Vor einiger Zeit bin ich auf Reddit über einen wunderbaren Beitrag gestolpert. Darin berichtet eine Führungskraft knapp und klar von den Lektionen, die sie gerne früher gelernt hätte. Insbesondere die erste, zu den sogenannten 1on1’s, kam mir sehr vertraut vor.

Was sind 1on1’s?

Die sogenannten „One on Ones“, also Einzelgespräche, sind ein recht beliebtes Instrument in der Führung geworden. Ich bin selbst auch ein großer Freund davon. Die Idee dabei ist, dass abseits des Alltags ein fester Termin (wöchentlich, monatlich oder quartalsweise) angeboten wird, in dem die Führungskraft mit jedem Teammitglied spricht, und das immer wieder.

Der Gedanke dahinter ist recht klug, wie ich finde. Im Alltag bestimmt ebenjener das Geschehen. Das Problem mit dem unliebsamen Kunden, der noch zu lösende Bug im Code, das anstehende Sommerfest oder das laufende Recruiting – es gibt immer etwas zu tun, was gerade dringend und wichtig erscheint. Dabei kommt aber die eigentliche Führungsarbeit am Menschen zu kurz. Denn zwischen Tür und Angel, mit einem Dutzend anderen Themen im Kopf, können weder Führungskraft noch Teammitglied sinnvoll miteinander sprechen.

Um diesem Dilemma zu begegnen, wenden viele Führungskräfte die 1on1’s an. In festen Abständen trifft man sich, in ruhiger Atmosphäre, und spricht gezielt miteinander. Dabei sollen Probleme angesprochen und gelöst werden, die Stimmung erkundet und Blocker für Dein Team aus dem Weg geräumt werden.

Alles sehr sinnvoll, oder? Sicher, wenn es richtig gemacht wird.

Der Unterschied zwischen Gespräch und Reporting

Das Problem mit diesem Instrument entsteht dann, wenn Du als Führungskraft das tust, was auch mir passiert ist. Statt Dich mit dem Menschen vor Dir zu beschäftigen, ihm oder ihr genau zuzuhören, habe ich die 1on1’s als Statusupdate-Meetings genutzt. Sie waren also ein Reportinginstrument, kein Leadership-Werkzeug.

Rückblickend weiß ich auch, warum das so kam. Es war für beide Seiten einfacher und fühlte sich auch so an. Denn Vertrauen aufbauen ist ein Prozess. Es kann viele Monate dauern, bis 1on1’s sich „normal“ anfühlen und auch so genutzt werden, wie es eigentlich sein sollte. Gerade am Anfang dagegen ist es oft der Fall, dass viel geschwiegen wird. Weil die Situation ungewohnt ist, weil die Kultur noch nicht verankert ist, weil das Vertrauen noch nicht da ist.

Niemand fühlt sich wohl, wenn auf beiden Seiten des Tisches geschwiegen wird. Die natürliche Reaktion darauf, ist dass jemand spricht. Meist war ich das. Und weil ich nicht in der Lage war, komplett individuell live zu adaptieren, half mir auch mein vorbereitetes Template wenig. Natürlich gab es Teammitglieder, wo das Vertrauen aus langer gemeinsamer Vergangenheit da war, und wenigstens das Template genutzt werden konnte und auch Input kam.

Aber bei den meisten war es erst Schweigen, dann Fragen von meiner Seite, die schnell in Richtung des betrieblichen Alltags gingen, statt dorthin, wo sie sollen – zum Menschen.

Gut, wenn es andere besser können

Ich kann von Glück sagen, dass meine beiden Abteilungsleiter sehr viel besser darin waren, dieses wunderbare Instrument zu nutzen. Ich habe erst viel später, durch die Beobachtung ihrer Interaktion und die Reflexion von Erlebnissen während entsprechender Aufträge außerhalb meines Unternehmens gelernt, dass ich dieses Instrument zwar beherrsche – aber kein Meister darin war.

Schön, dass ich es spät gelernt habe, und nun weitergeben kann. Was wäre alles möglich gewesen, wenn ich es früher gewusst hätte? Wieder ein Grund mehr, der für Mentoring bei Nachwuchsführungskräften spricht. Aus den Fehlern anderer lernen kann enorme Kosten vermeiden – und den Lernprozess beschleunigen.

