Kennzahlen, Bilanz, BWA – Was brauchst Du davon als Nachfolger?

Wenn Du „Kennzahlen“, „Bilanz“ oder „BWA“ in Google eingibst, wirst Du erschlagen. Es gibt unzählige Kurse, Studiengänge, Bücher und andere Quellen, die sich damit beschäftigen. Ob Return on Investment, Lagerumschlag oder Umsatzrendite, praktisch alles kann und wird messbar gemacht. Nun ist nicht jeder Nachfolger Betriebswirt, nicht jeder hat diese Kenntnisse. Was dann?

Meiner Erfahrung nach: Sehr gut! Es gibt nichts besseres, als mit einem offenen Geist und ohne vorgefestigte Ansichten an ein Thema zu gehen. Beste Nachfolge-StartUp Schule. Denn wenn man ehrlich ist, das allermeiste wirst Du in Deinem Alltag nicht benötigen.

Gewisse Begriffe solltest Du kennen

Natürlich musst Du wissen, was eine Bilanz ist. Nämlich eine stichtagsbezogene Analyse der Herkunft und der Verwendung von Geld. Oder was eine BWA ist, nämlich eine aktuelle Übersicht über die Ertragslage des Unternehmens. Es hilft auch zu wissen, dass es Kennzahlen gibt. Schließlich möchte man eine Möglichkeit haben, Unternehmen zu beurteilen und die Zielerreichung zu messen.

Allerdings bedeutet das alles nicht, dass Du viel tiefer einsteigen musst, um Erfolg mit Deinem Nachfolge-StartUp zu haben. Schon gar nicht am Anfang. Das wichtigste Werkzeug, das Du hast, ist Dein gesunder Menschenverstand. Für alles weitere gibt es Kurse und Bücher, die Du Dir zu passender Gelegenheit gönnen kannst, um Dein Wissen auszubauen. Mir ist insbesondere Podcast und Kursangebot von Hans Peter Rühl in guter Erinnerung geblieben. Er vermittelt einen guten Überblick und Einstieg in das Thema – in meinen Augen erreicht er sogar mehr, nämlich die berühmten 80% der wichtigsten Informationen.

Welche Kennzahlen sind denn nun wichtig für Nachfolger?

Basiswissen, wie oben dargestellt, also das Wissen, was sich hinter Begriffen verbirgt, ist auf jeden Fall notwendig. Achte darauf, wenn möglich Angebote speziell für Führungskräfte in Anspruch zu nehmen. Diese sind meist viel kompakter und zugänglicher. Ist das Wissen da, gibt es für mich drei herausstechende Merkmale, die Du im Blick behalten solltest.

Liquidität genießt bei mir die mit Abstand höchste Priorität. Mein Freund Philip Ellrich bringt es auf den Punkt: „Cash is King“. Ich rate Dir aber nicht nur deshalb dazu, sondern aus den ureigensten Interessen. Ist Deine Liquidität zu Ende, bist Du insolvent. Das ist an sich schon schlimm genug. Allerdings könntest Du Dich, wenn Du die Liquidität nicht im Blick und im Griff hast, der Insolvenzverschleppung schuldig machen. Da schützt auch Unwissen nicht vor Strafe – und das ist absolut kein Kavaliersdelikt, sondern das Ende Deiner Nachfolger-Karriere. Hinzu kommt, dass Kredite, auch der Kontokorrent, Geld kosten. Es schadet also, alles in allem, nicht, über Cash zu verfügen.

Dazu kommt noch, dass sich in all den Dingen, die so vom Konto abgehen, riesige Sparpotenziale verbergen können. Diese nutzen kannst Du aber erst, wenn Du das im Blick hast. Ich halte deshalb eine Art Liquiditätsrechnung für unendlich hilfreich. Ich will daraus auf einen Blick ablesen können, wohin sich Euro und Cent wofür bewegen. Und das natürlich möglichst für einen Menschen lesbar. Diese Kombination von Anforderungen bekommst Du nur mit Aufwand aus Deiner Buchhaltung. Ich habe mir dafür eine Exceltabelle gebaut, die ich Dir kostenlos zur Verfügung stelle. Per Mail erhältst Du zudem einige Hinweise, wie Du sie am besten für Dich einsetzen kannst.

Ich bin liquide. Und nun?

Läufst Du nicht Gefahr, Dein Geld aus den Augen zu verlieren und weißt auch, wofür Du es ausgibst, ist die Rentabilität für mich auf Platz zwei. Millionenumsätze helfen Dir nicht, wenn davon am Schluss nichts hängen bleibt. Analysiere also sehr genau, welche Kosten und Aufwände Dir entstehen, Aufträge anzunehmen und vergleiche es mit dem Erlös. Vielleicht wirst Du manchmal überrascht sein, wenn ein halbes Jahr Arbeit unterm Strich nur ein paar hundert Euro abwirft – das wäre der Moment, über diese Aufträge nachzudenken.

Sei jedoch vorsichtig und nutze auch hier Deinen gesunden Menschenverstand. Die klassische Kostenrechnung versucht, alle Kosten letztendlich auf Produkte umzulegen. Im Umkehrschluss bedeutet das aber, dass Du Dich selbst belügst – denn das Einstellen dieses Produkts oder dieser Dienstleistung bedeutet oft nicht, dass auch alle Kosten wegfallen. Nur, weil Du eines von 20 Produkten einstellst, kostet Dein Sekretariat nicht automatisch 5% weniger. Ich empfehle an dieser Stelle gerne noch einmal Hans Peter Rühl, dessen Seminar Gewinnsteigerung durch Kostenrechnung hier viele wertvolle Einblicke liefert.

Last but not least finde ich den Blick auf die prozentuale Verteilung der Ausgaben sehr spannend. Das zeigt nicht nur Möglichkeiten zum Einsparen auf. Es rückt auch manche Zahlen in Perspektive. Ich erinnere mich an eine Diskussion, ob ein weiteres Firmenfahrzeug angeschafft werden sollte. Es ging über mehrere Tage hin und her. Als ich dann aber einfach mal alle damit verbundenen Kosten aufsummiert habe, wurde schnell klar, dass wir mit der Diskussion annähernd so viel geldwerte Zeit verbrannt hatten.

