Zettelkasten vs. progressive Summarization

Ich freue mich ja immer, neues auszuprobieren. Oder, wie in diesem Fall, eigentlich altes. Dazu komme ich gleich. Im Bereich des Personal Knowledge Managements gibt es viele Methoden, die Erfolg versprechen. Mit Zettelkasten habe ich mich auf diesem Blog ja bereits auseinandergesetzt. Ende letzten Jahres habe ich aber auch das Buch “Building a Second Brain” von Tiago Forte gelesen. Er beschreibt darin eine andere Technik, das eigene Wissen nutzbar zu machen.

Der Zettelkasten von Niklas Luhmann – antikes Hyperlinking

Jeder von uns kennt Hyperlinks. Mittlerweile benutzen wir sie täglich. Ohne Hyperlinking gäbe es das Internet, wie wir es kennen, gar nicht. Allerdings ist das Prinzip dahinter keine neue Erfindung, sondern war auch im Zettelkasten von Niklas Luhmann bereits präsent. Wenn auch in analoger Form.

In aller Kürze dargestellt: Luhmann sammelte sein Wissen auf selbstgeschriebenen kleinen Zetteln, die er mit einer Systematik aus Zahlen und Buchstaben thematisch gruppierte und miteinander verband. Das Ergebnis war, quasi, ein persönliches Wikipedia auf Papier. Er war darin so konsequent, dass er in kürzester Zeit alles Material für Veröffentlichungen zusammen hatte. Im Prinzip war jeder Artikel oder jedes Buch letztlich nur eine Zusammenfassung der Zettel zu diesem Thema. Die Verknüpfung mit anderen Bereichen stellte sicher, dass er seinen wissenschaftlichen Arbeitsbereich voran bringen konnte, indem er neue und verwandte Gedanken mit in das Bekannte einfließen lies.

Heutzutage gibt es auch viele Wege, einen digitalen Zettelkasten zu betreiben. Die Vorteile liegen auf der Hand – wir können beliebige Formate unterbringen, die Verlinkung ist leicht möglich und die Suchfunktion der meisten Werkzeuge hilft dabei, neue Verknüpfungen zu erstellen. Der Nachteil ist der hohe Pflegeaufwand, der damit einhergeht. Es geht explizit darum, sich nicht nur auf die Suche zu verlassen, sondern aktiv Verknüpfungen zu ziehen und daraus entstehende neue Gedanken festzuhalten.

Wer mehr dazu lesen möchte, dem empfehle ich diese Webseite.

Progressive Summarization – kennen wir alle aus der Schule

Aus unserer Schulzeit wird uns das, was Tiago Forte als progressive summarization bezeichnet, sehr bekannt vorkommen. Er schlägt vor, neues Wissen, zum Beispiel einen gespeicherten Artikel, durch mehrere Phasen nutzbar zu machen. Die erste Arbeit besteht darin, die wichtigen Teile des Artikels zu markieren und ihn damit zu verkleinern. Das wiederholt er nun so oft es nötig ist, bis aus dem ursprünglichen Stück Wissen die absolute Essenz, in eigenen Worten formuliert, übrig bleibt.

Das gleiche haben wir in der Schule vor Klassenarbeiten gemacht. Der zu lernende Stoff wurde erst gesammelt, und dann die wichtigsten Teile herausgeschrieben. Oft auch mehrmals (und bei manchen in Form eines Spickzettels endend). Insofern hat diese Methode den Vorteil, dass sie uns eigentlich bekannt ist und leicht fällt.

Gleichzeitig spricht Progressive Summarization nicht gegen Verlinkung. Mit digitalen Tools können die daraus entstehenden Stücke von Wissen sowohl geordnet, als auch thematisch gruppiert und verlinkt werden. Das Prinzip einer Map of Content aus dem Zettelkasten kann hier sogar ergänzend wirken.

Nur Schreiben bedeutet echten Wissensaufbau

Was beide Methoden vereint ist, dass sie sich insofern einig sind, dass nur Schreiben (in eigenen Worten) zu dauerhaftem Aufbau von Wissen führt. Das vorherige Sammeln von Wissen befriedigt unser Gehirn, aber ist letztlich kein echtes Wissen, da wir es nicht nutzbar gemacht haben. Dem kann ich mich, aus eigener Erfahrung, nur anschließen: Wer schreibt, in eigenen Worten, verinnerlicht Dinge. Zwar noch etwas besser, wenn es per Hand passiert, aber angesichts der schieren Menge ist heutzutage ein digitales Werkzeug dennoch eine gute Idee.

 

Bildquelle: RainerSturm / pixelio.de

 

 

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Rückblick auf die Senatorenkonferenz 2023

Am Wochenende vom 27. bis 30. April fand die Senatorenkonferenz im schönen Schwabach bei Nürnberg statt. Neben vielen tollen Menschen gab es auch einiges zu sehen und zu erleben.

