Jan Hoßfeld
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Wie wir bislang mit Corona umgehen

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Manchmal kann man wirklich nicht vorhersagen, was das Leben so bringt. Noch im Februar waren wir dabei, unsere ersten Teilziele für das Jahr zu verfolgen. Der Jahreswechsel hatte gut geklappt, es wurden Einführungen bei Kunden geplant. Dann kam der März, und es braute sich etwas zusammen.

Glückliche Zufälle

Als Ende März, Anfang April, die globale Pandemie in voller Fahrt war und der erste Lockdown begann, mussten viele Fäden gleichzeitig gesponnen werden. Dabei kam uns der Zufall zu Hilfe. Denn zwei Dinge halfen uns, die ersten Maßnahmen erfolgreich zu gestalten:

Erstens hatten wir Anfang des Jahres endlich unsere Glasfaserleitung bekommen. Nach Jahren der Arbeit, des Lobbying und der Frustration waren wir endlich passend an das Internet angebunden. Und es kam gerade rechtzeitig!

Zweitens hatten wir schon lange geplant, alle Computer auf Notebooks mit Dockingstation umzustellen.

Soweit ganz gut gelungen: Home Office von Null auf Hundert

Mit dem ersten Lockdown habe ich mein Team erst einmal komplett ins Home Office geschickt, um die Situation zu evaluieren. Das hat sehr gut funktioniert. Das ist insbesondere meinen Führungskräften zu verdanken, die dabei ganze Arbeit geleistet haben.

Kommunikation war das allerwichtigste – nicht nur, um die Arbeit zu besprechen, sondern auch, um den Kontakt zu halten. Denn wenn man es gewohnt ist, schnell zwischen Tür und Angel Dinge zu besprechen, ist es eine erhebliche Umstellung. Das Team hat auch andere Wege gefunden, miteinander zu interagieren. So gab es virtuelle Kaffeepausen und wöchentliche Runden, bei denen wir darüber gesprochen haben, wie wir uns mit der Situation fühlen. Besonders herausfordernd war es für diejenigen, die Kinder haben – denn Arbeit und Kinderbetreuung unter einen Hut zu bringen, ist ein Kraftakt. Diesen hat mein Team hervorragend gemeistert. Die allermeisten unserer Ziele haben wir erreicht.

Die neue Normalität

Das, was durch die neue Internetleitung und die Notebooks eh schon geplant war, nämlich die verstärkte Nutzung von Home Office, wurde durch Corona einem sehr guten Härtetest unterzogen.

Mittlerweile ist das auch unsere neue Normalität. Wir haben die Pandemie genutzt, und uns neue Prinzipien gegeben. Die Ortsunabhängigkeit der Arbeit ist eines davon. Allerdings sind die meisten froh darum, auch öfter wieder im Büro sein zu können. Denn egal, wieviel Mühe man sich gibt, die Kommunikation leidet, wenn man sich nicht persönlich sieht.

Lessons learned

Wir haben durch Corona viel gelernt. Die wichtigsten Lektionen sind, in meinen Augen, die folgenden:

  • Kommunikation ist das A und O: Gerade wenn die Körpersprache und die kurzen Wege zum nächsten Büro wegfallen, ist es absolut erforderlich, noch mehr zu kommunizieren. Dabei geht es nicht nur um das Senden, sondern vor allem um das Verifizieren, dass das ankam, was man sagen wollte.
  • Die Führungskräfte entscheiden über den Erfolg: Ohne meine Führungskräfte wäre Corona nicht annähernd so glimpflich bislang ausgegangen. Ihre Arbeit, die regelmäßigen Gespräche mit ihren Mitarbeitern, das konstante Verbessern unserer Werkzeuge und Prozesse im Licht der neuen Lage, waren ein wichtiger Erfolgsfaktor.
  • Vertrauen ist schwierig und notwendig: Man verliert als Führungskraft ein wenig den direkten Einblick in die Arbeit des Teams. Das darf aber nicht zu einem Kontrollzwang werden. Gerade, wenn die Kinder betreut werden müssen, ist Flexibilität auf allen Seiten gefragt. Und Vertrauen, jede Menge Vertrauen. Am Ende zählt, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden, nicht ob das Teammitglied permanent erreichbar war.
  • Ausprobieren hilft: Für die Pandemie gibt es kein Drehbuch, alle sind gezwungen zu lernen. Dabei hilft das viel zitierte agile und integrative Vorgehen. Es ist wichtig, neue Methoden auszuprobieren, Werkzeuge zu testen und Prozesse anzupassen. Wenn sie passen ist das gut. Wenn nicht, kann man sie ändern oder modifizieren.

