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Bildquellenangabe: Petra Bork / pixelio.de

Ich habe es nicht geschafft, noch im Januar zu bloggen, wie ich es eigentlich vor hatte. Viel länger hat es aber auch nicht gedauert. Der Hintergrund ist einfach: Weihnachten hat mich 2018 komplett überrascht. In meiner letzten Woche im Büro sagte mir meine Mentorin, als ich darüber sprach, wie ich mich auf mein Jahresreview freue: „Du weißt schon, dass Montag Heiligabend ist, oder?

Irgendwie hatte mein Hirn das nicht präsent. Ich war felsenfest davon überzeugt, dass ich dann nach der Bürozeiten wie in jedem Jahr zwei bis drei Tage habe. Diese nutze ich immer, um auf das Jahr zurückzublicken, meine Ziele zu überprüfen und einen Plan für das Folgejahr zu machen.

Vom Büro nach Leipzig

Stattdessen begannen, ohne Pause, die Feiertage. Und am zweiten Feiertag fuhr ich, wie im Vorjahr, nach Leipzig zum 35C3. Die vier Tage waren anstrengend und faszinierend. An meinem Fazit vom letzten Jahr hat sich nicht viel geändert. Es ist ein Tech-Utopia – für meinen Geschmack manchmal zu gesellschaftspolitisch bzw. mit zu starker persönlicher Meinung in den Beiträgen. Aber zweifellos Zeit und Geld wert. Ich habe mir Talks zu Neutrinoforschung und Mission Control angehört, ebenso wie den netzpolitischen Wetterbericht und den Jahresrückblick des CCC. Dazu habe ich dieses Jahr auch mal Leipzig angesehen. Eine wirklich schöne Stadt!

Insofern war mein Jahresabschluss praktisch nicht vorhanden und wurde, notgedrungen, an den Anfang von 2019 geschoben.

Gemischte Gefühle bei den persönlichen Zielen

Mein Rückblick beginnt immer damit, dass ich meine Ziele vom Jahresanfang noch einmal ansehe. Da fällt mein Fazit gemischt aus. Eindeutig erreicht habe ich, dass dieser Blog alle zwei Wochen Content bekommen hat. Das finde ich richtig klasse, und es hat auch nur deshalb geklappt, weil ich viele Beiträge gebündelt geschrieben habe. Im gleichen Gedanken muss ich feststellen, dass mein Podcast nicht mit der gleichen Frequenz weiter ging, wie im Vorjahr. Als ich im Mai absehen konnte, dass ich das nicht schaffe, hatte ich mir schon gestattet, dieses Ziel nicht weiterzugeben verfolgen. Statt einem festen Rhythmus habe ich also nach Bedarf und Gelegenheit Podcasts produziert. Schreiben fällt mir leichter und ist vom Zeitaufwand her meist besser planbar als der Podcast. Deshalb kam er kürzer, als ich ursprünglich wollte. Das wird auch 2019 so weiter gehen – in der kommenden Woche gehe ich eine Episode mit einem Gast aus Hessen aufnehmen. Weitere Termine sind noch nicht geplant.

Zeit, die eigenen Schwerpunkte nochmal zu evaluieren

Ein Grund dafür ist auch, dass sich mein persönlicher Schwerpunkt im Laufe des Jahres massiv verschoben hat. Als ich anfing mit Podcast und Blog habe ich querbeet Themen aus dem Bereich der Unternehmensnachfolge aufgegriffen. Mittlerweile ist hier ein Fokus entstanden bzw. größer geworden, da ich ja auch in meinem Unternehmen immer mit neuen Entwicklungen zu tun habe. Die Bereiche Unternehmenskultur und Leadership, insbesondere wenn es um Veränderungsprozessen geht, haben mich 2018 besonders stark begleitet. Mein Fokus ist hier schärfer geworden – ich habe erkannt, dass meine persönliche Entwicklung ein limitierender Faktor für die Entwicklung meines Unternehmens ist. Und ich habe erkannt, dass die Förderung von Menschen und die Wahrnehmung von Bedürfnissen, Wünschen und Überzeugungen die wichtigste Unternehmeraufgabe ist – zumindest wenn Dein Ziel ist, ein dauerhaft erfolgreiches, anpassungsfähiges und für alle zufriedenstellendes Unternehmen zu bauen.

Auch 2019 geht es hier weiter

Mit dieser Erkenntnis stehen für mich 2019 einige Neuerungen an. Ich habe mich zur Wahl als Landesvorsitzender der Wirtschaftsjunioren Saarland gestellt. 2019 und 2020 vertrete ich das Land im Bundesvorstand und bekomme die Chance, neben tollen Kontakten kennenlernen auch selbst viel neues zu lernen. Darauf freue ich mich, und dank einer tollen Einarbeitung durch meine Vorgängerin fühle ich mich dieser Aufgabe auch gewachsen.

