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Dieses Jahr hat viel Kraft gekostet. Mit meiner anstehenden Jahresreview, die ich jedes Jahr mache, weiß ich bereits jetzt, welcher Satzbestandteil öfter darin vorkommen wird: „…das war anstrengend“. Für die kommenden Jahre, und für Leadership, erwächst daraus eine wichtige Erkenntnis.

Ja, es darf auch mal mehr als 100% sein

Die Erkenntnis, dass Entspannung wichtig ist, ist nun wirklich keine „Rocket Science“. Das Bundesurlaubsgesetz sagt das, der gesunde Menschenverstand auch. Bevor ich darauf eingehe, möchte ich zuerst eine Lanze für die Anspannung brechen.

Die allermeisten Menschen brauchen ein gewisses Maß an Last, in dem sie sich wohlfühlen. 80, 90% sind Zahlen, die öfter genannt werden. Das verstehe ich, und habe diese Phasen natürlich auch. Es ist unmöglich, konstant über 100% zu bringen. Gesund erst recht nicht.

Gleichzeitig ist es aus meiner Sicht aber auch wichtig, gelegentlich über die bisherigen eigenen Grenzen zu gehen. Die Betonung liegt auf „bisherige“. Es hat ein wenig was von Fitnessstudio. Wenn ich dort immer nur so lange Übungen mache, wie ich mich wohl fühle, werde ich die Limits, also das, was meine 100% sind, niemals erweitern.

Persönliches Wachstum erfordert über die Grenze zu gehen

Genauso ist es auch bei allem anderen, zum Beispiel im Arbeitsleben. Wer sich immer innerhalb seiner Limits bewegt (das, was gerne mal Komfortzone, etwas despektierlich, genannt wird), dehnt diese Limits niemals aus.

Das Ergebnis ist mangelnde, weil nicht vorhandene Weiterentwicklung. Um diese zu ermöglichen müssen wir die Grenzen erreichen und überschreiten, seien es körperliche oder mentale Grenzen. Es ist wie jedes Muskeltraining, nur dass dieser „Muskel“ das Gehirn ist.

Für das Training braucht es Anspannung (das Überschreiten der bisherigen Grenzen) und Entspannung.

Achte auf Dich und auf andere

Für Führungskräfte erwächst daraus eine besondere Verantwortung. Sie können anderen bei der Entwicklung helfen, indem sie für diese Anspannung sorgen. Neue Verantwortungsbereiche, neue Themen, neue Projekte, all das kann dazu dienen, einen anderen Menschen an seine oder ihre Grenzen heranzuführen – und, mit Hilfe durch die Führungskraft, diesen Schritt erfolgreich zu bewältigen.

Gleichzeitig bringt es auch die Verantwortung mit sich, für die notwendige Entspannung zu sorgen. Achtet auf Eure Mitarbeitenden. Sorgt dafür, dass sie Urlaub machen (ungestört!), unterstützt es durch ordentliche Übergabeprozesse und Wissensverteilung. Auf diesem Wege werdet Ihr dem Anspruch an Leadership gerecht.

Denkt an das Vorbild

Und eines sollte man dabei nicht vergessen: Sich selbst! Wenn man Wasser predigt („Macht bloß Euren Urlaub!“) und Wein trinkt (selbst keinen machen) ist das nicht nur ein schlechtes Vorbild.

Die Dissonanz zwischen Worten und Taten führt dazu, dass andere diese Handlungsweise imitieren, wie ich vor einiger Zeit gebloggt habe. Das Ergebnis mag kurzfristig attraktiv sein, da ein hohes Leistungsniveau erreicht wird. Langfristig führt es zu ausgebrannten Menschen, deren Leistungsvermögen dauerhaft sinkt.

Es ist wie so oft im Leben: Zu wenig ist nicht gut, zu viel auch nicht. Die Mischung macht es!

 

PS: Ich werde dieses Jahr, wie auch schon vergangene, mit einem Jahresrückblick beenden. Dieser erscheint voraussichtlich am 20. Dezember 2023, dann ist erst mal Pause bis nach dem Jahreswechsel.

 

Bildquelle: Rainer Sturm  / pixelio.de

Kürzlich fand die „Internationale Lange Nacht der Macher“ statt. Ein wunderbares Event der Wirtschaftsjunioren Deutschland / JCI Germany, bei dem die Teilnehmenden wertvolle Tipps und Tricks mitnehmen – aber auch, mit etwas Gruppendruck, an lange aufgeschobenen Themen fokussiert arbeiten können.

Chaotische Welt vs. simple mind

Als einer der Speaker auf diesem Event habe ich von meinem Weg zu GTD erzählt. Es ist eine Geschichte der Gegensätze.

Ich halte mich für relativ gut darin, mich auf etwas zu fokussieren. Ist dieser Zustand erreicht, bin ich produktiv, komme gut voran. Das geht natürlich nicht nur mir so, aber es ist besonders stark ausgeprägt. Jede Stärke ist aber auch gleichzeitig eine Schwäche. Denn was bei mir besonders negativ wirkt, sind Unterbrechungen. Jede kleine Ablenkung wirft mich schnell aus der Bahn. Der Aufwand, dann wieder in den „Flow“ zu kommen, geschweige denn die verlorene Zeit aufzuholen, wird von Mal zu Mal größer.