Was hat Corona Dir gebracht?

Viele Unternehmen haben durch Corona erhebliche Einbußen erlitten oder stehen vor dem Aus. Ich glaube, dass es gerade deshalb wichtig ist, die (vielleicht wenigen) positiven Ergebnisse dieser Krise stärker ins Auge zu fassen. Jede Krise ist auch eine Chance, Dinge zu verändern oder daraus zu lernen.

Was hast Du durch die Corona-Pandemie gelernt?

Foto-Copyright: ©beeboys – stock.adobe.com

26. November 2020/0 Kommentare/von Jan Hossfeld

Überarbeitung der Homepage

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So, wie sich das Leben entwickelt, verändern sich Schwerpunkte und Interessen. Die Überarbeitung meiner Homepage stand jetzt schon lange auf meiner ToDo-Liste. Die „Lange Nacht der Macher“, eine Aktion der Wirtschaftsjunioren Deutschland, hat mir nun endlich den Rahmen verschafft, in Ruhe daran zu arbeiten.
Mein Fokus lag auf der Aktualisierung. In den vergangenen zwei Jahren hat sich mein Schwerpunkt in Richtung Leadership und Unternehmenskultur verschoben. Das zeigt sich in den Blogartikeln, die ich in dieser Zeit veröffentlicht habe. Beide Themen sind momentan die Bereiche, in die ich den Großteil meiner Energie investiere. Deshalb habe ich einige Texte angepasst, um das auch wiederzugeben. In Sachen Inhalt waren einige Informationen auch veraltet, was ich ebenfalls behoben habe.
Last, but not least, ich habe mir die Zeit genommen, mein Angebot mal zu beschreiben, nachdem ich mehrmals darauf angesprochen wurde.

Neue Blogbeiträge folgen in den kommenden Tagen und Wochen auch – und in meiner Traumvorstellung vielleicht auch mal wieder ein Podcast.

Apropos, ich war wenigstens in einem Podcast zu Gast – viel Spaß beim Hören!

Foto-Copyright: Fotolia.de

20. November 2020/0 Kommentare/von Jan Hossfeld

Mein aktuelles System (Tools und Prozesse)

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UPDATE: Stand September 2022 gibt es einen neuen Beitrag mit vielen Updates zum Thema unter https://www.janhossfeld.de/blog/update-mein-aktuelles-produktivitaetssystem-in-vollem-detail/

Bildquelle: alphaspirit/Fotolia.de

Mein Blog liegt seit einiger Zeit ziemlich brach, was sicherlich mit diesem Jahr zu tun hat. Corona und die Folgen beschäftigen mich seit Anfang des Jahres sehr. Ich komme leider kaum zum Schreiben.

Allerdings erreichte mich vor einige Zeit eine Mail meines Lesers Christoph, der mir folgende Fragen gestellt hat:

„Ich habe deinen Beitrag zu BuJo und GTD gelesen und wäre sehr gespannt darauf, wie du GTD konkret in deinem Leben umsetzt.“ Er meinte damit konkret, welche Programme oder Services ich nutze, ob ich ein Ticker File habe und ob ich Notizen offline und per Hand oder mit irgendeiner App erstelle. Zudem fragte er, ob ich immer noch streng nach dem System lebe und inwiefern es geholfen hat, einen freien Kopf zu bekommen.

Da die Antwort sicher auch noch andere interessiert, habe ich mich entschieden, daraus einen Blogbeitrag zu machen.

Meine Werkzeuge und Prozesse

Ich neige dazu, verschiedene Werkzeuge zu nutzen und diese so gut es geht miteinander zu verbinden. Es kommt immer mal etwas „neues“ oder „besseres“, und es ist dann einfach, gezielt einen Teil des Systems auszutauschen.

Konkret: Als Listensystem habe ich lange Omnifocus genutzt. Es ist komplex, aber einfach das mächtigste System in dem Bereich. Vor kurzem bin ich allerdings auf Todoist gewechselt – einfach, weil ich mit meiner Partnerin gemeinsame Listen haben will. Das ist nämlich die Schwachstelle von OF, es ist „nur“ für einen selbst.

Verknüpft ist mein System immer mit Mails. Ich nutze Plugins des Systems/des Betriebssystems, um Mails direkt in Aufgaben umzuwandeln (mit Link zur Mail). Auf Macs geht das auch sehr einfach:

Zudem habe ich einen globalen Tastaturshortcut (in meinem Fall Ctrl + Leertaste), um jederzeit Sachen direkt in meine Inbox zu werfen.