Dinge, die Du wissen oder Dir bewusst machen solltest

Dir werden auf jeden Fall Kennzahlensysteme begegnen. Sei Dir darüber bewusst, dass diese oft automatisiert sind, und mit Deiner Realität nicht kompatibel. Darüber habe ich ja schon einmal geschrieben.

Kennzahlen sind nicht alles. Ich glaube, dass Du 80% Deiner Ziele durch gesunden Menschenverstand erreichst. Deinem Bauchgefühl, und dem Deines Teams, zu trauen, hilft meist weiter, als jedes System. Dazu braucht es auch keine teuren Berater.

Such Dir für Dich 2-5 wichtige Zahlen aus, die für Dich und Dein Geschäft passen. Halt sie im Blick und sei in der Lage, sie sofort aufzusagen, wenn ich Dich um drei Uhr nachts anrufe. Alles andere erhebst Du nur bei Bedarf. Die Größe Deines Unternehmens ist dabei kein Argument, ganz im Gegenteil. Basics heißen deswegen so, weil sie überall wichtig sind und funktionieren. Du kannst vielleicht durch viel mehr Aufwand und ein ausgefeiltes Kennzahlensystem noch 1-2% herausholen. Nun frag Dich aber mal, was Du erreichen kannst, wenn Du den dazu nötigen Aufwand in Dein Team, Deine Produkte oder Deine Dienstleistungen steckst. Ich wette, der Impact wäre größer.

Entwickele mit Deiner Buchhaltung ein kleines Reporting. Und zwar wirklich klein, und nur relevantes. Beispielsweise die monatlichen Kontostände. Mach aber kein Reporting weil Du der Ansicht bist, das sei richtig. Und quäle Deinen Steuerberater mit Fragen, bis Du die für Dich relevanten Dinge verstanden hast.

Was Du mit Hilfe meiner Liquiditätsübersicht noch optimieren kannst

Der Rückblick ist nie verkehrt, denn er hilft, Deine Methoden und Prognosen zu verbessern. Dazu musst Du aber die Daten archivieren. Ich mache mir vom ersten Tabellenblatt meiner Liquiditätsübersicht am Ende jeden Jahres, oft auch mehrmals dazwischen, Kopien. So halte ich bestimmte Zwischenstände und Prognosen fest, arbeite aber nur im aktuellsten Blatt. Das erlaubt es, diese Zwischenstände zu vergleichen und daraus Optimierungen abzuleiten.

Unterschätze zudem nicht den Wert einer Prognose. Kleine Änderungen heute, gerade bei Gehältern, können später große Auswirkungen haben! Und mein letzter Rat ist es, auch für Dich lieber defensiv mit Zahlen umzugehen. So bleibst Du nicht nur auf dem Boden, sondern hast auch viel öfter tolle Erfolgserlebnisse.

Was sind Deine besten Tipps zum Thema Kennzahlen? Lass es mich wissen!

 

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Podiumsdiskussion – Achte genau, worauf Du Dich einlässt

Der Besuch einer Podiumsdiskussion ist für Unternehmer und Nachfolger eigentlich Alltag. Weniger alltäglich ist es, selbst Teil des Podiums zu sein. Ich habe im letzten Jahr diese Erfahrung gemacht. Ich habe auch einige falsche Erwartungen daran. Vor diesen will ich Dich gerne bewahren, indem ich darüber einen (kurzen) Blogeintrag schreibe.

Der erste Fehler: Ich dachte, es ginge um das Thema

Mein erster Denkfehler war gleich der schwerwiegendste. Ich dachte nämlich, bei einer Podiumsdiskussion geht es um das angekündigte Thema. Angesichts des Ablaufs des Abends würde ich das mittlerweile kategorisch verneinen. Ich hatte mich gut vorbereitet, mich in aktuelle Artikel zum Thema eingelesen, mir meine eigenen Gedanken dazu gemacht… alles, was mir sinnvoll erschien.

Allerdings war ich damit (fast) alleine. Von dem, was ich mir an zentralen Thesen überlegt hatte, konnte ich exakt eine nennen, nicht einmal ausführen. Alles andere war verschwendete Zeit. Immerhin, das Leid teilten auch ein oder zwei andere Teilnehmer. Wenn man es genau nimmt, alle außer den beiden Politikern im Podium. Dass es soweit kam, lag auch am Stil.

Mein zweiter Fehler: Ich dachte, eine Podiumsdiskussion bedeutet Gespräch

Wenn ich an Diskussionen denke, habe ich wechselnden Austausch von Argumenten vor meinem inneren Auge. Was ich nicht damit verbinde, war der tatsächliche Ablauf: Statt nämlich eine These zu diskutieren (auf einem Podium gerne auch mit wechselnden Positionen, repräsentiert durch die verschiedenen Teilnehmer) wurde nicht eine These jemals diskutiert.

Jedes Mal, wenn die Chance bestand, begann ein langer Monolog eines Teilnehmers, der vielleicht bei einer These begann (sagen wir beispielsweise „Lehrer sind überlastet.“), und dann nach 10 Minuten bei etwas völlig anderem ankam (um im Beispiel zu bleiben: „Wussten Sie schon, dass das Paarungsverhalten der nordafrikanischen Schwarzameise große Ähnlichkeit mit dem Backen einer Schwarzwälderkirschtorte aufweist?“). Bis dahin hatte jeder im Raum den Ausgangspunkt vergessen. Vorausgesetzt, er oder sie war noch wach. Dazu trug die dritte Beobachtung maßgeblich bei.

Meine dritte Erkenntnis: Podiumsdiskussionen stehen und fallen mit der Moderation

Ich halte Moderation für unheimlich wichtig, und an diesem Tag wurde es bewiesen. Es ist kein großes Geheimnis, dass Politiker gerne mal mehr und durchaus auch gemäß ihrer eigenen Agenda reden. Umso wichtiger ist eine konsequente Moderation. Was meine ich damit?

Nun, das beginnt bei der Einhaltung der angekündigten Redezeiten für die Impulse – das ist nicht passiert, kein Impuls wurde direkt oder indirekt unterbrochen. Das Ergebnis: Statt eines Impulses gab es eine Wahlkampfrede von im Schnitt doppelter Dauer, mit homöopathischem Bezug zum Thema des Abends.

