Jan Hoßfeld
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Vom Kollegen zum Chef – Besondere Herausforderungen, die Dich erwarten

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Wie viele spätere Nachfolger war ich schon vorher in unserem Betrieb. Das ist bei Familienunternehmen oft der Fall. Geht es dann aber um den Führungswechsel, birgt das Thema Risiken. Denn nun bist Du nicht mehr Kollege, sondern Chef. Dabei kannst Du eine ganze Menge falsch machen. Das ist mir auch passiert, weshalb ich heute darüber blogge. Vielleicht hilft es Dir, bestimmten Stolpersteinen auszuweichen.

Es gibt zu diesem Thema übrigens unendlich viel Literatur und Weiterbildung. Ich habe auch lange überlegt, einen entsprechenden Kurs zu besuchen. Dass ich es nicht tat, ist vielleicht ganz gut, sonst käme dieser Beitrag womöglich nicht zu Stande.

Eine sehr deutsche Herausforderung: Die Anrede

Einer der ersten Fehler, der mir unterlaufen ist, war die Anrede. Wenn man mit Menschen zusammen arbeitet, kommt man fast immer automatisch zum „Du“. Das war natürlich auch bei uns der Fall. Vorab, ich habe nicht den allergrößten denkbaren Fauxpas begangen, indem ich das wieder zurückgezogen habe. Allerdings habe ich schon von solchen Fällen gehört. Ich hoffe, niemand kommt auf diese Schnapsidee.

Allerdings habe ich durch eine andere schlechte Entscheidung viel gelernt. Alle Menschen, die ich später eingestellte, blieben nämlich erst einmal beim „Sie“. Auf diese Art und Weise habe ich, unabsichtlich, aber vermeidbar, eine Zwei-Klassen-Gesellschaft geschaffen. Mir ging dabei oft im Kopf herum, was mein Vater sagte: “Halt die Leute ruhig etwas auf Distanz. Vielleicht musst Du sie eines Tages entlassen“.

Obwohl er damit natürlich Recht hatte, war meine Konsequenz daraus ein Fehler. Respekt und Hierarchie drücken sich nicht durch eine Anrede aus. Was sich aber damit ausdrücken kann, sind indirekte Wertungen des Teams, und das solltest Du unbedingt vermeiden. Deshalb mein wichtigster Tipp: Spar Dir das, sondern entscheide Dich für einen Weg. Das habe ich später auch getan. Mittlerweile sind alle beim „Du“, lediglich bei Auszubildenden vor der Übernahme bleibe ich beim „Sie“. Und ich kann mit absoluter Sicherheit sagen: Einen Menschen zu entlassen ist niemals leicht, egal wie Du ihn vorher angesprochen hast.

Positionsänderung bedeutet Perspektivenwechsel

Mir ist auch aufgefallen, dass eine neue Position meist auch neue Sichtweisen mit sich bringt. Ich denke, das dürfte jedem einleuchten. Allerdings vergisst man das manchmal dann im Alltag und geht davon aus, dass die ehemaligen Kollegen das auch direkt nachvollziehen können. Meine Erfahrung ist, dass es hier zu großen Missverständnissen kommen kann. In Deiner neuen Rolle als Chef wirst Du viele neue Herausforderungen haben. Du wirst Dir sehr viel Wissen in kurzer Zeit aneignen müssen – und zu all diesen aufgabenspezifischen Kenntnissen kommt dann noch der riesige Komplex der Führung hinzu.

Wenn Du nun aus Deiner neuen Perspektive Sachverhalte siehst und bewertest, wird es fast immer anders ausfallen, als das früher der Fall war. Nur wenn Du, wie ich, viel mit Deinen ehemaligen Kollegen sprichst, kann das zu einem Problem werden. Implizit setzt Du nämlich voraus, dass sie Deine neue Sichtweise verstehen. Das ist in aller Regel nicht der Fall. Du wirst Dich in Lagen wiederfinden, in denen Deine alten Kollegen nicht helfen können. Darauf solltest Du vorbereitet sein.

Die unterschiedlichen Sichtweisen und Aufgabengebiete führen dazu, dass Du auch mal gut gemeinte Ratschläge aus Deinem Team verwerfen musst. Das stößt nicht immer auf Gegenliebe. Es hilft dabei enorm, transparent mit Entscheidungen umzugehen und sie zu erklären. Auch dabei gilt: „Mit Maß und Ziel“. Erkläre, wenn es nötig ist, aber vergiss dabei nicht, dass Deine eigentliche Aufgabe die Geschäftsführung ist.

Fachwissen ist nicht Führungswissen

Es kommt leider viel zu oft vor, dass Fachwissen mit Führungskompetenz gleichgesetzt wird. Du kennst sicher auch Fälle, in denen die beste Fachkraft befördert wurde und es komplett schief ging.

Als Nachfolger, als Chef, darf man ein gewisses Fachwissen voraussetzen. Allerdings ist das nicht das entscheidende, sondern Dein besonders Skillset, Dein eigentliches Fachwissen, ist Führung. Es gibt einige wenige Fälle, in denen Menschen dafür eine Gabe besitzen (man denke an die charismatische Führung gemäß Max Weber). Die meisten von uns brauchen dazu aber erlernbare Werkzeuge und viel Übung. Deshalb ist mein dritter Ratschlag, hier direkt mit Deiner Arbeit zu beginnen. Entwickle Dein Skillset in Sachen Führung.

Mit der wichtigste Skill, den Du erlernen musst, ist es, Konflikte auszutragen. Denn die werden kommen. Gerade als Nachfolger, der vielleicht vorher selbst schon im Betrieb mitgearbeitet hat, wirst Du herausgefordert werden. Dein Führungsanspruch wird in Frage gestellt werden. Es ist dann sehr viel angenehmer und leichter, dem Konflikt aus dem Weg zu gehen. Es ist aber auch falsch. Nimm Dir Zeit, bereite Dich darauf vor und trage es aus. Nur achte darauf, das Pendel nicht ins andere Extrem ausschlagen zu lassen. Den Chef heraushängen zu lassen, ist keine Führung, sondern ein Fehler.

Fünf Dinge, die Du tun solltest, wenn Du Chef geworden bist

Bei allen Fehlern gibt es natürlich auch Möglichkeiten, diesen Rollen- und Perspektivenwechsel erfolgreich zu gestalten.

Das erste, was Du Dir deshalb bewusst machen solltest, ist das es eine Riesenchance ist. Du kannst die ehemaligen Kollegen auf die kommende gemeinsame Reise mitnehmen. Dazu musst Du Dir selbst treu bleiben. Auf der menschlichen Ebene unverändert, und klar in der Kommunikation. Wenn Du dann noch das Team in Entscheidungen einbeziehst und zeigst, dass Du zwar führst, aber selbst natürlich auch weiter lernst, wirst Du es bestimmt erfolgreich gestalten.

Überhaupt, das Team, ist ein entscheidender Faktor. Ein guter Leader weiß, dass er seine Ziele nicht alleine erreichen kann. Das ist der Grund, warum insbesondere StartUps besonders darauf achten, gute Teams zu bauen. Erfolgreiche Nachfolge-StartUps tun das deshalb auch. Beginne deshalb unbedingt bei Dir, denn dort beginnt auch das Team. Leb vor, was Du von anderen erwartest und zeige, dass Du niemals aufhörst, Dich weiter zu entwickeln. Damit setzt Du das richtige Zeichen.

Den Chef heraushängen zu lassen ist übrigens keine Stärke. Es ist eine Schwäche. Keine Entscheidungen zu treffen ist aber auch eine. Die Balance zu finden, ist Erfahrungssache. Wolfgang Grupp, der Gründer und Inhaber von Trigema, brachte es in einem Vortrag in Saarbrücken klar auf den Punkt: „Schnelle Entscheidungen treffen ist gut. In jedem Fall besser als keine, selbst wenn es mal schief geht“. Drück Dich nicht davor, das ist zentraler Bestandteil Deiner neuen Rolle.

Als vierten Ratschlag empfehle ich Dir, viel Zeit in Deine Führungsfähigkeiten zu stecken. Vernachlässige Fachwissen nicht komplett, aber konzentriere Dich auf das Skillset, dass Du in Deiner neuen Rolle primär benötigst. Hier hilft die alte 80-20-Regel, ich halte das für eine gute Verteilung Deiner Energie. Du und Dein Team, Ihr braucht ein diverses und breites Skillset um erfolgreich zu sein. Dein Job ist es, die Führung hinein zu bringen.

Der letzte Ratschlag ist situativ, aber mächtig: Stell Dich vor Dein Team, wenn sich die Chance bietet. Nichts zeigt mehr Leadership als wenn Du voran gehst, Dein Team schützt. Dann wirst Du auch in Deiner neuen Rolle akzeptiert.

Wo Du noch mehr Informationen findest

Dieses Thema habe ich auch in Audioform bei Follow-Up.fm aufgearbeitet. Wenn Du es lieber hören möchtest, empfehle ich Dir deshalb Episode drei. Ebenfalls empfehlenswert ist der Podcast „Führung auf den Punkt gebracht“ von Bernd Geropp. Er hat auch eine Folge zu dem Thema diesen Blogs.