 

Bildquelle: Rainer Sturm  / pixelio.de

Im letzten Beitrag zum Thema Produktivität schrieb ich von meinen Lektionen des vergangen Jahres. Darauf aufbauend hat sich Ende des ersten Quartals noch eine Erkenntnis gegeben, die ich unbedingt teilen möchte. Sie betrifft die Möglichkeit sogenannter Projektseiten.

Lange unklare Listen überfordern

Wenn man, wie ich, als Ordnungsschema für alle Projekte die sogenannten “Areas of Focus” aus GTD nutzt und darunter dann Projekte listet, kann diese Liste recht groß werden. An sich ist das kein Problem. Durch eine Trennung von Projektliste und der eigentlichen Aufgaben, wie ich sie im oben verlinkten Artikel sowie in der Beschreibung meines Planungsprozesses thematisiere, sollte sich die Übersichtlichkeit eigentlich bewahren lassen. Speziell, wenn man dann noch stark angelehnt am Time Sector System von Carl Pullein arbeitet, was sich auch weiterhin für mich bewährt hat.

Probleme entstehen vor allem dann, wenn die Aufgaben entweder keine Aufgaben sind (sondern Projekte), oder wenn sie so unklar formuliert sind, dass sie nicht einfach gemacht werden können. Soweit die Erkenntnis vom letzten Mal. Diese ist auch weiterhin richtig. Allerdings habe ich einen weiteren Fall gefunden, in dem mein System einen Hänger hat.

Was, wenn es viele kleine und dynamische Aufgaben sind?

Das Problem, das ich beschreiben möchte, ergab sich aus mehreren Projekten für dieses Jahr, in denen viel Dynamik ist – und auch viel Abhängigkeit von Faktoren, die außerhalb meiner Kontrolle liegen. So bin ich im Orgateam für eine Konferenz, die kommendes Jahr im Saarland stattfinden soll, schreibe an meinem Buch und möchte auch, nach einer Pause, meine Selbständigkeit als Berater und Mentor vorantreiben.

In all diesen Projekten ergeben sich, manchmal konstant und manchmal schubweise, viele kleine Aufgaben. Andere, die ich eigentlich geplant hatte in einer Woche zu erledigen, wurden aufgrund von äußeren Einflüssen nicht erledigt, und wieder andere sind vom Input anderer abhängig, der nicht zum richtigen Zeitpunkt kam.

In diesem Fall kommt mein System an sich nicht an seine Grenzen. Wohl aber meine Lust, damit dann zu arbeiten und darauf zu vertrauen. Der Aufwand in der Verwaltung der Aufgaben im System, das wöchentliche Verschieben, das verursacht bei mir Frust. Ich ertappte mich dabei, wie ich begann, das System zu vernachlässigen. Das ist zutiefst menschlich und normal – aber auch der Beginn einer Spirale, die zwangsläufig in erhöhtem Aufwand mündet, wieder “aufs Pferd zu springen”.

Die Lösung: Externe Projektseiten

Die Lösung, die für mich aktuell funktioniert, sind externe Projektseiten. Auch hier kann ich mich wieder bei Carl Pullein bedanken, der das Thema in einem Youtube-Video aufgebracht hat. Statt also alle Aufgaben eines Projekts in meinem Taskmanagement zu verwalten, habe ich für die entsprechenden Projekte Ordner in meinem PKM (also im wesentlichen meinem Notizwerkzeug) erstellt. In dem Ordner sind eh alle Dokumente und Notizen zu dem Projekt – aber nun auch eine sogenannte Projektübersichtsseite.

Für diese habe ich mir ein simples Template gebastelt, das auf Knopfdruck vorausgefüllt wird. Dieses sieht folgendermaßen aus:

Mit dieser Vorlage kann ich sowohl Sinn und Ziel des Projekts festhalten, als auch eventuelles Referenzmaterial (sofern es zum Beispiel in einem Ordner liegt) und Links zum Projekt festhalten.

