Am Wochenende vom 27. bis 30. April fand die Senatorenkonferenz im schönen Schwabach bei Nürnberg statt. Neben vielen tollen Menschen gab es auch einiges zu sehen und zu erleben.
Mit dem Wachstum eines Unternehmens kommt fast immer der Zeitpunkt, an dem bestimmte Aufgabenbereiche überwiegend von einzelnen Menschen wahrgenommen werden. Vorher ist das meist viel gemischter. Der Geschäftsführer arbeitet täglich am Produkt, der Entwickler leistet zusätzlich Support und die Marketingfachkraft kümmert sich nebenbei um den Vertrieb. Das kann lange gut funktionieren.
Irgendwann entstehen daraus festere Zuständigkeiten. Das ist grundsätzlich sinnvoll. Ein Unternehmen braucht Klarheit darüber, wer für welches Ergebnis verantwortlich ist. Dabei passiert allerdings schnell ein Denkfehler: Wir beschreiben nicht die Rolle, sondern den Menschen, der sie gerade ausfüllt.
Das fällt meist erst dann auf, wenn diese Person das Unternehmen verlässt, länger ausfällt oder eine Vertretung übernehmen soll. Plötzlich zeigt sich, dass zwar alle wussten, wen sie fragen müssen. Aber niemand kann genau erklären, was eigentlich zur Rolle gehört, welche Entscheidungen damit verbunden sind und welches Wissen ein anderer Mensch dafür benötigt.
Rolle und Person sind häufig eng miteinander verbunden. Identisch sind sie nicht.
Was ist eine Rolle im Unternehmen?
Eine Rolle beschreibt den Beitrag, den ein Mensch innerhalb einer Organisation leisten soll. Sie sollte unter anderem folgende Fragen beantworten:
- Für welches Ergebnis ist die Rolle verantwortlich?
- Welche Aufgaben gehören dazu?
- Welche Entscheidungen darf der Rolleninhaber selbst treffen?
- Welche Informationen und Zugänge benötigt er?
- Mit welchen anderen Rollen arbeitet er zusammen?
- Wann muss eine Frage weitergegeben werden?
- Wie kann die Rolle bei Abwesenheit vertreten werden?
Das klingt zunächst nach einer recht ausführlicheren Stellenbeschreibung. Der entscheidende Unterschied liegt aber im Blickwinkel. Eine reine Aufgabenliste beschreibt, was jemand tut. Eine Rolle beschreibt, warum diese Aufgaben notwendig sind und welche Verantwortung damit verbunden ist.
Nehmen wir als einfaches Beispiel den Kundenservice.
„Kundenanfragen beantworten“ ist eine Aufgabe.
Die Verantwortung der Rolle könnte dagegen lauten, dafür zu sorgen, dass Kundenanliegen nachvollziehbar aufgenommen, richtig priorisiert und innerhalb eines vereinbarten Zeitraums bearbeitet werden. Aus dieser Verantwortung ergeben sich weitere Fragen. Darf der Kundenservice selbst priorisieren und wieviel Kulanz kann er anbieten? Wann muss die Entwicklung einbezogen werden? Welche Fälle gehen an die Geschäftsführung?
Ohne die Klärung dieser Fragen bleibt die Rolle unvollständig.
Rolle, Person, Funktion und Stelle sind nicht dasselbe
Die Begriffe werden oft durcheinander genutzt. Bei der Gestaltung einer Organisation kann es allerdings zu Unklarheiten führen.
Die Person ist der konkrete Mensch. Sie bringt Erfahrung, Beziehungen, Wissen, Stärken, Schwächen und ihre eigene Arbeitsweise mit.
Die Rolle beschreibt, was von diesem Menschen in einem bestimmten Zusammenhang erwartet wird.
Eine Funktion ist meist ein größerer betrieblicher Bereich, beispielsweise Vertrieb, Finanzen, Entwicklung oder Personal.
