichen Tag ihre Aufgaben begonnen haben, ist diese nicht gleichförmig. Persönliche Präferenzen, Vorerfahrungen oder Verantwortungsbereiche unterscheiden sich. Dementsprechend unterschiedlich entwickeln sich die Menschen, die Du führst. Während die eine Person bereits nahezu selbständig ist und alle Deine Anforderungen erfüllt, braucht die andere vielleicht noch Hilfe bei grundlegenden Dingen wie der eigenen Organisation.

Versuchst Du nun, alle gleichartig zu führen, wirst Du Schwierigkeiten haben. Während die erstgenannte Person wunderbar damit klarkommt, überforderst Du vielleicht die zweite Person. Neben dem Schüren von Frustration wird es auch die Effektivität dieser Person massiv verringern. Überforderung mit neuen Anforderungen seitens der Führungskraft in Kombination mit dem Tagesgeschäft kann schnell zu einem Einigeln führen. Dann funktioniert beides nicht mehr gut – und letztendlich bist Du selbst dann ebenfalls frustriert.

Arbeite mit Adaptive Leadership

Deine Führung der Zielgruppe oder -person anzupassen ist aufwändig und anstrengend. Allerdings kenne ich keinen Weg, der erfolgsversprechender ist. Folgende Ideen habe ich dazu für Dich:

  1. Führe Buch!
    Was ich damit sagen will: Dokumentiere die Entwicklung des Mitarbeitenden, regelmäßig und gleichförmig. Im Alltag stellst Du bestimmt häufig Dinge fest, aber ohne Dokumentation wirst Du das meiste wieder vergessen. Ein längerer Zeitraum, mit regelmäßigen Einträgen, hilft Dir, die Entwicklung des Menschen präsent zu haben und auch zu verfolgen.
  2. Führe Buch zum zweiten 😉
    Ich empfehle Dir auch, pro geführtem Mitarbeitenden einen festen Ort zu haben, an dem Du alles festhältst, was Du mit dieser Person besprechen möchtest. Wenn Du meine Tipps zur eigenen Organisation, insbesondere das Stichwort globale Inbox, beherzigst, ist das auch nicht schwer. Aber wie schon im vorherigen Punkt beschrieben – im Alltag wirst Du vieles vergessen.
  3. Regelmäßige 1on1’s
    Ich bin generell ein Freund von Einzelgesprächen. In diesen kannst Du nicht nur Deine Themen platzieren, sondern auch die Bedarfe des Mitarbeitenden besser kennenlernen. Die Kombination gibt Dir viel mehr Möglichkeiten, dem Menschen bei seiner Entwicklung zu helfen. Schwächen, die Du vielleicht ändern möchtest, können mit gezielten Maßnahmen angegangen werden. Stärken können besser genutzt werden. Mein Tipp wäre, einmal monatlich mit jedem geführten Mitarbeitenden zu sprechen.
  4. Templates
    Vorlagen für die Gespräche sind enorm hilfreich. Wenn die Dokumentation, bzw. ihr Stil, klar ist, gehört der Fokus dem Inhalt. Präsent sein, Deine Gesprächsthemen vorher eingefügt haben, erlaubt Dir, Dich auf den Mitarbeitenden zu konzentrieren.
  5. Je größer die Gruppe, desto größer die Gefahr
    In Deiner Führungsrolle wirst Du Termine mit Gruppen haben. Je größer diese Gruppe ist, desto größer die Heterogenität. Die logische Folge ist, alles auf den kleinsten gemeinsamen Nenner zu bringen. Ob das immer gelingt, halte ich für fraglich. Und ich halte es für ineffektiv. Versuche durch die Auswahl geeigneter Gruppen die Homogenität in Sachen Wissen und Erfahrung zu erhöhen. Das macht Dir das Leben leichter, und es bringt “mehr PS auf die Straße”.
  6. Bilde Dich weiter
    Mustererkennung macht Dir Deine Aufgabe leichter. Natürlich besteht immer eine Gefahr von Schubladendenken. Aber ein Werkzeugkasten mit bestimmten Profilen hilft Dir, schneller passende Führungsmaßnahmen zu entwickeln. Empfehlen kann ich hier z. B. Insights zur Personenprofilierung sowie die Seminare von Schulz von Thun um besser kommunizieren zu lernen.

