Frohes neues Jahr! In jedem Jahr ziehe ich mich einige Tage am Jahresende zurück, um das vergangene Jahr revuepassieren zu lassen. Und natürlich auch, um die Jahresplanung für das kommende Jahr zu machen. Dieser Prozess ist eine Evolution. Kein Jahr wie das zuvor. Allerdings habe ich mittlerweile das Gefühl, dass ich den Prozess nun soweit wie möglich optimiert habe.

Achtung: Es ist -mein- Prozess

Wenn Du das nun liest, habe ich mehrere Ziele. Ich will Dir erzählen,…

  • wie ich mein Jahr 2021 reviewt habe
  • wie ich mein Jahr 2022 geplant habe
  • wie ich dafür sorge, dass diese Pläne Wirklichkeit werden
  • Lessons learned

Was ich Dir nicht mitgeben möchte ist…

  • den „besten“ Weg
  • den „richtigen“ Weg

Sieh es eher als ein Buffet, an dem Du Dich bedienen und Dich inspirieren lassen kannst.

Teil 1: Review

Mein Review beginnt mit den Zielen des abgelaufenen Jahres. Da diese alle verschriftlicht sind, kann ich sie einfach dazu nehmen. Dazu kommt noch mein Kalender, sowie mein Tagebuch.


Alle drei Quellen gehe ich chronologisch durch. Dabei notiere ich einfach alle Stichpunkte, die mir auffallen. Diese bilden dann das Gerüst für mein Review. Das schreibe ich dann direkt im Anschluss. Ich baue es immer nach dem gleichen Schema auf:

  • Area of Focus (also mir wichtige Lebensbereiche: Privates, Unternehmen, Ehrenamt…)
  • Text
  • Erreichte Ziele aus dieser Area
  • Verfehlte Ziele aus dieser Area

Ganz am Ende folgt noch eine Art Gesamtfazit. Es gibt keine spezifische Form, ich schreibe einfach Fließtext. Eine Art überlanger Eintrag ins Tagebuch. Die Länge variert – in 2021 waren es etwa sieben Seiten Text.

Diese Methode hat mehrere Vorteile. Einer ist, dass alles, auch Dinge die man mittlerweile wieder vergessen hat, nochmals bewusst werden. Das Umfasst Siege wie Niederlagen. Zudem bekommst Du ein Gefühl dafür, wie „erfolgreich“ das Jahr war. Es ist immer wieder spannend, wenn Du all die kleinen guten Dinge noch einmal vor Augen hast. Last, but not least, es ist ein Abschluss für das Jahr, eine Art formeller Deckel.

Jahresplanung, Teil 2: Zielsetzung

Zielsetzung für das Folgejahr beginnt bei mir auf einem ganz abstrakten Level. Ich überlege mir 5-8 Sätze, die beschreiben, wie diese Ziele sich „anfühlen“, wenn ich sie erreiche. Dabei sollte jede Area of Focus mindestens ein Ziel haben – ansonsten muss ich mich fragen, ob diese Area noch ein relevanter Anteil meines Lebens ist.

Mit diesem Einzelsatz geht es dann in die Detailarbeit. Jedes Ziel wird nach einem einheitlichen Schema ausformuliert:

  • Was
  • Warum
  • Wie
  • Erste Schritte

Das „Was“ ist der vorher festgelegte Satz. Das „Warum“ ist eine Beschreibung, warum dieses Ziel überhaupt wichtig ist. Das „Wie“ ist eine kleine Liste von Indikatoren, die gegeben sein müssen, damit das Ziel als erreicht gelten kann. Und beim Schreiben ergeben sich meist schon Ideen dafür, wie Du in Bewegung kommst. Das sind die „Ersten Schritte“.

Was wichtig ist, ist es, diese Ziele noch einmal sacken zu lassen, bevor Du zum nächsten Teil übergehst. Manche erweisen sich dann doch nicht als so wichtig. Oder Dir fallen weitere Antworten auf das „Wie“ ein.

Jahresplanung, Teil 3: Grobplanung

Die besten Ziele nützen überhaupt nichts, wenn Du keinen Plan hast, wie und wann Du daran arbeiten willst. Der dritte Teil des Prozesses besteht deshalb darin, genau das zu ändern. Er beginnt damit, sich einen Überblick zu verschaffen. Dein Kalender gibt Dir viele wichtige Hinweise: Urlaube, Ferienzeiten, Konferenzen, sonstige Termine – alles sollte vorher bekannt sein.

Dann geht es darum, eine Projektliste zu erstellen. Neben den offensichtlichen Projekten, die sich aus Deinen Zielen ergeben, kommen noch viele andere dazu: Regelmäßige Projekte aus Deinen Areas, andere Projekte, die Du schon lange machen wolltest oder Ideen aus entsprechenden Listen, die Du Dir für das Jahr vornehmen möchtest. Das Ergebnis ist eine riesige, ungeordnete Liste. Das gilt es nun zu ändern.