Welchen Herausforderungen bist Du denn in Deiner neuen Rolle begegnet? Lass es mich wissen!

20. Dezember 2016/2 Kommentare/von Jan Hossfeld

Persönliche Produktivität: Ein Selbstversuch mit GTD und Bullet Journaling

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Im Juli diesen Jahres habe ich an der Hochschule für Technik und Wirtschaft einen Gastvortrag gehalten. Das Thema war Prokrastination, auch gerne „Aufschieberitis“ genannt. Vorab, jeder Mensch schiebt Dinge auf, mal mehr, mal weniger. Allerdings kann man dem begegnen, wenn man sich organisiert.

Für die persönliche Produktivität gibt es gefühlt hunderte Methoden und tausende Werkzeuge. Da ich es liebe, neues auszuprobieren, habe ich alleine darin schon viel Lebenszeit investiert (und damit andere Dinge aufgeschoben). Der Vorteil für Dich, und diejenigen, die den Vortrag besucht haben: Ich habe den Aufwand, es zu verstehen und aufzubereiten, bereits investiert. Du kannst also ganz hemmungslos profitieren.

Zwei Methoden stechen heraus und wurden intensiv getestet

Aus den vielen Optionen habe ich insbesondere zwei Methoden intensiv, d.h. jeweils über einen langen Zeitraum, angewendet. Beide haben zum Ziel, Deine persönliche Produktivität und Deinen Grad an Organisation zu erhöhen. Es handelt sich dabei einerseits um Getting Things Done® (GTD) und um Bullet Journaling (BuJo) andererseits. Hier ein kurzer Überblick:

Vergleichsübersicht GTD und BuJo

Vergleichsübersicht GTD und BuJo

Man sieht bereits, dass sich beide erheblich unterscheiden. Ich empfehle Dir, bei Interesse unbedingt das Buch von David Allen (Affiliate Link) und die Webseite von Ryder Carroll zu lesen!

Getting Things Done: Ein Regelwerk für alle Fälle

In der Übersicht stand es ja bereits, GTD verfügt über ein Regelwerk, dessen Einhaltung den Erfolg der Methode sichert. Beginnen wir also ganz von vorne. Es kommt Dir etwas in den Kopf, alternativ in Deinen Briefkasten oder Deine Inbox. David Allen bezeichnet das als „Stuff“, da es keine Rolle spielt, in welchem Format oder wo es ankommt.

Inbox - Schritt 1, unklare Inhalte

Inbox – Schritt 1, unklare Inhalte

Wie du siehst, landet alles zuallererst in der Inbox des GTD Systems. Beim Abarbeiten der Inbox (Empfehlung: Einmal täglich) wird jeder Eintrag, jedes Objekt, genau einmal angefasst und anhand einiger Fragen analysiert. Die erste Frage lautet “is it actionable?“, also ob direkt eine klare Handlung, ein Eintrag auf einer ToDo-Liste, erkennbar ist.

Sehr häufig ist das nicht der Fall, wie im obigen Schaubild zu sehen. Solche Items gehen drei Wege. Entweder in den Müll (beispielsweise kurze Geistesblitze, die sich im Nachhinein als Blödsinn herausstellen), in ein Ablagesystem (Referenzmaterial, Artikel, Schriftverkehr zu einem Projekt, etc.) oder auf die „Eines Tages“-Liste. Auf letzterer landen alle Dinge, die Du jetzt weder projektieren noch durchführen kannst, aber vielleicht in einer noch nicht genau definierten Zukunft.

Wie GTD seine ToDo-Listen füllt und ordnet

Selbstverständlich gibt es auch viele Sachen in der Inbox, die sehr wohl actionable sind. Eine Mail, die auf Antwort wartet. Ein Eintrag für die Einkaufsliste. Die Mitarbeitergespräche für das kommende Jahr. Das sind drei Beispiele für Einträge, wo die Antwort auf die erste Frage „ja“ lautet.

Inbox - Schritt 2, direkt erledigen?

Inbox – Schritt 2, direkt erledigen?

Bei solchen Items stellst Du Dir direkt zwei weitere Fragen. Die erste ist, ob der konkrete nächste Schritt, egal wie klein er sein mag (bspw. initiales Brainstorming für ein Projekt), klar ist und ob damit das Ziel erreicht ist. Dazu komme ich gleich, denn es gibt noch eine weitere Frage, die alleine bereits ein riesiger Mehrwert ist: Die Zwei-Minuten-Regel. Diese besagt, dass wenn Du Deine Inbox durchgehst, und ein Eintrag in zwei Minuten oder weniger erledigt ist, Du diesen sofort erledigst. Kein Zurücklegen. Kein weiteres Nachdenken. Nur erledigen.

Ist das geklärt, kannst Du Dich nochmals der ersten Frage widmen, nämlich ob der Eintrag einen oder mehrere Arbeitsschritte erfordert.

Inbox - Schritt 3, Projekt oder ToDo? Und wer erledigt es?

Inbox – Schritt 3, Projekt oder ToDo? Und wer erledigt es?

Ist es ein einzelner Arbeitsschritt, dann kommt der Eintrag auf Deine ToDo-Liste. Sind es mehrere Schritte, oder ist der Umfang noch unklar, spricht GTD von einem Projekt. Dieses legst Du in Deinem System der Wahl an und definierst mindestens den allerersten Schritt, um in diesem Projekt voran zu kommen. Oft ist dieser einfach, das Projekt zu brainstormen.

Bin ich die richtige Person für die Aufgabe?

Wer ganz alleine ist, wird an dieser Stelle die Frage meistens mit ja beantworten, die sich nun stellt, nämlich ob ich selbst der oder die richtige bin, die konkrete Aufgabe zu erfüllen. Als Nachfolger und Unternehmer ist es aber oft so, dass die Antwort nein lautet. Oft ist es viel sinnvoller, die Aufgabe meinem Team oder einer bestimmten Person zu übergeben. Tust Du das, musst Du es natürlich nachverfolgen können, also ebenfalls niederschreiben!

Inbox - Schritt 4, gibt es einen Termin?

Inbox – Schritt 4, gibt es einen Termin?

Zuletzt stellt sich noch die Frage, wann etwas zu erledigen ist. Die Default-Antwort ist immer asap, also „as soon as possible“. Das ist wortwörtlich zu verstehen, nicht wie manche Vorgesetzte die Abkürzung nutzen. Der Eintrag wird erledigt, sobald sich die Gelegenheit bietet. Um diese auch zu erkennen, gibt es noch das Konzept der Kontexte, das aber hier den Rahmen sprengen würden. Terminsachen müssen natürlich gezielt eingeplant werden. Dafür solltest Du mit einem Kalender arbeiten.

Das regelmäßige Review schafft Übersicht und hält Ordnung

Wenn Du die oben genannten Fragen durchlaufen hast, gibt es vier mögliche Stellen, auf denen Items, die Du als actionable definiert hast, landen:

  1. Auf einer allgemeinen ToDo-Liste
  2. Auf einer projektspezifischen ToDo-Liste
  3. Auf Deinem Kalender
  4. Auf einer „Waiting for“ Liste für Deine delegierten Aufgaben

Es gibt unzählige Wege, die Inbox, die Listen, den Kalender und alles was sonst noch zu GTD gehört zu visualisieren und technisch zu unterstützen. Als Methode ist GTD aber nicht von einem bestimmten Werkzeug abhängig. Es funktioniert mit Papier und Stift genauso gut, wie mit einem der unzähligen Software-Tools. Mein persönliches Setup kann ich, bei Interesse, gerne einmal vorstellen. Für diese Übersicht sprengt es definitiv den Rahmen.

Was aber unbedingt notwendig ist, ist das sogenannte Weekly Review. Einmal wöchentlich ist es Deine Aufgabe, Dein ganzes System anzusehen, zu aktualisieren, zu bereinigen und ggf. zu verbessern. In seinem Buch führt David Allen diesen Vorgang genauer aus, und ich kann ihn Dir gerne auch in einem weiteren Blogeintrag vorstellen. Wichtigster Kernsatz ist dabei: Wer kein wöchentliches Review macht, betreibt kein GTD. Das klingt sehr hart, ist aber in der Praxis tatsächlich wahr. Ich habe das ganze sogar noch um weitere Reviews mit unterschiedlichen Inhalten (täglich, monatlich, jährlich) ergänzt.

