Die Verantwortung ist verteilt – warum hängt trotzdem alles an den gleichen Personen?

Ob Nachfolge oder die Schaffung einer zweiten Führungsebene, nur allzuoft kommt es zu der Situation, dass die formale Verantwortung neu verteilt wurde – aber am Ende doch wieder alles bei den gleichen Menschen wie vorher landet.

Wenn der Vorgänger die letzte Instanz bleibt

Man kennt es ja aus ganz vielen bekannten Fällen. Auch ein Senior, der sich offiziell zurückzieht, kann über lange Zeit noch äußerst präsent bleiben. Wenn das in Form eines vereinbarten Mandats bleibt, ist das auch toll. Schließlich hat die Person jede Menge Wissen und Erfahrung, dazu wertvolle Kontakte.

Problematisch ist es dann, wenn sie weiterhin die gleiche Arbeit wie zuvor macht. Das zeigt sich, wenn sich Mitarbeitende nochmal bei dieser Person absichern, obwohl Nachfolger bzw. Nachfolgerin die Entscheidung längst getroffen haben. Oder wenn der wichtigste Kunde ganz selbstverständlich wieder dort anruft, lange nachdem das Unternehmen übergeben wurde.

Passiert das, ist die Nachfolge auf dem Papier vielleicht erfolgt. Die Realität ist eine andere.

Das gleiche gilt für Geschäftsführer mit zweiter Führungsebene

Das beschriebene Problem ist allerdings nicht exklusiv in der Nachfolge vorhanden. Mindestens genauso oft werden formale Strukturen wie eine zweite Führungsebene geschaffen, die zwar auf dem Papier Verantwortung übernehmen und entscheiden sollen, in der Realität aber dennoch alles beim Geschäftsführer absichern.

Das muss nicht einmal böse Absicht der Betroffenen sein. Gewohnheit, Geschwindigkeit oder erlebte negative Konsequenzen bei anderer Vorgehensweise schaffen meist viel mehr implizite Prozesse, als jede ausführliche Rollenbeschreibung.

Fünf Prüfbereiche, die man sich ansehen sollte

In beiden Fällen gilt es, fünf konkrete Bereiche anzusehen und möglichst klar zu fassen:

1. Entscheidungen: Wer darf was bis wohin entscheiden? Welche Entscheidungen bleiben auf welcher Ebene bzw. bewusst beim Vorgänger oder der Vorgängerin?
2. Verantwortungsräume: Was genau soll denn wer verantworten? Damit sind nicht Aufgaben gemeint, sondern Bereiche und Ziele – also beispielsweise Kundenzufriedenheit, Controlling, Personal, oder ähnliches. Zu detaillierte Aufgabenlisten helfen nicht, da sie wenig nutzbar sind, besser ist es, einen Bereich mit dem gesamten Inhalt zu übergeben und klar zu machen, welches Ziel dieser Bereich hat.
3. Wissen: Um bestimmte Entscheidungen treffen zu können, braucht es oftmals sehr spezifisches Wissen. Wenn dieses nur im Kopf von Vorgänger oder Geschäftsführer existiert, kann niemand anderes die Verantwortung übernehmen. Deshalb muss das notwendige Wissen Schritt für Schritt in eine nutzbare Form überführt werden.
4. Beziehungen und Autorität: Geschäftskontakte laufen nicht über Firmen, sondern über Menschen. Diese Beziehungen sind oft langjährig und müssen genauso sauber übergeben werden, wie Wissen oder Verantwortungsbereiche. Das gilt nicht nur für die Kontakte außerhalb des Unternehmens – auch die Autorität innerhalb, bei den Mitarbeitenden, ist eine solche Beziehung, die gezielt übergehen muss. Sonst sichern sich alle weiter bei Vorgänger oder Geschäftsführer ab und die Nachfolgenden haben es lange schwer.
5. Eskalation und Zusammenarbeit: Selbst bei optimaler Vorbereitung aller vorher genannten Bereiche wird es Situationen geben, in denen das spezielle Wissen, die Erfahrung oder die Entscheidungskompetenz von Vorgänger oder Geschäftsführung gefragt ist. Dafür braucht es klare Regeln, wobei eskaliert wird und wie die Zusammenarbeit dann konkret aussieht (und natürlich, wo sie dann endet).

Gelungene Übergaben sind langwierige, aber lohnende Arbeit

Die obige Liste kann durchaus Angst machen. Es wäre so viel einfacher, wenn man einfach nur einen Vertrag aufsetzt, unterschreibt und damit fertig ist. Aber die Arbeit lohnt sich auch. Ob bei der Nachfolge oder beim Schaffen einer erfolgreichen zweiten Ebene, jede Investition in den Prozess birgt die Chance auf die Ergebnisse, die man sich wünscht.

Das hilft dem Unternehmen, den Mitarbeitenden und den Kunden – und nicht zuletzt den Beteiligten Personen selbst.

Beitragsbild mit KI erstellt