Das, was ich im Ehrenamt lerne, bringe ich auch in das Unternehmen ein. Den Kurs des Wandels der Unternehmenskultur setze ich mit meinem Team fort. Wir haben für dieses Jahr ambitionierte Ziele. Und neben deren Erreichung steht für uns auch das Thema Entwicklung jedes Einzelnen, jeder Einzelner, hoch im Kurs. Ich freue mich unheimlich auf diese Aufgabe, weil es für mein Unternehmen, nach Führungswechsel und Sanierung, der nächste große Schritt in die Zukunft ist. Das Feedback, dass mir mein Team in den letzten Monaten gegeben hat, war nicht immer einfach – aber unglaublich wertvoll. Ich bin dankbar und stolz darauf, dass jeder sich so einbringt und auch mitwirkt, die Zukunft zu gestalten.

Da nun auch endlich ernsthafter Ausbau der Infrastruktur bevorsteht und teilweise begonnen wurde, ist eine große Herausforderung der letzten Jahre hoffentlich bald Geschichte.

Housekeeping

Ich werde, sowohl in Audio- als auch Schriftform, wieder unregelmäßig darüber berichten. Die Schärfung meines Fokus würde ich auch gerne in Blog und Podcast einbringen. Im Laufe des zweiten Quartals möchte ich mir dazu Gedanken machen. Ich würde mich sehr freuen, von Dir zu hören, welche Themen Dir unter den Nägeln brennen. Vielleicht kann ich das ja bei der Gelegenheit aufgreifen.

Ein lustiger Fakt am Rande: Neben dem offensichtlichen Suchfeld „Unternehmensnachfolge“ kommen viele Menschen durch GTD und persönliche Produktivität zu mir. Das ist für mich als Unternehmer sowohl ganz egoistisch wichtig, es ist aber auch ein Steckenpferd. Es macht mir Spaß, an Produktivität zu arbeiten, neue Tools auszuprobieren und das auch weiterzugeben. Deshalb werde ich dieses Jahr auch eine Einführung zu GTD an der HTW anbieten und auch ein kleines Training dazu konzipieren. Zudem wird es Zeit für einen neuen Blogbeitrag, weil ich hier auch wieder ganz viel geändert habe.

In diesem Sinne freue ich mich auf ein lehrreiches und spannendes Jahr 2019 – und darauf, mit meinem Team den nächsten Schritt zu machen. Ich danke Euch für Eure Unterstützung!

In einem vergangenen Beitrag habe ich über Getting Things Done® (GTD) geschrieben. Dabei habe ich es mit Bullet Journaling verglichen und einen groben Überblick über beide Systeme gegeben.

Auf diesen Artikel bin ich vielfach angesprochen worden. Viele wollten wissen, mit welchen Werkzeugen ich GTD betreibe. Diese Frage will ich deshalb heute beantworten.

Der Weg zum passenden System ist lang

Gibst Du „GTD Tool“ in Google oder im bevorzugten App Store ein, wirst Du mit dutzenden oder hunderten Ergebnissen erschlagen. Wie Du Dich vielleicht erinnerst, es gibt bei GTD drei Bereiche, die Du mit Werkzeugen abdecken kannst: Deine Listen, Deinen Kalender und Dein Referenzsystem (lies: Datenablage).

Und selbst für jeden dieser Bereiche gibt es in sich schon unzählige Lösungen. David Allen, der Erfinder von GTD, hat für einige bekannte Softwaretools Anleitungen zur Implementation der Methode geschrieben, die Du kaufen kannst. Darunter sind beispielsweise Outlook, Evernote oder OmniFocus.

Die erste Vorstellung, die Du leider ablegen musst: Es gibt nicht das richtige System. Die erste Erfahrung, die ich gemacht habe, ist, dass Du viele ausprobieren musst. Manchmal auch mehrmals. Irgendwann wirst Du das für Dich passende Setup haben. Und selbst dann wirst Du regelmäßig daran feilen. Dabei hilft die Erfahrung in der Anwendung des Systems. Lass uns also einen Blick auf die einzelnen Komponenten werfen, und wie ich dazu kam – das ist wichtig, damit Du auch weißt, worauf Du für Dich vielleicht achten kannst!

Der Kalender

Ein Kalender ist bei GTD der Ort, an dem Du unverrückbare, definitiv zu diesem Zeitpunkt stattfindende Ereignisse niederlegst. Das steht im Gegensatz zu Deinen Listen, die mehrheitlich als „asap“, also ohne Termin, sondern sobald wie möglich abgearbeitet werden sollen.

Methodisch ist das sehr, sehr wichtig. In Deinen Kalender kommen nur klare Termine. Nichts anderes. Ich weiche insofern davon ein wenig ab, indem ich für bestimmte Themengebiete, bspw. Read/Review (dazu gleich noch mehr) Zeitblöcke reserviere. Diese nehme ich dann aber genauso ernst, als sei es ein Termin mit Dritten.

Über die Frage, ob auf Papier oder Digital trifft David Allen keine Aussage. Ich empfehle ganz klar digital. Alleine schon deshalb, weil die meisten von uns vermutlich einen solchen an ihrer Arbeitsstelle haben. Zudem ist es schlicht viel angenehmer und einfacher, mit Planänderungen umzugehen.

