Wir alle kennen sie. Die Mitarbeiter, die gefühlt schon immer da waren, die Synonym für das Unternehmen sind. Die eigentlich eine Inventarnummer brauchen. Was wir dabei oft vergessen ist, dass auch diese Menschen das Recht darauf haben, mal etwas neues kennenzulernen. Oder dass sie krank werden können. Wie gehst Du also damit um, wenn das passiert?

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne

Es klingt theatralischer, als ich es meine. Veränderung beginnt immer im Kopf. Das bedeutet, dass es entscheidend ist, wie Du als Nachfolger und Unternehmer damit umgehst. Du kannst natürlich bei Krankheit oder Eingang einer Kündigung verzweifeln. Oder Du nimmst es als Chance für Veränderung wahr. Denn alles, was sich lange einschleift, wird selten hinterfragt. Da Du das jetzt eh tun muss, ist es Deine Chance, hier wieder StartUp-Charakter einfließen zu lassen.

Der erste Schritt, der mir immer geholfen hat, war es, mit meinem Team zu sprechen. Die eigene Erwartung wird dabei oft überrascht. Oftmals sieht Dein Team nämlich auch Chancen – für die eigene Entwicklung, für Änderungen, für Verbesserungen…und ist gewillt, sich daran zu beteiligen.

Mit Deiner eigenen Energie und der der anderen kannst Du dann beginnen, die Position und Aufgaben der/des Ausscheidenden oder Erkrankten zu analysieren.

Alles hinterfragen, ganz besonders die Dinge, die immer so waren

Deine Analyse sollte dabei schonungslos sein. Im ersten Schritt kannst Du sicherlich am einfachsten hierarchische Rollen ausmachen, die nun offen stehen. Gibt es Zuständigkeiten oder Vorgesetztenverhältnisse neu zu bewerten? Muss Reporting angepasst werden? Wie lange ist der Ausfall und was kannst oder musst Du wissen, um es alles erfolgreich zu verteilen?

Der zweite Schritt ist komplexer und erfordert vermutlich viele Gespräche. Denn es gibt nur wenige Unternehmen, in denen alle Prozesse, Rollen und Zuständigkeiten perfekt dokumentiert sind. Meist ist das Gegenteil der Fall. Es gilt also herauszufinden, wo der/die Mitarbeiter/in zum Unternehmenserfolg beigetragen hat.

Diese Fragestellung habe ich bewusst gewählt, denn damit filterst Du auch gleichzeitig all das heraus, was verworfen werden kann. Alte Zöpfe können abgeschnitten werden. Auch in diesem Bereich musst Du entscheiden, was wie an wen verteilt wird.

Im dritten Schritt kannst Du dann einen Blick nach vorn werfen. Wenn der aktuelle Betrieb sichergestellt ist, und die Zuständigkeiten geklärt, welche Veränderungschance ergibt sich gerade? Du hast bestimmt Ideen, Dein Team aber auch. Tragt sie zusammen und nutzt diese Energie, Dein Business weiter zu entwickeln.

Und was ist mit Dir?

Du solltest Dich nie zu wichtig nehmen. Ganz im Gegenteil, ich behaupte, dass derjenige Unternehmer der erfolgreichste ist, der sich selbst komplett obsolet macht.

Allerdings ist das oftmals (noch) nicht der Fall. Gerade in kleineren Unternehmen hast Du selbst operative Aufgaben, und in aller Regel bist Du auch der Geschäftsführer. Im operativen Bereich gilt im Prinzip das gleiche, wie oben bereits beschrieben. Allerdings gibt es doch einiges zu beachten, wenn es um die Geschäftsführung geht.

Mach Dir also bewusst, auch Du kannst ausfallen. Ein mir bekanntes Unternehmen verlor vor einiger Zeit seinen Gründer – er kam einfach nicht mehr aus dem Urlaub zurück, weil er dort überraschend verstarb. Das hat schon viele Firmen in große Schwierigkeiten gebracht. Deshalb triff Vorsorge. Hier meine wichtigsten Tipps:

  • Sprich über diesen Fall. Dein Team hat dann nicht mehr Dich, der ihre konstruktive Energie lenkt, also kannst Du das nur vorher tun. Am besten, indem Du die folgenden Punkte beherzigt hast
  • Erteile mindestens einem Menschen (Einzel-)Prokura. So ist sichergestellt, dass rein juristisch alle operativ kurzfristig relevanten Entscheidungen auch verbindlich getroffen werden können
  • Habe Dein Erbe klar geregelt. Im besten Fall bekommt ein einziger Mensch all Deine Unternehmensanteile und kann so, als neuer Gesellschafter, einen neuen GF berufen
  • Dokumentiere die wichtigsten Dinge, die zu wissen sind. Das IHK Notfallhandbuch ist ein sehr guter Leitfaden. Du kannst es ggf. noch um eine Liquiditätsrechnung und -prognose ergänzen, das hilft der Person, die Deine Aufgaben übernimmt
  • Last, but not least: Arbeite aktiv darauf hin, selbst unnötig zu sein. Auch in einem kleinen Betrieb sollte Dir dieses Ziel immer vorschweben, denn nur wenn Du es in die Hand nimmst, kannst Du es erreichen

Vorsorge ist immer besser als Nachsorge

Wie Du dem oben beschriebenen entnehmen kannst, ist es immer gut, einen Plan zu haben. Für Dich selbst sowieso. Aber auch für Mitarbeiter in Schlüsselpositionen. Denn eines muss immer klar sein: Das Unternehmen darf niemals von einer einzigen Person abhängig sein. Nicht mal von Dir selbst.

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