Reibungsverluste bei Tools minimieren – ein Schlüssel zu höherer Produktivität

Mit den Werkzeugen ist es oftmals so, dass wir aus den falschen Gründen Werkzeuge benutzen. Viel zu häufig verfallen wir in “Toolporn“, weil etwas neues, cooles, mit richtig tollen Features auf den Markt kommt. Dabei ist es besser, auf etwas anderes zu achten: Die Reibungsverluste zwischen Werkzeugen. Denn dort geht Produktivität verloren.

Die E-Mail: Das Einfallstor vieler Aufgaben

Egal, wieviele neue Social Media und andere Kommunikationskanäle es gibt, die E-Mail lebt. Und das ist auch gut so. Sie ist ein einfaches Werkzeug, schnell, bewährt und erlaubt viele Extra, zum Beispiel Anhänge.

Das führt dazu, dass uns viele Aufgaben, Projekte und Informationen auf diesem Kanal erreichen. Dabei gilt: E-Mail ist ein asynchrones Medium. Wer seine Mails permanent bearbeitet, ist zwar beschäftigt – die Produktivität kann jedoch bezweifelt werden. Gleichzeitig möchte man natürlich nichts vergessen. Die Antwort zu schreiben, den Artikel zu lesen, das Projekt zu hinterlegen…

Der Weg, hier Reibungsverluste zu minimieren, ist das Verknüpfen verschiedener Werkzeuge. Natürlich, wenn man alles in Outlook macht, ist das sinnfrei. Aber sobald man einen Mailclient einerseits und ein Aufgabenmanagement andererseits hat, ist die Verknüpfung wichtig.

Ich zum Beispiel nutze Spark als Mailclient und aktuell Todoist um meine Aufgaben zu managen. Die Verknüpfung ist denkbar einfach, denn Spark bietet sie in den Einstellungen an. Hat man sie aktiviert, kann man jede Mail mit zwei Clicks inklusive Backlink dazu in seine Inbox bewegen:

 

Screenshot – mit aktiviertem Todoist Plugin

 

Screenshot – Mail mit Backlink in die Inbox legen

Die eigenen Gedanken, immer zum schlechtestmöglichen Zeitpunkt

Die besten Ideen entstehen meist dann, wenn das Hirn Zeit dafür hat. Oft also bei Routineaufgaben, bei denen die Gedanken schweifen.

Ein gutes Beispiel ist das Autofahren. Fast jeder kennt es. Man fährt eine bekannte Strecke, denkt über Dinge nach und hat Ideen. Allerdings hat man keine Möglichkeit, während dem Fahren zu schreiben. Das Ergebnis? Man kommt an, und hat drei von vier Dingen vergessen und notiert sich nur das letzte.

Dabei gibt es dafür auch Lösungen. Die Integration von CarPlay und anderen Systemen erlaubt es oft, direkt Software per Spracheingabe anzusteuern (“Hey Siri, erinnere mich an meine supercoole Idee!”). Und selbst, wenn das Fahrzeug so etwas nicht kann, gibt es Abhilfe. So gibt es z. B. die kleine App “Braintoss”, deren einziger Zweck es ist, schnell eine Idee reinzusprechen, und die App schickt dann die Aufnahme an eine Mailadresse – das kann z. B. die Todoist-Inbox sein. Die Mailadresse bekommt man übrigens, indem man in der Inbox auf die drei Punkte klickt und den Punkt im folgenden Screenshot auswählt:

Screenshot – wie man die Mailadresse der eigenen Inbox herausfindet

 

Es gibt noch mehr Beispiele

Einige Kalenderprodukte verfügen über die Möglichkeit, direkt in Aufgabenmanager zu linken und umgekehrt, und Carl Pullein zeigt beispielsweise in seiner Serie zum Apple Ökosystem einige Möglichkeiten, die schon die vorinstallierten Tools haben.

Vielleicht hast Du ja auch noch ein paar gute Beispiele, wo sich Reibungsverluste in der eigenen Produktivität bei der Nutzung mehrerer Werkzeuge verringern lassen.

Einen Tipp habe ich zum Schluss noch: Jede “Maschine” muss gewartet werden. Die regelmäßige Wartung Deines Systems, auch solcher Elemente, zum Beispiel als Teil eines “Weekly Review” ist wahrscheinlich das wichtigste Element.

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Unterschiedliche Definitionen von Begriffen, je nach Brille

Vor ein paar Wochen sprach ich, im Kontext von Leadership, über die unterschiedlichen Brillen. Es sind die Verhaltenspräferenzen und Überzeugungen, mit denen wir auf die Welt schauen. Diese zeigen sich nicht nur im Kontext der Führung, sondern auch bei vielen anderen Dingen.