Der Gegenentwurf: Bullet Journaling

In vielerlei Hinsicht ist BuJo ein Gegenentwurf zu GTD. Es gibt ein Werkzeugset vor, nämlich Papier und Stift. Es ist ein simples System mit wenigen Regeln, und es ist beliebig erweiterbar und Du kannst es komplett auf Dich anpassen. Der Entwickler, ein Designer namens Ryder Carroll, hat dazu ein Video erstellt, das BuJo in aller Kürze erklärt:

Noch einmal kurz zusammengefasst:

  1. Notizbuch in die Hand nehmen, Index und Seitenzahlen einfügen
  2. Auf der nächsten freien Seite „einfach loslegen“ und im Index das Thema und die Seitenzahl(en) hinterlegen
  3. Alle Einträge werden so schnell wie möglich niedergeschrieben und durch unterschiedliche Vorzeichen kenntlich gemacht (Rapid Logging)

Die Vorzeichen, die Du nutzen kannst, sind natürlich Dir überlassen. Im Original gibt es fünf verschiedene Vorzeichen:

  1. Ein Punkt stellt eine Aufgabe dar
  2. Ein Kreis symbolisiert einen Termin
  3. Mit einem Ausrufezeichen kennzeichnest Du einen Hinweis
  4. Mit einem Sternchen eine Priorität
  5. Und sonstige Gedanken werden mit einem Gedankenstrich als Vorzeichen notiert

Die Idee hinter dieser Methode ist, dass Du erledigte Aufgaben und Termine mit einem X durch den Punkt oder Kreis kennzeichnen kannst. Dazu kommen noch Pfeile, die ich später noch erläutere.

Auch beim BuJo gibt es eine (grobe) Strukturierung

Ganz ungeordnet ist auch diese Methode nicht. Sie setzt auf Module, die Übersicht über bestimmte Zeiträume schaffen und die Planung erleichtern sollen.

Im Future Log bekommst Du eine schnelle Übersicht über die kommenden 6 – 12 Monate. Wie ausführlich Du es tust, ist Dir überlassen. Hier zwei Beispiele, wie ein Future Log aussehen kann:

Ausführlich gestaltetes Future Log, Copyright by Onkiart.ch

Ausführlich gestaltetes Future Log, Copyright by Onkiart.ch

 

Einfaches Future Log, Copyright Ryder Carroll

Einfaches Future Log, Copyright Ryder Carroll

Weitere Unterteilung und Ordnung bieten dann Monthly Log, Weekly Log und Daily Log. Wie Du sie gestaltest und mit wieviel Aufwand, ist eine persönliche Entscheidung. Du musst sie auch nicht alle nutzen, die Methode ist sehr offen dafür, in welcher Intensität Du selbst damit arbeiten möchtest.

Es gibt viele Seiten, die sich intensiv damit beschäftigen und tolle Anregungen geben können. Als Beispiele seien www.bohoberry.com und www.tinyrayofsunshine.com genannt.

Monthly Log - Beispiel von Pinterest

Monthly Log – Beispiel von Pinterest

 

Wenn Du etwas googelst, wirst Du noch viel mehr entdecken, inklusive vielen Ratschlägen und Arbeitserleichterungen.

Und auch Bullet Journaling kennt Reviews – sogar recht viele

Eines haben GTD und BuJo gemeinsam, nämlich dass Reviews notwendig sind. Bei letzterem passiert es per Definition täglich und nennt sich Migration. Idealerweise am Abend analysierst Du Deinen Tag. Du aktualisierst Deine Liste, und schaust, welche Dinge unerledigt blieben. Diese kannst Du dann entweder für den Folgetag planen, oder für einen anderen Zeitraum, zum Beispiel im kommenden Monat. Symbolisiert wird das durch Pfeile durch die Vorzeichen der Einträge.

Pfeil nach rechts heißt, dass Du den Eintrag auf den Folgetag verschiebst. Pfeil nach links bedeutet komplett neu terminiert.

Und genau damit steigst Du dann auch in den zweiten Teil des Reviews ein. Du planst die Einträge für den Folgetag nachdem Du ihn in Deinem Notizbuch angelegt hast, und notierst zuallererst all die unerledigten Dinge vom Vortag. Dann kommen weitere Einträge aus der Wochen- oder Monatsplanung hinzu, je nachdem, wie Deine Zeitplanung ist. Dieser Vorgang wiederholt sich täglich, und natürlich analog wöchentlich und monatlich.

Ein erzieherischer Effekt ist dabei bewusst einkalkuliert: Wenn Du einen Eintrag zum fünften oder sechsten Mal niederschreibst, weil Du ihn immer wieder verschiebst, stellst Du Dir ganz automatisch die Frage, ob es wirklich so relevant ist. Streichen ist klar erlaubt.

So, und was ist nun besser?

Ich denke, Du ahnst die Antwort bereits: Kein System ist per se „besser“. Es gibt aber immer etwas, was für Dich besser geeignet ist.

Ich habe beide Methoden eine zeitlang ausprobiert. Ich bin letztendlich bei GTD hängen geblieben. Im Zuge dessen sind noch viele Stunden in die Optimierung meiner Werkzeuge und meines Systems geflossen, aber ich bin GTD nun seit zwei Jahren treu geblieben.

Bullet Journaling ist reizvoll, weil es viel schneller und einfacher zu handhaben ist. Für mich haben zwei Dinge den Ausschlag gegen BuJo gegeben. Zum einen bin ich einfach ein digitaler Mensch, bei dem sich auch viel noch ändert. Gerade Termine können sich besonders häufig verschieben. Ich fand es wahnsinnig ärgerlich und aufwändig, das auf Papier zu bewerkstelligen. Von den Möglichkeiten zur Verlinkung ganz abgesehen. Zum anderen bin ich recht perfektionistisch. Die wunderschönen Bullet Journals, die im Internet zu finden sind, empfand ich als erstrebenswert. Ich kann es aber einfach nicht. Es ist kein Zufall, dass ich in Kunst schlechte Noten hatte. Deshalb hat mich mein Bullet Journal auch nicht positiv angesprochen. Ohne das bleibt man nicht bei einer Methode.

Vorsicht! Das war nur die Oberfläche

Dieser Blogeintrag ist natürlich nur eine stark vereinfachte Zusammenfassung. Über die konkreten (technischen) Werkzeuge habe ich kein Wort verloren. Ebenso gibt es in den Methoden noch viele kleine Details, die ich jetzt nicht genannt habe. Mein Ziel ist es, einen schnellen Überblick zu verschaffen und Dich vielleicht dazu anzuregen, es selbst mal zu versuchen.

Als Nachfolger und Unternehmer hast Du vermutlich viele Hochzeiten, auf denen Du tanzen musst. Deine Firma oder Firmen, Dein Privatleben, Familie, Hobbys… all das unter einen Hut zu bringen ohne etwas zu vergessen? Ich kann es nicht ohne ein passendes System.

Wenn Du konkreteres Interesse an meinem persönlichen Setup und meinen Anpassungen hast, lass es mich gerne wissen. Dann kann ich Dir gerne in Form eines Folgebeitrags mal zeigen, wie ich GTD anwende und welche Werkzeuge dabei zum Einsatz kommen.

 

Hinweis: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links

6. Dezember 2016/5 Kommentare/von Jan Hossfeld

Der politikverdrossene Politologe

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Der Titel mag belustigend klingen, für mich ist Politikverdrossenheit aber ein sehr reales und damit trauriges Thema. Denn eigentlich ist mir Politik sehr wichtig. Ich komme aus einem politisch interessierten Haushalt. Das hat sicherlich dazu beigetragen. Wir haben am Küchentisch oft politische Themen besprochen und darüber diskutiert. Mein „Aha“-Erlebnis war allerdings ein Buch.

Ein Freund aus England gab mir Hidden Agendas von John Pilger (Affiliate Link) zu lesen. Nun stimmte ich schon damals nicht politisch mit dem Autor überein. Das spielte aber keine Rolle. Wichtiger war, mit welcher Überzeugung er diese Themen, die nicht im Fokus der Politik standen, befeuerte. Spätestens da war mir klar, welche Macht (und Obligation) Politik hat, nämlich Zukunft zu gestalten. Und mir war klar, dass ich Journalist werden wollte und damit meinen Teil beitrage. Unrecht aufdecken und bekämpfen, als vierte Macht im Staat mit gestalten und Wissen verbreiten.

Voll auf Kurs

Der Entschluss stand also recht früh fest, und das zum Leidwesen meiner Eltern („Brotlose Kunst“ – in manchen Punkten sind alle Eltern, denke ich, gleich): Ich würde Politik studieren. Der Politik-Leistungskurs war natürlich Pflicht. Die Auseinandersetzungen darin geradezu episch. Stundenlang wurden politische Themen heiß diskutiert. Unsere Lehrerin, die ganz neu an der Schule war, hatte an manchen Tagen ihre liebe Mühe, uns zu bändigen.

Nach dem Wehrdienst ging ich, wie geplant, studieren. Politik natürlich. Dass ich nicht Journalist wurde, liegt zu großen Teilen daran, dass ich stattdessen plötzlich Nachfolger war und darin eine riesige Chance gesehen habe, etwas wichtiges zu erhalten und weiter zu entwickeln. Zukunft zu gestalten, also, im kleinen Umfang. Mein Interesse an dem Thema hat es nicht geschmälert. Zumindest anfangs nicht.

Gestaltung? Nein danke!