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Rollen und Personen – oft identisch, aber doch wichtig zu trennen

Mit dem Wachstum eines Unternehmens kommt fast immer der Zeitpunkt, an dem Aufgabenbereiche exklusiv von bestimmten Menschen wahrgenommen werden. Vorher ist das meist viel gemischter. Der Geschäftsführer arbeitet da noch täglich am Produkt, der Entwickler leistet auch Support und die Marketingfachkraft macht auch gerade den Vertrieb mit. Der Übergang hin zu Rollen birgt einige Tücken.

Rollen werden am besten “auf der grünen Wiese” definiert

Leider ist unser Hirn nicht immer schlau. Gerade, wenn es um das Schaffen von etwas Neuem geht, neigen wir dazu, aus vergangener Erfahrung Rückschlüsse auf die Zukunft zu ziehen.

Das Definieren von Rollen bildet hier keine Ausnahme. Ganz im Gegenteil, unbewusst neigen wir dazu, die Rollenbeschreibung (oft auch Stellen- oder Positionsbeschreibung genannt) implizit so zu definieren, dass es auf den oder die aktuellen Rolleninhaber:in passt.

Darin liegt eine große Gefahr, da eine solche Beschreibung zum einen oftmals unklar ist und zweitens eine echte Übergabe der Rolle unmöglich macht. Und solche Übergaben passieren – denn Menschen wechseln das Unternehmen oder den Arbeitsbereich. Heute noch öfter als früher.

Insofern liegt ein großer Wert darin, Rollen ordentlich und möglichst neutral zu beschreiben. Sonst kommt ein neuer Rolleninhaber, der zwar objektiv gute Arbeit leistet, aber vielleicht nur 80% Überschneidung mit dem Vorgänger hat. Die Folge kann Frust auf allen Seiten sein.

Lass jemand externes darüber lesen!

Der einfachste Weg, ordentliche Rollenbeschreibungen zu erstellen, ist das mit einem Mentor oder einer Mentorin zu tun. Diese Person kann den externen Blickwinkel beitragen, der einem selbst fehlt. Zudem kann eine solche Person auch ganz bewusst immer wieder fragen, ob die jeweiligen Inhalte wirklich Bestandteil der Rolle sind.

Das Ziel dieser Arbeit ist es, analog Personas zum Beispiel im Recruiting, eine klare Definition davon zu erhalten, welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche eine bestimmte Rolle im Unternehmen hat.

Dabei solltest Du Dir auch darüber klar werden, dass eierlegende Wollmilchsäue Einbildung sind. Wer diesen Maßstab an seine Rollen anlegt, hat zwar eine klar definierte Nische zum Suchen passender Personen, nur ist diese Nische vermutlich leer.

Besser ist es, die Inhalte der Rolle zu priorisieren. Was ist denn genau Pflicht? Was muss ein Rolleninhaber direkt können? Was kann er oder sie noch lernen? Wo sind optionale Bestandteile?

Das hilft auch beim Recruiting

Diese Arbeit ist anstrengend, aber bringt Dir gleich mehrere Vorteile:

  1. Dein Recruiting ist sehr einfach, denn aus einer guten Rollenbeschreibung kannst Du durch simples Kopieren nahezu perfekte Inhalte für Jobanzeigen herausziehen. Die meisten Anzeigen enthalten einen Abschnitt “Das sind Deine Aufgaben” – den kannst Du damit befüllen.
  2. Gute Rollenbeschreibungen sind auch die Grundlage für interne Fortbildung. Dass ein neues Teammitglied direkt alle Anforderungen zu 100% erfüllt, ist unwahrscheinlich. Legst Du die Rollendefinition daneben, siehst Du direkt, in welche Bereiche von Weiter- und Fortbildung Du investieren kannst, um das Teammitglied bestmöglich zu befähigen.
  3. Und nicht zuletzt, Rollen sind nicht gleich Personen. Personen können Inhaber mehrerer Rollen sein – für die individuelle Karriereplanung und Spezialisierung sind solche Rollen also ein perfektes Mittel, um auf einfache, klare und transparente Art und Weise Aufgaben und Verantwortungsbereiche zu wechseln oder zu verschieben. Das ist immer dann besonders wichtig, wenn eine spezifische Rolle immer mehr Raum einnehmen muss (bspw. Führungsrollen).

Wir haben mittlerweile für fast alles, was im Unternehmen passiert, entsprechende Rollen definiert. Bislang war das eine der besten Entscheidungen im Bereich Struktur, die wir je getroffen haben. Es bringt eine Menge Klarheit und Chancen, Problembereiche zu erkennen und zu beheben.