Die Klassiker reichen meist aus

Beim Kalender hielten sich meine Experimente in Grenzen: Outlook habe ich lange eingesetzt. Seit meinem Umstieg auf einen Mac habe ich mehrheitlich einfach die Standardkalender-App des Betriebssystems genutzt. Ich pflege mehrere Kalender, darunter zwei auf unserem Exchangeserver und mehrere über iCloud. So kann ich verschiedene Bereiche meines Lebens auch farblich direkt überblicken und die Einträge zuordnen.

BusyCal im Einsatz

BusyCal im Einsatz

Da leider sowohl Kalender als auch Mail Applikation von Apple eher stiefmütterlich behandelt werden, habe ich vor wenigen Tagen auch hier einen Wechsel durchgeführt. Ich benutze nun BusyCal und bin sehr zufrieden. Fantastical 2 ist ebenfalls eine gangbare Alternative. Beide kommen deutlich besser mit Exchange klar, als das Apple-Produkt. Den Ausschlag für BusyCal gab für mich dessen besserer Umgang mit freigegebenen Exchangekalendern, zum Beispiel von Teammitgliedern, und die nüchternere Oberfläche.

Das Herzstück: Die Listen

Wo es beim Kalender noch einfach war, wird es hier kompliziert. Es gibt so unglaublich viele tolle Produkte, mit denen Du Listen pflegen kannst. Nur um einige mal zu nennen, da wären zum Beispiel Wunderlist, Todoist, Nozbe, Asana, Remember the Milk (RTM) und viele weitere mehr.

Fast jedes Produkt hat eine Eigenheit oder einen Schwerpunkt, der es einzigartig macht. Asana beispielsweise ist für Teams gedacht und erlaubt zusätzlich Deine persönlichen Listen. RTM und Nozbe sind bewährte langlebige Systeme. Wunderlist ist ein neueres System, das verstärkt auf Hashtags zur Ordnung setzt. Die Liste lässt sich endlos weiterführen.

Ich selbst habe mit Thinking Rock (TR) meine ersten Schritte gemacht. Das Programm ist plattformunabhängig und unglaublich hässlich. Allerdings hat es einen großen Vorteil: Es folgt hart der GTD-Methode, es erzwingt sie sogar. Für mich als Anfänger war das sehr hilfreich. Es versucht sogar noch mehr, denn es verwaltet nicht nur Listen, sondern es beinhaltet auch eine Möglichkeit, Deine Ziele anhand von GTD zu definieren (und diesen dann Projekte und Aufgaben zuzuordnen) und es erlaubt auch das Ablegen von Referenzmaterial. Mit TR habe ich etwa ein halbes Jahr verbracht. Der Wechsel erfolgte dann, als ich mich mit GTD etwas sicherer fühlte und mehr Freiheiten gesucht habe. Die bietet das Produkt nämlich nicht. Es erfordert langwierige Konfiguration, und schöner wird die Oberfläche nicht.

Meine Tour durch den App Store – mit klarem Sieger

Als nächstes habe ich dann alle möglichen Produkte ausprobiert. In einschlägigen Foren gibt jeder gerne seine Empfehlung ab. Wunderlist war schnell und auf allen Geräten synchron. Allerdings fehlen mir darin Ordnerstrukturen. Asana trennte künstlich meine persönlichen Listen von Teamlisten. Ich hätte mir einen Gesamtüberblick gewünscht. Nozbe gefiel mir von der Oberfläche und der Konfigurierbarkeit der Ansichten her nicht. Es folgten noch einige weitere, ich erinnere mich nicht mal mehr an alle Namen. Eine besondere Erwähnung verdient in jedem Fall Evernote, mit dem mich eine Hassliebe verband. Als plattformübergreifendes Werkzeug ist es nämlich toll. Man kann damit auch GTD machen, es gibt eine offizielle Anleitung. Allerdings sehe ich EN eher als Option für ein Referenzsystem – deshalb wird es in diesem Beitrag auch noch einmal Erwähnung finden.

OF-Beispielbild - Copyright by OmniGroup

Beispielbild – Copyright by OmniGroup

Gelandet bin ich letztendlich bei Omnifocus 2. Das Produkt ist exklusiv für Applesysteme und es ist sehr teuer. Schließlich möchtest Du bestimmt, wie ich auch, das gleiche System auf Deinem Smartphone haben. Herzlichen Glückwunsch, das bedeutet den Kauf zweier Produkte! Allerdings habe ich das bis heute, also nach fast anderthalb Jahren Einsatz, nie bereut. Warum? Nun, OF ist gleichzeitig mächtig und flexibel, und dennoch übersichtlich. Es gibt Dir einige Ansichten vor und erlaubt Dir, andere selbst hinzuzufügen und zu definieren. Du kannst Projekte in Ordner schachteln (sehr nützlich, um beispielsweise Lebensbereiche voneinander zu trennen) und die Software hat eine eingebaute Reviewfunktion für Projekte – perfekt also, um Dein Weekly Review durchzuführen. Alles in allem ein sehr gelungenes Produkt. Für mich war noch entscheidend, dass ich die Synchronisation der Geräte nicht über einen Cloudservice des Anbieters machen muss, sondern via WebDav über mein NAS zu Hause.