Es geht weiter bei der Gestaltung einer Diskussion. Statt nacheinander Podium und Publikum abzuarbeiten gehört es dazu, Diskussion zu ermöglichen, indem auch mal ein Austausch zu einem Punkt passiert. Fazit des Abends: Zu keinem Zeitpunkt in rund drei Stunden gab es jemals die Möglichkeit, nach These und Gegenthese (egal in welcher Qualität) noch einmal zu antworten – weil die Moderation das konsequent unterbunden hat. Und nein, das ist keine Übertreibung zur Veranschaulichung. Nicht ein einziges Mal!

Und es geht auch um die repräsentative Gestaltung der Redeanteile. Wenn man fünf Personen im Podium hat, aber deutlich mehr als 80% (nein, auch das ist leider nicht übertrieben) der Redeanteile auf die zwei Politiker entfällt, stimmt etwas nicht.

Last, but not least, mindestens die Moderation sollte das Thema des Abends im Kopf haben und es auch mit gezielten Fragen vorantreiben. Du ahnst es sicher: Fehlanzeige. Um es in aller Deutlichkeit zu sagen: Hätte man an dem Abend einen Kleiderständer nach vorne gestellt, wäre die Moderation weder besser noch schlechter gewesen. Sie war schlicht nicht existent.

Was will ich Dir damit sagen?

Es ist völlig klar und auch sinnvoll, das Podien mit bestimmten Rollen im Hinterkopf besetzt werden. Es schadet auch nichts, in einer dieser Rollen mal zu polarisieren.

Meine Rolle an diesem Abend war aber nicht, wie angekündigt, die des Unternehmers und Arbeitgebers, sondern die des Steigbügelhalters Schrägstrich Wahlkampfhelfers und Zielscheibe für ziemlich falsche Unternehmerstereotype. „Lustig“, dass die ausgerechnet durch einen Politiker vorangetrieben werden, dessen Einkommen und Altersvorsorge ich durch meine Arbeit mit zahle. Angesichts dieses verschwendeten Abends zu einem eigentlich unheimlich wichtigen Thema braucht sich niemand zu wundern, wenn Menschen wie ich politikverdrossen sind.

Was ist nun mein konkreter Rat an Dich als Teilnehmer? Ich habe zwei. Erstens, sei Dir Deiner Rolle bewusst und leb damit – oder sag ab. Und zweitens, informiere Dich vorher intensiv über Veranstalter, Moderation und deren Verbindungen. Dann bleibt Dir das frustrierende Debakel vielleicht erspart.

Und für Dich als Veranstalter? Such Dir eine fähige, durchsetzungsstarke und informierte Moderation. Damit steht und fällt die inhaltliche Qualität Deiner Veranstaltung. Außer natürlich, die war Dir von Vornherein egal.

Na, hast Du das vielleicht auch schon einmal erlebt? Als Gast, Veranstalter oder Mitwirkender? Erzähl mir davon in den Kommentaren, alternativ per Mail!

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Die schwere Suche nach dem „Warum?“, Deiner Vision

Als Nachfolger hat man es ja manchmal schon leichter, als so mancher Neugründer. Eine Sache, um die man sich nicht unmittelbar Gedanken machen muss, ist zum Beispiel das „Warum?“, Deine Vision. Schließlich übernimmt man ja ein gewachsenes Team, Produkte, einen Markt…

Ich will es vorweg nehmen: Einfacher wäre es, wenn Du Dein „Warum?“ schon kennst. So wie ein Gründer weiß, was ihn antreibt, was er verändern will, so solltest Du auch einen solchen Antrieb haben. Schließlich ist das sprichwörtliche „weiter so“ auf Dauer keine Option. Darüber habe ich ja schon geschrieben. Allerdings ist es auch nicht tragisch (und auch nicht ungewöhnlich), wenn es nicht von Anfang an präsent ist. Es kann sich auch entwickeln.

Zu Beginn sind Rechnungen zu zahlen

Weil Du mit dem Team, den Produkten und dem aktuellen Markt auch Verpflichtungen übernimmst, ist es völlig in Ordnung, erst einmal die vorhandene Basis im Blick zu haben. Rechnungen bezahlen sich nicht von alleine. Du brauchst also ein stabiles Geschäft. Dem sollte Dein initialer Fokus gelten.

Ist dieses Zwischenziel erreicht – und es geht meist schneller, als Du denkst – kommt die schwerere Aufgabe. Es gilt, eine eigene Vision zu entwickeln. Zu sagen, was Du erreichen und verändern willst. Ich kann es nicht belegen, vermute aber, dass sich hierzu zu wenige Nachfolger Gedanken machen. Und dabei zahlt es sich aus, frühzeitig damit zu beginnen.

Vision entwickeln ist harte Arbeit

Sind wir mal ehrlich: Ja, es gibt Fälle, in denen jemand wie aus dem Nichts eine Eingebung hat und all sein Wirken darauf fokussiert. Aus meinen Gesprächen mit anderen Unternehmern und Nachfolgern weiß ich aber, dass es eher die Ausnahme ist.

Für die meisten ist die Formulierung einer klaren Vision oder einer Mission (es gibt eine ganze Wissenschaft um die Unterscheidung der Begriffe – bei den allermeisten finde ich sie sogar synonym!) schlicht harte und langwierige Arbeit. Was es besonders herausfordernd macht, ist es nicht, seine Gedanken zu formulieren. Das geht normalerweise gut. Es ist nicht so schwer aufzuschreiben, was man schätzt, was nicht, welche Veränderung man für gut hält… Nur hast Du dann am Schluss fünf, zehn oder sogar mehr Seiten. So war es jedenfalls bei mir. Nun stell Dir eine Firmen-Homepage vor, auf der die Firmenvision zehn Seiten lang ist. Würdest Du das lesen? Wirkt das bei der Suche nach neuen Teammitgliedern, Kunden oder Partnern? Eher nicht, oder?

