Wobei ich helfe

Wenn Verantwortung verteilt ist, der Betrieb aber weiter an einzelnen Personen hängt

Nach einer Nachfolge ist die neue Rolle längst besetzt, trotzdem wird der bisherige Inhaber bei wichtigen Fragen weiter gebraucht. Oder es gibt eine zweite Führungsebene, und trotzdem landen Entscheidungen, Konflikte und Eskalationen regelmäßig wieder bei der Geschäftsführung.

Dann zeigt sich im Alltag, wie weit Verantwortung wirklich übergegangen ist. Wer entscheidet? Wer kennt die Hintergründe? An wen wenden sich Kunden und Mitarbeitende? Und an welchen Stellen bleibt Arbeit immer wieder bei denselben Personen hängen?

Woran wir im Betrieb arbeiten

Wo genau wir anfangen, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Meist lässt sich aber recht schnell erkennen, an welchen Entscheidungen, Rückfragen oder Sonderfällen die Abhängigkeit von einzelnen Personen sichtbar wird.

Von dort aus geht es im Wesentlichen um vier Themen:

1. Entscheidungen und Verantwortungsräume
Wer entscheidet was? Wo braucht es Rücksprache, und welche Themen landen vor allem deshalb oben, weil es bisher so üblich war?

Wir schauen uns reale Entscheidungen an und klären die Grenzen so, dass die Beteiligten im Alltag damit arbeiten können. Dazu gehört auch, festzulegen, welche Themen ausdrücklich bei Inhaber oder Geschäftsführung bleiben.
2. Wissen und Kontext
Bei Kundenbeziehungen, Sonderfällen und älteren Zusagen reicht es selten zu wissen, was irgendwann vereinbart wurde. Für spätere Entscheidungen ist oft genauso wichtig, warum es dazu kam, was bereits versucht wurde und welche Ausnahme aus welchem Grund gilt.

Wir schauen deshalb gezielt darauf, welche Hintergründe andere für spätere Entscheidungen brauchen und wie sie darauf zugreifen können. Festgehalten wird nur, was dafür im Alltag wirklich gebraucht wird.
3. Beziehungen und Autorität
Ein neues Organigramm verändert gewachsene Beziehungen nur langsam. Bei schwierigen Fragen wenden sich Mitarbeitende oder Kunden oft weiter an die Person, die sie seit Jahren kennen und deren Urteil sie vertrauen.

Neue Zuständigkeiten müssen deshalb auch im Alltag sichtbar werden. Dazu gehört, dass Entscheidungen tatsächlich dort getroffen werden, wo die Verantwortung künftig liegen soll, und dass die Person, bei der solche Fragen bisher gelandet sind, sich an den richtigen Stellen zurücknimmt.
4. Eskalation und Zusammenarbeit
Gerade an den Grenzen zwischen Verantwortungsbereichen landen Themen schnell wieder bei der Geschäftsführung. Oft ist schlicht nicht klar, wer entscheiden soll oder wer sich mit wem abstimmen muss.

Wir schauen uns solche Fälle aus dem laufenden Betrieb an und klären daran die Zuständigkeit. Dabei zeigt sich meist schnell, ob die vereinbarte Regelung funktioniert oder warum ein Thema doch wieder nach oben wandert.

Was andere über mich sagen

Ich habe Jan über viele Jahre im Rahmen der Neuausrichtung und Professionalisierung der INFOsys erlebt. Auf Geschäftsführungsebene hat er die Entwicklung von einer stark personengetriebenen Organisation hin zu klaren Strukturen, Rollen und skalierbaren Arbeitsweisen maßgeblich vorangetrieben. Dabei hat Jan den organisatorischen und governance-seitigen Rahmen gesetzt, Veränderungen konsequent priorisiert und deren Weiterentwicklung eingefordert. Diese Neustrukturierung hat insbesondere in den letzten Jahren wesentlich dazu beigetragen, das Unternehmen nachhaltig erfolgreich weiterzuentwickeln.

Mike Donauer

Ich kenne Jan als unglaublich klaren und strukturierten Denker, der gleichzeitig ein breites unternehmerisches Verständnis mitbringt. Was ich an ihm besonders schätze: Er kann komplexe Themen schnell greifbar machen und teilt sein Wissen offen und ohne Ego. Die Zusammenarbeit mit ihm ist immer reflektiert, ehrlich und bringt einen wirklich weiter.

Christine Simon

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Wann daraus ein Auftrag wird

Ein Auftrag kommt meist dann in Frage, wenn die Abhängigkeit im Alltag spürbare Folgen hat. Zum Beispiel, weil Entscheidungen liegen bleiben, Rückfragen immer wieder bei denselben Personen landen oder ein geplanter Rückzug nicht vorankommt.