Tickler File und Notizen

Ein Ticklerfile nutze ich nicht. Stattdessen plane ich jeden Sonntag meine Woche und weise Aufgaben den Tagen zu, abhängig von meiner Auslastung. Alternativ, wenn die Woche sehr voll ist, weise ich Aufgaben Prioritäten zu und bearbeite sie dementsprechend, wenn es gerade passt.

Meine Notizen sind so ein wenig mein „Schwachpunkt“. Ich habe noch nicht das ideale Werkzeug gefunden, und nutze deshalb aktuell zwei: Bear für kleine schnelle Notizen, Ulysses für Tagebuch, Blogbeiträge, etc. („Strukturierte Notizen“). Beides greift auf mein Shortcuts-Werkzeug (Phrase Express) zurück, mit dem ich wiederkehrende Texte und Layouts einfach einfüge und dann einfülle.

Digitale Werkzeuge sind jedenfalls präferiert, alleine wegen Suchfunktion, Copy&Paste, Verknüpfungen und der Möglichkeit des Backups.

Hilft GTD denn, und wie streng muss man es leben?

Ich kann nicht behaupten, dass ich immer perfekt nach GTD lebe – ich denke, jeder Anwender „fällt mal vom Wagen“. Das wichtige ist, dann wieder aufzusteigen. Deshalb ist das Weekly und mein Planen Sonntags so wichtig. Was ich aber, unabhängig meiner eigenen Stringenz, immer wieder als wertvoll empfinde, sind drei Dinge:

  1. Eine Inbox
  2. Das konsequente Reinschieben möglichst aller Gedanken
  3. Eine Agendas-Liste und eine Waiting-For-Liste

Die drei Dinge sollte man auch ohne den Rest von GTD immer haben, sie machen das Leben wirklich leichter.

Datenablage

Als Datenablage habe ich mich übrigens für DevonThink entschieden. Evernote ginge im Prinzip auch und bietet neben mehr Verknüpfungen (weil es ein Webtool ist) und Notizfunktion zwar auf den ersten Blick mehr, aber ich lege auch sensible Dinge in meine Datenablage. Da vertraue ich lieber dem, was auf meinem NAS liegt.

Ich denke, der wichtigste Tipp ist, dass die Werkzeuge miteinander verbunden sein sollten.

Vielen herzlichen Dank für Deine Fragen, Christoph!

Hinweis: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links.

9. Oktober 2020/2 Kommentare/von Jan Hossfeld

Coronakrise – der Schnelltest für Unternehmenskultur

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Home Office in der CoronakriseRainer Sturm / pixelio.de

Als ich vor zwei Wochen bloggte, war Corona eigentlich noch kein Thema. In dieser Zeit hat sich aber viel verändert. Schulen und Kitas sind geschlossen, Restaurants und die meisten Geschäfte ebenso. Es herrschen Ausgangsbeschränkungen und zehntausende Menschen sind mit dem Virus infiziert.

Unternehmen erleben in der Coronakrise einen Stresstest…

Viele Unternehmen haben nun große Probleme. Lieferketten brechen zusammen, vielen wird die Ausübung ihres Betriebs untersagt. Die Folgen sind Kurzarbeit und Geschäftsaufgaben. Die Zahl der Firmen, die Kurzarbeit angemeldet haben, ist auf einem Rekordhoch – und das in den letzten Wochen alleine. Der notwendige Shutdown des öffentlichen Lebens geht noch mindestens bis in die dritte Aprilwoche.

Natürlich sind nicht alle gleichermaßen betroffen. Manche Geschäftsmodelle funktionieren auch in dieser Krise. Home Office ist das Mittel der Wahl für solche Betriebe, in denen es möglich ist.

…und zwar der Kultur, nicht nur ihrer Finanzen

Home Office galt bis vor wenigen Tagen eher als Randerscheinung einiger sehr hipper Unternehmen. Gründe gibt es dafür viele: Mangelnde Infrastruktur in Deutschland generell, Datenschutz, Arbeitsorganisation, Zeiterfassung…

Jetzt, wo es dank Corona keine andere Wahl gibt, zeigt sich, dass vieles machbar ist, was vorher als unmöglich galt. Das ist einer von wenigen Lichtblicken in dieser Zeit.