Die Stelle ist die formale Position, die ein Mensch im Unternehmen besetzt. Sie kann mehrere Rollen enthalten.
Gerade in kleinen Unternehmen nimmt eine Person oft viele Rollen gleichzeitig wahr. Der Geschäftsführer kann zum Beispiel gleichzeitig Unternehmer, Vertriebsleiter, Personalverantwortlicher und Ansprechpartner für wichtige Kunden sein. Das funktioniert, solange er ausreichend Zeit dafür hat und verfügbar ist.
Problematisch wird es, wenn all diese Rollen nur noch unter seinem Namen wahrgenommen werden. Dann lautet die Antwort auf fast jede Frage: „Das macht der Chef.“ Damit ist zwar die Person benannt, aber über die Organisation sagt dieser Satz fast nichts aus.
Rollen entstehen selten auf der grünen Wiese
Unser Hirn ist nicht immer besonders hilfreich, wenn es darum geht, etwas neu zu gestalten. Wir orientieren uns an dem, was bereits existiert. Das ist beim Definieren von Rollen nicht anders.
Wenn Frau Müller seit zehn Jahren die schwierigen Kundenfälle übernimmt, landet diese Aufgabe selbstverständlich in ihrer Rollenbeschreibung. Wenn sie zusätzlich neue Mitarbeitende einarbeitet, Angebote gegenliest und bei technischen Fragen hilft, schreiben wir auch das hinein. Am Ende entsteht damit keine Rolle, sondern eine Beschreibung von Frau Müller.
Vielleicht erledigt sie manche dieser Aufgaben nur, weil sie besonders erfahren ist. Vielleicht sind andere Tätigkeiten irgendwann bei ihr gelandet, weil niemand sonst zuständig war. Und vielleicht trifft sie Entscheidungen, die formal eigentlich an einer ganz anderen Stelle liegen. Deshalb sollten Rollen zumindest gedanklich auf der grünen Wiese entstehen.
Die entscheidende Frage dabei ist:
Würden wir diese Rolle genauso beschreiben, wenn morgen ein anderer geeigneter Mensch sie übernehmen würde?
Ist die Antwort nein, lohnt es sich, genauer hinzuschauen.
Die aktuelle Realität darf nicht einfach abgeschrieben werden
Es wäre allerdings ebenfalls falsch, die bisherige Arbeit komplett zu ignorieren. Eine Rolle ist schließlich nicht theoretisch. Sie muss im betrieblichen Alltag funktionieren. Es wäre wenig hilfreich, ein perfektes Organigramm zu zeichnen, das mit der tatsächlichen Arbeit nichts zu tun hat.
Die Wahrheit liegt, wie so oft, in der Mitte.
Die heutige Arbeit ist der Ausgangspunkt. Danach sollte geprüft werden:
- Welche Aufgaben gehören wirklich dauerhaft zur Rolle?
- Welche sind nur aus Gewohnheit dort gelandet?
- Welche Tätigkeiten sollte eine andere Rolle übernehmen?
- Welche Entscheidungen trifft der aktuelle Rolleninhaber, ohne dass dies klar vereinbart wurde?
- Welche Aufgaben hängen ausschließlich an seinem persönlichen Wissen?
- Welche Beziehungen bestehen zur Person statt zur Funktion?
Diese Prüfung kann durchaus unangenehm sein. Besonders zuverlässige Menschen haben oft über Jahre Lücken geschlossen. Nimmt man ihre Arbeit auseinander, wird sichtbar, wie viel zusätzlich bei ihnen gelandet ist. Ein schönes Kompliment an die Person, aber vielleicht auch ein Hinweis auf Mängel in der Führung. Es zeigt aber auch, wo eine Abhängigkeit entstanden ist.
Eine Rollenbeschreibung braucht mehr als Aufgaben
Viele Rollenbeschreibungen bestehen aus einer langen Liste von Tätigkeiten und einem noch längeren Anforderungsprofil. Das reicht aus meiner Sicht nicht. Eine hilfreiche Rollenbeschreibung sollte mindestens fünf Bereiche klären.