Denk daran, auch Du veränderst Dich

Bei allem Eingehen auf die Geführten – auch Du veränderst Dich mit Erfahrung und zunehmenden Wissen! Gerade deshalb kann auch die eigene Entwicklung zu dokumentieren, zum Beispiel in Form eines Journals, extrem hilfreich sein!

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Templating ist die Gemeinsamkeit aller Produktivitätssysteme

Wer aufmerksam meinen Blog liest, merkt, dass ich mich viel mit Produktivitätssystemen auseinandersetze. Mittlerweile habe ich ein recht stabiles System für mich erarbeitet. Einzelne Werkzeuge oder Bestandteile tausche ich bei Bedarf, aber im Grundsatz bleibt es, wie es ist. Eine Sache allerdings haben alle diese Systeme gemeinsam: Es geht darum, Templating zu betreiben.

GTD, PARA, GAPRA, ALPEN – so unterschiedlich sind sie nicht

Was man Getting things done in Verbindung mit “Atomic Habits” zu Gute halten muss ist, dass der darin beschrieben Grundsatz eigentlich für alle Systeme zur persönlichen Produktivität (oder auch im Team) gilt. Der Grundsatz ist, dass das eigene Hirn nicht mehr überlegen soll, wie mit etwas zu verfahren ist.

Ob Aufgabe, Notiz, Termin oder Archivmaterial, alle Systeme mögen unterschiedlich im Detail sein. Ihnen gemeinsam ist, dass sie Templating betreiben. Sie stellen dem Anwender ein Vorlage zur Verfügung, wie mit gleichartigen Dingen gleichartig zu verfahren ist. In GTD wandert jeder Trigger in die Inbox. In PARA geht jedes Matrial an eine definierte Stelle. In der ALPEN-Methode durchläuft jede Aufgabe den Prozess, den die Buchstaben darstellen.

Der Fokus sollte auf dem Tun sein

Das entspricht exakt dem Prämisse von GTD: Das Hirn ist dafür da, die Arbeit zu tun. Permanentes Nachdenken darüber, wie mit etwas umgegangen wird, führt zu Überlastung und schlechter Produktivität. Der Zeigarnik Effekt steht, wissenschaftlich, in Frage. In meinem Alltag kann ich ihn definitiv bestätigen. Es ist angenehm zu wissen, wo etwas abgelegt ist, damit ich mich später damit befassen kann. So ist mein Fokus auf dem Tun, nicht dem Verwalten.

Gerade bei GTD (und auch bei anderen Methoden) wird oft kritisiert, dass man viel Zeit mit dem Verwalten des Systems verbraucht. Ich würde, aus meiner Erfahrung, widersprechen. Es ist konzentrierte Zeit, einmal pro Woche. Mit etwas Übung dauert es zwischen 60 und 120 Minuten. Dafür kann ich dann eine Woche lang von dieser Arbeit profitieren, weil das System alles beinhaltet, was ich zum Arbeiten benötige.

Templating funktioniert auch in einzelnen Werkzeugen

Ich habe mir Templating auch an anderer Stelle zu Nutze gemacht. Was ich besonders schätze sind Werkzeuge wie Textexpander. Da es viele Dinge in meinem Leben gibt, dich ich mehrfach schreibe, lohnt es sich sehr. Ob Bewerbungsabsage, Tagebucheintrag oder Meetingprotokoll. Jedes dieser Dinge ist als Template hinterlegt und kann mit einem simplen Tastaturkürzel eingefügt werden. Alleine das spart mir jede Woche Zeit.