Viel wichtiger ist aber die ToDo-Liste. Denn dort kann ich nun alle Aufgaben eines Projekts pflegen und sie ohne großen Aufwand ändern, ergänzen oder löschen. In meinem Aufgabenmanagement selbst kommt jetzt nur noch ein Eintrag “An Projekt XYZ weiterarbeiten“, den ich wie bisher an den richtigen Stellen einplanen kann. Welche konkreten Aufgaben aus dem Projekt ich dann zu diesem Zeitpunkt mache, kann ich komplett von den Möglichkeiten und Umständen abhängig machen, in denen ich mich dann befinde. Falls noch ein Input zu Aufgabe A fehlt, mache ich eben Aufgabe B. Falls meine Zeit nur für D reicht, lege ich C zurück.

Diese Art Flexibilität passt besser zu einigen Projekten in meinem Leben – und der Link zu meinem Taskmanagement, das immer noch Dreh- und Angelpunkt meines Alltags ist, bleibt erhalten.

Die Trennschärfe leidet

Der Nachteil dieser Lösung liegt ebenfalls auf der Hand. Wenn man sich an GTD orientiert, ist die Trennschärfe von Begriffen wie “Area of Focus”, “Projekt”, “Aufgabe” oder “Referenzmaterial” mit dieser Aufweichung der strikten Handhabung aller Aufgaben in einem System nicht mehr gegeben. GTD-Evangelisten werden, teils zu Recht, argumentieren, dass reines GTD aufgrund von Kontexten und Filtern in der Lage wäre, mit dem beschriebenen Problem umzugehen.

Somit kann man sagen, dass mein Problem hausgemacht ist, denn die Anwendung der Komponente zeitliche Planung wie in meinem Fall ist in GTD methodisch nicht vorgesehen. Vielmehr soll alles so klar und herunter gebrochen sein, dass die zu tuenden Dinge sich aus dem jeweiligen Kontext und simpler schneller Entscheidungen ergeben.

Allerdings funktioniert mein System für mich. Und die Lösung mit den Projektseiten bislang ebenfalls. Und hier kommt wieder einmal das zu tragen, was ich in jedem Training oder Coaching zu diesem Thema sage: Es gibt nicht das richtige System. Es gibt das richtige System für Dich. Umso wichtiger ist es als Coach hier auf die Präferenzen und Bedarfe der Klienten einzugehen. Der Köder muss schließlich dem Fisch schmecken, nicht dem Angler.

Wir sind kürzlich von einem zweiwöchigen Urlaub aus Florida zurückgekehrt. Für mich war es das erste Mal USA als Erwachsener – und ein in vielerlei Hinsicht spannendes und bereicherndes Erlebnis. Meine wesentliche Erkenntnis: Es geht um das Wörtchen “aber”.

Natürlich ist Florida nicht alles

Mir ist natürlich klar, dass die Eindrücke von einem Urlaub in einem von 50 Bundesstaaten nicht repräsentativ ist. Die USA sind schlicht riesig. So sehr, dass es manchmal schwer fällt, es als Europäer richtig einzuordnen. Für meine Tochter habe ich mal nachgesehen: Die Strecke von Los Angeles an der Westküste bis New York an der Ostküste (also alles in einem Land) ist ungefähr die gleiche, wie von Lissabon nach Moskau. Das sind Dimensionen, die mal als Deutscher kaum verstehen kann.

Somit ist auch klar, dass viele der 50 Bundesstaaten auch sehr heterogen sind und ich freue mich darauf, noch mehr davon zu erleben. Gleichwohl kann ich dennoch, auch mit diesem einen Besuch, ein paar Dinge, die in meinem Kopf verankert waren, zurechtrücken. Denn viele Annahmen, die ich aufgrund von Berichten und Einordnungen getroffen habe, waren schlicht nicht zutreffend – oder mindestens teilweise falsch. Das echte Erleben hat mich zum Nachdenken angeregt.

Aber der Sozialstaat!

Wir sind in Deutschland zu Recht stolz auf unsere soziale Marktwirtschaft. Dass hier jemand auf der Straße landet, wenn er oder sie krank wird, ist praktisch ausgeschlossen. Gleichwohl kann man durchaus der Ansicht sein, dass dieser Sozialstaat ausgeufert ist.