Keine Sorge, es gibt Werkzeuge, die Dir helfen

Wie immer gibt es Mittel, die Dich bei dieser Arbeit unterstützen. Das erste sind Bücher. Ich selbst fühle mich durch viele Bücher inspiriert. Auch wenn ich sie nicht mit dem Ziel lese, dass sie meine Vision vorantreiben – unterbewusst passiert es doch. Gute Erfahrungen habe ich mit einigen Biographien gemacht. Und ganz besonders mit Büchern, die sich explizit dem Thema widmen. Zwei möchte ich dabei besonders hervorheben: „The big Five for Life“ von John Strelecky und „Start with Why“ von Simon Sinek. Insbesondere diese beiden haben meine Gedanken vorangetrieben. Andere inspirierende Bücher habe ich auch in der 16. Episode von Follow-Up.fm benannt. Vielleicht helfen Sie Dir auch.

Das zweite konkrete Mittel ist Zeit. Es mag nun etwas simpel klingen. Meine Erfahrung ist, dass sich nach und nach, vor allem durch Wiederholung, die zentralen Punkte Deiner Gedanken immer deutlicher hervorheben. Sie kommen öfter vor, sie haben eine höhere Intensität, und Du merkst einfach eine tiefere emotionale Verbundenheit. Das kann auch manchmal durch externe Impulse ausgelöst werden. In meinem Fall war es eine Bingewatching-Session bei Youtube. Damit das überhaupt passieren kann (weil es meist unterbewusst abläuft) braucht Dein Hirn Zeit. Der Versuch, es innerhalb eines fixen Zeitfensters zu erzwingen, kann eigentlich nur scheitern.

Ich kann noch etwas empfehlen: Mentoring. Mir hat es unendlich viel geholfen, einen Menschen zu haben, mit dem ich mich über einen langen Zeitraum ausgetauscht habe. Ich halte Mentoring eh für unglaublich wichtig und werde dazu auf jeden Fall nochmal bloggen. In diesem konkreten Fall muss es aber erwähnt werden! Am besten eignet sich ein Unternehmer oder eine Unternehmerin – schließlich können diese die Herausforderung bestens nachvollziehen. Ich habe mich zudem bewusst für jemanden entschieden, der in zentralen Dingen völlig anders ist, als ich. Diese Ergänzung, die andere Sicht- und Denkweise, hat sich oft als sehr nützlich erwiesen. Ich kann es bedenkenlos weiter empfehlen.

Hand aufs Herz: Wie war es bei Dir?

Ich kann immer nur für mich sprechen. Ich habe nach dem Tod meines Vaters effektiv drei Jahre auf operative Themen und die Stabilisierung des Unternehmens verwendet. In Nachfolgen, die geplanter und unter besseren Umständen ablaufen, ist der dafür notwendige Zeitraum sicherlich kürzer.

Die Entwicklung meiner heutigen Vision hat mich etwa ein Jahr gedauert. In diesem Jahr habe ich viel gelesen und mich mit meiner Mentorin ausgetauscht. In der heißen Phase dieser Arbeit (ca. drei Monate, in denen praktisch jede Woche Zeit in das Thema investiert wurde) wurde aus einem vierseitigen Entwurf über insgesamt fast zwei Dutzend Iterationen ein Dreizeiler. Mit diesem bin ich nun sehr glücklich – auch wenn es nicht wie ein Blitz einschlug und vom ersten Tag an da war.

Was ich damit sagen will: Nicht jeder wacht als Elon Musk oder Steve Jobs auf. Die allermeisten tun das nicht. Das hindert Dich aber nicht daran, ein erfolgreiches Nachfolge-StartUp zu gründen!

Mich interessiert es natürlich brennend, wie es Dir bei diesem Thema geht. War Deine Reise ähnlich? Oder hattest Du eine Eingebung? Wie wurde diese ausgelöst oder woher kommt sie? Lass es mich gerne in den Kommentaren oder per Mail wissen!

 

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Der Businessplan in der Unternehmensnachfolge

Es gibt ja kaum ein Thema, das öfter bei Veranstaltungen, Kammern oder Dienstleistern besprochen wird, als den Businessplan. Das hat auch seinen Grund, denn Geld ist oft notwendig. Zum Erwerb des Unternehmens, oder auch um notwendige Investitionen zu stemmen. Und die Geldgeber möchten zu Recht wissen, was Du damit vor hast. Deshalb gibt es den Businessplan. Er ist eine strukturierte Darstellung dessen, was Du mit dem Unternehmen planst. Im Allgemeinen beinhaltet er ein festes Set an Punkten:

  • Eine Zusammenfassung
  • Die Produkt-/Unternehmensidee
  • Ein Porträt des Management- bzw. Gründerteams
  • Eine Darstellung des Marktes und des Wettbewerbs
  • Den Plan für Marketing und Vertrieb
  • Die wichtigsten Formalien wie bspw. die Unternehmensform
  • Ausführliche Finanzplanung
  • Risiken und mögliche Alternativen

Diese Bestandteile kommen eigentlich, mehr oder minder ausführlich, in jedem Businessplan vor – ob bei Gründung oder Nachfolge. Das Bundesministerium für Wirtschaft hat hier auch eigene Informationsangebote für Dich.

Besonderheiten in der Nachfolge

Im Gegensatz zu einer Gründung existiert bei der Unternehmensnachfolge bereits etwas. Es gibt schon ein Unternehmen, Produkte oder Dienstleistungen, einen Markt und alles, was sonst noch dazu gehört.

Deshalb kannst Du den Nachfolge-Businessplan in Form eines Vergleichs aufbauen. Es gibt ein Ist, nämlich was da ist, sowie ein Soll, nämlich was Du planst. Und natürlich musst Du aufzeigen, wie Du vom einen zum anderen kommst. Ich empfehle, im Rahmen der Nachfolge zudem noch drei weitere Themen konkret anzusprechen:

  • Das vorhandene Personal (Zahlen, Kenntnisse, Spezialisierung, etc.)
  • Standort, Räumlichkeiten und Ausstattung
  • Die Übergabe an sich, insbesondere die zeitliche Planung

Wie Du den Plan letztendlich aufbaust, ist Dir überlassen. Meine Empfehlung habe ich Dir als Leitfaden zusammengefasst. Dabei gilt natürlich: Ich kann Dir nicht garantieren, dass das für Dich perfekt passt. Schau es Dir an, lass Dich gerne inspirieren – bedenke aber auch: Es ist Dein Plan.