Das geht sogar noch kleinteiliger. Meine E-Mailadresse habe ich seit Jahren nicht mehr getippt, sondern gebe nur noch “;mail” ein, dann wird sie automatisch ausgefüllt.

Und da diese Werkzeuge praktisch jede beliebige Menge und Form von Inhalt wiederholen können, sind selbst mein Jahresreview und meine Planung kein Aufwand mehr, zumindest nicht, was die Form angeht. Der Inhalt ist immer noch zu schreiben – aber genau dafür ist mein Hirn ja da. Nicht dafür, sich zu erinnern, wie ich es beim letzten Mal gemacht habe.

 

Bildquelle: Fotolia.de

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Disziplin ist die intelligente Organisation von Aufgaben

Ich hatte ja kürzlich erwähnt, dass ich “Atomic Habits” von James Clear gelesen habe. Ein Satz, der darin für mich hängen blieb, ist der Titel dieses Blogs. Viele assoziieren Disziplin mit Willenskraft. James Clear sagt, dass Willenskraft der falsche Weg ist. Vielmehr sei es sinnvoll, das “richtige Verhalten” so einfach wie möglich zu machen.

Ok, und wie kann ich nun Disziplin erlangen?

Ich habe ein wenig darüber nachgedacht, wie mein Verhalten und mein Umfeld Disziplin unterstützt. Einige Dinge tue ich schon, die für mich Vereinfachungen sind. Andere bewerten es als Disziplin.

Was vielleicht viele übersehen, sind die Räumlichkeiten, in denen wir etwas tun. Wenn ich einen Arbeitsplatz einrichte, versuche ich zu erreichen, dass alles wichtige in direkter Reichweite ist. Wenn ich in einen anderen Raum muss, um etwas zu tun, ist das ein Hindernis, das Willenskraft kostet.

Ein Beispiel: Ich möchte gerne alles digital haben. Deshalb ist meine Scannersoftware installiert und konfiguriert. Wichtiger ist allerdings, dass ich den Scanner mit einem Handgriff befüllen kann. Deshalb steht er in direkter Reichweite. Ebenso ist ein Glas Wasser immer griffbereit, denn ich möchte viel Wasser trinken. Es gehört zu meiner Morgenroutine, direkt ein großes Glas zu trinken und beim Betreten des Büros ein großes Glas zu füllen. Das macht es mir leicht.

Überhaupt, Routinen helfen

Routinen sind ein mächtiges Instrument. Es gibt viele wiederholende Aufgaben in meinem Leben. Die Vorbuchhaltung, das Tagebuchschreiben, die Daten aus der Aufwandserfassung korrelieren, und vieles mehr.

Nicht nur sind diese Routinen in meinem Aufgabenmanagement, sie sind es auch immer zur gleichen Zeit, ggf. kombiniert mit Timeboxing im Kalender. Mit diesem Wissen bereitet es mir keinerlei Probleme, eine eingehende Rechnung einfach in die Ablage zu legen. Ich weiß ja, dass sie spätestens am kommenden Dienstag bearbeitet werden wird. Mental ist dieses Verhalten erleichternd.

Gelegenheiten nutzen

Was ebenfalls unglaublich hilfreich ist, ist es, Gelegenheiten zu nutzen. Es gibt Dinge, die man mehr oder minder regelmäßig tut. Dazu passende notwendige Aufgaben “dazuplanen” macht es viel einfacher, diese auch wirklich durchzuführen.

Während man auf das warme Wasser in der Dusche wartet, kann man vieles im Bad tun. Handtücher wechseln, Seife auffüllen, kleinere Reinigungsarbeiten… und das ist nur ein Beispiel.

Der Trick, diszipliniert zu sein, ist es also, es sich möglichst einfach zu machen.

 

Bildquelle: Grace Winter  / pixelio.de

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