Ein paar Worte zu Kontexten

Wer das Buch von David Allen liest, kommt automatisch auch zu Kontexten (die auch in OF integriert sind). Die ursprüngliche Idee des Autors war, dass man durch Kontexte und deren Zuordnung Projekte und Aufgaben nach Ort bzw. Arbeitsmittel zusätzlich strukturieren kann. Ein Beispiel: Du bist zu Hause und willst wissen, was alles hier ansteht. Du rufst also die Sicht in Deiner Software auf, die alle Einträge mit dem Kontext „at home“ zeigt, und hast Deine Antwort. Analog empfahl Allen zum Beispiel „at office“, „errands“ (für Besorgungen) oder „at computer“.

Meine Erfahrung ist, dass das für mich so nicht funktioniert. Die allermeisten Dinge sind bei mir weder orts- noch arbeitsmittelabhängig. Ich arbeite meist mit Notebook oder Smartphone, beides habe ich überall dabei. Ein Telefon ist auch immer vorhanden. Insofern habe ich viel gegoogelt und experimentiert. Zeitweise habe ich bei Kontexten mit weniger Orten, teils ganz ohne gearbeitet. Inzwischen habe ich eine gute Mischung für mich gefunden. Neben einigen aus dem Buch (calls, mail, read/review, agendas und waiting for) habe ich sie noch um Energielevel/Auswirkung ergänzt (focus, kleinkram, spaß, zu überdenken). In dieser Kombination funktioniert es für mich gut, wobei vor allem erste Gruppe intensiv genutzt wird. Es hat etwas magisches, wenn Du kaum noch etwas vergisst und spontan sagen kannst „Schön, dass ich Dich sehe. Ich habe noch fünf Themen offen, über die ich mit Dir sprechen möchte. Zudem warte ich bei drei Dingen auf Rückmeldung von Dir“. In der zweiteren gäbe es sicherlich noch Raum für Verbesserungen, da die Kontexte nicht immer trennscharf sind.

Das Referenzsystem: Ein Teil analog…

Der dritte Teil eines guten GTD Setup ist die Ablage für alles, was weder Projekt noch Aufgabe ist, aber auch nicht in den Müll gehört. Obwohl ich es gerne hätte, kann ich hier leider noch nicht ganz digital arbeiten. Es erreichen mich immer noch viele Dinge auf Papier. Sie alle zu digitalisieren ist denkbar, aber angesichts der Verteilung (90% digital, 10% Papier) auch nicht zwangsläufig nötig.

Für den Papierkram habe ich einfach David Allens Rat befolgt und ein Hängeregister in einer Schublade untergebracht. Darin hängen Taschen, die entsprechend beschriftet sind, und passendes Material wird darin einsortiert. Für mich reicht das aus. Dementsprechend habe ich neben meiner digitalen Inbox in Omnifocus auch eine physische Inbox in Form einer normalen Dokumentenablage.

…ein Teil digital

Für den weitaus größeren Teil meiner Daten, die zum Beispiel Referenzmaterial für Projekte, Notizen oder schlicht lesenswerte Artikel sind, habe ich vor allem zwei Systeme ausprobiert. Das erste ist Evernote (EN). Ich sagte es ja bereits, damit verbindet mich eine Hassliebe. Zuerst die Vorteile: Es ist auf allen Plattformen verfügbar, es ist schnell, automatisch synchron und es verfügt über einen tollen Webclipper. Das ist ein Werkzeug, das ich tatsächlich häufig brauche. Gerade zum Bloggen oder Podcasten stolpere ich oft über tolle Seiten und Artikel und will diese ablegen. Oder der Titel klingt interessant, ich habe aber gerade keine Zeit. Beides kein Problem, dank Webclipper kann ich es später lesen.

Was mich an Evernote stört? Das sind vor allem zwei Dinge (nein, das neue Preismodell ist es nicht. Im Ernst, wir sprechen hier über Deine persönliche Produktivität – wenn Dich Deine Werkzeuge nicht so viel besser und effektiver machen, dass es die 60€ im Jahr wert sind, ist es eh das falsche Werkzeug). Die Einstellung des Evernote-CEO zu Datenschutz ist, zumindest konnte ich das in machen Statements herauslesen, für mich fragwürdig. Da ich viele Daten ablege, möchte ich darauf aber nicht verzichten. EN war also für mich nie ein 100% System, denn alles, was ich laut BDSG darin nicht ablegen darf, lag auch nicht darin. Sprich, ich hatte ein Ablagesystem, dem ich aber nicht 100% vertraut habe. Die Folge ist, es wird auch nicht 100% genutzt und Du schaffst Dir Parallelstrukturen. Der zweite Störfaktor ist für mich das proprietäre Format der Daten. Alles, was du ablegst, wird in ein eigenes Format gebracht, statt einfach pdf und Co beizubehalten. Das erschwert zum Beispiel auch spätere Migration. Dankenswerterweise gibt es dafür Lösungen. Exportnote ist ein kleines Werkzeug, dass es Dir erlaubt, alles aus EN in pdf zu konvertieren.