Das gewünschte Ergebnis
Warum gibt es die Rolle?
„Teilnahme an Besprechungen“ oder „Bearbeitung von Kundenanfragen“ sind keine Ergebnisse, sie beschreiben Aktivitäten. Ein Ergebnis wäre beispielsweise, dass Kundenanfragen zuverlässig geklärt werden und offene Vorgänge jederzeit nachvollziehbar sind.
Die Verantwortung
Für welchen Bereich ist die Rolle zuständig?
Dabei sollte auch klar sein, wo diese Verantwortung endet. Sonst landen mit der Zeit immer weitere Aufgaben bei demjenigen, der sie zuverlässig und gut erledigt.
Die Entscheidungsrechte
Welche Entscheidungen darf die Rolle selbst treffen?
Dieser Punkt fehlt erstaunlich oft. Es hilft wenig, einen Menschen für ein Ergebnis verantwortlich zu machen, wenn er für jede Abweichung eine Freigabe benötigt. Dann besitzt er zwar Aufgaben, aber keinen echten Entscheidungsraum.
Die Schnittstellen
Mit welchen anderen Rollen arbeitet die Person zusammen?
Gerade an den Übergängen zwischen Vertrieb, Entwicklung, Support und Geschäftsführung entstehen viele Unklarheiten. Wer liefert welche Information? Wer entscheidet bei einem Konflikt? Wer informiert den Kunden? Unklare Schnittstellen werden oft als persönliches Problem wahrgenommen, obwohl die Ursache in der Organisation liegt.
Die Vertretung
Wer kann übernehmen, wenn der Rolleninhaber nicht verfügbar ist?
Dabei reicht ein Name in einer Liste nicht aus. Die Vertretung benötigt auch Wissen, Zugänge und die notwendigen Entscheidungsrechte. Kann sie nur Routinefälle bearbeiten und muss mit jeder schwierigeren Frage auf die Rückkehr des Rolleninhabers warten, funktioniert die Vertretung nur auf dem Papier.
Verantwortung ohne Entscheidungsrecht funktioniert nicht
Dieser Punkt ist mir besonders wichtig. In vielen Unternehmen wird Verantwortung vermeintlich delegiert. Die Aufgabe geht an einen Mitarbeiter, die Entscheidung bleibt allerdings bei der Führungskraft. Das führt zu einem vorhersehbaren Ergebnis. Der Mitarbeiter bereitet alles vor, fragt nach und wartet anschließend auf eine Freigabe. Die Führungskraft wundert sich gleichzeitig, warum weiterhin jede Entscheidung bei ihr landet.
Aus ihrer Sicht wurde delegiert. Aus Sicht des Mitarbeiters wurde lediglich Arbeit verteilt. Eine Rolle muss deshalb beschreiben, welche Entscheidungen dazugehören. Das bedeutet nicht, dass jeder alles entscheiden darf. Es braucht Grenzen. Das können Beträge, Kundengruppen, Risiken oder klar beschriebene Ausnahmen sein.
Innerhalb dieses Rahmens muss eine Entscheidung aber auch tatsächlich möglich sein. Ansonsten wird die Führungskraft zum Flaschenhals, und die vermeintliche Rollenverteilung ändert daran nichts.
Suche nicht nach einer Kopie des Vorgängers
Klare Rollen helfen auch beim Recruiting. Ohne Rollenbeschreibung entsteht schnell der Wunsch, einen Menschen zu finden, der alles genauso kann wie sein Vorgänger. Idealerweise bringt er dieselben Kenntnisse, dieselben Kundenbeziehungen, dieselbe Erfahrung und dieselbe Arbeitsweise mit.
Diese eierlegende Wollmilchsau existiert vermutlich nicht. Und selbst wenn sie existiert, möchte sie vielleicht nicht ausgerechnet in Deinem Unternehmen arbeiten.