Und, wie war das bei Dir?

Kurze Antwort: Ich habe beim ersten Mal komplett versagt.

Lange Antwort: Ich habe vermeidbare Fehler begangen, die Dir hoffentlich nicht passieren. Deshalb will ich sie Dir auch vorstellen.

Einer der wichtigsten Ratschläge ist, dass Du unbedingt die Form einhalten solltest. Es gibt bei Lesern eines Businessplans einfach eine gewisse Erwartungshaltung an den Inhalt. Wirst Du dieser nicht gerecht, hast Du es automatisch schwerer – selbst wenn Dein Plan inhaltlich sogar gut sein mag. Ich finde das persönlich schade. Allerdings bringt es Dir nichts, den tollsten Plan der Welt zu haben, wenn Du damit Dein Ziel, Kapital zu bekommen, nicht erreichst.

Spannenderweise ist es auch kritisch, wenn man zu defensiv ist. In meinem zweiten Plan (über den ersten breiten wir den Mantel des Schweigens aus…) habe ich für meine Finanzplanung realistische, tendenziell eher bescheidene Zahlen angenommen. Es gibt ja ein Geschäftsmodell, es gibt Erfahrungswerte – und das macht es eigentlich einfacher, als bei einer Neugründung. Allerdings scheinen letztere hier auch eine Erwartungshaltung an Wachstumsraten geweckt zu haben, die nicht immer realistisch ist. Egal wie, ich habe eben recht defensiv gerechnet. Der Kommentar eines der Empfänger war trocken: “Das ist aber uninspiriert!“ Dass ich letztlich diese Zahlen konstant übertroffen habe, hat mir aber in dem Moment nichts geholfen. Deswegen ist der zweite Ratschlag, mutig zu sein. Wenn es Dir hilft, Dich damit wohler zu fühlen, kannst Du ja zwei Pläne schreiben. Einen für die Geldgeber, einen für Dich. Denn Geldgeber hätten oftmals gerne die sprichwörtliche Quadratur des Kreises: Tolle Wachstumsraten ohne jegliches Risiko.

Betriebsblindheit und Wissenszuwachs als Stolpersteine

Wenn man sehr tief in Themen drin steckt, sind viele Tatsachen für einen selbstverständlich. Der Businessplan ist hier keine Ausnahme. Ein 10-50seitiges Dokument, in dem eine Strategie auf Jahre hinaus erläutert werden soll, erfordert tiefe Einblicke. Allerdings hat die nicht jeder, und der Leser in aller Regel schon gar nicht. Mein Ratschlag ist es deshalb, den Plan mehrfach gegenlesen zu lassen. Am besten von Menschen, die mit Deinem Geschäft nichts zu tun haben. Wenn der Plan von jemand verstanden wird, der von der Materie keine Ahnung hat, dann ist er gut geschrieben.

Rückblickend schlau zu sein ist sehr einfach. Nach einiger Zeit wirst Du Dir an den Kopf fassen und Dich fragen, warum Du solchen Quatsch in Deinem Businessplan geschrieben hast. Das ist normal. Mach Dich darauf gefasst, dass dieses Dokument effektiv im Moment der Abgabe an Kapitalgeber veraltet ist. Je früher Du Dich damit arrangierst, desto einfacher kommst Du damit klar.

Die Anforderungen an den Realismus sind begrenzt – auch systemisch bedingt

Jeder Businessplan, egal wie gut vorbereitet, egal wie ausführlich, ist ein Business Guess. Im Prinzip könnte man also auch darauf verzichten. Hier schließt sich aber der Kreis: Geldgeber sind sich dessen auch bewusst, wollen aber dennoch einen Plan. Der größte Vorteil des Businessplans ist nämlich für Dich und den Geldgeber gleichermaßen wichtig. Du bist gezwungen, all die vielen Gedanken, Details und Pläne mal strukturiert zu Papier zu bringen. Und dabei ergeben sich oft auch Schwächen, die Dir vorher gar nicht bewusst waren. Diese können hinterfragt und abgestellt werden. Deshalb mein wichtigster Tipp: Sieh es als Fingerübung für Dich – mit dem Bonusergebnis, dass Du Kapital bekommst.

Jeder Businessplan ist ein Business Guess. Klick um zu Tweeten

Es gibt die Tendenz, aus der StartUp-Szene kommend, auf Businesspläne ganz oder teilweise zu verzichten. Als Kurzform zur Darstellung eines Geschäftsmodells gibt es beispielsweise das Business Model Canvas. Bislang ist das jedoch nicht flächendeckend verbreitet.

Kennzahlensysteme ergeben manchmal ein falsches Bild

Vielleicht bringen diese Neuerungen auch andere positive Änderungen mit sich, die mir geholfen hätten. Denn die Kennzahlensysteme, die zur Analyse Deiner Finanzplanung genutzt werden, sind oft automatisiert und auf einem Modell basierend, das für Dich gar nicht passt. Ein Beispiel aus meiner Erfahrung: Bei einer automatischen Analyse schlagen Systeme bei meiner Firma Alarm. Wir stellen Software her. So etwas wie Anlagevermögen spielt bei uns keinerlei Rolle. Der Wert der Computer ist vernachlässigbar, wir haben keine teuren Maschinen. Für automatische Analysen kann das aber ein Problem sein, weil sie das als Schwäche interpretieren (ob natürlich die 2 Millionen teure, speziell angefertigte Maschine eines Industrieunternehmens im Falle eines Falles schnell liquidierbar ist, sei mal völlig dahingestellt).

Dazu kommt, dass Software an sich als Wert oft nicht akzeptiert wird. Sie kann und darf mittlerweile bilanziell aktiviert werden. Mein Banker erklärte mir jedoch, dass es auf die Kennzahlenanalyse keinen Einfluss hat – ihr System rechnet es wieder heraus. Ich hoffe hier auf ein Umdenken in Zukunft, denn nach diesen Richtlinien wäre Facebook praktisch wertlos.

Solange Software in Deutschland kein echter Wert ist, solange gibt es kein deutsches Google. Klick um zu Tweeten

Ich hoffe, diese Tipps und der Leitfaden helfen Dir und würde mich freuen zu hören, wie das bei Dir war: Hat alles geklappt? Welche Schwierigkeiten hattest Du mit Deinem Businessplan? Gibt es wichtige Ratschläge, die Du für Unternehmensnachfolger hast? Lass es mich wissen!