In den USA ist das Gegenteil oftmals der Fall. Eine Sozialhilfe bzw. ein Arbeitslosengeld in der gleichen Form oder Höhe wie bei uns gibt es nicht. Wer also überleben will, ist, in aller Regel, gezwungen zu arbeiten. Die Folge ist, dass es aber auch Jobs für jede Qualifikationsstufe gibt. Auch einfache Arbeiten werden verrichtet, so dass es viel einfacher für Betroffene in den Arbeitsmarkt zurückgeht. Das ist, laut Medienberichten, in Deutschland eher selten der Fall. Ein Aufstieg ist allerdings viel wahrscheinlicher, wenn man im Job ist, statt außerhalb. Nur dort ist es möglich, sich zu beweisen.

Das gleiche gilt auch für die Qualität vieler Arbeiten. Ich sehe das Trinkgeldsystem in den USA tendenziell auch kritisch. Nach diesen zwei Wochen allerdings erkenne ich auch die positive Seite: Der Service in Sachen Geschwindigkeit, Freundlichkeit und Qualität war sagenhaft. Ich empfand es als völlig richtig, das zu honorieren und habe mich sehr wohl gefühlt.

Aber die Diskriminierung!

In Deutschland liest man viel von der Diskriminierung in den USA. Ob aufgrund von Hautfarbe, Geschlecht, Behinderung, politischer Ansichten oder Religion, es gibt jede Menge Medienberichte dazu.

Zwei Dinge sind mir vor Ort aufgefallen, die so nicht in den Berichten stehen. Das erste betrifft wieder den Arbeitsmarkt. In unserem Land gibt es das AGG, über das ich bereits einmal geschrieben habe, ebenso wie das Kündigungsschutzgesetz. Meine These aus dem damaligen Beitrag halte ich mehr denn je aufrecht. Denn in den USA ist es viel einfacher, als Quereinstieger, Umschüler oder mit unterbrochenem Lebenslauf wieder Fuß zu fassen – wer leichter feuern kann und weniger Hürden dabei hat, kann auch leichter einstellen und einem Menschen einfach mal eine Chance geben. Für beide Seiten potentiell ein Gewinn.

Und besonders positiv blieb mir in Erinnerung, wieviel Aufwand betrieben wird, um Menschen mit Behinderung zu helfen. Entsprechende Eingänge, Unterstützungsleistungen, Sonderkonditionen und schlicht ganz viel aktive Hilfe (zum Beispiel bei der Teilhabe an Attraktionen in Disney Parks oder dem Kennedy Space Center) scheinen die Norm zu sein. Das fand ich sehr beeindruckend.

Aber die Politik!

Dass man in Europa vermutlich einen anderen Ausgang des Wahlkampfes präferiert hätte, ist, denke ich, kein Geheimnis. Es gab auch viele Warnungen im Vorfeld unserer Reise. Man solle nicht über Politik sprechen, bei der Einwanderung kann es zu Problemen kommen, und vieles mehr.

Unsere Erfahrung in dieser Hinsicht war komplett positiv. Klar gab es den ein oder anderen Truck mit jeder Menge MAGA-Aufklebern, aber im Alltag spielen diese Fragen eigentlich keine Rolle. Eier gab es im Supermarkt auch. Und die Einreise dauerte sagenhafte drei Minuten und lief freundlich und konstruktiv ab.

Wir haben uns mit einigen Menschen unterhalten. Das aktuelle Geschehen in Washington war nie ein Thema dabei. Viel wichtiger waren Wetter, wie das Spiel der Lieblingsmannschaft ausging, der gerade ablaufende NFL Draft und andere Kleinigkeiten. Das kann man natürlich kritisch sehen – weniger informiert, abstinenter, weniger involviert. Oder man sieht es positiv, denn die Menschen genießen ihr Leben und haben ihren Fokus auf den ganz pragmatischen Fragen ihres jeweiligen Alltags.

Bei diesem Punkt bevorzuge ich meine “Bubble”, die politisch interessiert und engagiert ist – aber (um das Thema des Beitrags wieder aufzugreifen) es ist auch mal entspannend, einen gänzlich anderen Entwurf zu sehen.

Aber der Gigantismus!

Eine Sache, von der jeder Besucher der USA spricht, ist die schiere Größe von vielen Dingen. Das beginnt, wie oben beschrieben, beim Land selbst. Aber auch andere Dinge sind unglaublich und erst vor Ort so richtig zu begreifen. “Direkt am Meer” leben bedeutet 30 Minuten Fahrt. Es gibt Möbellager mit einer Kantenlänge von einer Meile. Im Supermarkt kannst Du 5kg Hackfleisch für den Hausgebrauch fertig abgepackt kaufen. Ein kurzer Trip nach Disneyworld? Wohl eher einer der Parks pro Tag, und dann auch nur mit Fastpass, wenn man alles sehen will – es ist einfach alles enorm groß.