Mittlerweile ist das anders. Die Zukunft zu gestalten ist für mich der zentrale Aspekt, das Ziel guter Politik. Und davon sehe ich seit vielen Jahren effektiv nichts. Stattdessen verwaltet eine Gruppe Menschen, die zudem noch relativ homogen ist (jedenfalls homogener als die Bevölkerung), die Gegenwart. Von allen wichtigen Zukunftsthemen hält man sich, so mein Eindruck, so fern es geht. Denn die nächste Wahl steht meist direkt bevor. In Kommune, Land oder Bund, irgendwo ist immer Wahl – und damit ein Grund, lieber die „low hanging fruits“ zu greifen. Nur ist das nicht der Anspruch, den ich an Politik habe. Ich wünsche mir Menschen, die auch auf die Gefahr hin, nicht mehr gewählt zu werden, das richtige tun. Das, was notwendig ist, damit die Zukunft besser wird. Stattdessen erlebe ich seit Jahren faktischen Stillstand.

Mir ist, als Politologe, völlig klar, dass Kompromisse Bestandteil einer Demokratie sind. Als Unternehmer und Nachfolger spricht für mich auch nichts gegen kleine Schritte. Aber natürlich nur unter der Bedingung, dass es immer wieder kleine Schritte sind. Iterativ ist in Ordnung, per Definition bedeutet das aber auch, dass ein Schritt nach dem anderen kommt, nicht dass der kleine Schritt das abschließende Endergebnis großer Verhandlung ist.

Der kleine Schritt darf nicht das abschließende Endergebnis der großen Verhandlung sein. Share on X

Realität und Politik sind offensichtlich zwei Welten

Hinzu kommt das Gefühl, dass Berufspolitiker generell in einer eigenen Sphäre schweben. Diese hat nur recht wenig mit meiner Lebensrealität zu tun. Das ist, teilweise, in allen Berufen so. Allerdings ist Politik eben nicht ein Beruf wie jeder andere. In einer repräsentativen Demokratie sollen diese Menschen die Bevölkerung vertreten. Insofern dürfen sie nicht völlig abgekoppelt sein, um diese Aufgabe zu erfüllen.

Beispiele gibt es dafür zuhauf. Ich ärgere mich, wenn aufgrund politischer Erwägungen die eigenen Werte oder Ankündigungen komplett unterlaufen werden. Die Begründung, es gäbe politische Realitäten, kann ich nicht akzeptieren. Wo ist denn die rote Linie, die vorher immer wieder versetzt wurde, wenn nicht dort, wo unsere Kernwerte in Frage stehen? Was ist, wenn ich als normaler Bürger so handele? Oder als Unternehmer? Dann bin ich völlig unglaubwürdig. Ich wünsche mir zumindest den Anstand, dass das, was gesagt wird, dann auch getan wird. Dieser fehlt mir seit Jahren.

Oder die Frage von Einnahmen und Ausgaben. Als normaldenkender Mensch ist mir klar, dass ich beides im Lot halten muss. Dank der niedrigen Zinsen ist unser Haushalt ja auch gerade wieder dort – und statt diese tolle Lage auszunutzen, wird über die nächste Erhöhung von Steuern, Abgaben oder Gebühren gesprochen. Es ist völlig inakzeptabel, dass auf der Ausgabenseite immer weiter erhöht wird, statt mal dort anzusetzen. Einsparpotenziale gäbe es wahrlich genug. Das zeigt das Schwarzbuch des Steuerzahlerbunds jedes Jahr, und der gesunde Menschenverstand auch. Ich zahle für alles mögliche Steuern und Gebühren, und ich zahle sie gerne. Denn es gibt in diesem Staat eine funktionierende und gute Infrastruktur. Zudem biete ich Menschen Arbeit und ermögliche somit auch anderen, Steuern zu zahlen. Das ist alles schön und gut, aber das Maß ist, für meine Begriffe, voll. Es gibt unendlich Einsparpotenziale. Und eines davon ist das System selbst.

Selbstverstärkendes System Politik

Politik ist ein Beruf. Ob das richtig ist, sei dahingestellt. In einer idealen Welt fände ich es gut, wenn es Berufung ist. Bleiben wir in der Realität, hat das aber Implikationen. Da Politiker über maßgebliche Dinge entscheiden (als Beispiele seien nur mal Posten, Aufträge oder Diäten genannt), die unmittelbar sie selbst betreffen, ist die Ausgabenspirale ein selbstverstärkendes System.

Es macht mich einfach nur wütend zu hören, dass kurz vor einer Wahl noch alle möglichen Parteifreunde befördert und auf Posten gesetzt werden, in denen sie unkündbar und gut abgesichert sind. Und da diese dann über die nachfolgenden Menschen mit bestimmen, dreht sich diese Spirale endlos. Es gibt Menschen in unserem politischen System, die nur das kennen, die noch nie etwas anderes gesehen haben. Die Konsequenz daraus ist, dass dieses System keine Erneuerung von außen bekommen kann. Es dreht sich nur um sich selbst und nimmt keine externen Impulse auf. Das ist, auf lange Sicht, der Tod des Systems.

Wenn sich ein Unternehmen nur noch mit sich selbst beschäftigt, aber die Kunden und restliche Außenwelt ignoriert, ist es klar, wohin es führt. Die aktuellen Wahlergebnisse, die vorher nicht mal denkbare Realität, dass Donald Trump Präsident der USA wurde, all das ist kein Zufall. Es ist das Ergebnis der Wahrnehmung, dass Politik und Realität der Menschen nur wenige Berührungspunkte haben.

Das Menschenbild mancher Politiker ist auch zweifelhaft

Vielleicht trägt dazu auch bei, dass es umgekehrt nicht anders wahrgenommen wird. Mir ist völlig schleierhaft, warum die Einstellung von 1600 Inspektoren zur Kontrolle des Mindestlohns notwendig war. Ich kenne kaum einen Unternehmer, der tatsächlich gegen Mindestlohn ist. Und nicht einen, bei dem eine Kontrolle irgendwas zu Tage fördern würde. Nur die Bürokratie müssen wir ausbaden. Selbst betrifft es mich dankbarerweise kaum – ich habe „nur“ drei Monate Zeit und vier verschiedene Anlaufstellen gebraucht, um abschließend zu klären, ob ein bestimmtes Praktikum mindestlohnpflichtig ist, oder nicht. Das sagt viel darüber aus, wie viel Bürokratie wirklich dabei ist. Die Einstellung der Inspektoren sagen mir letztlich nur eines: „Hallo, schön dass Du Arbeitsplätze schaffst und (mehrfach) Steuern zahlst. Ist auch nett, dass Du meinen Lohn und meine Altersvorsorge mitträgst. Ach, übrigens, ich traue Dir nicht. Also führ brav Buch und wenn Du auch nur einen, vielleicht unabsichtlichen, Fehler machst, steht schon mein Inspektor bereit“. Das ist keine gute Basis für die Zusammenarbeit.

Ich denke es gäbe genug Bereiche, wo 1600 schnell bewilligte Stellen mehr bringen. Kindertagesbetreuung, die immer noch nicht in der Realität des 21. Jahrhunderts angekommen ist, zum Beispiel. Oder in Sprachkursen für Flüchtlinge. Es gibt da eine Menge Optionen. Die gewählte erschließt sich mir jedenfalls nicht.

Und warum machst Du es nicht besser?

Diese Frage habe ich mir schon öfter gestellt. Ja, ich habe mit dem Gedanken gespielt. Ich glaube aber, dass der Preis, den ich dafür zahle, zu hoch ist. Auf kommunaler Ebene kann man noch als Einzelkandidat etwas erreichen. Ab Landesebene ist es ohne Partei illusorisch.

Nun kenne ich viele Menschen, die in Parteien sind, und lese auch die Aussagen von Politikern, die sich damit decken: In einer Partei ist der echte Diskurs nicht wirklich oder nur sehr begrenzt gewünscht. Es geht nicht darum, was Du zu sagen hast, oder was Du kannst, sondern darum, ob Du die Partei lange genug unterstützt hast. Etwas plakativ, klebe Plakate, dann darfst Du mal Delegierter sein, dann in den Vorstand, dann vielleicht in die Landespolitik, dann die Bundespolitik… Das möchte ich nicht.

Ich möchte nicht Positionen vertreten, die ich für Quatsch halte, nur weil sie so beschlossen wurden. Ich möchte nicht an meinem Einsatz für den Verein gemessen werden, sondern an dem, was ich sage und vor allem tue. Und, am wichtigsten, ich will Dinge bewegen – das ist das, warum ich gerne Unternehmer bin. Ich kann gestalten, das System verändern, eine bessere Zukunft schaffen. In kleinem Rahmen, zugegeben. Aber ich finde mich darin wieder.

In einem System, in dem Zeit und Unterstützung der „richtigen“ Personen mehr zählt als Inhalt sehe ich mich nicht. Wenn die einzige Chance, in eine gestalterische Position zu kommen ist, vorher diese Gestaltungsmöglichkeit lange Zeit aufzugeben, passt das für mich nicht.