Gerecht ist ein großes Wort

Mit einer spannenden Wahl, die hinter uns liegt, kamen auch wieder viele große Worte auf. Ein Beispiel dafür ist Gerechtigkeit. Ich führe im Freundes- und Bekanntenkreis durchaus gerne politische Diskussionen.

Als besonders wertvoll empfinde ich diejenigen, bei denen mein Gegenüber eine komplett andere Weltsicht hat, und deshalb zu ganz anderen Definitionen, Herleitungen und Begründungen kommt.

Eine solche hatte ich zum Thema Gerechtigkeit, insbesondere bei Steuern. Er verteidigte vehement das bestehende progressive Steuermodell und damit einhergehende Mechanismen, wie bspw. Freibeträge, Pauschalen und Co. Dabei bezeichnete er es als gerecht, weil die Steuerlast mit höheren Einkommen steigt. In sich war die Argumentation schlüssig und nachvollziehbar. Allerdings kommt man mit einer anderen Brille zu einem ganz anderen Ergebnis.

Ich habe in dieser Diskussion dagegen für Flat Tax argumentiert, bei gleichzeitiger Abschaffung aller Schlupflöcher. Das war schon einmal in der Diskussion wurde aber damals von vielen als ungerecht gebrandmarkt. Dabei empfinde ich es als ultimativ gerecht, denn bei einem prozentual identischen Steuersatz zahlen Menschen, die mehr verdienen, auch automatisch mehr. Als ungerecht empfinde ich dagegen eher, dass durch progressive Tarife (und unterschiedliche Besteuerung verschiedener Einkunftsarten, sowie unendlich vieler Möglichkeiten zum Ausweichen) insbesondere diejenigen bestraft werden, die eh schon, nominell, mehr beitragen. Und jede Form des Aufstiegs ist ebenfalls “mit bestraft”.

Entlastung ist ebenfalls ein solches Wort

Das gleiche Empfinden habe ich, wenn ich das Wort Entlastung höre. Zuletzt war das verstärkt bei der Frage der Abschaffung des Solidaritätszuschlags der Fall.

Mittlerweile ist der sog. Soli für 90% der Zahler abgeschafft. Begründet wurde dies immer mit Entlastung. Allerdings habe ich da auch ein anderes Empfinden. Per Definition kann nur entlastet werden, wer vorher belastet wird.

Gerade beim Soli, als prozentualem Aufschlag, finde ich diese Argumentation deshalb absurd. Die “entlasteten” 90% haben schon in der gesamten Zeit des Bestehens des Solis nur einen geringeren Teil zu dessen Aufkommen beigetragen. Das ergibt sich aus der Logik und aus dem Steuersystem, das mit seinen Freibeträgen, Abzugsmöglichkeiten, Pauschalen und Subventionen letztlich genau dazu führt. Diverse Quellen kommen, mit leicht unterschiedlichen Zahlen, ebenfalls zu diesem Schluss. Ein Beispiel wäre zum Beispiel diese Studie.

Somit wurde also eigentlich nicht entlastet, denn diejenigen, die belastet waren, sind es weiterhin. Nur noch ein wenig unfairer als zuvor. Über die Sinnhaftigkeit und Gerechtigkeit eines Beitrages, dessen Begründung entfallen ist, will ich dabei nicht mal sprechen.

Die eigene Brille verändert Definitionen

Kurz gesagt, je nach eigener Brille ist alleine die Definition weit verbreiteter Wörte schon komplett unterschiedlich. Das ist gut zu wissen, wenn wir mit anderen umgehen. Und eine gute Basis für wertschätzende Diskussion.

Und es zeigt, dass das Ziel, dass viele Menschen haben, nämlich dass starke Schultern mehr tragen als schwache bereits längst erreicht ist.

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Die neue Masche bei Social Selling: Du wurdest mir vorgeschlagen

Vor etwa einem Jahr habe ich darüber gebloggt, was mich an einigen Arten des Vertriebs stört. Ich verstehe, dass man verkaufen muss, und Social Selling ist ein erfolgreicher Weg. Ich lege dabei aber Wert auf seriöses Verhalten.

Die neue Masche

Scheinbar bin ich nicht der einzige, der solche Anfragen ignoriert oder negativ bescheinigt. Deshalb gibt es nun eine neue Art, den Kontakt herzustellen: Die Behauptung, ein anderer Kontakt hätte “Dich zu Thema XYZ vorgeschlagen“.

Das ist ziemlich clever, denn Reputation anderer nutzen, um Kontakte aufzubauen, ist nicht nur legitim, sondern erfolgreich. Allerdings hat die Sache einen ganz kleinen Haken: Es stimmte nicht. Mindestens in diesem Fall.

Einfach mal doof fragen

Ich habe mir die Mühe gemacht, höflich und dediziert nachzufragen, wer mich denn konkret empfohlen hat, und zu welchem Teil des angesprochenen Themas.