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Mein GTD-System – und der lange Weg dahin

UPDATE: Stand September 2022 gibt es einen neuen Beitrag mit vielen Updates zum Thema unter https://www.janhossfeld.de/blog/update-mein-aktuelles-produktivitaetssystem-in-vollem-detail/

 

In einem vergangenen Beitrag habe ich über Getting Things Done® (GTD) geschrieben. Dabei habe ich es mit Bullet Journaling verglichen und einen groben Überblick über beide Systeme gegeben.

Auf diesen Artikel bin ich vielfach angesprochen worden. Viele wollten wissen, mit welchen Werkzeugen ich GTD betreibe. Diese Frage will ich deshalb heute beantworten.

Der Weg zum passenden System ist lang

Gibst Du „GTD Tool“ in Google oder im bevorzugten App Store ein, wirst Du mit dutzenden oder hunderten Ergebnissen erschlagen. Wie Du Dich vielleicht erinnerst, es gibt bei GTD drei Bereiche, die Du mit Werkzeugen abdecken kannst: Deine Listen, Deinen Kalender und Dein Referenzsystem (lies: Datenablage).

Und selbst für jeden dieser Bereiche gibt es in sich schon unzählige Lösungen. David Allen, der Erfinder von GTD, hat für einige bekannte Softwaretools Anleitungen zur Implementation der Methode geschrieben, die Du kaufen kannst. Darunter sind beispielsweise Outlook, Evernote oder OmniFocus.

Die erste Vorstellung, die Du leider ablegen musst: Es gibt nicht das richtige System. Die erste Erfahrung, die ich gemacht habe, ist, dass Du viele ausprobieren musst. Manchmal auch mehrmals. Irgendwann wirst Du das für Dich passende Setup haben. Und selbst dann wirst Du regelmäßig daran feilen. Dabei hilft die Erfahrung in der Anwendung des Systems. Lass uns also einen Blick auf die einzelnen Komponenten werfen, und wie ich dazu kam – das ist wichtig, damit Du auch weißt, worauf Du für Dich vielleicht achten kannst!

Der Kalender

Ein Kalender ist bei GTD der Ort, an dem Du unverrückbare, definitiv zu diesem Zeitpunkt stattfindende Ereignisse niederlegst. Das steht im Gegensatz zu Deinen Listen, die mehrheitlich als „asap“, also ohne Termin, sondern sobald wie möglich abgearbeitet werden sollen.

Methodisch ist das sehr, sehr wichtig. In Deinen Kalender kommen nur klare Termine. Nichts anderes. Ich weiche insofern davon ein wenig ab, indem ich für bestimmte Themengebiete, bspw. Read/Review (dazu gleich noch mehr) Zeitblöcke reserviere. Diese nehme ich dann aber genauso ernst, als sei es ein Termin mit Dritten.

Über die Frage, ob auf Papier oder Digital trifft David Allen keine Aussage. Ich empfehle ganz klar digital. Alleine schon deshalb, weil die meisten von uns vermutlich einen solchen an ihrer Arbeitsstelle haben. Zudem ist es schlicht viel angenehmer und einfacher, mit Planänderungen umzugehen.

Die Klassiker reichen meist aus

Beim Kalender hielten sich meine Experimente in Grenzen: Outlook habe ich lange eingesetzt. Seit meinem Umstieg auf einen Mac habe ich mehrheitlich einfach die Standardkalender-App des Betriebssystems genutzt. Ich pflege mehrere Kalender, darunter zwei auf unserem Exchangeserver und mehrere über iCloud. So kann ich verschiedene Bereiche meines Lebens auch farblich direkt überblicken und die Einträge zuordnen.

BusyCal im Einsatz

BusyCal im Einsatz

Da leider sowohl Kalender als auch Mail Applikation von Apple eher stiefmütterlich behandelt werden, habe ich vor wenigen Tagen auch hier einen Wechsel durchgeführt. Ich benutze nun BusyCal und bin sehr zufrieden. Fantastical 2 ist ebenfalls eine gangbare Alternative. Beide kommen deutlich besser mit Exchange klar, als das Apple-Produkt. Den Ausschlag für BusyCal gab für mich dessen besserer Umgang mit freigegebenen Exchangekalendern, zum Beispiel von Teammitgliedern, und die nüchternere Oberfläche.

Das Herzstück: Die Listen

Wo es beim Kalender noch einfach war, wird es hier kompliziert. Es gibt so unglaublich viele tolle Produkte, mit denen Du Listen pflegen kannst. Nur um einige mal zu nennen, da wären zum Beispiel Wunderlist, Todoist, Nozbe, Asana, Remember the Milk (RTM) und viele weitere mehr.

Fast jedes Produkt hat eine Eigenheit oder einen Schwerpunkt, der es einzigartig macht. Asana beispielsweise ist für Teams gedacht und erlaubt zusätzlich Deine persönlichen Listen. RTM und Nozbe sind bewährte langlebige Systeme. Wunderlist ist ein neueres System, das verstärkt auf Hashtags zur Ordnung setzt. Die Liste lässt sich endlos weiterführen.

Ich selbst habe mit Thinking Rock (TR) meine ersten Schritte gemacht. Das Programm ist plattformunabhängig und unglaublich hässlich. Allerdings hat es einen großen Vorteil: Es folgt hart der GTD-Methode, es erzwingt sie sogar. Für mich als Anfänger war das sehr hilfreich. Es versucht sogar noch mehr, denn es verwaltet nicht nur Listen, sondern es beinhaltet auch eine Möglichkeit, Deine Ziele anhand von GTD zu definieren (und diesen dann Projekte und Aufgaben zuzuordnen) und es erlaubt auch das Ablegen von Referenzmaterial. Mit TR habe ich etwa ein halbes Jahr verbracht. Der Wechsel erfolgte dann, als ich mich mit GTD etwas sicherer fühlte und mehr Freiheiten gesucht habe. Die bietet das Produkt nämlich nicht. Es erfordert langwierige Konfiguration, und schöner wird die Oberfläche nicht.