Man kann das als Ressourcenverschwendung sehen. Es hat aber auch einige enorme Dinge hervorgebracht. So richtig bewusst wurde mir das beim Besuch des Kennedy Space Center. Die Saturn V Rakete, mit ihrem 120m, die größte jemals gebaute Rakete. Ohne sie wäre die Mondlandung nicht möglich gewesen. Überhaupt, für dieses gewaltige Ziel wurde unglaublich viel mobilisiert. Das Gebäude, in dem die Saturn V gebaut wurde, stammt aus den 1960er Jahren und ist 160 Meter hoch. Darin werden die Launchsysteme aufrecht gebaut! Und es ist heute noch in Betrieb, aktuell für die Missionen des Artemis-Projekts.

Das gleiche gilt für die Parks und Shows, die Ausstellungen, einfach alles. Es ist groß. Und es ist großartig. Im Vergleich mit vielen Deutschen Museen und Ausstellungen mag es übertrieben wirken. Erlebt man es allerdings selbst, versteht man, wie fesselnd die Vermittlung von Geschichte und Wissen sein kann. Oder dass große Ziele viel Ressourcen benötigen. Es war einfach in jeder Hinsicht gigantisch.

Aber: Es gibt auch Dinge, die man vermisst

Nun will ich auch deutlich sagen: Viele Vorurteile und Missverständnisse sind weg. Das bedeutet aber nicht, dass in den USA alles wunderbar ist. Es gab auch Dinge, die ich nicht gut fand oder die ich vermisst habe.

Eines der ersten Dinge, die ich nach unserer Rückkehr tat, war Brot zu kaufen. Selbst die Supermarktbrote, über die ich gerne mal schimpfe, sind um Längen besser als das durchschnittliche Brot in den USA. Das schmeckt nicht und hat im Prinzip keine Konsistenz. Kurz gesagt: Richtiges Brot ist komplette Mangelware. Kein Wunder, dass deutsches Brot als Selbständigkeit bei Auswanderern im Fernsehen öfter mal ein Thema ist.

Das Wasser ist ein anderer Punkt. Man vergisst gerne aus Gewohnheit, wie toll es ist, Trinkwasser aus dem Hahn zu haben. In den USA ist das Wasser gechlort, so dass man zur Zubereitung von Kaffee, Tee oder Speisen besser abgepacktes Wasser nutzt.

Und als letzter Punkt, vielleicht spezifisch für Florida: Ich freue mich, dass unsere Restaurants nicht so brutal klimatisiert werden. Der Temperaturunterschied ist enorm. Wenn man den ganzen Tag Sonne hat, ist es eigentlich eine Einladung für einen grippalen Infekt, in ein Restaurant zu gehen. Teilweise ist es so kalt, dass man trotz 30 Grad Außentemperatur gerne lange Sachen tragen möchte. Das brauche ich jedenfalls nicht mehr.

Somit endet mein kleiner Reisebericht. Ich kann jedem diese Art Reise nur empfehlen. Die Bilder, die man oft im Kopf hat, sind meist schwarz oder weiß. Die Realität dagegen meist grauer – und spannender!

Wem der Name von Matthias bekannt vorkommt, der liegt richtig. Er war zwei Mal in meinem Podcast zu Gast:

  1. In Episode 30 zum Thema “Vordenker statt Nachfolger“, sowie
  2. in Episode 52, kurz vor Ende meines Podcasts, zum Thema “Vom Leitwolf zum Leitwolf“.

Matthias hat mich vor einigen Wochen gefragt, ob ich auch mal in seinen Podcast kommen möchte. Daraus ist ein rund 90minütiges Gespräch entstanden, was sich von meiner Kindheit bis zum heutigen Tag erstreckt. Themen dabei waren unter anderem das lebenslange Lernen, Selbsterkenntnisse, Leadership Fails und der Verkauf meines Unternehmens.

Hier kannst Du selbst hineinhören.