Eine Antwort habe ich zwar erhalten, aber darin war keine Antwort auf meine Frage. Lediglich die Wiederholung der allgemeinen Behauptung, ohne weitere Details.

Ich unterstelle deshalb einfach mal frech, dass mich exakt niemand zu irgendeinem Thema empfohlen hat. Stattdessen denke ich, dass es ein Versuch war, mich zum Klick auf “annehmen” zu bringen.

Wertvolle Netzwerke sind etwas tolles

Das traurige daran ist, dass ich ein tolles Netzwerk habe, für das ich gerne Empfehlungen ausspreche und auch manchmal bekomme. Das ist einer der Gründe, warum man es hat. Der Missbrauch dieser “Institution” ist etwas, was ich nicht schätze.

Ich hoffe sehr, dass diese Masche deshalb ein Einzelfall bleibt. Die permanenten Mails, die mir Videos oder Off-Shore Entwicklung verkaufen wollen, reichen mir eigentlich.

Bildquelle: JMG / pixelio.de

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Leadership: Andere verändern kannst Du nicht, aber eine neue Brille bereitstellen

Eine der größten Herausforderungen und Learnings als (junge) Führungskraft ist es, dass wir andere nicht verändern können. Jede Person kann nur sich selbst ändern und ihr Verhalten anpassen. In einer Leadership-Rolle führt es schnell zu Frust, wenn man das vergisst.

Warum versteht er mich nicht?!? Das Verhalten frustriert mich!

“Es ist doch so offensichtlich. Wir müssen wirtschaftlich arbeiten. Will das denn nicht in die Köpfe?“

Diesen Gedanken, oder ähnliche mit anderen Themen, hat man in einer Führungssituation oft. Das Gegenüber scheint einfach nicht zu verstehen, worum es einem geht, obwohl man es mit Geduld und Engelszungen wiederholt.

Der Denkfehler besteht darin, zu glauben, dass es ein Verständnisproblem ist. In einem Team geht es nicht darum, dass alle alles verstehen und gleich bewerten. Eher im Gegenteil. Es ist wünschenswert, dass der Fokus der unterschiedlichen Personen ebenfalls unterschiedlich ist. Das deckt blinde Flecken auf und schafft ein möglichst umfassendes Bild der Herausforderungen.

Aber ich brauche doch meine Zahlen!

Was aber, wenn z. B. partout das Gegenüber dauernd von zufriedenen Kunden spricht, dabei aber nicht wirtschaftlich denkt?

Das ist eine Frage der Brille, mit der wir auf die Welt schauen. Für den einen ist es wichtig, eine Kundenbeziehung zu pflegen, für den anderen ist es die Wirtschaftlichkeit, für die dritte Person ist es vielleicht technische Exzellenz. Es gibt viele Brillen, durch die man schauen kann, und jede Person hat ihre eigene auf. Diese beeinflussen das Verhalten dieser Menschen.

Zusammenarbeit kann dann nur entstehen, wenn wir erkennen, dass es eine Brille, ein Fokus ist, der Daseinsberechtigung hat. Es ist aber nicht die alleinige Wahrheit.

Gelungene Zusammenarbeit ensteht durch Pull, nicht Push

Die Antwort auf die Erkenntnis ist es dann jedoch nicht, die eigene Brille einem anderen Menschen überzustülpen.

Erfolgversprechender ist es, Rückfragen aus dem eigenen Fokuskontext zu stellen, und damit der Gegenseite die Chance zu geben, eine andere Sicht zu erkennen. Ebenso wichtig ist es, die eigenen Bedarfe klar zu benennen. Wenn Du Zahlen brauchst, in einer bestimmten Form, dann sag das. Klar und gerne mit Erläuterung. Sei aber nicht frustriert, wenn ein anderer diese nicht von sich aus liefert. Andere Verhaltenspräferenzen, andere Schwerpunkte der eigenen Arbeit, all das führt eben auch zu anderen Arbeitsweisen und Ergebnissen.

Der Schlüssel liegt, wie immer, in der Kommunikation miteinander. Und dem richtigen Ziel: Nicht die andere Person zu einer Kopie von sich selbst zu machen, sondern die eigenen Bedarfe zu benennen, zu decken und zu denen des Gegenübers beitragen.

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Wir alle sind dafür verantwortlich, etwas zu ändern

Ich kam gestern Abend von meinem ersten Elternabend. Dabei habe ich eine Beobachtung über Väter gemacht, über die ich eine Weile nachgedacht habe. Nun möchte ich darüber bloggen.

Der erste Eindruck

Ich war, leider wenig überraschend, als Mann in der deutlichen Minderheit. Neben mir waren drei andere Väter im Raum, dagegen deutlich über ein Dutzend Mütter. Wenig überraschend war es, weil ich das auch schon zu Kitazeiten beobachtet habe. Die Betreuung von Kindern ist, leider, immer noch deutlich in weiblicher Hand. Wie auch faktisch der gesamte frühkindliche Bildungsbereich.