Das kann nach einer Nachfolge der Fall sein, wenn der bisherige Inhaber dauerhaft gebraucht wird. Es kann ebenso eine Geschäftsführung betreffen, die längst Verantwortung an eine zweite Ebene verteilt hat und trotzdem zu viele Entscheidungen, Konflikte und Rückfragen selbst auffängt.

Auch ein Verkauf, ein Eigentümerwechsel oder der Weggang einer wichtigen Person können solche Schwachstellen sichtbar machen.

Für meine Arbeit braucht es einen Auftraggeber auf Unternehmensseite und Zugang zu den Menschen und Informationen, die für den gewählten Bereich wichtig sind. Die betroffenen Führungskräfte müssen in die Arbeit einbezogen werden – Veränderungen an ihnen vorbei funktionieren in der Praxis nicht.

So läuft die Zusammenarbeit ab

Erstgespräch

Im ersten Gespräch von etwa 20 Minuten geht es um den Anlass, die Stelle im Betrieb, an der das Problem sichtbar wird, und darum, wer auf Unternehmensseite den Auftrag trägt. Danach kann ich einschätzen, ob sich daraus ein klarer Einstieg ergibt.

Startphase

Die erste Arbeitsphase dauert in der Regel zwei bis drei Wochen. Wir sprechen mit den Personen, die für das Thema wichtig sind, und arbeiten an konkreten Fällen aus dem laufenden Betrieb.

Eine erste Veränderung wird noch in dieser Phase ausprobiert. Im Alltag zeigt sich dann schnell, ob sie funktioniert oder wo es noch hakt.

Danach

Am Ende steht ein Arbeitsrahmen für die folgenden 90 Tage. Auf dieser Grundlage entscheiden wir, ob weitere Unterstützung gebraucht wird. Wenn ja, werden Umfang und Auftrag neu vereinbart.

Woran sich Fortschritt im Betrieb erkennen lässt

Fortschritt zeigt sich im Alltag: Entscheidungen werden von den zuständigen Personen getroffen, wichtige Hintergründe sind verfügbar, Kunden und Mitarbeitende nutzen die vorgesehenen Ansprechpartner und Rückfragen landen seltener automatisch bei Inhaber oder Geschäftsführung.

Völlig unabhängig von einzelnen Menschen wird ein Unternehmen nie. Aber wichtige Vorgänge sollten verlässlicher laufen und nicht mehr automatisch an derselben Person hängen.

Was nicht zu meinem Auftrag gehört

Rechtliche, steuerliche, finanzielle und transaktionsbezogene Fragen gehören zu den jeweiligen Fachleuten. Dasselbe gilt für Familienmediation, Sanierungsberatung, Personalvermittlung und operative Interim-Geschäftsführung.

Wenn eines dieser Themen für die Arbeit wichtig wird, grenze ich es ab und stimme mich, soweit nötig, mit den bereits beteiligten Beratern ab.

Eine konkrete Situation vertraulich prüfen

Wenn Sie beim Lesen an eine Stelle in Ihrem Unternehmen gedacht haben, an der zu viel an einzelnen Personen hängt, können wir klären, ob ich dabei helfen kann.

Für die erste Kontaktaufnahme reichen zwei Angaben:

Woran merken Sie das im Alltag?
In welchem Bereich tritt es auf?

Mandat vertraulich prüfen

Alternativ per E-Mail an jan@janhossfeld.de

Häufige Fragen

Ist das klassische Nachfolgeberatung?

Nein. Recht, Steuern, Finanzierung, Bewertung oder die Transaktion selbst sind nicht mein Feld. Ich arbeite an den Fragen, die danach im Betrieb übrig bleiben: Wer entscheidet tatsächlich, wo sitzt wichtiges Wissen und an welchen Stellen wird der bisherige Inhaber noch gebraucht?

Müssen Sie dafür das ganze Unternehmen verstehen?

Nein. Für den Einstieg reicht es, den Bereich zu verstehen, in dem das Thema sichtbar wird. Wichtig sind vor allem die konkreten Vorgänge und die Menschen, die daran beteiligt sind.

Wenn sich dabei zeigt, dass die Ursache an anderer Stelle liegt, nehmen wir diesen Teil dazu. Der Auftrag wird dadurch nicht automatisch größer.

Wer kann Sie beauftragen?

Auftraggeber ist das Unternehmen. Das kann zum Beispiel über Inhaber, Geschäftsführung, Gesellschafter, Beirat, Käufer oder Muttergesellschaft geschehen.

Auch eine Führungskraft kann mich beauftragen, wenn sie darüber selbst entscheiden kann und über das nötige Budget verfügt.

Muss der bisherige Inhaber beteiligt sein?

Wenn sein Wissen, seine Entscheidungen oder seine Beziehungen Teil der Abhängigkeit sind, wird man ihn meist zumindest punktuell brauchen. Das heißt nicht, dass er an jedem Termin teilnehmen muss.

Wichtig ist, dass die für den Bereich nötigen Informationen und Personen zugänglich sind.