Und so wurde aus mir ein politikverdrossener Politologe

Ich finde das eigentlich alles traurig. Ich habe mittlerweile keine Lust mehr auf die Nachrichten, auf politische Diskussionen oder die nächste Wahl. Wenn man bedenkt, von welchem Interessensniveau ich komme, sollte es einem Angst und Bange werden. Was ist denn dann mit all den Leuten, die Politik eh schon skeptisch sahen?

Aber was ist zu tun? Nun, zuallererst vielleicht mal sehen, dass es ein Problem gibt. Das ist, solange es uns gut geht, vielleicht schwer. Aber wichtig. Und dann mal etwas größer denken.

Ich zum Beispiel würde sehr ernsthaft mal darüber nachdenken, die Zeit als Politiker generell zu begrenzen. Und auch die daraus resultierenden Versorgungszahlungen. Beides zum Beispiel auf zwei Legislaturperioden. Das könnte helfen, dem System mehr frisches Blut zuzuführen und die Folgen schlechter Entscheidungen, die es immer geben wird, abzumildern. Mal abgesehen davon könnte man dann viel öfter von interdisziplinären Teams und neuen Denkansätzen profitieren.

Oder endlich mal über einen großen Wurf bei den Steuern nachdenken, statt immer neue einzuführen oder sie zu erhöhen. Ich fand die Idee von Flat Tax immer reizvoll, und auch sehr gerecht. Ohne dazu Zahlen oder Expertise zu haben denke ich, dass bei gleichzeitiger Abschaffung aller Ausnahmeregelungen sogar gleich viel oder mehr im Staatssäckel landen könnte. Und wir würden unendliche Mengen an Geld sparen, die derzeit in der zugehörigen Bürokratie stecken. Vielleicht ist auch die Art der Steuern zu überdenken. Ich bin beileibe kein Fachmann, aber die gibt es ja durchaus.

Das sind nur zwei Denkansätze, die natürlich nicht ausgefeilt sind. Jede Veränderung beginnt aber mit einem Impuls. Ich glaube, es wird Zeit für größere Änderungen, sonst gibt es irgendwann das, was man gestalten wollte, gar nicht mehr.

 

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11. November 2016/11 Kommentare/von Jan Hossfeld

Warum Unternehmensnachfolgen scheitern, obwohl die Übergabe geregelt ist

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Eine Unternehmensnachfolge sieht auf dem Papier erstaunlich ordentlich aus. Verträge, ein Stichtag und neue Zuständigkeiten suggerieren Ordnung und Klarheit. Vielleicht gibt es auch einen Übergabeplan und eine Liste mit offenen Punkten. Irgendwann folgt dann die Unterschrift und der bisherige Inhaber ist nicht mehr Geschäftsführer. Jetzt liegt es in der Hand des Nachfolgers und die Nachfolge ist formal abgeschlossen. Im Unternehmen beginnt sie an diesem Punkt häufig erst richtig.

Denn ein Titel übergibt genauso wenig eine Kundenbeziehung wie ein Vertrag alle alten Entscheidungen erklären kann. Eine neue Geschäftsführung besitzt nicht automatisch den Entscheidungsraum, den sie im Alltag benötigt. Die offizielle Übertragung der Verantwortung bedeutet wenig, wenn das Unternehmen im Alltag weiterhin an den bisherigen Menschen, Gewohnheiten und informellen Wegen hängt.

Das ist eine Situation, in der eine Nachfolgeregelung durchaus scheitern kann, obwohl rechtlich alles geregelt wurde.

Scheitern ist ein großes Wort

Eines gleich vorab: Eine Unternehmensnachfolge ist nicht bereits gescheitert, weil die ersten Monate schwierig sind. Ein neuer Geschäftsführer wird Fragen haben, Mitarbeitende werden vergleichen und Kunden müssen Vertrauen entwickeln. Manche Entscheidungen dauern länger, weil Zusammenhänge noch nicht bekannt sind. Das ist alles völlig normal.

Scheitern beginnt für mich allerdings auch nicht erst bei Insolvenz, Abbruch oder offenem Streit. Es kann viel subtiler und leiser daherkommen:

  • Die neue Geschäftsführung ist eingesetzt, aber wichtige Entscheidungen landen weiterhin beim Vorgänger
  • Der Nachfolger übernimmt immer mehr Aufgaben, gewinnt aber keinen Überblick
  • Mitarbeitende warten ab, was der frühere Inhaber sagt
  • Kunden akzeptieren den neuen Ansprechpartner, rufen bei schwierigen Fragen aber weiterhin den alten an
  • Wissen wurde übergeben, die Gründe hinter Ausnahmen und Entscheidungen fehlen jedoch
  • Die Organisation funktioniert nur, weil einzelne Menschen Lücken schließen
  • Der bisherige Inhaber will sich zurückziehen, greift aber regelmäßig wieder ein
  • Der Nachfolger arbeitet immer mehr und wird langsam selbst zur nächsten unersetzlichen Person

Von außen betrachtet läuft das Unternehmen also normal weiter, während sich innen die Übergabe noch lange hinzieht.

Ich habe Nachfolge zuerst als formale Frage erlebt

Als mein Vater Ende 2010 starb, gab es keine geplante Nachfolge. Meine Mutter war kurz zuvor zur Co-Geschäftsführerin bestellt worden. Nach seinem Tod war damit formal klar, wer das Unternehmen vertreten konnte, und das war enorm wichtig. Aber es war nicht die saubere Übergabe des Betriebs.

Wir hatten keine vollständige Übersicht darüber, welche Entscheidungen ausschließlich über meinen Vater gelaufen waren. Wir wussten nicht bei jeder Vereinbarung, warum sie getroffen worden war. Manche Kundenbeziehungen hingen stark an ihm. Das fachliche Wissen über Produkte und Leistungen steckte in wenigen Köpfen und die wirtschaftliche Lage war alles andere als entspannt.

Somit war formal eine Geschäftsführung vorhanden, die aber erst mal praktisch beweisen musste, ob sie die notwendigen Entscheidungen treffen, die Kunden bedienen und die Gehälter zahlen kann. Unsere Nachfolge begann deshalb vor allem mit Lücken, von denen einige direkt sichtbar waren und andere völlig unsichtbar, die wir erst Jahre später verstanden.

Geplante und ungeplante Nachfolgen sind nicht dasselbe

Eine geplante Nachfolge bietet Zeit zur Einarbeitung und zum Kennenlernen der Kunden. Im Idealfall lassen sich die Entscheidungsrechte schrittweise erweitern und der bisherige Inhaber kann den fehlenden Kontext liefern, indem er erklärt, warum bestimmte Dinge so funktionieren, wie sie funktionieren. Wie zwei parallele Lautstärkeregler – einer wird immer weiter herunter gedreht, der andere immer lauter gedreht.

Bei einer ungeplanten Nachfolge fehlt diese Zeit, weil Menschen handeln müssen, während sie selbst noch versuchen zu verstehen, was überhaupt passiert ist. Obwohl diese Situationen also fundamental unterschiedlich sind, können am Ende sehr ähnliche Probleme entstehen.

Selbst eine über Jahre vorbereitete Nachfolge kann operativ unvollständig bleiben. Vielleicht wurde viel gesprochen, aber wenig ausprobiert, oder der Nachfolger war bei Besprechungen dabei, durfte aber nie selbst entscheiden. Vielleicht wurden Dokumente erstellt, während Kunden und Mitarbeitende weiterhin ausschließlich dem bisherigen Inhaber und seinem Wissen vertrauten.

Deshalb ist eine lange Übergabezeit kein Beweis für eine funktionierende Übergabe. Im Gegenteil, sie kann sogar verdecken, dass der Vorgänger noch immer alles zusammenhält.

Warum Nachfolgeregelungen im Alltag stecken bleiben

Die Ursachen sind oft viele kleine Lücken, die sich gegenseitig verstärken.

1. Verantwortung wird übertragen, Entscheidungsrechte nicht

Der Nachfolger ist verantwortlich, darf aber wesentliche Entscheidungen nur nach Rücksprache treffen. Häufig bleibt genau dieser Modus unausgesprochen, geschweige denn vereinbart.

Der bisherige Inhaber sagt vielleicht:

Du entscheidest jetzt.

Sobald eine Entscheidung von seiner eigenen Erwartung abweicht, greift er jedoch ein. Der Nachfolger lernt daraus schnell, dass sein Entscheidungsraum nur so lange besteht, wie beide ohnehin derselben Meinung sind. Im Alltag ist es weiterhin eine Freigabeschleife statt einer ordentlichen Übergabe.

Verantwortung ohne Entscheidungsrecht funktioniert nicht.

Wer ein Ergebnis verantworten soll, muss innerhalb eines vereinbarten Rahmens auch entscheiden können. Wo dieser Rahmen endet, darf klar geregelt sein. Unklarheit ist aber keine Regelung.