Die historischen, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Gründe sind mir natürlich klar. Ich glaube aber auch fest daran, dass sich Dinge ändern können. Und dass man dafür etwas tun muss.

Diskriminierung passiert oft unbewusst

Vorab, ich unterstelle niemandem bewusste, aktive Diskriminierung. Mir ist auch klar, dass Netzwerke sehr stark sind und sich gegenseitig unterstützen. Das ist ja auch, in Teilen, ihr Zweck.

Dennoch denke ich, dass zwei Dinge notwendig sind, damit Diskriminierung bekämpft werden kann:

  • Sie muss benannt werden. Nicht als Anklage, sondern um Bewusstsein zu schaffen. Gerade die unbewussten Diskriminierungen sind nämlich sonst für die Zielgruppe gar nicht sichtbar
  • Es benötigt Menschen, die sich dafür engagieren, damit sich etwas ändert. Dabei reicht es nicht aus, dass nur die “Minderheit” (Männer sind natürlich keine echte Minderheit – ich meine Minderheit im jeweiligen Kontext) sich engagiert. Ohne Hilfe von Personen aus der “Mehrheit” ist eine Änderung auch nicht möglich

Zu beidem passt der gestrige Abend. Beginnen wir also beim Schaffen von Bewusstsein.

Wir brauchen “neue Väter”

Den Satz habe ich nun, in vielen Kontexten, oft gelesen. Und auch wenn es, statistisch, immer noch eine Ausnahme sein mag, ich kenne viele Väter, die sich engagieren wollen. Die am Leben ihrer Kinder teilhaben wollen, die nicht nur Ernährer, sondern Vater sein wollen. Das begegnet mir oft und es ist ein riesiger Unterschied zum Beispiel zu meiner eigenen Kindheit.

Damit solche Väter sich engagieren können, müssen sie sich anbieten und einbringen. Und sie müssen die Gelegenheit bekommen.

Ich habe mich gestern als Klassenelternsprecher zur Wahl gestellt und diese Wahl verloren. Das ist Demokratie und auch in Ordnung. Mir war es wichtig, das Angebot zu machen, mich für etwas zu engagieren, was mir wichtig ist.

Meine Mitbewerberin bekam vorab bereits, aufgrund von Vorerfahrung, sehr positives Feedback. Das fand ich auch absolut ok. Es wäre mir eine Freude gewesen, an ihrem Beispiel zu lernen.

Wir brauchen aber auch “neue Mütter”

Der für mich logischste Weg, mit dem Wahlergebnis umzugehen, der auch von der Lehrerin vorgeschlagen wurde: Ich mache den Stellvertreter. Damit wäre vieles erreicht worden. Zwei Menschen, die die Aufgabe übernehmen wollen, hätten es getan. Ich hätte von der Erfahrung lernen können. Und wir hätten ein wünschenswertes Gesellschaftsmodell einen, wenn auch kleinen, Schritt nach vorn gebracht.

Was dann passierte, empfand ich, rückblickend, leider als nicht überraschend, auch wenn es mich weiterhin beschäftigt. Statt dem Vorschlag der Lehrerin zu folgen, wurde eine zweite Mutter, etwas widerwillig, zur Kandidatur aufgefordert. Nach Zögern trat sie an und gewann die Wahl zur Stellvertreterin. Auch das ist Demokratie.

Dennoch ist die Art und Weise, wie es passierte, etwas, worüber in diesem Fall gerade Mütter nachdenken müssen. Ich verstehe, dass leider die Netzwerke bei Eltern nach wie vor oft über die Mütter laufen. Daran wird sich aber nie etwas ändern, wenn es nicht die Mütter tun. Wir Väter können uns nur anbieten, uns einbringen. Zulassen kann es nur die, in diesem Fall, “Mehrheit”.

Das ist ein Fall – es gibt noch einige andere Dinge, wo es für mich schwierig war, den “alten Weg” aufzubrechen. Alleine Zugang zur E-Mailliste der Schule zu erhalten hat bereits mehrere Anfragen gekostet, weil niemand auf den Fall von zwei gleichberechtigten Erziehenden vorbereitet scheint.

Lasst uns rein

Deshalb an dieser Stelle meinen Glückwunsch an die beiden Gewählten. Verbunden mit dem Aufruf, so wie ich über das Erlebte nachzudenken. Wenn wirklich eine Mehrheit der Gesellschaft eine Änderung in einem bestimmten Bereich will, muss man dafür etwas tun. Indem man unbewusste Diskriminierung bewusst macht, und indem sich beide Seiten dafür engagieren, daran etwas zu ändern.

Bildquelle: Helene Souza  / pixelio.de

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