Der Sieger: Devonthink Pro

Migrieren können ist schön, aber wohin? Für mich ist die Antwort klar zu Devonthink Pro (DT). Im Prinzip könntest Du es kritisch sehen und sagen, das ist ja nur ein Ordnersystem mit hässlicher Oberfläche. Und ja, wie jedes Ordnersystem steht und fällt es mit der Pflege. Allerdings hat DT für mich einige unschlagbare Vorteile.

Devonthink Pro im Einsatz

Devonthink Pro im Einsatz

Der wichtigste: Ich kann alles darin ablegen. Daten werden einfach gespeichert, wie sie sind. Und wohin es synchronisiert, bestimme ich. Neben einem entsprechenden Angebot des Anbieters gibt es auch bei DT Unterstützung für WebDav. Für mich ein Riesenvorteil, denn so kann ich dem System vertrauen.

Daneben spricht noch mehr dafür. Bei EN muss ich gut und konsequent taggen, da die Verschachtelung von Notizbüchern (das Äquivalent zu Ordnern) nur maximal eine Stufe erlaubt. Es gibt auch Tags in Devonthink, die ich aber durchaus auch ignorieren kann. Denn die Software indiziert die Inhalte sehr gut und bietet zum Beispiel verwandte Inhalte an, wenn ich etwas auswähle. PDFs können durch eine integrierte Texterkennung durchsuchbar gemacht werden, andere Dokumente kann DT eh lesen. Im Ergebnis nutze ich eher die blitzschnelle Suchfunktion, die kontextuell auch noch weitere Informationen einblendet und Daten verknüpft, an die ich vielleicht selbst nicht denke.

Es ist wahrlich keine Schönheit, aber in Sachen Funktion, Sicherheit und Flexibilität genau das, was für mich passt und jeden Cent wert. Selbst, wenn mir nur noch ein Inhaltsfragment, ja nur ein Wort in dem Datensatz einfällt, den ich suche – mit DT finde ich ihn in Sekunden.

Mittlerweile gibt es auch eine mobile Companion-App, die den Namen verdient. Deine Daten kannst Du also auch auf Mobilgeräten anzeigen. Wermutstropfen für die Windows-Anwender, DT ist leider auch „Mac only“.

Und wie ist nun der Ablauf?

Eigentlich ist meine Arbeitsweise immer noch sehr geradlinig entlang der klassischen GTD Vorgaben. Ich sichte einmal täglich meine Inbox (einmal die erwähnte Dokumentenablage für physische Items, dazu noch meine E-Mails und die Inbox in Omnifocus). Die Items werden anhand der GTD-Regeln verarbeitet. Ich habe versucht, möglichst viele kleine Erleichterungen einzubauen – so kann ich aus meinem E-Mailprogramm (Airmail) direkt ein Item in der Omnifocus-Inbox erstellen, das auch einen aufrufbaren Link zur Mail enthält. Oder ich kann Notizen in der Inbox per Skript als Text in mein Devonthink schieben lassen. Viele Menschen haben da schon tolle Lösungen erarbeitet und teilen diese bereitwillig. Eine kleine Linksammlung gebe ich Dir gleich noch.

Sich regelmäßig wiederholende Projekte wie beispielsweise die Weekly Review kann ich dank Omnifocus auch regelmäßig wieder ablaufen lassen, was ich intensiv nutze.

Wenn überhaupt etwas „holprig“ ist, dann das Thema „Read/Review“. In DT ist das ein Ordner, in den in jeder Woche Schriftstücke oder Links hineinwandern, die ich mir gerne ansehen will. Dafür habe ich mir jeden Freitag Zeit geblockt. Ich sammele also, und arbeite am Stück ab. Es gibt die Option, Webseiten direkt als „Ausdruck“ (pdf) an DT zu schicken. Allerdings gibt es da regelmäßig Probleme mit den Skripten, mit Popups und vielen anderen Kleinigkeiten. Deshalb gehe ich hier den Umweg über Pocket. Mit dessen Clipper speichere ich alles, und übertrage es von dort freitags nach Devonthink. Nicht so schön, aber sehr zuverlässig!

Wo Du noch mehr Informationen findest

Neben den Links im Text gibt es noch einige gute Quellen für Tipps und Tricks rund um GTD. Die Liste ist keinesfalls abschließend!

  • GTDConnect – die offizielle Page mit dem Shop für Anleitung und einem großen Forum, in dem sich GTD-Anwender austauschen
  • Inside Omnifocus – eine Vielzahl an Best Practice Beispielen, wie man erfolgreich OF einsetzen kann
  • Asian Efficiency – kostenpflichtige Guides und Tipps zu OF
  • Devonian Times – der offizielle Blog von DevonTechnologies mit vielen guten Tipps, z.B. zur Einbindung mit Omnifocus

Mich interessiert natürlich brennend, ob Dir das geholfen hat. Lass es mich gerne wissen, und wenn Du Fragen hast, kannst Du sie mir jederzeit stellen! Außerdem interessiere ich mich natürlich für Deine Erfahrungen. Hats Du vielleicht einen Weg gefunden, besser mit Kontexten umzugehen?