2. Informationen werden übergeben, Zusammenhänge nicht

Viele Übergaben konzentrieren sich auf Unterlagen, denn Papier (oder digitale Unterlagen) fühlen sich belastbar an. Verträge, Listen, Auswertungen, Zugänge, Kundenübersichten und Prozessbeschreibungen sind auch wichtig, ohne Frage. Allerdings reichen sie nicht immer aus.

Ein Vertrag zeigt, was vereinbart wurde, legt aber nicht unbedingt offen, warum. Eine Kundenakte enthält einen Sonderpreis ohne zu erklären, welche Gegenleistung damals dafür erwartet wurde. Eine Entscheidung ist dokumentiert, aber ohne den Konflikt, der ihr vorausging, deutlich zu machen.

Ich habe das bei einer alten vertraglichen Zusage erlebt. Das Schriftstück war vorhanden, der Inhalt war unmissverständlich. Was fehlte, war der Entscheidungskontext. Warum hatte mein Vater die Zusage gemacht? Welche Alternative gab es? War sie Teil eines größeren Kompromisses? Gab es eine mündliche Gegenleistung? Wir konnten es nicht vollständig rekonstruieren, auch wenn vieles dank guter Gedächtnisse aus Köpfen herausgeholt werden konnte.

Papier ist wichtig, aber bedeutet nicht automatisch, dass es ein vollständiges betriebliches Gedächtnis gibt.

3. Beziehungen bleiben beim Vorgänger

Kunden kaufen natürlich formal beim Unternehmen, aber wir alle wissen, dass Menschen von anderen Menschen kaufen. Das Vertrauen zwischen Menschen betrifft aber nicht nur Kunden, sonder auch Lieferanten, Banken, Berater und Mitarbeitende.

Eine Beziehung lässt sich deshalb nicht mit einem Hinweis auf einen neuen Ansprechpartner übertragen. Der Nachfolger muss sichtbar werden, indem er Gespräche selbst führt, Entscheidungen trifft und Verlässlichkeit beweist.  Gleichzeitig muss der Vorgänger zulassen, dass sich eine neue Beziehung entwickelt.

Das ist manchmal schwieriger, als es klingt, denn der bisherige Inhaber möchte helfen und die Kunden rufen weiterhin gerne bei ihm an. Da erscheint die schnelle Antwort manchmal einfacher, als das Gespräch konsequent an den Nachfolger weiterzugeben. Nur bleibt so die alte Beziehung aktiv, ohne dass sich eine neue bilden kann. Das Endergebnis ist, dass der Nachfolger vorgestellt ist, aber für Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende dennoch die alte Adresse maßgeblich ist.

4. Aufgaben werden übergeben, Prioritäten nicht

Eine typische Übergabeliste enthält viele Punkte. Von offenen Projekten, Kundenfragen über Personalthemen, Verträge, Investitionen und technische Probleme bis hin zu vielen Ideen für die Zukunft. Fehlen tut etwas anderes: Die Reihenfolge.

Welche drei Themen sind tatsächlich kritisch und was kann warten? Welche Entscheidung verhindert gerade weitere Arbeit? Was ist nur deshalb dringend, weil es laut vorgetragen wird?

Der Nachfolger übernimmt dann eine große Sammlung von Aufgaben, aber keinen klaren Arbeitsrahmen. Dann passiert etwas fatales – er beginnt überall gleichzeitig. Das vermittelt zwar jede Menge Aktivität und suggeriert, dass jemand Verantwortung übernimmt, führt aber am Ende dazu, dass die neue Führung nur noch reagiert.

Eine Übergabe braucht deshalb nicht nur Vollständigkeit, sie braucht auch Prioritäten.

5. Der Vorgänger bleibt das informelle Entscheidungszentrum

Manche Inhaber ziehen sich formal zurück, sind und bleiben aber praktisch sehr präsent. Das muss nicht mal aus böser Absicht sein, ganz im Gegenteil. Sie kennen das Unternehmen besser als jeder andere. Mitarbeitende fragen sie aus Gewohnheit und Kunden vertrauen ihnen. Der Nachfolger selbst benötigt anfangs Unterstützung.

Das Problem entsteht, wenn niemand zwischen den folgenden Dingen unterscheiden kann:

  • hilfreicher Erfahrung,
  • notwendiger Rückfrage,
  • Kontrolle,
  • und einer Entscheidung, die eigentlich längst bei der neuen Führung liegen sollte.

Das Unternehmen beobachtet sehr genau, an wem es sich orientieren soll. Sagt der Nachfolger A und der Vorgänger deutet B an, beginnt die eigentliche Organisationsarbeit. Es verschiebt sich von Sachfragen hin zur Frage, wessen Wort eigentlich gilt.

6. Die Organisation erhält widersprüchliche Signale

Formell heißt es:

Herr Müller übernimmt ab Januar die Geschäftsführung.

Im Alltag genehmigt der bisherige Inhaber weiterhin Investitionen.

Oder:

Frau Schneider verantwortet künftig den Vertrieb.

Wichtige Kunden werden aber weiterhin ausschließlich vom bisherigen Geschäftsführer angesprochen.

Oder:

Die neue Führung soll eigene Schwerpunkte setzen.

Jede Veränderung wird anschließend damit beantwortet, dass es früher anders gemacht wurde. Es gibt keinen nervigeren Satz als „das haben wir schon immer so gemacht“ als Begründung für eine Handlung. Menschen orientieren sich nicht nur an Organigrammen, sie orientieren sich daran, wer tatsächlich entscheidet, wer Informationen besitzt und wer im Konfliktfall das letzte Wort hat.

Wenn diese Signale widersprüchlich sind, entsteht Unsicherheit. Menschen neigen dazu, Unsicherheit nicht auszuhalten, sondern dieses Vakuum durch Rückfragen, Absicherung, Gerüchte oder informelle Macht zu füllen.

7. Der Nachfolger wird zum neuen Flaschenhals

Jetzt kommt vielleicht der tückischste Punkt. Wenn ein Nachfolger sehr engagiert ist, sieht er Lücken und schließt diese. Er beantwortet Fragen, übernimmt die kritischen Kundenfälle, kontrolliert Zahlen und Prozesse und beruhigt sowohl Mitarbeitende als auch Externe.

Gerade in schwierigen Übergangsphasen ist das ein enorm erfolgreiches Konzept. Problematisch wird es, wenn daraus das neue System entsteht. Dann wurde die Abhängigkeit von Personen nämlich nicht reduziert, sondern ist letztlich nur von einer Person zur nächsten gewandert.

Ich weiß leider genau, wovon ich spreche. Nach der ungeplanten Übernahme war persönlicher Einsatz unvermeidbar. Später wurde ich selbst zunehmend zur zentralen Adresse für Entscheidungen und Sonderfälle. Eigentlich wollte ich das Unternehmen aus der Abhängigkeit von einzelnen Menschen lösen und wurde dabei zeitweise selbst zum nächsten Engpass.

Davor schützen weder gute Absicht noch Kompetenz. Gerade letztere macht einen Menschen zum Flaschenhals, weil es kurzfristig so gut funktioniert, ihn immer wieder einzubeziehen.

Woran eine unvollständige Übergabe erkennbar wird

Auch wenn nicht jede offene Frage automatisch ein Problem ist, gibt es Muster, auf die man achten kann.

Entscheidungen kehren zurück

Ein Thema wurde offiziell übergeben, landet bei jeder schwierigeren Variante aber wieder beim Vorgänger oder Inhaber.

Sonderfälle bleiben liegen

Die neue Führung kann Routinefälle und -aufgaben bearbeiten. Aber sobald eine Ausnahme entsteht, fehlen Kontext oder Befugnis.

Kunden fragen weiterhin nach dem früheren Verantwortlichen

Der neue Ansprechpartner ist bekannt, wird aber nicht als echte Entscheidungsadresse akzeptiert.

Mitarbeitende warten auf Signale

Sie wissen nicht, ob die neue Führung tatsächlich entscheiden darf oder ob der Vorgänger später eingreift.

Die neue Führung arbeitet immer mehr

Trotz hoher Aktivität entsteht kein besserer Überblick, weil sich offene Themen schneller vermehren, als sie geklärt werden.

Vertretungen funktionieren nur auf dem Papier

Es gibt einen Namen, der als Vertretung fungieren soll, die Person besitzt aber weder ausreichende Informationen, noch Zugriff oder Entscheidungsrechte.

Entscheidungen werden vertagt

Weil niemand sicher ist, wer eigentlich entscheiden soll. Die sachliche Analyse ist meistens längst klar.

Ein einzelnes dieser Symptome beweist noch nichts, aber wenn mehrere gleichzeitig auftreten, ist die Übergabe wahrscheinlich weniger weit, als es formal aussieht.

Was tatsächlich übergeben werden muss

Eine vollständige Übergabe betrifft mehrere Ebenen.

Rolle und Erwartungen

Was soll die neue Führung erreichen? Diese Frage wird oft mit sehr allgemeinen, nichtssagenden Worten wie „Wachstum“, „Stabilität“ oder „gute Führung“ beantwortet.