Eine gute Rollenbeschreibung hilft dabei, Anforderungen zu unterscheiden:
- Was muss jemand bereits können?
- Was kann in einer realistischen Zeit gelernt werden?
- Welche Erfahrung ist hilfreich?
- Welche Eigenschaften stammen nur vom bisherigen Rolleninhaber?
- Welche Aufgaben sollten künftig gar nicht mehr zu dieser Rolle gehören?
Ein neuer Rolleninhaber wird Dinge anders machen, ohne dass es automatisch schlechter ist. Vielleicht erfüllt er nur 80 Prozent dessen, was der Vorgänger getan hat. Dafür bringt er Fähigkeiten mit, die vorher gefehlt haben. Der wesentliche Punkt ist, ob er die Ergebnisse der Rolle erreichen kann, nicht ob er eine möglichst genaue Kopie seines Vorgängers ist.
Rollen helfen auch bei der Entwicklung von Mitarbeitenden
Rollenbeschreibungen sind nicht nur für Stellenausschreibungen sinnvoll. Sie können auch zeigen, wie sich Menschen innerhalb eines Unternehmens entwickeln können. Ein Mitarbeiter übernimmt vielleicht zunächst die fachliche Verantwortung für ein Thema. Später kommt die Koordination anderer Menschen hinzu. Erst danach übernimmt er möglicherweise eine formale Führungsrolle.
Ohne diese Unterscheidung wird Entwicklung oft nur über Titel oder Hierarchiestufen beschrieben.
Mit klaren Rollen kann man genauer besprechen:
- Welche Verantwortung übernimmt die Person bereits?
- Welche Entscheidungen kann sie künftig selbst treffen?
- Wo fehlen noch Wissen oder Erfahrung?
- Welche Unterstützung benötigt sie?
- Welcher nächste Schritt ist realistisch?
Das ist konkreter als die allgemeine Aussage, jemand müsse „mehr Führung übernehmen“.
Vertretung ist ein guter Test für jede Rolle
Ein einfacher Test für die Qualität einer Rollenbeschreibung ist eine geplante Abwesenheit. Stell Dir vor, der Rolleninhaber wäre zwei Wochen nicht verfügbar.
Was würde passieren?
Kann ein anderer Mensch erkennen, welche offenen Themen bestehen? Hat er Zugriff auf die notwendigen Informationen? Weiß er, welche Entscheidungen er treffen darf? Kennen Kunden und Kollegen die Vertretung? Sind wichtige Sonderfälle nachvollziehbar?
Musst Du bei mehreren dieser Fragen mit „nein“ antworten, liegt das nicht zwingend an der Rollenbeschreibung. Aber sie macht die Lücke sichtbar. Gerade bei besonders wichtigen Rollen gehört deshalb zur Beschreibung auch die Frage, wie eine Vertretung im Alltag, ganz konkret, funktioniere soll. Nicht jede Tätigkeit muss jederzeit ersetzbar sein. Das wäre in vielen kleinen Unternehmen unrealistisch.
Kritische Aufgaben sollten allerdings nicht vollständig mit einem Menschen verschwinden.
Ein einfacher Rollencheck
Nimm eine wichtige Rolle und beantworte folgende Fragen:
- Welches Ergebnis soll durch diese Rolle entstehen?
- Welche Aufgaben gehören zwingend dazu?
- Welche Aufgaben erledigt die aktuelle Person nur aus Gewohnheit?
- Welche Entscheidungen darf sie selbst treffen?
- Bei welchen Fragen wartet sie weiterhin auf eine Freigabe?
- Welche Informationen und Zugänge benötigt sie?
- Mit welchen anderen Rollen arbeitet sie zusammen?
- Wer kann sie vertreten?
- Was könnte diese Vertretung heute noch nicht übernehmen?
- Würde die Beschreibung auch für einen anderen geeigneten Menschen funktionieren?