Im Juli diesen Jahres habe ich an der Hochschule für Technik und Wirtschaft einen Gastvortrag gehalten. Das Thema war Prokrastination, auch gerne „Aufschieberitis“ genannt. Vorab, jeder Mensch schiebt Dinge auf, mal mehr, mal weniger. Allerdings kann man dem begegnen, wenn man sich organisiert.

Für die persönliche Produktivität gibt es gefühlt hunderte Methoden und tausende Werkzeuge. Da ich es liebe, neues auszuprobieren, habe ich alleine darin schon viel Lebenszeit investiert (und damit andere Dinge aufgeschoben). Der Vorteil für Dich, und diejenigen, die den Vortrag besucht haben: Ich habe den Aufwand, es zu verstehen und aufzubereiten, bereits investiert. Du kannst also ganz hemmungslos profitieren.

Zwei Methoden stechen heraus und wurden intensiv getestet

Aus den vielen Optionen habe ich insbesondere zwei Methoden intensiv, d.h. jeweils über einen langen Zeitraum, angewendet. Beide haben zum Ziel, Deine persönliche Produktivität und Deinen Grad an Organisation zu erhöhen. Es handelt sich dabei einerseits um Getting Things Done® (GTD) und um Bullet Journaling (BuJo) andererseits. Hier ein kurzer Überblick:

Vergleichsübersicht GTD und BuJo

Vergleichsübersicht GTD und BuJo

Man sieht bereits, dass sich beide erheblich unterscheiden. Ich empfehle Dir, bei Interesse unbedingt das Buch von David Allen und die Webseite von Ryder Carroll zu lesen!

Getting Things Done: Ein Regelwerk für alle Fälle

In der Übersicht stand es ja bereits, GTD verfügt über ein Regelwerk, dessen Einhaltung den Erfolg der Methode sichert. Beginnen wir also ganz von vorne. Es kommt Dir etwas in den Kopf, alternativ in Deinen Briefkasten oder Deine Inbox. David Allen bezeichnet das als „Stuff“, da es keine Rolle spielt, in welchem Format oder wo es ankommt.

Inbox - Schritt 1, unklare Inhalte

Inbox – Schritt 1, unklare Inhalte

Wie du siehst, landet alles zuallererst in der Inbox des GTD Systems. Beim Abarbeiten der Inbox (Empfehlung: Einmal täglich) wird jeder Eintrag, jedes Objekt, genau einmal angefasst und anhand einiger Fragen analysiert. Die erste Frage lautet “is it actionable?“, also ob direkt eine klare Handlung, ein Eintrag auf einer ToDo-Liste, erkennbar ist.

Sehr häufig ist das nicht der Fall, wie im obigen Schaubild zu sehen. Solche Items gehen drei Wege. Entweder in den Müll (beispielsweise kurze Geistesblitze, die sich im Nachhinein als Blödsinn herausstellen), in ein Ablagesystem (Referenzmaterial, Artikel, Schriftverkehr zu einem Projekt, etc.) oder auf die „Eines Tages“-Liste. Auf letzterer landen alle Dinge, die Du jetzt weder projektieren noch durchführen kannst, aber vielleicht in einer noch nicht genau definierten Zukunft.

Wie GTD seine ToDo-Listen füllt und ordnet

Selbstverständlich gibt es auch viele Sachen in der Inbox, die sehr wohl actionable sind. Eine Mail, die auf Antwort wartet. Ein Eintrag für die Einkaufsliste. Die Mitarbeitergespräche für das kommende Jahr. Das sind drei Beispiele für Einträge, wo die Antwort auf die erste Frage „ja“ lautet.

Inbox - Schritt 2, direkt erledigen?

Inbox – Schritt 2, direkt erledigen?

Bei solchen Items stellst Du Dir direkt zwei weitere Fragen. Die erste ist, ob der konkrete nächste Schritt, egal wie klein er sein mag (bspw. initiales Brainstorming für ein Projekt), klar ist und ob damit das Ziel erreicht ist. Dazu komme ich gleich, denn es gibt noch eine weitere Frage, die alleine bereits ein riesiger Mehrwert ist: Die Zwei-Minuten-Regel. Diese besagt, dass wenn Du Deine Inbox durchgehst, und ein Eintrag in zwei Minuten oder weniger erledigt ist, Du diesen sofort erledigst. Kein Zurücklegen. Kein weiteres Nachdenken. Nur erledigen.

Ist das geklärt, kannst Du Dich nochmals der ersten Frage widmen, nämlich ob der Eintrag einen oder mehrere Arbeitsschritte erfordert.

Inbox - Schritt 3, Projekt oder ToDo? Und wer erledigt es?

Inbox – Schritt 3, Projekt oder ToDo? Und wer erledigt es?

Ist es ein einzelner Arbeitsschritt, dann kommt der Eintrag auf Deine ToDo-Liste. Sind es mehrere Schritte, oder ist der Umfang noch unklar, spricht GTD von einem Projekt. Dieses legst Du in Deinem System der Wahl an und definierst mindestens den allerersten Schritt, um in diesem Projekt voran zu kommen. Oft ist dieser einfach, das Projekt zu brainstormen.

Bin ich die richtige Person für die Aufgabe?