Aber welche konkreten Ergebnisse werden innerhalb welches Zeitraums erwartet? Wo bestehen unterschiedliche Erwartungen zwischen Inhaber, Gesellschaftern, Mitarbeitenden und Nachfolger?

Unausgesprochene Erwartungen verschwinden leider in der Regel nicht, sondern werden nur später zum Konflikt.

Entscheidungsräume

Welche Entscheidungen gehören zur Rolle und wo sind die exakten Grenzen, an denen Rücksprache nötig wird? Wann reicht es, nur zu informieren und wer entscheidet im Konfliktfall?

Ein Titel ohne geklärten Entscheidungsraum erzeugt Interpretationen.

Wissen und Entscheidungskontext

Welche Informationen benötigt die neue Führung und wo liegen sie genau? Welche Entscheidungen, Zusagen und Ausnahmen besitzen eine Vorgeschichte, die nicht allein aus den Unterlagen hervorgeht?

Es geht nicht darum, jede Kleinigkeit der vergangenen zwanzig Jahre zu dokumentieren. Kritische Abweichungen und Sonderwege brauchen aber einen nachvollziehbaren Zusammenhang.

Offene operative Themen

Welche Kunden-, Projekt-, Personal- oder Finanzthemen benötigen in den nächsten Wochen eine Entscheidung? Wer ist daran konkret beteiligt, was wurde bisher versucht und gibt es relevante Fristen, die einzuhalten sind?

Eine Übergabe muss auch den aktuellen Arbeitsbestand ordnen und transparent machen.

Beziehungen

Welche Kunden, Mitarbeitenden und Partner sind für den Übergang besonders wichtig? Wer orientiert sich stark am bisherigen Inhaber und es erfordert deshalb ein oder sogar mehrere gemeinsame Gespräche?

Wichtige Beziehungen müssen benannt und schrittweise übergeben werden. Und sollte das nicht möglich sein, braucht es ein klares Mandat und eine bewusste Trennung.

Vertretung und Eskalation

Was passiert, wenn die neue Führung selbst nicht verfügbar ist? Wer kann entscheiden und besitzt die nötigen Zugriffe? Welche Themen dürfen warten und welche nicht?

Ein Unternehmen hat seine Abhängigkeit nicht reduziert, wenn nach der Nachfolge erneut alles an einer Person hängt.

Warum eine Übergabeliste nicht reicht

Ich mag Listen, sogar sehr. Das dürfte niemanden überraschen, der mich etwas länger kennt. Listen helfen, Dinge sichtbar zu machen. Sie reduzieren die Gefahr, etwas Wichtiges zu vergessen und sie geben einem unübersichtlichen Thema eine erste Struktur.

Trotzdem löst eine Übergabeliste das Problem nicht.

Sie kann festhalten:

  • welche Kunden existieren,
  • welche Verträge laufen,
  • welche Projekte offen sind,
  • welche Zugänge benötigt werden,
  • und wer an welchem Thema arbeitet.

Sie zeigt aber nicht automatisch,

  • ob der Nachfolger eine schwierige Entscheidung treffen kann,
  • ob Mitarbeitende seine Entscheidung akzeptieren,
  • ob ein Kunde ihn als neue Adresse anerkennt,
  • ob der Vorgänger wirklich loslässt,
  • und ob das Unternehmen bei einer Abweichung vom Standard weiterarbeiten kann.

Dafür braucht es Praxis, Übung und Zeit.

Der einfachste Test ist eine schwierige Entscheidung

Ob eine Übergabe funktioniert, zeigt sich am besten bei der nächsten schwierigen Entscheidung.

Zum Beispiel:

  • Ein wichtiger Kunde verlangt eine Ausnahme
  • Zwei Abteilungen setzen unterschiedliche Prioritäten
  • Eine Investition muss trotz unvollständiger Informationen entschieden werden
  • Eine Schlüsselperson kündigt
  • Ein Projekt gerät wirtschaftlich aus dem Rahmen
  • Der Vorgänger ist zwei Wochen nicht erreichbar

Dann werden einige einfache Fragen interessant:

  • Wer bereitet die Entscheidung vor?
  • Wer besitzt die notwendigen Informationen?
  • Wer darf tatsächlich entscheiden?
  • Wer wird trotzdem noch gefragt?
  • Wer akzeptiert das Ergebnis?
  • Was geschieht, wenn die Entscheidung anders ausfällt als früher?

Wenn die formale und die tatsächliche Antwort auseinanderfallen, ist die Übergabe noch nicht abgeschlossen.

Eine Übergabe sollte ausprobiert werden

Viele Übergabepläne bleiben theoretisch, weil zwar besprochen wird, wer künftig was übernimmt, aber danach alle weiterarbeiten wie bisher, bis der Stichtag erreicht ist.

Das ist riskant. Besser ist es, kritische Teile der Übergabe vorher praktisch zu testen. So kann der Nachfolger ein wichtiges Kundengespräch führen, einen echten Sonderfall entscheiden oder einen Zielkonflikt moderieren, ganz bewusst ohne Eingriff des Vorgängers.

Anschließend wird geprüft:

  • Welche Information fehlte?
  • Welche Befugnis war unklar?
  • Wer wurde trotzdem angesprochen?
  • Wo griff der Vorgänger ein?
  • Was müsste vor der endgültigen Übergabe verändert werden?

Ein praktischer Test macht Lücken sichtbar, solange noch Zeit besteht, sie zu bearbeiten. Das ist viel hilfreicher als die Annahme, dass es nach dem Stichtag schon irgendwie funktionieren wird.

Der Vorgänger muss nicht sofort verschwinden

Eine gelungene Übergabe verlangt übrigens nicht zwingend einen harten Schnitt. In vielen Fällen ist eine Übergangsphase sinnvoll. Der bisherige Inhaber kann Wissen erklären, Kontakte herstellen und dem Nachfolger helfen, historische Entscheidungen zu verstehen.

Entscheidend für den Erfolg ist die genaue Rolle, das Mandat, das der Vorgänger bekommt. Man kann sich dazu ein paar einfache Fragen stellen, zum Beispiel ob er nur Berater sein soll, oder vielleicht noch Gesellschafter mit formalen Befugnissen ist. Oder welche Entscheidungen ausschließlich die neue Führung trifft und wann die Unterstützung genau endet.

Je unklarer diese Fragen bleiben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Vorgänger erneut zum informellen Zentrum wird. „Ich bin immer da, wenn etwas ist“ klingt freundlich, kann aber verhindern, dass eine neue Ordnung entsteht.

Auch der Nachfolger muss übernehmen wollen

Auch wenn es vielleicht bislang so klang, eine unvollständige Übergabe muss nicht durch den Vorgänger verursacht werden. Es ist ja auch recht angenehm, als Nachfolger oder neue Führungskraft einer schwierigen Entscheidung auszuweichen, wenn der Vorgänger alle Hintergründe kennt und die richtige Autorität hat. Dann senkt eine Rückfrage das eigene Risiko.

So verständlich das ist, auf Dauer verhindert es die Übernahme. Der Nachfolger braucht Unterstützung, muss aber auch bereit sein, Entscheidungen zu treffen, die möglicherweise anders ausfallen als früher. Er muss Unsicherheit aushalten und sich sichtbar machen.

Verantwortung lässt sich nicht übernehmen, ohne irgendwann selbst entscheiden zu müssen.

Wann externe Unterstützung sinnvoll sein kann

Viele Unternehmen können die Übergabe selbst organisieren. Der bisherige Inhaber und der Nachfolger kennen die offenen Themen, arbeiten gut zusammen und besitzen ausreichend Zeit.

Externe Unterstützung kann sinnvoll werden, wenn mehrere Punkte zusammenkommen:

  • Die Rolle ist formal übertragen, im Alltag aber weiterhin unklar
  • Entscheidungsrechte werden unterschiedlich verstanden
  • Wissen und Zusammenhänge liegen bei wenigen Menschen
  • Offene operative Themen überfordern die neue Führung
  • Vorgänger und Nachfolger bewerten den Stand der Übergabe unterschiedlich
  • Kunden oder Mitarbeitende orientieren sich weiterhin an der alten Ordnung
  • Der Übergang soll nicht nur besprochen, sondern praktisch erprobt werden

Wichtig zu verstehen ist, dass es kein privates Coachingproblem ist, sondern ein betrieblicher Auftrag. Dazu müssen die relevanten Menschen beteiligt sein: Die neue Führung, ein unternehmensseitiger Auftraggeber oder Vorgänger und Personen mit wichtigem operativem Wissen.

Ohne diesen Zugang kann ein Externer die Situation vielleicht kommentieren, aber nicht seriös dabei helfen, sie zu verändern.

Eine Nachfolge ist kein einzelner Moment

Verträge schaffen einen notwendigen Rahmen und Titel schaffen formale Klarheit. Wenn dann noch gute Kommunikation dazu kommt, entsteht Orientierung.

Die betriebliche Übernahme entsteht trotzdem erst im Alltag, und auf Dauer.