Meine Tour durch den App Store – mit klarem Sieger

Als nächstes habe ich dann alle möglichen Produkte ausprobiert. In einschlägigen Foren gibt jeder gerne seine Empfehlung ab. Wunderlist war schnell und auf allen Geräten synchron. Allerdings fehlen mir darin Ordnerstrukturen. Asana trennte künstlich meine persönlichen Listen von Teamlisten. Ich hätte mir einen Gesamtüberblick gewünscht. Nozbe gefiel mir von der Oberfläche und der Konfigurierbarkeit der Ansichten her nicht. Es folgten noch einige weitere, ich erinnere mich nicht mal mehr an alle Namen. Eine besondere Erwähnung verdient in jedem Fall Evernote, mit dem mich eine Hassliebe verband. Als plattformübergreifendes Werkzeug ist es nämlich toll. Man kann damit auch GTD machen, es gibt eine offizielle Anleitung. Allerdings sehe ich EN eher als Option für ein Referenzsystem – deshalb wird es in diesem Beitrag auch noch einmal Erwähnung finden.

OF-Beispielbild - Copyright by OmniGroup

Beispielbild – Copyright by OmniGroup

Gelandet bin ich letztendlich bei Omnifocus 2. Das Produkt ist exklusiv für Applesysteme und es ist sehr teuer. Schließlich möchtest Du bestimmt, wie ich auch, das gleiche System auf Deinem Smartphone haben. Herzlichen Glückwunsch, das bedeutet den Kauf zweier Produkte! Allerdings habe ich das bis heute, also nach fast anderthalb Jahren Einsatz, nie bereut. Warum? Nun, OF ist gleichzeitig mächtig und flexibel, und dennoch übersichtlich. Es gibt Dir einige Ansichten vor und erlaubt Dir, andere selbst hinzuzufügen und zu definieren. Du kannst Projekte in Ordner schachteln (sehr nützlich, um beispielsweise Lebensbereiche voneinander zu trennen) und die Software hat eine eingebaute Reviewfunktion für Projekte – perfekt also, um Dein Weekly Review durchzuführen. Alles in allem ein sehr gelungenes Produkt. Für mich war noch entscheidend, dass ich die Synchronisation der Geräte nicht über einen Cloudservice des Anbieters machen muss, sondern via WebDav über mein NAS zu Hause.

Ein paar Worte zu Kontexten

Wer das Buch von David Allen liest, kommt automatisch auch zu Kontexten (die auch in OF integriert sind). Die ursprüngliche Idee des Autors war, dass man durch Kontexte und deren Zuordnung Projekte und Aufgaben nach Ort bzw. Arbeitsmittel zusätzlich strukturieren kann. Ein Beispiel: Du bist zu Hause und willst wissen, was alles hier ansteht. Du rufst also die Sicht in Deiner Software auf, die alle Einträge mit dem Kontext „at home“ zeigt, und hast Deine Antwort. Analog empfahl Allen zum Beispiel „at office“, „errands“ (für Besorgungen) oder „at computer“.

Meine Erfahrung ist, dass das für mich so nicht funktioniert. Die allermeisten Dinge sind bei mir weder orts- noch arbeitsmittelabhängig. Ich arbeite meist mit Notebook oder Smartphone, beides habe ich überall dabei. Ein Telefon ist auch immer vorhanden. Insofern habe ich viel gegoogelt und experimentiert. Zeitweise habe ich bei Kontexten mit weniger Orten, teils ganz ohne gearbeitet. Inzwischen habe ich eine gute Mischung für mich gefunden. Neben einigen aus dem Buch (calls, mail, read/review, agendas und waiting for) habe ich sie noch um Energielevel/Auswirkung ergänzt (focus, kleinkram, spaß, zu überdenken). In dieser Kombination funktioniert es für mich gut, wobei vor allem erste Gruppe intensiv genutzt wird. Es hat etwas magisches, wenn Du kaum noch etwas vergisst und spontan sagen kannst „Schön, dass ich Dich sehe. Ich habe noch fünf Themen offen, über die ich mit Dir sprechen möchte. Zudem warte ich bei drei Dingen auf Rückmeldung von Dir“. In der zweiteren gäbe es sicherlich noch Raum für Verbesserungen, da die Kontexte nicht immer trennscharf sind.

Das Referenzsystem: Ein Teil analog…

Der dritte Teil eines guten GTD Setup ist die Ablage für alles, was weder Projekt noch Aufgabe ist, aber auch nicht in den Müll gehört. Obwohl ich es gerne hätte, kann ich hier leider noch nicht ganz digital arbeiten. Es erreichen mich immer noch viele Dinge auf Papier. Sie alle zu digitalisieren ist denkbar, aber angesichts der Verteilung (90% digital, 10% Papier) auch nicht zwangsläufig nötig.

Für den Papierkram habe ich einfach David Allens Rat befolgt und ein Hängeregister in einer Schublade untergebracht. Darin hängen Taschen, die entsprechend beschriftet sind, und passendes Material wird darin einsortiert. Für mich reicht das aus. Dementsprechend habe ich neben meiner digitalen Inbox in Omnifocus auch eine physische Inbox in Form einer normalen Dokumentenablage.

…ein Teil digital

Für den weitaus größeren Teil meiner Daten, die zum Beispiel Referenzmaterial für Projekte, Notizen oder schlicht lesenswerte Artikel sind, habe ich vor allem zwei Systeme ausprobiert. Das erste ist Evernote (EN). Ich sagte es ja bereits, damit verbindet mich eine Hassliebe. Zuerst die Vorteile: Es ist auf allen Plattformen verfügbar, es ist schnell, automatisch synchron und es verfügt über einen tollen Webclipper. Das ist ein Werkzeug, das ich tatsächlich häufig brauche. Gerade zum Bloggen oder Podcasten stolpere ich oft über tolle Seiten und Artikel und will diese ablegen. Oder der Titel klingt interessant, ich habe aber gerade keine Zeit. Beides kein Problem, dank Webclipper kann ich es später lesen.