Wer ganz alleine ist, wird an dieser Stelle die Frage meistens mit ja beantworten, die sich nun stellt, nämlich ob ich selbst der oder die richtige bin, die konkrete Aufgabe zu erfüllen. Als Nachfolger und Unternehmer ist es aber oft so, dass die Antwort nein lautet. Oft ist es viel sinnvoller, die Aufgabe meinem Team oder einer bestimmten Person zu übergeben. Tust Du das, musst Du es natürlich nachverfolgen können, also ebenfalls niederschreiben!

Inbox - Schritt 4, gibt es einen Termin?

Inbox – Schritt 4, gibt es einen Termin?

Zuletzt stellt sich noch die Frage, wann etwas zu erledigen ist. Die Default-Antwort ist immer asap, also „as soon as possible“. Das ist wortwörtlich zu verstehen, nicht wie manche Vorgesetzte die Abkürzung nutzen. Der Eintrag wird erledigt, sobald sich die Gelegenheit bietet. Um diese auch zu erkennen, gibt es noch das Konzept der Kontexte, das aber hier den Rahmen sprengen würden. Terminsachen müssen natürlich gezielt eingeplant werden. Dafür solltest Du mit einem Kalender arbeiten.

Das regelmäßige Review schafft Übersicht und hält Ordnung

Wenn Du die oben genannten Fragen durchlaufen hast, gibt es vier mögliche Stellen, auf denen Items, die Du als actionable definiert hast, landen:

  1. Auf einer allgemeinen ToDo-Liste
  2. Auf einer projektspezifischen ToDo-Liste
  3. Auf Deinem Kalender
  4. Auf einer „Waiting for“ Liste für Deine delegierten Aufgaben

Es gibt unzählige Wege, die Inbox, die Listen, den Kalender und alles was sonst noch zu GTD gehört zu visualisieren und technisch zu unterstützen. Als Methode ist GTD aber nicht von einem bestimmten Werkzeug abhängig. Es funktioniert mit Papier und Stift genauso gut, wie mit einem der unzähligen Software-Tools. Mein persönliches Setup kann ich, bei Interesse, gerne einmal vorstellen. Für diese Übersicht sprengt es definitiv den Rahmen.

Was aber unbedingt notwendig ist, ist das sogenannte Weekly Review. Einmal wöchentlich ist es Deine Aufgabe, Dein ganzes System anzusehen, zu aktualisieren, zu bereinigen und ggf. zu verbessern. In seinem Buch führt David Allen diesen Vorgang genauer aus, und ich kann ihn Dir gerne auch in einem weiteren Blogeintrag vorstellen. Wichtigster Kernsatz ist dabei: Wer kein wöchentliches Review macht, betreibt kein GTD. Das klingt sehr hart, ist aber in der Praxis tatsächlich wahr. Ich habe das ganze sogar noch um weitere Reviews mit unterschiedlichen Inhalten (täglich, monatlich, jährlich) ergänzt.

Der Gegenentwurf: Bullet Journaling

In vielerlei Hinsicht ist BuJo ein Gegenentwurf zu GTD. Es gibt ein Werkzeugset vor, nämlich Papier und Stift. Es ist ein simples System mit wenigen Regeln, und es ist beliebig erweiterbar und Du kannst es komplett auf Dich anpassen. Der Entwickler, ein Designer namens Ryder Carroll, hat dazu ein Video erstellt, das BuJo in aller Kürze erklärt:

Noch einmal kurz zusammengefasst:

  1. Notizbuch in die Hand nehmen, Index und Seitenzahlen einfügen
  2. Auf der nächsten freien Seite „einfach loslegen“ und im Index das Thema und die Seitenzahl(en) hinterlegen
  3. Alle Einträge werden so schnell wie möglich niedergeschrieben und durch unterschiedliche Vorzeichen kenntlich gemacht (Rapid Logging)

Die Vorzeichen, die Du nutzen kannst, sind natürlich Dir überlassen. Im Original gibt es fünf verschiedene Vorzeichen:

  1. Ein Punkt stellt eine Aufgabe dar
  2. Ein Kreis symbolisiert einen Termin
  3. Mit einem Ausrufezeichen kennzeichnest Du einen Hinweis
  4. Mit einem Sternchen eine Priorität
  5. Und sonstige Gedanken werden mit einem Gedankenstrich als Vorzeichen notiert

Die Idee hinter dieser Methode ist, dass Du erledigte Aufgaben und Termine mit einem X durch den Punkt oder Kreis kennzeichnen kannst. Dazu kommen noch Pfeile, die ich später noch erläutere.

Auch beim BuJo gibt es eine (grobe) Strukturierung

Ganz ungeordnet ist auch diese Methode nicht. Sie setzt auf Module, die Übersicht über bestimmte Zeiträume schaffen und die Planung erleichtern sollen.