Sie zeigt sich daran, ob die neue Führung:

  • die Rolle versteht,
  • Entscheidungen treffen kann,
  • notwendige Informationen besitzt,
  • Beziehungen entwickeln kann,
  • offene Themen priorisiert,
  • und nicht selbst zur einzigen Antwort auf jede Frage wird.

Eine Nachfolge ist deshalb nicht automatisch abgeschlossen, wenn der bisherige Inhaber geht. Sie ist abgeschlossen, wenn das Unternehmen nicht mehr auf seine tägliche Anwesenheit angewiesen ist und die neue Verantwortung im Betrieb tatsächlich funktioniert.

Zusammenfassung

Warum scheitern Unternehmensnachfolgen, obwohl die Übergabe geregelt wurde?

Weil geregelt und übernommen nicht dasselbe sind.

Eine Nachfolgeregelung kann Verträge, Anteile, Titel und Termine klären.

Sie beantwortet nicht automatisch:

  • Wer entscheidet im Alltag?
  • Welches Wissen fehlt?
  • Welche Beziehungen hängen weiterhin am Vorgänger?
  • Welche Aufgaben müssen zuerst bearbeitet werden?
  • Welche Erwartungen bestehen an die neue Führung?
  • Was passiert bei einem schwierigen Sonderfall?
  • Und wer verhindert, dass der Nachfolger selbst zum nächsten Flaschenhals wird?

Eine funktionierende Übergabe benötigt deshalb klare Rollen, echte Entscheidungsräume, zugängliches Wissen, priorisierte operative Themen und praktische Tests.

Ob die Nachfolge tatsächlich funktioniert, entscheidet sich nach dem formalen Übergang im Vertrag.

Weiterführende Inhalte

  • Rollen im Unternehmen: Warum Rolle und Person getrennt werden müssen
  • Kunden über die Unternehmensnachfolge informieren: Reihenfolge, Inhalte und Vorlagen
  • Warum Nachfolge kein Übergabeproblem ist – sondern ein Machtproblem
  • Altlasten im Unternehmen erkennen: Was Nachfolger zuerst prüfen sollten
  • Wenn eine Schlüsselperson ausfällt: Was zuerst fehlt
  • Meine Geschichte: ungeplante Übernahme, Aufbau und Übergabe
8. November 2016/0 Kommentare/von Jan Hossfeld

Warum Erhalt das falsche Motiv für Unternehmensnachfolge ist

Blog
Nur ein Lebenswerk erhalten? Nein danke!

Gerade in Familienunternehmen, bei denen die Inhaber Kinder haben, kommt die Frage früher oder später, meist am Küchentisch: „Und, willst Du nicht vielleicht in die Firma einsteigen?“

Aus Sicht der Eltern ist das mehr als verständlich. Man hat Jahre seines Lebens in etwas investiert, vielleicht auch auf Kosten anderer Wünsche. Dann liegt es nahe, dass es erhalten werden soll. Auch in Politik und Gesellschaft liegt der Schwerpunkt der Diskussion bei der Nachfolge immer auf dem Erhalt: Des Unternehmens, des Lebenswerks, der Arbeitsplätze…

Ich denke, als (potentieller) Nachfolger sollte man sich davon nicht zu sehr beeinflussen lassen. Die Wünsche anderer sind meist ein schlechter Ratgeber – und „Erhalt“ alleine ein mangelhaftes Motiv in einer Zeit des Wandels.

Mythos Erhalt: Das gemachte Nest ist nicht passend

Ich hatte es bereits im vorletzten Beitrag angerissen. Die Zeiten, in denen wir leben, sind höchst spannend, aber auch herausfordernd. Wo es vielleicht vor 50, 100 oder 200 Jahren völlig legitim war, „nur“ in die nächste Generation zu gehen, ist das heute unzureichend. Technik und Gesellschaft entwickeln sich in einer Geschwindigkeit, die noch vor zwei Generationen völlig unvorstellbar war. Konnte man sich damals in ein „gemachtes Nest“ setzen, ist dieses Nest vielleicht heute den Anforderungen nicht mehr gewachsen.

Deshalb ist es fahrlässig, bei der Unternehmensnachfolge nur den Erhalt des Unternehmens im Auge zu haben. Das soll aber auf keinen Fall abschrecken. Die Situation ist ein perfekter Ausgangspunkt für die Erneuerung. Ob das Nest dabei nur geflickt wird, oder auf einen ganz anderen Baum umzieht, steht dabei auf einem anderen Blatt.

Definiere genau, was Du erhalten willst

Es stellt sich also die Frage, wie man mit den zum Teil widersprüchlichen Motiven und Erwartungshaltungen umgehen kann. Mein Rat ist es, für Dich genau zu klären, was Du erhalten willst.

Bei mir steht auf Platz eins klar das Team. Direkt dahinter folgen Teile der Unternehmenskultur. Das impliziert schon, dass auch bei so etwas zentralem Wandel möglich (und vielleicht notwendig!) ist. Erst auf Platz drei folgen bei mir Produkte und Dienstleistungen. Dann alles andere.

Was vielleicht auffällt, ist dass bekannte Floskeln wie „das Lebenswerk meiner Eltern“ keine übergeordnete Rolle spielen. Das ist emotional sicherlich mit in Team und Kultur enthalten, aber sollte Deinen Kurs nicht steuern. Sonst bist Du effektiv nur der verlängerte Arm, die Fortsetzung – aber kein echter Nachfolger mit eigenem Profil. Ich empfände es auch als sehr kritisch, wenn jemand zu mir kommt und mir den Nachfolger mit den Worten „das ist mein Sohn und Nachfolger, für Sie ändert sich nichts“ vorstellt. Wozu dann nachfolgen, wenn alles so bleibt? Braucht es dann überhaupt einen Nachfolger? Sind solche Situationen nicht der Ausgangspunkt vieler Mythen zu diesem Thema?

Die Nachfolge ist eine ideale Ausgangslage

Dadurch, dass bereits etwas da ist, bist Du als Nachfolger in einer nahezu idealen Ausgangslage. Du kannst nämlich, wie oben beschrieben, die schönsten Kirschen herauspicken. Such Dir aus, was Du erhalten willst und überlege Dir, was erneuert werden muss – Du kannst den Kuchen haben und ihn auch essen!

Die Nachfolge ist eine ideale Situation: Kirschen herauspicken und erneuern. Share on X

Lass Dir aber mit dem Essen nicht zu viel Zeit. Eine stabile Basis für Entwicklung zu haben bedeutet dennoch, dass sie auch angegangen werden muss. Der häufigste Bereich, in dem Du vermutlich aktiv sein wirst, ist die Digitalisierung. Diese betrifft sowohl Deine internen Prozesse, als auch Deine Produkte und Dienstleistungen. Obwohl dieses Thema auch im öffentlichen Diskurs wohl die derzeit höchste Aufmerksamkeit genießt, empfehle ich Dir auch dringend aus eigener Erfahrung, das Thema Unternehmenskultur zu betrachten. Die Kultur ist für das Finden der richtigen Menschen, die Dich auf Deiner Reise begleiten, ein entscheidender Faktor, und es ist sicherlich ein Thema für einen eigenen Blogbeitrag.

Was sich, zumindest bei mir bewährt hat, ist die Zahl der Großprojekte zu beschränken. Lieber wandelt man konstant in kleinen Schritten, und passt den Kurs wenn nötig an. In dieser Hinsicht sind StartUps mit ihren iterativen Methoden sehr gute Vorbilder.

Der Erhalt muss Sprungbrett für das Neue sein – es heißt nicht umsonst FührungsWECHSEL

Egal, was Öffentlichkeit, Vorgänger oder Politik sagen, der Erhalt von Unternehmen alleine rechtfertigt in den meisten Fällen keine Nachfolge. In Deinem eigenen Sinn sollte es auch nicht Dein einziges Motiv sein. Du kannst und solltest sicherlich einige Dinge erhalten, aber auch viele ändern. Schließlich soll das Nest, in das Du Dich setzt, auch den nächsten Sturm überleben und nicht vom Baum fallen, nur weil niemand es geflickt hat.

Ich wünsche mir deshalb, dass vor allem bei Dir, aber auch gerne in der Öffentlichkeit, Erhalt nur noch in einem Atemzug mit Erneuerung genannt wird. Diese Weiterentwicklung ist doch das spannende! Was kann es denn interessanteres geben, als einen Teil dazu beizutragen, Zukunft mit zu gestalten? Jedenfalls nicht, Vergangenheit zu verwalten! Für mich ist das der richtige Antrieb: Das Fahrzeug sollte einen Rückspiegel haben, aber es fährt nach vorne.

Zukunft gestalten statt Vergangenheit verwalten - das ist moderne Unternehmensnachfolge. Share on X

Was mich natürlich interessiert, ist wie Ihr das seht, oder wie Eure Erfahrungen in diesem Bereich sind. Lasst es mich gerne wissen, entweder als Kommentar, oder per Mail oder Social Media. Die Links sind auf diesem Blog jeweils oben und unten auf der rechten Seite hinterlegt.

25. Oktober 2016/1 Kommentar/von Jan Hossfeld
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