Dementsprechend lag meine Karrierewahl auf der Hand. Forschung, Journalismus, irgendwas wo man sich tief in ein Thema hinein graben kann und fokussiert daran arbeitet. Das erschien mir erstrebenswert.

Manchmal kommt es anders als man denkt

Nun weiß jeder Leser meines Blogs, dass das Leben mich woanders hingeführt hat. Ich wurde, zunächst recht unfreiwillig, Unternehmer. 

In einem kleinem Betrieb wie meinem, mit zehn, 20 Menschen, bedeutet dieser Beruf das genaue Gegenteil meiner Präferenz. Man wird dauernd unterbrochen. Der eigene Fokus wird permanent abgelenkt und verändert. Menschen kommen durch die Tür und brauchen etwas, Kunden rufen an, die Themenvielfalt alleine im Bereich Management, geschweige denn in Leadership, ist immens groß.

Das klingt nicht nach einem guten Klima für mich. Und das war es auch eine Weile nicht.

Enter GTD

Das änderte sich, als ein Mitarbeiter (Danke, Boris!) mir das Buch „Getting Things Done“ empfahl. 

Das wenig intuitive, aber sehr erfolgreiche Fazit: Gegen das Chaos der Welt hilft ein rigides System. Zumindest mir. 

GTD hat mir Prinzipien gezeigt, mit denen ich dem Chaos Herr werden kann. Die wichtigsten Konzepte sind dabei für mich eine globale Inbox (denn es kommt dauernd was neues rein, was Du nicht vergessen solltest) und die Weekly Review.

Diese beiden rahmen das restliche System ein. Ich habe anfangs sehr stark an den GTD-Prinzipien in Reinform festgehalten. Mittlerweile habe ich das durch das Time-Sector-System von Carl Pullein ergänzt und damit mein eigenes System für mich angepasst.

Ich kann aber definitiv sagen: Ohne dieses Buch wäre ich vermutlich in einer schön gepolsterten Zelle in einer sehr engen Jacke gelandet. Das ist noch nicht der Fall, also ist es ein voller Erfolg. Auch wenn die Arbeit an diesem System selbst ein nicht zu unterschätzender Brocken ist.

Es muss zu Dir passen

Was vielleicht, zum Schluss, noch wichtig ist, sind zwei Dinge:

  1. GTD lehrt Prinzipien. Ja, Du kannst es bis auf den Buchstaben befolgen, und zu Beginn ist das auch hilfreich. Aber wichtiger als eine exakte Kopie von David Allen ist das Verständnis der zugrundeliegenden Prinzipien. Dinge wie die schnelle und vollständige Dokumentation, die Entlastung des eigenen Kopfes, Kontexte, Areas of Focus und vieles mehr sind auch dann wertvoll, wenn man GTD nicht komplett anwendet.
  2. Jedes System muss zu Dir passen. Mit der Zeit merkst Du, was gut funktioniert, und wo es hakt. Eine Sache allerdings ist, zumindest für mich, egal wie man sich organisiert, wichtig: Vertraue niemals Deinem Hirn die Speicherung von Dingen an. Es ist einfach nicht gut dafür geeignet.

 

Bildquelle: Joujou  / pixelio.de

Schneller, immer schneller und mehr

Update, 18.11.22: Danke für Euer zahlreiches Feedback. Ich habe kleinere Änderungen vorgenommen, um klarer zu machen, was ich mit Effizienz oder Effektivität meine. Ebenso habe ich versucht herauszuarbeiten, warum ich das eine für wichtiger als das andere halte. 

Auf dem Business Speed Dating der Wirtschaftsjunioren im Oktober habe ich ein spannendes Gespräch geführt. Eine junge Frau arbeitete sowohl angestellt, als auch selbständig. Ihr Tag bestand aus zehn Stunden, oft mehr. Wir sprachen darüber, was das Ziel einer Unterstützung durch mich sein könnte.

Effizienz? Nein, das ist die Kür, nicht die Pflicht

Eine der Fragen war, wie sie effizienter werden kann. Das ist sicherlich löblich und ein tolles Ziel. Wir alle wollen in unserer Zeit mehr erreichen. Ich habe das Ziel aber abgelehnt. Ich sehe meine Aufgabe nicht darin, in 10 Stunden noch mehr unterzubringen. Bessere Prozesse, Werkzeuge und Kommunikation können das sicherlich erreichen. Dennoch halte ich es für die (mindestens an diesem Punkt) falsche Zielsetzung. Denn Effizienz, also “die Dinge richtig zu tun“, sehe ich eher als Kür denn als Pflicht.

Effektivität ist in meinen Augen wichtiger

Die Frage, was wir allerdings tun – das ist für mich die entscheidende Frage. Effektivität, also “die richtigen Dinge zu tun“, bietet aus meiner Erfahrung viel mehr Potential für Produktivität, als es Effizienz tut. Hier greift die gute alte 80-20-Regel. 80% Deines Potentials liegen in der Frage, was Du tust. Lediglich 20% darin, wie Du es tust.