 

Bildquelle: Stephanie Hofschlaeger // pixelio.de

 

 

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The superficial age

We live in a superficial age. We have lost the capabilty to form lasting relationships, have in-depth discussions and live true tolerance. Perhaps that is part of the sheer amount of information we process every day. But perhaps it is also by choice. Choices can be changed.

The capability to actually process information

I love the internet. I grew up before it was available and was lucky enough to experience its beginnings first hand. But I can still remember real newspapers to be the standard of public information. Then came BTX as the first, simple steps into the online world. Who of those born in the 80s cannot forget the sound of a dial up modem? Raise your hands!

A few years later, along came the world wide web with its magical overflow of available information and entertainment. Wikipedia might still be one of the greatest inventions of mankind. Artificial intelligence is developing really fast and might be the “next big thing” if we all learn of its limitations (at least the current ones).

Information is now readily available at any time. When we watch movies, it takes but a few seconds to answer the question “where the hell do I know that actor from?”.

The downside of this development is that people are no longer reliant on their brains for storing information. As an avid user of GTD (at least its principles), I can see the wisdom in that. With so much information all around us, our brain capacity is just far too low to work as a storage. We need it for more important things. Decisions being the most obvious.

Current science shows that most people are no longer capable (or willing) to retain information. The phenomenon has a name: The Online Brain. Scientist have also shown that our concentration span has declined significantly. We have become better at searching for information but worse at retaining and using it, thus limiting our own learning.

I am sad because I actually love technology

Technology and its development is just great. I look forward to seeing men and women set foot on Mars. I use the internet on a daily basis. All described above is visible in my own person. The amount of time I spend on my smartphone or the number of times I check it to process new communication has doubled or tripled. Probably more than that.

I also like spending time with others, though. Particularly, I enjoy discussions. It is a stimulating use of the brain. Forming arguments, learning new insights, adapting new knowledge, all of that is highly rewarding.

The actual chances of this happening on a satisfying level have declined, though. Rapidly. Perhaps (and please use the comments to give me your insights!) it is confirmation bias and I am wrong. But in my peer group, I get the same feedback from many people.

As the time to convey your message has been shortened, sometimes to a limit of 140 characters, and the capacity to process the information has declined to similar levels, real discussions, in-depth, have often come to a halt. Most topics in life are not easy. Between black and white lies a great deal of grey. Actually, the grey area is possibly what should be called life!

Dumbing down communication is superficial

But, with the necessity to cater to a specific audience, we have dumbed down communication. One can only send black or white in a span of 30 seconds or 140 characters. There is no room for grey, for reality. For its complexity and its nuances.

Thus, all discussions about important matters have turned into battles between good and evil, black and white, you and me. We seem to lose the skill to go into the depths of a matter and exchange arguments without the goal of “being right in the end”. If you don’t believe it, open Reddit, Twitter or walk into a bar and try to talk to people. Try for yourself to not fall into the trap of simplifying. It has become hard and frustrating work.

Black and white leave no room for tolerance

True tolerance comes with the explicit necessity to accept other point of views. But: Accepting is not sharing. Therefore, limiting discussions to only one outcome (convincing somebody he or she is wrong) is highly superficial.

And that is where nowadays tolerance fails, even (or, in my opinion, especially) in those claiming to be highly tolerant. Tolerance is not and cannot be limited to people sharing your point of view. And yet, this is what happens on a daily basis. It is one consequence of all the development mentioned above.

Tolerance is incredibly important. I, for myself, can say, that I have often changed my opinions during my life. Most often, this came from great discussions I had and the resulting thought process after these talks. I have been lucky having met many inspiring people who have given me great insights and things to think about. And still, many convictions I (currently) have might not cater to a certain (percieved) mainstream.

Even on the possibility of creating a shitstorm (another phenomenon arising from pure black and white thinking and communicating), I will publicly state that I think there are at least 100 more important things in German politics right now, at this moment, than enforcing a certain genderneutral way of writing. This is, of course, only one example. Beware, though: I have also shortened my statement down. The matter is complex and I am willing to discuss my point of view in depth, and it is certainly not a blatant “I think this is unnecessary crap“. So, if you want to do me a favor, spare me the shitstorm – just ask me when you see me next time and read further below.

Good news, everybody!

Futurama pun is fully intended. There is good news.

You can make a choice. We all can actively engage in discussions and actively seek meaningful relationships. And you can choose to leave your filter bubble.