Was mich an Evernote stört? Das sind vor allem zwei Dinge (nein, das neue Preismodell ist es nicht. Im Ernst, wir sprechen hier über Deine persönliche Produktivität – wenn Dich Deine Werkzeuge nicht so viel besser und effektiver machen, dass es die 60€ im Jahr wert sind, ist es eh das falsche Werkzeug). Die Einstellung des Evernote-CEO zu Datenschutz ist, zumindest konnte ich das in machen Statements herauslesen, für mich fragwürdig. Da ich viele Daten ablege, möchte ich darauf aber nicht verzichten. EN war also für mich nie ein 100% System, denn alles, was ich laut BDSG darin nicht ablegen darf, lag auch nicht darin. Sprich, ich hatte ein Ablagesystem, dem ich aber nicht 100% vertraut habe. Die Folge ist, es wird auch nicht 100% genutzt und Du schaffst Dir Parallelstrukturen. Der zweite Störfaktor ist für mich das proprietäre Format der Daten. Alles, was du ablegst, wird in ein eigenes Format gebracht, statt einfach pdf und Co beizubehalten. Das erschwert zum Beispiel auch spätere Migration. Dankenswerterweise gibt es dafür Lösungen. Exportnote ist ein kleines Werkzeug, dass es Dir erlaubt, alles aus EN in pdf zu konvertieren.

Der Sieger: Devonthink Pro

Migrieren können ist schön, aber wohin? Für mich ist die Antwort klar zu Devonthink Pro (DT). Im Prinzip könntest Du es kritisch sehen und sagen, das ist ja nur ein Ordnersystem mit hässlicher Oberfläche. Und ja, wie jedes Ordnersystem steht und fällt es mit der Pflege. Allerdings hat DT für mich einige unschlagbare Vorteile.

Devonthink Pro im Einsatz

Devonthink Pro im Einsatz

Der wichtigste: Ich kann alles darin ablegen. Daten werden einfach gespeichert, wie sie sind. Und wohin es synchronisiert, bestimme ich. Neben einem entsprechenden Angebot des Anbieters gibt es auch bei DT Unterstützung für WebDav. Für mich ein Riesenvorteil, denn so kann ich dem System vertrauen.

Daneben spricht noch mehr dafür. Bei EN muss ich gut und konsequent taggen, da die Verschachtelung von Notizbüchern (das Äquivalent zu Ordnern) nur maximal eine Stufe erlaubt. Es gibt auch Tags in Devonthink, die ich aber durchaus auch ignorieren kann. Denn die Software indiziert die Inhalte sehr gut und bietet zum Beispiel verwandte Inhalte an, wenn ich etwas auswähle. PDFs können durch eine integrierte Texterkennung durchsuchbar gemacht werden, andere Dokumente kann DT eh lesen. Im Ergebnis nutze ich eher die blitzschnelle Suchfunktion, die kontextuell auch noch weitere Informationen einblendet und Daten verknüpft, an die ich vielleicht selbst nicht denke.

Es ist wahrlich keine Schönheit, aber in Sachen Funktion, Sicherheit und Flexibilität genau das, was für mich passt und jeden Cent wert. Selbst, wenn mir nur noch ein Inhaltsfragment, ja nur ein Wort in dem Datensatz einfällt, den ich suche – mit DT finde ich ihn in Sekunden.

Mittlerweile gibt es auch eine mobile Companion-App, die den Namen verdient. Deine Daten kannst Du also auch auf Mobilgeräten anzeigen. Wermutstropfen für die Windows-Anwender, DT ist leider auch „Mac only“.

Und wie ist nun der Ablauf?

Eigentlich ist meine Arbeitsweise immer noch sehr geradlinig entlang der klassischen GTD Vorgaben. Ich sichte einmal täglich meine Inbox (einmal die erwähnte Dokumentenablage für physische Items, dazu noch meine E-Mails und die Inbox in Omnifocus). Die Items werden anhand der GTD-Regeln verarbeitet. Ich habe versucht, möglichst viele kleine Erleichterungen einzubauen – so kann ich aus meinem E-Mailprogramm (Airmail) direkt ein Item in der Omnifocus-Inbox erstellen, das auch einen aufrufbaren Link zur Mail enthält. Oder ich kann Notizen in der Inbox per Skript als Text in mein Devonthink schieben lassen. Viele Menschen haben da schon tolle Lösungen erarbeitet und teilen diese bereitwillig. Eine kleine Linksammlung gebe ich Dir gleich noch.

Sich regelmäßig wiederholende Projekte wie beispielsweise die Weekly Review kann ich dank Omnifocus auch regelmäßig wieder ablaufen lassen, was ich intensiv nutze.

Wenn überhaupt etwas „holprig“ ist, dann das Thema „Read/Review“. In DT ist das ein Ordner, in den in jeder Woche Schriftstücke oder Links hineinwandern, die ich mir gerne ansehen will. Dafür habe ich mir jeden Freitag Zeit geblockt. Ich sammele also, und arbeite am Stück ab. Es gibt die Option, Webseiten direkt als „Ausdruck“ (pdf) an DT zu schicken. Allerdings gibt es da regelmäßig Probleme mit den Skripten, mit Popups und vielen anderen Kleinigkeiten. Deshalb gehe ich hier den Umweg über Pocket. Mit dessen Clipper speichere ich alles, und übertrage es von dort freitags nach Devonthink. Nicht so schön, aber sehr zuverlässig!

Wo Du noch mehr Informationen findest

Neben den Links im Text gibt es noch einige gute Quellen für Tipps und Tricks rund um GTD. Die Liste ist keinesfalls abschließend!

  • GTDConnect – die offizielle Page mit dem Shop für Anleitung und einem großen Forum, in dem sich GTD-Anwender austauschen
  • Inside Omnifocus – eine Vielzahl an Best Practice Beispielen, wie man erfolgreich OF einsetzen kann
  • Asian Efficiency – kostenpflichtige Guides und Tipps zu OF
  • Devonian Times – der offizielle Blog von DevonTechnologies mit vielen guten Tipps, z.B. zur Einbindung mit Omnifocus

Mich interessiert natürlich brennend, ob Dir das geholfen hat. Lass es mich gerne wissen, und wenn Du Fragen hast, kannst Du sie mir jederzeit stellen! Außerdem interessiere ich mich natürlich für Deine Erfahrungen. Hats Du vielleicht einen Weg gefunden, besser mit Kontexten umzugehen?

 

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