Mit den Werkzeugen ist es oftmals so, dass wir aus den falschen Gründen Werkzeuge benutzen. Viel zu häufig verfallen wir in “Toolporn“, weil etwas neues, cooles, mit richtig tollen Features auf den Markt kommt. Dabei ist es besser, auf etwas anderes zu achten: Die Reibungsverluste zwischen Werkzeugen. Denn dort geht Produktivität verloren.

Die E-Mail: Das Einfallstor vieler Aufgaben

Egal, wieviele neue Social Media und andere Kommunikationskanäle es gibt, die E-Mail lebt. Und das ist auch gut so. Sie ist ein einfaches Werkzeug, schnell, bewährt und erlaubt viele Extra, zum Beispiel Anhänge.

Das führt dazu, dass uns viele Aufgaben, Projekte und Informationen auf diesem Kanal erreichen. Dabei gilt: E-Mail ist ein asynchrones Medium. Wer seine Mails permanent bearbeitet, ist zwar beschäftigt – die Produktivität kann jedoch bezweifelt werden. Gleichzeitig möchte man natürlich nichts vergessen. Die Antwort zu schreiben, den Artikel zu lesen, das Projekt zu hinterlegen…

Der Weg, hier Reibungsverluste zu minimieren, ist das Verknüpfen verschiedener Werkzeuge. Natürlich, wenn man alles in Outlook macht, ist das sinnfrei. Aber sobald man einen Mailclient einerseits und ein Aufgabenmanagement andererseits hat, ist die Verknüpfung wichtig.

Ich zum Beispiel nutze Spark als Mailclient und aktuell Todoist um meine Aufgaben zu managen. Die Verknüpfung ist denkbar einfach, denn Spark bietet sie in den Einstellungen an. Hat man sie aktiviert, kann man jede Mail mit zwei Clicks inklusive Backlink dazu in seine Inbox bewegen:

Screenshot – mit aktiviertem Todoist Plugin

Screenshot – Mail mit Backlink in die Inbox legen

Die eigenen Gedanken, immer zum schlechtestmöglichen Zeitpunkt

Die besten Ideen entstehen meist dann, wenn das Hirn Zeit dafür hat. Oft also bei Routineaufgaben, bei denen die Gedanken schweifen.

Ein gutes Beispiel ist das Autofahren. Fast jeder kennt es. Man fährt eine bekannte Strecke, denkt über Dinge nach und hat Ideen. Allerdings hat man keine Möglichkeit, während dem Fahren zu schreiben. Das Ergebnis? Man kommt an, und hat drei von vier Dingen vergessen und notiert sich nur das letzte.

Dabei gibt es dafür auch Lösungen. Die Integration von CarPlay und anderen Systemen erlaubt es oft, direkt Software per Spracheingabe anzusteuern (“Hey Siri, erinnere mich an meine supercoole Idee!”). Und selbst, wenn das Fahrzeug so etwas nicht kann, gibt es Abhilfe. So gibt es z. B. die kleine App “Braintoss”, deren einziger Zweck es ist, schnell eine Idee reinzusprechen, und die App schickt dann die Aufnahme an eine Mailadresse – das kann z. B. die Todoist-Inbox sein. Die Mailadresse bekommt man übrigens, indem man in der Inbox auf die drei Punkte klickt und den Punkt im folgenden Screenshot auswählt:

Screenshot – wie man die Mailadresse der eigenen Inbox herausfindet

Es gibt noch mehr Beispiele

Einige Kalenderprodukte verfügen über die Möglichkeit, direkt in Aufgabenmanager zu linken und umgekehrt, und Carl Pullein zeigt beispielsweise in seiner Serie zum Apple Ökosystem einige Möglichkeiten, die schon die vorinstallierten Tools haben.

Vielleicht hast Du ja auch noch ein paar gute Beispiele, wo sich Reibungsverluste in der eigenen Produktivität bei der Nutzung mehrerer Werkzeuge verringern lassen.

Einen Tipp habe ich zum Schluss noch: Jede “Maschine” muss gewartet werden. Die regelmäßige Wartung Deines Systems, auch solcher Elemente, zum Beispiel als Teil eines “Weekly Review” ist wahrscheinlich das wichtigste Element.

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