Deshalb war auch meine Antwort ganz einfach: Bei Ihrem Anliegen, effizienter zu werden, möchte ich nicht helfen. Wenn sie sich allerdings für das Ziel, in fünf Stunden pro Tag das gleiche Ergebnis zu erzielen entscheidet, dann würde ich gerne helfen. Das geht, indem man die wichtigen Dinge für die eigenen Ziele tut.

Tim Ferriss hat das mal sehr brutal ausgedrückt: “Being busy is a form of laziness“.

Es mangelt nie an Arbeit

Der Vorteil eines externen Mentors liegt darin, dass er ohne die eigene Brille auf Dinge schaut. Er stellt Fragen wie “warum tust Du das?” oder “warum hat dieser Punkt eine höhere Priorität als ein anderer?“. Das sind die Fragen, die man sich selbst nicht mehr aktiv stellt. Es ist die Art Fragen, die hilft, die Aufgaben zu identifizieren, die wirklich wichtig sind. Mit anderen Worten: Effektiv zu sein.

Und genau das ist mein Ziel im Mentoring. Nicht mehr aus Deiner Zeit herausholen, sondern Dir mehr Zeit ermöglichen, weil Du Dich auf die wichtigen Dinge fokussierst. Denn wer weniger, dafür das richtige, tut, ist auch mental entspannter und erreicht damit bessere Ergebnisse. Ich weiß nicht, wie es Dir geht – aber ich bin nach sechs Stunden meist deutlich weniger produktiv, als in diesen ersten Stunden. Es ist also eigentlich absurd anzunehmen, dass zehn Stunden Arbeit mehr bringen.

Bildquelle: Rainer Sturm  / pixelio.de

Es ist nicht das erste Mal, dass ich über Atomic Habits” von James Clear schreibe. Neben den vergangenen Beiträgen zu Disziplin und Verhaltenszielen ist noch etwas hängengeblieben: Das Warum. Warum sind Gewohnheiten so schwierig, aber dennoch nützlich.

Kurzfristiger Schmerz

Dinge von der eigenen Liste abhaken macht glücklich. Das weiß jeder instinktiv, ist aber auch untersucht worden. Deshalb erscheint es erst einmal attraktiver, Ziele zu definieren, sie zu erreichen und abzuhaken. Das gibt uns ein Gefühl des Glücks, des Erreichens eines Meileinsteins.

Das Problem kommt dann danach, wie ich schon vor zwei Wochen schrieb: Nach dem erreichten Ziel steht das nächste Ziel. Und danach das nächste. Es ist ein endloses Hamsterrad aus kurzer Befriedigung, gefolgt von neuer Last.

Neues Verhalten, neue Gewohnheiten, dagegen sind etwas anderes. Es gibt keinen Endzeitpunkt. Das Gefühl des “Haken dran” fehlt komplett, weil es keinen Abschluss hat.

Langfristige Rendite

Allerdings hat James Clear sehr klar definiert, warum es dennoch sinnvoll ist, in vielen Bereichen eher Verhaltens- als Ergebnisziele zu setzen. Weil die Ergebnisse im Endeffekt besser werden.

Er spricht dabei von der “langfristigen Rendite von Gewohnheiten“. Dieses Bild finde ich sehr verständlich und klar. Es ist ähnlich, wie bei vielen Investments. Sie rollen langsam an, aber der Zinseszins-Effekt beschleunigt das Wachstum der Investition über die Jahre. Es zählt also weniger der absolute Betrag, sondern die konstante Investition.

Genau so ist es bei Gewohnheiten auch. Der einzelne Tag Sport bringt kein Ergebnis auf der Waage. Der einzelne Anruf bei einem Kunden keinen Auftrag. Aber wer jeden Tag Sport macht, wer jeden Tag Anrufe tätigt, wird Erfolge erzielen. Und kann sich immer wieder an einem erreichten Ziel freuen, dass quasi “automatisch” eintritt.

Vor langer Zeit schrieb ich einen Beitrag, in dem ich mein damaliges Produktivitätssystem mal in etwas größerer Tiefe vorgestellt habe. Drei Jahre später kam dann ein Update, das nun auch schon wieder zwei Jahre alt ist. Anfang 2022 kam dann noch der Prozess meiner Jahresplanung dazu. Dieser hat auch Bestand. Allerdings hat sich mein System weiterentwickelt. Deshalb gibt es heute mal einen umfangreichen Updateartikel.

Was verstehe ich unter persönliche Produktivität?

Bei solchen Artikeln sollte man immer zwei Dinge voranschieben. Zuallererst, es handelt sich hier um mein System. Das bedeutet, es muss nicht für Dich passen. Ich behaupte nicht, dass es das beste ist. Ich behaupte nicht mal, dass es besser als andere ist. Und schon gar nicht, dass es irgendwelchen Methoden folgt. Ganz im Gegenteil, es ist ein Mix aus verschiedenen Elementen verschiedener Methoden mit vielen kleinen Änderungen durch mich.

Was ich gerne behaupte ist, dass ich gut damit klar komme und effektiv bin.