Neben allen technischen und organisatorischen Herausforderungen ist die Nutzung von Home Office aber noch etwas: Ein Schnelltest für die Unternehmenskultur. Denn damit es funktionieren kann, reicht ein Notebook mit VPN Zugriff nicht aus. Es braucht neues Denken.

Jede Krise ist eine Chance – auch Corona

Dieses neue Denken zeigt sich nun. Denn viele Führungskräfte sind nun gezwungen, Präsenz zu Gunsten von Zielerreichung zu beobachten. Sie müssen darauf vertrauen, dass ihr Team eigene Mittel und Wege zur Selbstorganisation findet. Kommunikation, und in ihr viel Klarheit und Offenheit, zeigt nun einen besonderen Wert. Nicht, dass das vorher unwichtig war – aber jetzt ist es unabdingbare Voraussetzung für ein erfolgreiches Miteinander.

Ich habe ja schon mehrfach über meinen Weg zur Veränderung meiner Unternehmenskultur geschrieben. In der Coronakrise zeigt sich nun, dass wir unter den Bedingungen schon weiter sind, als ich je zu hoffen gewagt hatte.

Mein Team kann stolz auf sich sein!

Meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind seit knapp zwei Wochen fast alle im Home Office. Im Büro sind nur noch wenige Menschen. An Corona erkrankt ist niemand. Wir vermissen uns, das zeigen unsere virtuellen Meetings. Der persönliche Austausch leidet unter der Entfernung. Und manchen wird klar, dass volles remote Arbeiten vielleicht doch nicht so erstrebenswert ist, wie es mal erschien.

Was mich aber beeindruckt ist, wie das Team diese Herausforderung annimmt. Es wird viel kommuniziert und meine Führungskräfte machen einen tollen Job, alles, was vorher persönlich passierte, virtuell nachzubilden, wo immer es geht. Unser Praktikant hat auf eigene Initiative einen Call aufgemacht, in dem wir uns über unsere aktuelle Gefühlslage und das, was wir bislang gelernt haben, austauschen konnten. Der Support arbeitet praktisch unbeeindruckt weiter, die Entwickler erreichen ihre Ziele. Und das, obwohl viele von uns nun auch ihre Kinder zu Hause haben, was eine eigene Herausforderung in sich ist.

Die Herausforderung für Führungskräfte: Vertrauen und Führung zeigen

Für mich ist die Herausforderung, viel Vertrauensvorschuss zu gewähren. Ich habe kaum schnelle Möglichkeit, mir den aktuellen Projektstand geben zu lassen. Ich kann nicht beobachten, wie das Team interagiert.

Gleichzeitig ist es meine Aufgabe, besonders viel Führung zu zeigen. Das betrifft insbesondere den Fokus. Mein Team fokussiert sich darauf, die aktuelle Arbeit zu schaffen. Ich dagegen habe die Aufgabe, klar zu machen, was der Ausblick ist. Wie es weitergeht. Dass ich auf die Zukunft schaue. Damit kann ich meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mentale Last nehmen, denn diese leisten schon viel. Unter den aktuellen Voraussetzungen, mit ein oder mehreren Kindern, Partnerinnen und Partnern, die Arbeit und das eigene Leben im Griff zu halten ist Herausforderung genug. Sie sollen sich nicht auch noch Gedanken um das „Danach“ machen. Das ist Aufgabe von Führung.

Und manchmal helfen die kleinen Dinge

Abgesehen davon können auch kleine Dinge einiges bewirken. Ich brachte vor einigen Tagen Eis in die Firma, für die wenigen dort Anwesenden. Eine Mitarbeiterin war traurig, dass sie daran nicht teilhaben konnte. Also habe ich eine Kühltasche gepackt, Eis gekauft, und nach und nach jede(n) im Home Office ebenfalls mit Eis versorgt. Natürlich unter Wahrung des Abstandes. Es ist „nur“ Eis. Aber es ist vor allem Ausdruck meines Danks und meiner Wertschätzung. Diese ist nämlich auch gerade ein besonders wichtiges Führungsinstrument.

Die Krise ist das, was sie ist. Die größte Herausforderung für das Land, die die meisten von uns je erlebt haben. Deshalb finde ich es wichtig, alle Lichtblicke im Dunkel wahrzunehmen und sich daran zu erfreuen. So hart diese Zeit für Unternehmen ist, so helfen gute Ideen und die Chance, neues auszuprobieren, dabei, sie zu bewältigen. Und vielleicht ist sie auch Anlass für manche Unternehmen, das Thema Unternehmenskultur nochmal intensiver zu beleuchten. Die Coronakrise ist eine Herausforderung und eine Chance. Bleibt gesund!