Wenn die meisten Antworten auf einen Namen statt auf eine Rolle hinauslaufen, ist das ein wichtiger Hinweis. Dann funktioniert der betreffende Bereich wahrscheinlich stärker über persönliche Erfahrung und Verfügbarkeit, als es im Alltag sichtbar ist.
Zusammenfassung
Rollen und Personen sind in kleinen Unternehmen häufig eng miteinander verbunden. Das ist normal und nicht automatisch problematisch. Schwierig wird es, wenn niemand mehr unterscheiden kann, was Bestandteil der Rolle ist und was ausschließlich durch den aktuellen Rolleninhaber funktioniert.
Eine gute Rollenbeschreibung klärt deshalb nicht nur Aufgaben. Sie beschreibt:
- das erwartete Ergebnis,
- die Verantwortung,
- die Entscheidungsrechte,
- die Schnittstellen,
- das notwendige Wissen,
- und die Vertretung.
Die Person bleibt dabei wichtig. Erfahrung, Beziehungen und persönliche Stärken lassen sich nicht vollständig beschreiben und schon gar nicht einfach ersetzen. Die Rolle sorgt aber dafür, dass ein anderer Mensch verstehen kann, was eigentlich übernommen werden muss.
Und das ist spätestens dann entscheidend, wenn jemand ausfällt, das Unternehmen verlässt oder Verantwortung wirklich übergeben werden soll.
Weiterführende Beiträge
We live in a superficial age. We have lost the capabilty to form lasting relationships, have in-depth discussions and live true tolerance. Perhaps that is part of the sheer amount of information we process every day. But perhaps it is also by choice. Choices can be changed.
The capability to actually process information
I love the internet. I grew up before it was available and was lucky enough to experience its beginnings first hand. But I can still remember real newspapers to be the standard of public information. Then came BTX as the first, simple steps into the online world. Who of those born in the 80s cannot forget the sound of a dial up modem? Raise your hands!
A few years later, along came the world wide web with its magical overflow of available information and entertainment. Wikipedia might still be one of the greatest inventions of mankind. Artificial intelligence is developing really fast and might be the „next big thing“ if we all learn of its limitations (at least the current ones).
Information is now readily available at any time. When we watch movies, it takes but a few seconds to answer the question „where the hell do I know that actor from?“.
The downside of this development is that people are no longer reliant on their brains for storing information. As an avid user of GTD (at least its principles), I can see the wisdom in that. With so much information all around us, our brain capacity is just far too low to work as a storage. We need it for more important things. Decisions being the most obvious.
Current science shows that most people are no longer capable (or willing) to retain information. The phenomenon has a name: The Online Brain. Scientist have also shown that our concentration span has declined significantly. We have become better at searching for information but worse at retaining and using it, thus limiting our own learning.
I am sad because I actually love technology
Technology and its development is just great. I look forward to seeing men and women set foot on Mars. I use the internet on a daily basis. All described above is visible in my own person. The amount of time I spend on my smartphone or the number of times I check it to process new communication has doubled or tripled. Probably more than that.
I also like spending time with others, though. Particularly, I enjoy discussions. It is a stimulating use of the brain. Forming arguments, learning new insights, adapting new knowledge, all of that is highly rewarding.
The actual chances of this happening on a satisfying level have declined, though. Rapidly. Perhaps (and please use the comments to give me your insights!) it is confirmation bias and I am wrong. But in my peer group, I get the same feedback from many people.
As the time to convey your message has been shortened, sometimes to a limit of 140 characters, and the capacity to process the information has declined to similar levels, real discussions, in-depth, have often come to a halt. Most topics in life are not easy. Between black and white lies a great deal of grey. Actually, the grey area is possibly what should be called life!
Dumbing down communication is superficial
But, with the necessity to cater to a specific audience, we have dumbed down communication. One can only send black or white in a span of 30 seconds or 140 characters. There is no room for grey, for reality. For its complexity and its nuances.