Das zweite, das man vorab klären sollte, ist, worüber man spricht. Ich spreche, wenn ich “Persönliche Produktivität” sage, von diesen vier Bereichen:

Und genau über diese Bereiche spreche ich, wenn ich Euch meinen Arbeitsprozess vorstelle.

Der Einstieg: Globale Inbox

Egal, was mir so im Laufe des Tages begegnet – es wandert alles in eine einzige Inbox. Zu diesem Zeitpunkt ist absolut nicht klar, was sich dahinter verbirgt. Es könnte eine Aufgabe sein, ein neues Projekt, eine Idee, ein Stück Wissen, oder es könnte Müll sein.

Diese Entscheidung treffe ich später. Mir ist zuerst mal wichtig, dass ich alles ablege. Und das passiert häufig. Irgendwo zwischen 30 und 100 Items wandern pro Tag in diese Inbox. Ich nutze hierfür Todoist. Der Hintergrund dafür ist, dass ich zwei Features der Software sehr schätze. Zum Einen die Erkennung natürlicher Sprache, zum anderen die Möglichkeit, geteilte Listen zu haben.

Die Funktion, die ich für die globale Inbox benutze, ist allerdings nicht exklusiv. Die allermeisten Softwarelösungen für Aufgabenmanagement haben sie: Den globalen Tastatur-Shortcut. Egal, was ich gerade tue, oder in welchem Programm ich bin, das Drücken von “Control + Leertaste” öffnet sofort ein kleines Eingabefenster und ich kann darin etwas in meine Inbox werfen.

Diese Funktion alleine, und natürlich ihre Nutzung, behaupte ich, würde neun von zehn Menschen massiv viel effektiver machen. Denn während man etwas tut, wird man oft unterbrochen oder es kommen einem eigene Gedanken. Immer, wenn das passiert, wandert es bei mir in die Inbox. Ein paar Beispiele:

  • Oh, der Rasen ist aber lang. Vielleicht mal wieder mähen
  • Der Mitarbeitende kommt durch die Tür und bittet um einen Gesprächstermin – gut, dass ich später darauf zurückkommen kann, ohne meine Arbeit zu unterbrechen
  • Beim Schreiben eines Blogs kommen mir Ideen für weitere Beiträge. Dank Inbox gehen sie nicht verloren

Das sind alles reale Beispiele aus meinem Alltag, wie sie täglich dutzendfach vorkommen. Ob man dafür nun ein Listentool, oder ein Notiztool präferiert, spielt eigentlich keine Rolle. Wichtiger ist, dass alles sicher und sofort an einen einzigen Ort gebracht wird.

Die Verarbeitung

Zwei bis drei Mal pro Tag verarbeite ich dann alle Einträge in meiner Inbox. Hier orientiere ich mich dann stark an “Getting Things Done” (GTD). Ich entscheide in diesem Moment, worum es sich handelt:

  • eine Aufgabe
  • ein Projekt
  • ein Termin
  • nützliches Wissen
  • Gesprächsthema mit einer Person
  • Eine Idee, die vielleicht irgendwann nützlich wird
  • Müll

Je nachdem, was es ist, passiert dann etwas mit dem Eintrag:

1. Aufgaben wandern in mein Task Management
2. Projekte gehen in eine seperate Projektliste
3. Termine gehören in meinen Kalender
4. Wissen gebe ich in die Inbox meines Knowledge Management (dazu später noch etwas mehr)
5. Gesprächsthemen wandern entweder auf eine dauerhafte Themenliste pro Person (z. B. mit meinen Abteilungsleitern) oder als Gesprächsaufgabe in mein Task Management
6. Ideen finden auf einer Ideenliste Platz
7. Müll wird gelöscht

Ab diesem Moment (oder, streng genommen, schon in dem Moment) weiche ich allerdings von reinem GTD ab. Denn das von David Allen entwickelte Framework arbeitet de facto ausschließlich mit Listen, während ich z. B. meine Projekte oder Gesprächsthemen eher in dauerhaften Notizen verwalte. Dieser Unterschied ist noch geringfügig, aber im Task Management werde ich Herrn Allen auch untreu.

Task und Project Management

In “Getting Things Done” empfiehlt David Allen, die Aufgaben nach Kontext, Area of Focus und Projekt filterbar abzulegen. Das ergibt durchaus auch Sinn – was er dagegen explizit nicht empfiehlt, ist eine Form zeitlicher Zuordnung. Das ist auch, wenn man sein Buch liest, aus seiner Sicht in Ordnung.

Allerdings spielen in meinem Leben zeitliche Faktoren durchaus eine Rolle. Viele Dinge sollten in bestimmten Zeiträumen, wenn auch nicht zwangsläufig an bestimmten Tagen, stattfinden. Carl Pullein und sein Time Sector System haben sich in meiner Lebensrealität als sehr hilfreich erwiesen. Ich kombiniere in meiner Realität beide Systeme. Hier mal ein Blick auf meine Projektleiste in Todoist:

Die ersten vier Einträge, sowie spätere Projekte, sind eins zu eins aus Carl Pulleins System entnommen. Für mich hat es sich als nützlich erwiesen, alle zukünftigen Monate (als Subprojekte unter Längerfristig) in meinem System zu haben, und den aktuellen Monat nach diese Woche, kommende Woche und Rest des Monats aufzuteilen. Da ich bei den allermeisten Aufgaben abschätzen kann, wann sie ungefähr stattfinden müssen, wandern Aufgaben auch meist da hinein. Der absolute Schwerpunkt sind diese und die kommende Woche.