Übrigens hoffe ich auch, dass auch in anderen Bereichen neue Lösungen gefunden werden. Nach so langer Kitaschließzeit wären „normale“ Sommerferien für viele Eltern eine wahnsinnige Herausforderung. Ich hoffe, dass die Verantwortlichen sich trauen, aus der gewohnten Bahn auszubrechen.

Bildquelle: Rainer Sturm / pixelio.de

1. April 2020/0 Kommentare/von Jan Hossfeld

Glaubwürdigkeit: Die wertvollste Währung in der Führung

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joakant / pixelio.de

Bildquelle: joakant / pixelio.de

In der Politik wird es immer wieder betont und auch in Unternehmen kommt der Begriff immer häufiger vor: Glaubwürdigkeit. Sie ist eine universelle Währung. Vielleicht die wichtigste, wenn es um Leadership geht.

Das Gegenteil von Glaubwürdigkeit kennt jeder

Gebrochene Wahlversprechen, nicht eingehaltene Zusagen an Mitarbeiter oder Führungskräfte, die Dinge verlangen, die sie selbst nicht bereit sind zu geben. Jeder von uns ist damit schon einmal in Berührung gekommen.

Das wichtigste, was wir mit dieser Erfahrung tun können, ist daraus zu lernen. Denn als Führungskraft ist Glaubwürdigkeit vielleicht die wichtigste Ressource oder Währung, auf die wir zählen können.

Aber wie kann ich als Führungskraft glaubwürdig bleiben?

Gleichzeitig kennen wir auch die Herausforderungen für Führung. Externe Faktoren wie Politik, Gesellschaft oder Kunden führen dazu, dass Pläne oder Zusagen geändert werden müssen. Das ist nie vorauszusehen – was natürlich kein Argument gegen Planung ist!

Ich kenne nur einen Weg, möglichst viel Glaubwürdigkeit zu bewahren: Vorbild sein und maximale Transparenz.

Vorbild sein bedeutet für mich, alle Werte, die ich propagiere, selbst zu leben. Ich kann nicht von anderen Zuverlässigkeit fordern, wenn auf mein Wort kein Verlass ist. Deshalb gilt dabei zum Beispiel die Devise „Gesagt = Getan“. Ich kann nicht von anderen Pünktlichkeit einfordern, wenn ich selbst immer zu spät komme. Oder Leidenschaft predigen, aber selbst Langeweile versprühen.

Transparenz hilft bei Unvorhergesehenem

Nun gibt es natürlich externe Faktoren. Dann hilft die angesprochene Transparenz. Statt stillschweigend die notwendigen Änderungen am Plan zu machen, ist es hilfreich, das Team mitzunehmen.

Die Jahresprämie klappt nicht, weil ein wichtiger Auftrag storniert wurde? Das ist schade. Aber immer im Bereich des Möglichen. Sobald Du davon Kenntnis hast, solltest Du auch Dein Team darüber unterrichten.

Du schaffst es nicht zu einem Meeting? Kann passieren. Sag sofort Bescheid, selbst wenn es nicht sicher ist, denn andere planen mit Dir.

Die Zahlen geben eine geplante Gehaltserhöhung nicht her? Sprich mit Deinem Team. Mach klar, wie der aktuelle Stand ist und was fehlt. Du wirst überrascht sein, wie sehr sich Menschen mit Ideen und Unterstützung einbringen, solange sie sich mitgenommen fühlen.

Wenn Du nicht transparent bist, verlierst Du auf lange Sicht

Ein Beispiel sieht man alle vier Jahre. Es werden immer viele Wahlversprechen gemacht. Viele überleben nicht mal die ersten Wochen der Legislaturperiode.

An Transparenz über diese Tatsache mangelt es aber. Meist wird gehofft, dass die Wähler es wieder vergessen. Eine Folge davon: Politikverdrossenheit und ein damit verbundener Anstieg der Protestwähler. Ich denke, Politik kann hier auch etwas von Unternehmern lernen: Es ist ok, wenn sich Dinge als unmöglich herausstellen. Es ist ok, wenn Ziele nicht erreichbar sind. Solange man vorher davon überzeugt war (und nicht von Vornherein unmögliches versprochen hat), gilt es dann eben, transparent zu sein. Erklären, einordnen und Alternativen anbieten. Eigentlich nicht so schwer.

Wie siehst Du das?

18. März 2020/1 Kommentar/von Jan Hossfeld
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