Thus, all discussions about important matters have turned into battles between good and evil, black and white, you and me. We seem to lose the skill to go into the depths of a matter and exchange arguments without the goal of „being right in the end“. If you don’t believe it, open Reddit, Twitter or walk into a bar and try to talk to people. Try for yourself to not fall into the trap of simplifying. It has become hard and frustrating work.
Black and white leave no room for tolerance
True tolerance comes with the explicit necessity to accept other point of views. But: Accepting is not sharing. Therefore, limiting discussions to only one outcome (convincing somebody he or she is wrong) is highly superficial.
And that is where nowadays tolerance fails, even (or, in my opinion, especially) in those claiming to be highly tolerant. Tolerance is not and cannot be limited to people sharing your point of view. And yet, this is what happens on a daily basis. It is one consequence of all the development mentioned above.
Tolerance is incredibly important. I, for myself, can say, that I have often changed my opinions during my life. Most often, this came from great discussions I had and the resulting thought process after these talks. I have been lucky having met many inspiring people who have given me great insights and things to think about. And still, many convictions I (currently) have might not cater to a certain (percieved) mainstream.
Even on the possibility of creating a shitstorm (another phenomenon arising from pure black and white thinking and communicating), I will publicly state that I think there are at least 100 more important things in German politics right now, at this moment, than enforcing a certain genderneutral way of writing. This is, of course, only one example. Beware, though: I have also shortened my statement down. The matter is complex and I am willing to discuss my point of view in depth, and it is certainly not a blatant „I think this is unnecessary crap„. So, if you want to do me a favor, spare me the shitstorm – just ask me when you see me next time and read further below.
Good news, everybody!
Futurama pun is fully intended. There is good news.
You can make a choice. We all can actively engage in discussions and actively seek meaningful relationships. And you can choose to leave your filter bubble.
A few easy steps to get started:
- follow people specifically on the opposite end of your own convictions – I did that on the topic mentioned above by having a long, in-depth talk with someone who cares deeply about gender, diversity and inclusion. That hasn’t changed my opinion, but it has given me a greater insight why people perceive it as important
- meet a good friend (or more than one) on a regular basis and don’t turn on your phone or TV
- when you feel triggered on the internet next time, take a few minutes to think about what you just heard or read
- join a network that actively engages in bringing people from different cultures, backgrounds and opinions together. JCI is highly recommended, but there are many more
- And, become wary of groups pressuring you into certain ways of thinking. Thinking alike feels good but limits you on a massive scale – point out the fake intolerance when you encounter it and don’t let it become our standard of interaction
The first step of learning is knowing there is something to learn. The second step is to become aware what is happening. Then you can change your own behaviour. Let us do our part to turn the superficial age into a super age.
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Auf Impulse gab es vor einiger Zeit einen Beitrag mit Oliver Burkeman. Der Tenor des Interviews: Vergesst Effizienz und immer bessere Methoden. Das baut unnötig Druck auf und macht letztlich krank. Wichtiger ist es, dass man die richtigen Prioritäten setzt.
Ja, aber…
In vielem, was er sagt, hat Oliver Burkeman Recht. Eine der zentralen Eigenschaften jeder (gepflegten) ToDo-Liste ist, dass sie nur eine Richtung kennt. Wachsen.
Das ist auch erst mal nicht schlimm, sondern normal. Es gibt schlicht immer mehr zu tun, als man Ressourcen hat. Das trifft auf den Einzelnen ebenso zu, wie auf eine Firma. Letztlich geht es immer darum, einen Mangel an Ressourcen zu verwalten und sie bestmöglich einzusetzen.
Der Weg, den er vorschlägt, hat einiges für sich. Gleichzeitig möchte ich eine Lanze für die endlosen Listen brechen. Denn die Liste ist nicht das Problem, sondern der Umgang damit.