Längerfristig, als Beispiel: Wenn ich einen Menschen einstelle, und mit ihm nach bestandener Probezeit eine Gehaltsanpassung vereinbare, kann ich das jetzt schon ablegen – in den Monat, in dem ich hierüber die Entscheidung treffe. Wenn also dieser Monat kommt, und ich die Aufgaben daraus in meine kurzfristigere Planung übernehme, wandert die Aufgabe (dann natürlich konkretisiert) in meine aktuelle Planung. Bis dahin kann sie erst mal als Reminder an der richtigen Stelle liegen.

Wie man sieht, gibt es noch andere Fälle:

Blog Content Pipeline: Immer, wenn ich eine Idee für einen Blog habe, kommt diese in das Projekt. Die bewusste Trennung erlaubt mir Fokus, da ich tendenziell gebündelt Blogs schreibe
Routines: Jede Aufgabe, die auf irgendeine Art wiederkehrend ist, lege ich hier ab. Dabei versehe ich sie auch mit dem konkreten Rhythmus, wobei Todoist und seine Texterkennung hier wunderbare Dienste leisten (zum Beispiel “Alle zwei Wochen ab 1.10.22 Müll rausstellen” wird automatisch in eine Aufgabe “Müll rausstellen” mit zweiwöchiger Wiederholung und erster Fälligkeit am 1. Oktober umgewandelt)
Lists: Hier finden die Informationen Platz, die ich mit anderen teilen will. Restaurantempfehlungen, Reiseziele und -ideen, kleine Reminder und vieles mehr, auf das nicht nur ich Zugriff haben soll. Deshalb sind die Unterprojekte von Lists auch tendenziell geteilte Projekte

Aber wo bleibt denn GTD?

Wer meinen Blog länger liest weiß, dass ich ein großer Freund von GTD bin. Und auch wenn ich meine Aufgaben, oberflächlich betrachtet, nicht GTD-konform ordne, so ist GTD doch immer präsent. Wenn man sich irgendeines der Monats- oder Wochenprojekte anschaut, sind sie alle in einer Kanban-Sicht angezeigt und in vier Listen unterteilt:

Diese vier Listen (11elements, Privat, Side Business und Ehrenamt) entsprechen meinen Areas of Focus, also meinen Lebensbereichen. Da ich alle Projekte nach diesem Schema aufgebaut habe, ist auch das Verschieben von Einträgen nie ein Problem, denn ob im Dezember, in diese Woche oder im Rest des Monats, die vier Lebensbereiche tauchen überall auf. Man könnte das sicherlich noch feiner unterteilen, aber die Zahl vier hat sich für mich als gut erwiesen. Es passt alles, gut lesbar, auf einen Bildschirm, das Scrollen ist minimiert.

Selbst die Kontexte aus GTD sind bei mir vorhanden. Allerdings sehr sparsam. Ein Kontext wie “at computer” ergibt in meiner Realität keinen Sinn. Ich habe immer eine Art Computer (oder ein Telefon) zur Hand, wodurch derartige Kontexte an Wert verlieren. Einige nutze ich allerdings, und zwar mit Hilfe der Funktion Tags in Todoist. Konkret, ich habe folgende Tags aktuell noch in Nutzung:

Call/Text: Für Anrufe oder Nachrichten, bei denen ich auf jemand zugehen möchte
Agenda: Für Dinge, die ich konkret mit einer Person besprechen will
Mail: Für E-Mails, die ich schreiben muss
Waiting For: Dinge, auf die ich warte

Und hier kommt die Magie von Suchfunktionen zur vollen Entfaltung! Alle diese Kontexte sind, in den meisten Fällen, personenbezogen. Dadurch, dass ich für alle Personen das gleiche Schema verwende (in meinem Fall: Jan Hossfeld, also die Abkürzung “JaHo:” voranstelle), kann ich die Suchfunktion nutzen, sobald ich mit der Person spreche oder mich mit allem, was sie betrifft, beschäftigen möchte. Ich gebe einfach “JaHo:” in das Suchfeld ein und erhalte automatisch eine Liste aller Einträge. Seien es Gesprächsthemen, Dinge auf die ich warte, oder Mails die ich noch an die Person schicken muss.

Zusätzlich kann man auch global auf einen Tag filtern, also alle offenen Agendas anzeigen lassen, oder alle Dinge, auf die man wartet.

Projekte pflege ich woanders

Die Überschrift der Listen in Todoist (“Projekte”) legt schon nahe, dass viele Menschen ihre Aufgaben projektweise anordnen. Das habe ich auch lange gemacht, nutze aber mittlerweile ein anderes System. Projekte wandern in eine dauerhafte Notiz in meinem Notizwerkzeug. Genauer, eigentlich in zwei Listen. Meine Jahresplanung hat als Output ja eine Projektliste. Wie es so schön heißt, kein Schlachtplan überlebt den ersten Feindkontakt. So ist es mit Projekten auch.