A few easy steps to get started:

  • follow people specifically on the opposite end of your own convictions – I did that on the topic mentioned above by having a long, in-depth talk with someone who cares deeply about gender, diversity and inclusion. That hasn’t changed my opinion, but it has given me a greater insight why people perceive it as important
  • meet a good friend (or more than one) on a regular basis and don’t turn on your phone or TV
  • when you feel triggered on the internet next time, take a few minutes to think about what you just heard or read
  • join a network that actively engages in bringing people from different cultures, backgrounds and opinions together. JCI is highly recommended, but there are many more
  • And, become wary of groups pressuring you into certain ways of thinking. Thinking alike feels good but limits you on a massive scale – point out the fake intolerance when you encounter it and don’t let it become our standard of interaction

The first step of learning is knowing there is something to learn. The second step is to become aware what is happening. Then you can change your own behaviour. Let us do our part to turn the superficial age into a super age.

 

Picture copyright: S. Hofschlaeger  / pixelio.de

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Von den nie leer werdenden ToDo-Listen

Auf Impulse gab es vor einiger Zeit einen Beitrag mit Oliver Burkeman. Der Tenor des Interviews: Vergesst Effizienz und immer bessere Methoden. Das baut unnötig Druck auf und macht letztlich krank. Wichtiger ist es, dass man die richtigen Prioritäten setzt.

Ja, aber…

In vielem, was er sagt, hat Oliver Burkeman Recht. Eine der zentralen Eigenschaften jeder (gepflegten) ToDo-Liste ist, dass sie nur eine Richtung kennt. Wachsen.

Das ist auch erst mal nicht schlimm, sondern normal. Es gibt schlicht immer mehr zu tun, als man Ressourcen hat. Das trifft auf den Einzelnen ebenso zu, wie auf eine Firma. Letztlich geht es immer darum, einen Mangel an Ressourcen zu verwalten und sie bestmöglich einzusetzen.

Der Weg, den er vorschlägt, hat einiges für sich. Gleichzeitig möchte ich eine Lanze für die endlosen Listen brechen. Denn die Liste ist nicht das Problem, sondern der Umgang damit.

GTD liefert einige Antworten auf die Fragen

Wer sich ein wenig mit Getting Things Done beschäftigt, wird einige der Herausforderungen wiedererkennen. In dem Moment, in dem man beginnt, alles aufzuschreiben, sieht man erst, was alles so täglich auf einen einprasselt. Allerdings würde es das auch tun, wenn man es nicht aufschreibt. Es wäre nur intransparenter und Du wirst dann (potentiell wichtige) Dinge vergessen.

Insofern ist das Aufschreiben erst einmal gelebte Transparenz und der Aufbau von Wissen über die eigenen Rollen und Aufgaben. Das alleine führt nicht in einen Burnout. Meine These ist, dass es dabei hilft, diesen zu vermeiden!

Denn GTD sagt klar, dass Priorisierung, also das Entscheiden darüber, was wichtig ist, zentraler Bestandteil jeder guten Selbstorganisation ist. Alleine aufgrund des technischen Fortschritts nehmen wir jeden Tag ein Vielfaches der Impulse auf, die noch vor 100 Jahren normal waren. Das ist anstregend – wie ein unaufgeräumtes Zimmer, wenn man etwas finden möchte. Deshalb halte ich die strukturierte Aufnahme und Bewertung von Impulsen für sehr wichtig. Nichts anderes also, als die Pflege Deiner ToDo-Listen.

Der richtige Umgang mit ToDo-Listen

Egal ob man pures GTD, Timeblocking oder zum Beispiel das Time Sector System benutzt – letztlich geht es immer darum, Information passend zum jeweligen Kontext zu filtern.

Das anstrengende an viel Information ist, dass unser Hirn permanent versucht, Entscheidungen zu treffen und die Information zu interpretieren. Eine gute Selbstorganisation trennt diese beiden Dinge vom eigentlichen Tun. Das Zauberwort sind Filter. Alles auf eine Liste zu schreiben, selbst wenn sie in sich priorisiert ist, hilft Dir nicht.

Was Dir hilft, ist es, zu unterscheiden: Projekte, Ziele und Werte sind keine Aufgaben. Es ist hilfreich, sie als Entscheidungsunterstützung (“tue ich das, oder tue ich es nicht?“) schnell griffbereit zu haben. Im Alltag, wenn es um das Tun geht, haben sie nichts zu suchen. Ganz im Gegenteil, wie Oliver Burkeman (und auch David Allen und viele andere) empfehle ich hier eine klar auf den Kontext (Zeit, Ort, Arbeitsmittel, Rolle… was auch immer für Dich passend ist) zugeschnittene, vorher aufbereitete und dementsprechend kurze ToDo-Liste.

Das ermöglicht Dir, die im Impulse-Artikel genannten Erfolgserlebnisse mit den Vorteilen des Nicht-Vergessens zu kombinieren. Regelmäßige Pflege des Ganzen ist die Voraussetzung, ähnlich wie das Ausmisten und Reinigen eines Zimmers. Wie ich das genau mache, habe ich vor einigen Monaten beschrieben.

 

Bildquelle: S. Hofschlaeger  / pixelio.de

 

 

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