GTD liefert einige Antworten auf die Fragen
Wer sich ein wenig mit Getting Things Done beschäftigt, wird einige der Herausforderungen wiedererkennen. In dem Moment, in dem man beginnt, alles aufzuschreiben, sieht man erst, was alles so täglich auf einen einprasselt. Allerdings würde es das auch tun, wenn man es nicht aufschreibt. Es wäre nur intransparenter und Du wirst dann (potentiell wichtige) Dinge vergessen.
Insofern ist das Aufschreiben erst einmal gelebte Transparenz und der Aufbau von Wissen über die eigenen Rollen und Aufgaben. Das alleine führt nicht in einen Burnout. Meine These ist, dass es dabei hilft, diesen zu vermeiden!
Denn GTD sagt klar, dass Priorisierung, also das Entscheiden darüber, was wichtig ist, zentraler Bestandteil jeder guten Selbstorganisation ist. Alleine aufgrund des technischen Fortschritts nehmen wir jeden Tag ein Vielfaches der Impulse auf, die noch vor 100 Jahren normal waren. Das ist anstregend – wie ein unaufgeräumtes Zimmer, wenn man etwas finden möchte. Deshalb halte ich die strukturierte Aufnahme und Bewertung von Impulsen für sehr wichtig. Nichts anderes also, als die Pflege Deiner ToDo-Listen.
Der richtige Umgang mit ToDo-Listen
Egal ob man pures GTD, Timeblocking oder zum Beispiel das Time Sector System benutzt – letztlich geht es immer darum, Information passend zum jeweligen Kontext zu filtern.
Das anstrengende an viel Information ist, dass unser Hirn permanent versucht, Entscheidungen zu treffen und die Information zu interpretieren. Eine gute Selbstorganisation trennt diese beiden Dinge vom eigentlichen Tun. Das Zauberwort sind Filter. Alles auf eine Liste zu schreiben, selbst wenn sie in sich priorisiert ist, hilft Dir nicht.
Was Dir hilft, ist es, zu unterscheiden: Projekte, Ziele und Werte sind keine Aufgaben. Es ist hilfreich, sie als Entscheidungsunterstützung („tue ich das, oder tue ich es nicht?„) schnell griffbereit zu haben. Im Alltag, wenn es um das Tun geht, haben sie nichts zu suchen. Ganz im Gegenteil, wie Oliver Burkeman (und auch David Allen und viele andere) empfehle ich hier eine klar auf den Kontext (Zeit, Ort, Arbeitsmittel, Rolle… was auch immer für Dich passend ist) zugeschnittene, vorher aufbereitete und dementsprechend kurze ToDo-Liste.
Das ermöglicht Dir, die im Impulse-Artikel genannten Erfolgserlebnisse mit den Vorteilen des Nicht-Vergessens zu kombinieren. Regelmäßige Pflege des Ganzen ist die Voraussetzung, ähnlich wie das Ausmisten und Reinigen eines Zimmers. Wie ich das genau mache, habe ich vor einigen Monaten beschrieben.
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Wie Du weißt, beschäftige ich mich mit vielen Methoden, Tools und Wissen rund um das Thema persönliche Produktivität. Mit den Jahren habe ich gemerkt, dass praktisch alle Methoden, egal für welchen Bereich, dabei ein paar Prinzipien gemeinsam haben. Um diese vier Prinzipien geht es heute.
Templating – einheitliche Vorgänge, die sich wiederholen
Das erste Prinzip ist das des Templating. Egal wie komplex das Regelwerk einer Methode oder eines Werkzeugs, das allerwichtigste ist, dass es reproduzierbar ist. In gleichen Situationen geht es darum, sich gleich zu verhalten. Das trifft auf GTD ebenso zu, wie bspw. auf Bulletjournaling oder Timeblocking. Obwohl alle drei komplett verschieden sind, sind sie doch gleich. Es gibt klare Regeln, wie mit etwas umgegangen wird. Und bei der Nutzung wiederholst Du diesen Ablauf so oft, bis er komplett automatisiert ist.