Deshalb habe ich meine Projektliste aus der Jahresplanung abgelegt, und arbeite im Laufe des Jahres mit einer Kopie davon. So kann ich beim nächsten Jahresreview besser beurteilen, wie gut oder stabil mein Plan war, was ich daraus lerne und wie ich dann das nächste Jahr besser planen kann.

Diese Projektliste sichte ich einmal pro Woche und stelle dabei sicher, dass jedes aktuelle Projekt auch mindestens eine konkrete Aufgabe in meinem Task Management hat, wenn es ansteht. Das ist auch wieder, ganz klassisch, GTD – mindestens der “next step” muss bekannt sein. Der Rest ergibt sich meistens, wenn man ihn angeht.

Knowledge Management

Vielleicht einer der gößten Bereiche, die es aktuell gibt, und auch einer, bei denen es eine Masse von Werkzeugen und Methoden gibt, die allesamt als “das richtige” angepriesen werden. Auf Dauer hat mich weder ein spezifisches Werkzeug, noch eine Methode komplett begeistert. Und deshalb ist mein Knowledge Management, analog meinem Task Management, ein wilde Mischung aus verschiedenen Methoden.

Aber lass mich von vorn beginnen. Mein aktuelles Werkzeug der Wahl für Bloggen, Notizen, Wissen und vieles mehr ist Obsidian.

Die Entscheidung hat technische und pragmatische Gründe. Obsidian speichert alle Inhalte als einfache Dateien im Filesystem. Export, Toolwechsel und Datensicherung sind damit so simpel, wie es nur geht. Zudem ist es dank vieler Plugins auf die eigenen Präferenzen und Bedürfnisse anpassbar. ABER: Solche Tools sind konfigurationslastig! Wer “einfach nur Zeug festhalten” will, findet viele einfacher zugängliche Systeme.

Deshalb möchte ich lieber darauf eingehen, was in meinem System passiert. Aufmerksame Leser erkennen vermutlich die Ordnerstruktur. Sie ist angelehnt an PARA von Tiago Forte. Zusätzlich benutze ich auch noch Tags um bestimmte Themen in Inhalten festzuhalten. Aber im Großen und Ganzen arbeite ich mit Ordnern.

Inbox: Hier wandert jede neue Notiz erst einmal hinein und durchläuft dann entsprechend eine Verarbeitung. Wenn die Notiz abgeschlossen ist, wird sie entsprechend einsortiert
MOCs: Ich habe ein wenig mit Zettelkasten als Methode experimentiert. Darüber hatte ich auch mal gebloggt. In einem reinen Zettelkasten-System ergeben sogenannte “Maps of Content” viel Sinn. In meiner Realität sind sie eher Überbleibsel des Experiments. Einige nutze ich noch, darunter meine Blog-MoC. Der Rest wird eher nicht gepflegt
Goals: Hier verweise ich gerne auf meinen Beitrag zu meiner Jahresplanung – das Ergebnis davon findet sich in diesem Ordner.
Areas of Focus: Hier wird es erstmals interessant. In diesem Ordner befinden sich mehrere Subordner zu Verantwortungsbereichen – effektiv also die detailliertere Variante der vier AoF in meinem Taskmanagement. So gliedert sich meine Arbeit als Geschäftsführer der INFOsys Kommunal GmbH hier in Unterordner wie Datenschutz, Allgemeines Management, Teamentwicklung oder Infrastruktur. Ähnlich verhält es sich mit privaten, ehrenamtlichen oder Nebentätigkeiten. Sofern es Verantwortungsbereiche sind, die kein festes Ziel oder Enddatum haben (hier orientiere ich mich wieder an Tiago Forte), liegen die Notizen und Informationen dazu in diesem Ordner
Projects: Umgekehrt ist es mit Dingen, die ein festes Ziel oder Enddatum haben. Projekte haben hier einen Unterordner (meist mit Präfix der Nummer des Monats, in dem ich sie auch geplant habe; Jahresprojekte haben das Präfix “00”), in das alles an Projektnotizen und Material hineinwandert
Ressourcen ist meine echte Datenablage. Meetingprotokolle, mein Tagebuch, meine Blogs, gespeicherte Artikel und Literatur-Highlights sowie vieles andere findet darin Platz. Wer genauer hinschaut, sieht einen Unterordner “Zettel“. So ganz habe ich mich nämlich nicht von Zettelkasten verabschiedet. Wissen über meine Hauptthemen (Leadership, persönliche Produktivität und ein paar andere) lege ich nämlich als echte Zettel hier drin ab. Es sind also atomare (lies: “Einzelstatements” bzw. “Ein Stück Wissen pro Zettel”) Notizen mit Quellenangabe, Tag und Verlinkung zu anderen Zetteln oder Inhalten – plus meine eigenen Gedanken dazu. Aus diesem Unterordner entsteht die absolute Mehrzahl meiner Blogs
Attachments und Archiv sollten selbsterklärend sein

Der Prozess in meinem Knowledge Management

Je nachdem, worum es geht, habe ich verschiedene Arbeitsprozesse in meinem Knowledge Management, die allermeisten durch Templates unterstützt.