Im Future Log bekommst Du eine schnelle Übersicht über die kommenden 6 – 12 Monate. Wie ausführlich Du es tust, ist Dir überlassen. Hier zwei Beispiele, wie ein Future Log aussehen kann:

Ausführlich gestaltetes Future Log, Copyright by Onkiart.ch

Ausführlich gestaltetes Future Log, Copyright by Onkiart.ch

 

Einfaches Future Log, Copyright Ryder Carroll

Einfaches Future Log, Copyright Ryder Carroll

Weitere Unterteilung und Ordnung bieten dann Monthly Log, Weekly Log und Daily Log. Wie Du sie gestaltest und mit wieviel Aufwand, ist eine persönliche Entscheidung. Du musst sie auch nicht alle nutzen, die Methode ist sehr offen dafür, in welcher Intensität Du selbst damit arbeiten möchtest.

Es gibt viele Seiten, die sich intensiv damit beschäftigen und tolle Anregungen geben können. Als Beispiele seien www.bohoberry.com und www.tinyrayofsunshine.com genannt.

Monthly Log - Beispiel von Pinterest

Monthly Log – Beispiel von Pinterest

 

Daily Log, Copyright bohoberry.com

Daily Log, Copyright bohoberry.com

Wenn Du etwas googelst, wirst Du noch viel mehr entdecken, inklusive vielen Ratschlägen und Arbeitserleichterungen.

Und auch Bullet Journaling kennt Reviews – sogar recht viele

Eines haben GTD und BuJo gemeinsam, nämlich dass Reviews notwendig sind. Bei letzterem passiert es per Definition täglich und nennt sich Migration. Idealerweise am Abend analysierst Du Deinen Tag. Du aktualisierst Deine Liste, und schaust, welche Dinge unerledigt blieben. Diese kannst Du dann entweder für den Folgetag planen, oder für einen anderen Zeitraum, zum Beispiel im kommenden Monat. Symbolisiert wird das durch Pfeile durch die Vorzeichen der Einträge.

Pfeil nach rechts heißt, dass Du den Eintrag auf den Folgetag verschiebst. Pfeil nach links bedeutet komplett neu terminiert.

Und genau damit steigst Du dann auch in den zweiten Teil des Reviews ein. Du planst die Einträge für den Folgetag nachdem Du ihn in Deinem Notizbuch angelegt hast, und notierst zuallererst all die unerledigten Dinge vom Vortag. Dann kommen weitere Einträge aus der Wochen- oder Monatsplanung hinzu, je nachdem, wie Deine Zeitplanung ist. Dieser Vorgang wiederholt sich täglich, und natürlich analog wöchentlich und monatlich.

Ein erzieherischer Effekt ist dabei bewusst einkalkuliert: Wenn Du einen Eintrag zum fünften oder sechsten Mal niederschreibst, weil Du ihn immer wieder verschiebst, stellst Du Dir ganz automatisch die Frage, ob es wirklich so relevant ist. Streichen ist klar erlaubt.

So, und was ist nun besser?

Ich denke, Du ahnst die Antwort bereits: Kein System ist per se „besser“. Es gibt aber immer etwas, was für Dich besser geeignet ist.

Ich habe beide Methoden eine zeitlang ausprobiert. Ich bin letztendlich bei GTD hängen geblieben. Im Zuge dessen sind noch viele Stunden in die Optimierung meiner Werkzeuge und meines Systems geflossen, aber ich bin GTD nun seit zwei Jahren treu geblieben.

Bullet Journaling ist reizvoll, weil es viel schneller und einfacher zu handhaben ist. Für mich haben zwei Dinge den Ausschlag gegen BuJo gegeben. Zum einen bin ich einfach ein digitaler Mensch, bei dem sich auch viel noch ändert. Gerade Termine können sich besonders häufig verschieben. Ich fand es wahnsinnig ärgerlich und aufwändig, das auf Papier zu bewerkstelligen. Von den Möglichkeiten zur Verlinkung ganz abgesehen. Zum anderen bin ich recht perfektionistisch. Die wunderschönen Bullet Journals, die im Internet zu finden sind, empfand ich als erstrebenswert. Ich kann es aber einfach nicht. Es ist kein Zufall, dass ich in Kunst schlechte Noten hatte. Deshalb hat mich mein Bullet Journal auch nicht positiv angesprochen. Ohne das bleibt man nicht bei einer Methode.

Vorsicht! Das war nur die Oberfläche

Dieser Blogeintrag ist natürlich nur eine stark vereinfachte Zusammenfassung. Über die konkreten (technischen) Werkzeuge habe ich kein Wort verloren. Ebenso gibt es in den Methoden noch viele kleine Details, die ich jetzt nicht genannt habe. Mein Ziel ist es, einen schnellen Überblick zu verschaffen und Dich vielleicht dazu anzuregen, es selbst mal zu versuchen.

Als Nachfolger und Unternehmer hast Du vermutlich viele Hochzeiten, auf denen Du tanzen musst. Deine Firma oder Firmen, Dein Privatleben, Familie, Hobbys… all das unter einen Hut zu bringen ohne etwas zu vergessen? Ich kann es nicht ohne ein passendes System.

Wenn Du konkreteres Interesse an meinem persönlichen Setup und meinen Anpassungen hast, lass es mich gerne wissen. Dann kann ich Dir gerne in Form eines Folgebeitrags mal zeigen, wie ich GTD anwende und welche Werkzeuge dabei zum Einsatz kommen.