Vielen Dank, Matthias, hat Spaß gemacht!

Von vielen bekannten Unternehmerinnen und Unternehmern höre ich, dass es einen großen Mangel an Auszubildenden gibt. Stellen bleiben unbesetzt, oder die Zahl der Bewerbungen entspricht nicht der Hoffnung. Die Gründe für den Azubimangel sind vielfältig. Vielleicht ist das aber auch die Chance, der Ausbildung wieder den Stellenwert zu geben, den sie verdient.

Demographie ist erst einmal gegeben

Es gibt Dinge, die sich nur auf lange Sicht ändern lassen. Der Demographische Wandel ist so etwas. Selbst wenn nun plötzlich alle jungen Menschen wieder mehr Kinder bekommen und sich das fortsetzt – es würde einige Generationen dauern, um wieder auf das Niveau der Babyboomer-Zeit zu kommen.

Somit ist es also unvermeidbar, dass bei gleichbleibender Zahl von Ausbildungsplätzen die potentiellen Bewerberinnen und Bewerber die freie Auswahl haben. Die logische Folge: Die Unternehmen haben weniger Bewerber und damit auch eine geringere Chance auf passende Bewerber.

Dabei ist die Ausbildung in Deutschland etwas besonderes. In vielen Bereichen genießt sie zu Unrecht einen schlechten Ruf. Es ist mitnichten so, dass nur ein Studium zu hohen Einkünften führt. Wer zum Beispiel handwerklich begabt ist, kann mit einer entsprechenden Ausbildung bald lukrative Betriebe übernehmen und damit vermutlich mehr erzielen, als mancher studierte Mensch.

Die Qualität muss im Vordergrund stehen

Der Mangel ist auch die Chance, das bisherige Vorgehen zu hinterfragen. Aus meiner Sicht müssen alle Betriebe hier arbeiten, eine wirklich gute Ausbildung zu leisten. Dabei geht es mir weniger um das Ausbildungsentgelt. Denn egal ob das 1.000€ oder 1.400€ sind – in der Ausbildung wird man nicht reich. Und das ist auch nicht das Ziel, sondern eine gute Fachkraft auszubilden.

Hier gibt es, in meiner Wahrnehmung als IHK-Prüfer und Ausbilder, noch einiges zu tun. Viele Betriebe sehen in Azubis eher billige Arbeitskräfte. Dass das dann nicht mit vielen Bewerbungen und einem guten Ruf gewürdigt wird, ist eigentlich logisch.

Wenn man allerdings Ausbildung ernst nimmt und drei Jahre in einen Menschen investiert, kann es zu einem Erfolgsmodell für beide Seiten werden. Dazu gehören aus meiner Sicht die Wertschätzung von Azubis und die Investition in sie durch den Betrieb – aber auch die Lernbereitschaft und der Willen zur Annahme auf Seiten der Auszubildenden.

Wenn beide mitziehen, profitieren beide

In der ganzen Diskussion wird, aus meiner Warte, zu viel auf das Thema Geld geschaut. Eine ordentliche Ausbildung kostet nicht nur das Entgelt des Azubis. Dazu kommt etwa 50% eines erfahrenen Mitarbeitenden sowie potentielle Umsatzausfälle durch die Bindung dieses Mitarbeitenden in der Ausbildung. Und natürlich noch Werkzeuge, Fortbildungen, und vieles mehr.

Das mal klar zu machen und auch zu leben, also diesen Invest zu tätigen, wird es auch im demographischen Wandel Unternehmen ermöglichen, die passenden Auszubildenden zu finden.

Und es ist auch sinnvoll, keine Perfektion zu suchen. Bei meiner Mentorin in der Küche hängt ein Zitat: “Don’t worry about perfection. You won’t achieve it.“. Genau so ist es mit den Auszubildenden. Es ist unsere Aufgabe als Ausbilder, aus Rohdiamanten etwas zu schleifen, nicht zu erwarten, dass sie fertig zu uns kommen.

Beide Seiten brauchen realistische Erwartungen

Es ist also notwendig, dass beide Seiten aufeinander zugehen und die Erwartungshaltung übereinstimmt. Dann hat das wunderbare Modell der Ausbildung auch heute noch jede Menge Zukunft.

Bildquelle: Timo Klostermeier  / pixelio.de