1. Notizen mit Bezug zu einem Verantwortungsbereich oder einem Projekt bekommen einen aussagekräftigen Titel, sind aber sonst in ihrer Form frei. Ich lege sie, sobald ich fertig bin, im entsprechenden Ordner ab und habe somit alles auf einen Blick. Dabei beginnen alle Notizen immer mit dem Datum im Format YYYYMMDD. Das ist pragmatisch, weil ich sie dann einfach nach Datum sortiert sehe – und bei Ausfall meines Systems auch im Dateisystem einfach sortieren kann. Zudem spielen für viele Dinge in meinem Leben die Daten eine wichtige Rolle. Wenn Du mich also fragst, “was ist denn am 04. April 2021 alles bei Dir so gewesen” kann ich das vermutlich in wenigen Sekunden genau sagen.

2. Formatierte Notizen sind bei mir solche, die sich immer wiederholen, zumindest in ihrer Form. 1on1s mit meinem Team, Meetingprotokolle, mein Tagebuch, all das hat eine feste Form. Dafür habe ich ein Template, das dann nur noch ausgefüllt wird. Das Template beinhaltet aber ebenfalls das Datum im oben beschriebenen Format.

3. Quellen und Buchhighlights, zum Beispiel aus dem Kindle exportiert, lege ich im Originalformat ab. Ich ergänze lediglich eine Art “Metadaten-Block” am oberen Ende mit Autor, Originallink und Datum, sowie Tags wo es Sinn ergibt. Diesen Prozess habe ich mit einem Clipper im Browser und einem Plugin zum Import von Kindle-Highlights quasi automatisiert. Das könnten Rezepte aus dem Internet sein, ebenso wie Artikel zu Leadership. Die Tags und ggf. Ordner sorgen dafür, dass ich bei Bedarf alles finde.

4. Wissensnotizen oder Zettel sind das, was entsteht, wenn ich die Quellen und Highlights verarbeite. Wichtige Kerngedanken halte ich jeweils in einer eigenen Notiz fest. Auch hierfür habe ich ein Template bzw. ein Plugin, um direkt aus der Quelle zu extrahieren. Dabei nutze ich die Zettelkastenmethodik, indem ich nicht nur einfach das Zitat auf eine Notiz schreibe, sondern das, was ich so behaltenswert finde, in eigene Worte fassen, zusätzliche Gedanken festhalte und bei der Gelegenheit auch Verlinkungen zu anderen Zetteln oder Notizen herstelle. Parallel dazu entstehen oft Gedanken für neue Blogs, die dann per “Control + Leertaste” in meine Inbox wandern (siehe oben). Wenn ich dann den Blog schreibe, reicht ein Blick auf den Zettel, um praktisch 50% des Contents schon zu haben.

Abgeschlossene Projekte verschiebe ich einfach komplett mit ihrem Unterordner ins Archiv. So bleibt das Wissen erhalten, aber blockiert nicht die Sicht auf aktuelle Dinge. Der Schwachpunkt meines Systems ist sicherlich der Teil mit den Zetteln. Das sind mittlerweile recht viele, und da ich die Maps of Content nicht gepflegt habe, leidet die Übersicht. Ich behelfe mir dann mit der grafischen Darstellung, die Obsidian bietet, um bei Bedarf die Verbindungen zu sehen und per Klick auch direkt aufrufen zu können:

Kommunikation und Kollaboration

Nun arbeitet man ja meist selten ohne Interaktion mit anderen. Das ist ja auch gut so. Allerdings kann fehlerhafte Kommunikation und Kollaboration massive Einbrüche der eigenen Effektivität zur Folge haben. Deshalb ist mein Prinzip asynchrone Kommunikation first. Ich bevorzuge generell die Option, mich zu einem Zeitpunkt meiner Wahl mit Kommunikation zu beschäftigen. Deshalb läuft bei mir viel über Chat oder E-Mail (die, entgegen aller Vorurteile, absolut nicht tot ist, sie hat einige Vorteile). Nur wenn etwas wirklich kritisch ist, sollte man zum Telefon/Teams-Anruf greifen. Das ist aber dann auch sinnvoll. Die meisten Dinge jedoch haben Zeit und können damit strukturiert werden.

Wie ein Chat funktioniert, muss ich, denke ich, nicht erläutern. Ich nutze meist Teams von Microsoft.

E-Mails dagegen sind spannend. Denn auch bei E-Mails gibt es eine Inbox, und da kann man sehr viel Effektivität reinbringen. Zuallererst gilt das gleiche Prinzip, das ich nun schon mehrfach beschrieben habe: Meine Inbox ist ein Briefkasten. Dinge kommen an. Das heißt nicht, dass ich ihn dauernd leere. Vielmehr tue ich das 2-3 Mal pro Tag. Und einen Teil davon mache ich nicht mal selbst. Der Vorteil von Mailclients (in meinem Fall Microsoft Outlook) ist, dass sie viele Funktionen bereitstellen, um Dinge automatisch zu sortieren.