Die Macht der Routine habe ich ja schon einmal beschrieben. In jeder Methode, in jedem Werkzeug, steckt sie drin.
Trennung von Arbeitsschritten
Die zweite Gemeinsamkeit ist die Trennung von Arbeitsschritten. Würdest Du versuchen, alles, von Annehmen einer Aufgabe oder eines Projekts, bis hin zum Abschluss, immer am Stück zu machen… das Ergebnis wäre vorhersehbar: Es würde niemals etwas fertig werden. Es liegt in unserer Natur und der Realität, dass wir mehr Impulse in kürzeren Abständen erhalten, die mögliche Auslöser sind. Für eine Aufgabe, ein Projekt, ein neues Stück Wissen oder eine Idee.
Deshalb gibt es bei allen Methoden und Werkzeugen eine Trennung von Prozessschritten. Die Erfassung einer Idee, eines Impulses, ist ein Schritt. Die Verabreitung, also das Definieren, worum es eigentlich geht und was das gewünschte Resultat ist, ist ein anderer. Es folgen viele Arbeitsschritte, bis aus dem ursprünglichen Impuls etwas wurde. Sei es eine abgeschlossene Aufgabe, ein erfolgreiches Projekt, oder ein neues Stück Wissen in Deinem Knowledge Management.
Dieses Prinzip persönlicher Produktivität ist enorm hilfreich. Um nicht zu sagen, missionskritisch. Ich denke, ohne geht es nicht. Die Prinzipien persönlicher Produktivität gehen aber noch weiter – bei der Wartung.
Regelmäßige Wartung durch Review
Kein System der Welt, von Atomkraftwerk über Motor bis hin zu Deinem System für persönliche Produktivität, ist wartungsfrei. Diese Erkenntnis teilen alle Methoden und Werkzeuge ebenfalls. Das Zauberwort ist die regelmäßige Review.
Dabei geht es, wie bei einem Ölwechsel, darum, die Funktionsfähigkeit zu erhalten. Alle Systeme haben eine Form der Review, teilweise täglich, teilweise wöchentlich oder längerfristig, als Bestandteil. Das ist ebenso notwendig, wie das eigene Auto zur Wartung zu bringen. Denn im Laufe unserer Zeit passiert so viel, dass kein System zu jedem Zeitpunkt konsistent und vollständig sein kann.
Genau deshalb machen wir Reviews. Auch wenn sie Dir zeitaufwändig erscheinen mögen, sie sind genauso missionskritisch wie das Aufteilen der Schritte. Ein Auto ohne Öl im Motor und mit abgefahrenen Reifen bringt Dich nicht mehr ans Ziel. Genausowenig kann ein System für persönliche Produktivität Dich unterstützen, wenn Du es nicht regelmäßig wartest.
Zentralisierung von Orten
Das letzte Prinzip ist die Konzentration auf einen oder sehr wenige Orte. Das beste Beispiel ist das Thema Inbox. Die Idee dahinter ist es, sich nicht (wortwörtlich) zu verzetteln. Jeder kennt einen Menschen, der überall Zettel mit Informationen liegen hat.
Die Hürde, all diese Informationen irgendwie zu verarbeiten, ist immens hoch. Nicht nur, weil es viele sind, sondern weil man sich erinnern muss, wo man überall Informationen abgelegt hat. Deshalb verfolgen alle System das Ziel, den Ablageort von Informationen zu zentralisieren. Alle Impulse gehören in eine Inbox, alles Wissen in ein PKM, alle Termine in einen Kalender.
Damit erreichst Du, dass mindestens die mentale Anstrengung, alles zusammen zu suchen, entfällt. Ein wichtiges Hilfsmittel.
Ich hoffe, diese vier Prinzipien persönlicher Produktivität helfen Dir, Dir weniger Gedanken um das beste Werkzeug oder die beste Methode zu machen. Wichtiger sind die Vorteile, die sie alle gemeinsam haben.
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