Ich habe mir, für meinen Use Case, deshalb drei wichtige Ordner, sowie ein paar weniger wichtige, angelegt:

Neben denen auf dem Bild gibt es noch einen Ordner CC, sowie spezielle Ordner für Großkunden. Daneben habe ich die Standardkategorien, die es in Outlook gibt (blaue Kategorie, rote Kategorie, etc.) gelöscht und durch eigene Kategorien ersetzt. Beispiele dafür sind Datenschutz, Steuerung, Bewerbung und noch einige mehr. Du erkennst, es bezieht sich, wieder, auf meine Verantwortungsbereiche.

Mit Hilfe des Regelsystems passiert bei meinen Mails nun jede Menge automatisch, bevor ich sie auch nur anfasse. Ich filtere Mails nach verschiedenen Kriterien:

Absender: Für Bewerbungen oder Rechnungen habe ich spezielle Mailadressen angelegt. Durch eine Regel können diese kategorisiert und in den entsprechenden Ordner verschoben werden
Betreff: Bewerbungen haben, neben potentiell einer speziellen Empfängeradresse, auch meist das Wort “Bewerbung” im Betreff. Damit werden sie kategorisiert und in den Ordner “Handlung erforderlich” geschoben
Anhang: Es gibt bestimmte Daten in einem festen Format, die ich regelmäßig bekomme. Auch hier lasse ich kategorisieren und verschieben
CC: CC heißt, dass ich über etwas informiert werden soll, aber keine Handlung erforderlich ist. Dementsprechend lasse ich Mails, in denen ich CC bin, in den gleichnamigen Ordner schieben

Mit allem, was dann noch übrig bleibt, kann ich dann manuell ähnliche Dinge tun. Realistisch wird das meiste übriggebliebene direkt archiviert oder gelöscht. In meinem Taskmanagement ist eine tägliche Routine “Handlung erforderlich prüfen” hinterlegt, so dass keine Mail, bei der ich etwas tun muss, sehr lange unbearbeitet bleibt. Mein Ziel ist es immer, am Ende des Tages Inbox Zero zu erreichen.

Templating

Mein ganzes System wird, an verschiedenen Stellen, durch Templating unterstützt. Ich benutze dafür im Wesentlichen die Software Textexpander, in die ich so ziemlich alles, was sich wiederholt, als Vorlage eingebe. Das beginnt bei kleinen Schnipseln wie meiner E-Mailadresse und geht hin bis zu ganzen Texten über mehrere Seiten.

Einige Beispiele:

– Statt meine volle Mailadresse irgendwo einzutragen, gebe ich nur ;inkomail ein, und sie erscheint
– Leider muss ich auch oft Bewerbungsabsagen verschicken. Dank ;absage fragt mich Textexpander noch nach Geschlecht und optionalem Block, ob ich die Unterlagen gerne aufheben möchte, und fertig ist die Mail
– Mein Tagebuch hat immer das gleiche Format. Beginne ich also in Obsidian in der Titelzeile und gebe ;journalmd ein, wird das aktuelle Datum ebenso ausgefüllt, wie die gesamte Vorlage im Körper der Notiz
– Das gleiche gilt für Weekly Reviews, der Befehl ;weekly füllt die Vorlage aus, sogar automatisch mit den korrekten Daten der Woche, die betrachtet wird, da man auch Daten in Textexpander-Vorlagen manipulieren kann

So sieht es beispielsweise aus, wenn ich in eine Notiz ;protokoll eingebe:

Diese Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Das wichtigste Take-Away ist: Versuche einfach so vieles wie möglich zu standardisieren und automatisieren. Aber erst, wenn die anderen Teile Deines Systems passen. Sonst kommst Du ganz schnell in den “Toolporn” und beschäftigst Dich viel mehr mit der Optimierung des Systems, statt damit, etwas zu tun.

Das Review

Dieser Beitrag ist schon sehr lange. Und ähnlich lang werden Deine Projektlisten, Aufgabenlisten, Notizen und Termine sein. Ein Punkt, den GTD exakt richtig erkannt hat, ist das Thema Review. Und zwar regelmäßig. Ich gehe mein System jede Woche nach einem festen Schema durch, entferne obsoletes, verarbeite nicht verarbeitetes und habe währenddessen noch einige Ideen. Das ganze unterstütze ich mit einem Trigger in meinem Aufgabensystem (“Jeden Freitag Zeit für mein Weekly!”) und einem fix und fertigen Template, das alle Schritte dieses Reviews beinhaltet:

Damit ist sichergestellt, das mein System zu jedem Zeitpunkt vertrauenswürdig und nutzbar ist. Hier stimme ich David Allen voll und ganz zu: Ohne regelmäßige Reviews ist Dein System nutzlos.

Puh, das war viel

Das hier war mit Abstand der längste Blog, den ich je geschrieben habe. Ich hoffe, Du findest darin Anregungen, die Dir helfen.

Allerdings, noch einmal zum Abschluss der Disclaimer: Ich habe Dir heute, in großem Detailgrad, mein System vorgestellt. Es passt für mich. Dein System muss für Dich passen! Dabei kann ich Dir auch helfen – schau einfach mal hier hinein.