Bevor Du Ordnung hinein bringen kannst, empfehle ich Dir, die Projekte noch mit Details zu versehen:

  • voraussichtlicher Aufwand
  • Abhängigkeiten (andere, Datum/Zeitraum, etc.)
  • Priorität
  • daraus folgende Projekte

Mit diesen Details kommt nun Ordnung in das Chaos. Du kannst Deine Projektliste in eine sinnvolle Reihenfolge und Unterteilung bringen:

  • Quartalsweise im ersten Schritt, monatsweise im zweiten
  • nicht terminierbare Projekte in eigene Liste

Während Du das tust, werden sich wahrscheinlich weitere Erkenntnisse ergeben. Manche Projekte sind vielleicht doch nicht so wichtig. Diese kannst Du auf eine „später“-Liste werfen. Andere haben logische Folgeprojekte, die Du auch schon einplanen kannst.

Jahresplanung, Teil 4: Auslastung planen

Um Deinen Plan abschließen zu können, musst Du noch die Frage beantworten, ob das so passt. Dazu fehlt Dir noch Deine Auslastung pro Quartal und Monat. Neben den Projekten empfehle ich Dir, bekannte Routinen (bei mir z.B. Buchhaltung) pro Monat und Quartal grob zu überschlagen. Die Projekte und Routinen mit voraussichtlichem Aufwand kannst Du dann festhalten und die Auslastung berechnen.

Dabei ist klar, dass Du Dich irren wirst. Wenn Deine Auslastung aber recht homogen und nicht jetzt schon bei jenseits von 80 oder 100% ist, bist Du vermutlich auf dem richtigen Weg.

Ein kleiner Tipp, bevor Du das alles in einer entsprechend gegliederten Projektliste festhältst: Wichtig ist, wann ein Projekt beginnen muss. Dort sollte es auch stehen. Wenn Du den Abschluss als Maßgabe nimmst, läufst Du Gefahr, die Arbeit dahin falsch zu schätzen und zu spät zu beginnen.

Jahresplanung, Teil 5: Es actionable machen

Der letzte Schritt ist es, Deinen Plan in Aktion zu bringen. Die Projektliste sagt Dir etwas über Ziele und zugehörige Maßnahmen. Sie sagt auch etwas über Auslastung, Reihenfolge und andere Details. Dennoch ist sie eine Vogelperspektive.

Damit Du, Tag für Tag, an Deinen Zielen arbeiten kannst, gehören „Trigger“ in Dein Aufgabenmanagement. Das ist ein längerer Prozess:

  • Jedes Projekt, das terminiert ist, benötigt einen passenden Trigger (mindestens den ersten Schritt, passend eingeordnet, damit das Projekt im geplanten Zeitraum erfolgreich sein kann)
  • Diesen ersten schritt hältst Du fest und ordnest ihn ein:
    • Langfristige Trigger (>1 Monat in der Zukunft)
      • Quartal
        • Monat
    • je näher die Zeit kommt, desto genauer wird die Planung
      • Diese Woche
      • Nächste Woche
      • Dieser Monat

Wie so etwas dann, im Ergebnis, aussehen kann, siehst Du hier:

Bekannte „Abwesenheitszeiten“ sind als Information ebenfalls mit Dauer im jeweiligen Monat hinterlegt – also z. B. Ferienzeiten meiner Tochter mit entsprechender Dauer. So habe ich auch in meinem Aufgabenmanagement meine Auslastung komplett im Blick. Unplanbare Projekte, z. B. eine noch nicht terminierte Prüfung, habe ich mit Remindern in Quartale gepackt, um dann nochmal darüber nachzudenken. Wenn das Quartal beginnt, und auch im Rahmen meiner Wochenreviews, werde ich automatisch daran erinnert und kann dann erneut nachdenken. Vielleicht ist es mittlerweile planbar oder kann verworfen werden.

Ein wöchentliches Review und entsprechende Views sorgen dafür, dass ich jede Woche an den Dingen arbeite, die wichtig sind. Bei jedem Monatswechsel wandern Trigger von einem benannten Monat in „Dieser Monat“ und werden darin nach „Diese Woche“, „Nächste Woche“ oder dem Rest („Dieser Monat“) einsortiert. Routinen sind nach Art und Weise als wiederholende Aufgaben hinterlegt und tauchen dementsprechend automatisch zum richtigen Zeitpunkt auf.

Lessons learned

In diesem Jahresreview habe ich viel gelernt. Hier meine wichtigsten Lektionen:

  • Ziele müssen formuliert sein, sie brauchen ein warum und ein wie – sonst weiß man nicht, wie man dahin kommen soll
  • Ziele sind nicht gleichzusetzen mit Projekten; Projekte können Zielen dienen, oder nur für sich selbst relevant sein
  • Ziele sollten sinnvollerweise nur zu kleinen Teilen aus klassischen Ergebnissen bestehen („10.000€ zurücklegen“, „70 Tickets pro Monat bearbeiten“, etc.)
    • Denn: Erreichte Ziele können belastend sein, weil dann das nächste vor der Tür steht, man kommt nie an
    • Besser sind Ziele, die eine Verhaltensänderung beinhalten, die Ergebnisse folgen durch eine Verhaltensänderung und sind dann auch dauerhafter („jeden Tag 5 Tickets in die Hand nehmen“ führt praktisch automatisch zu guten Ergebnissen, ist aber kleiner, sichtbarer und einfacher)
  • Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass man immer wieder, zu passender Zeit, Entscheidungen treffen kann -> Aber im Alltag ist ein Rahmen da, der die wichtigen Dinge bedient, nicht nur die dringenden, von denen ich auch jede Menge habe
  • Routinen getrennt zu betrachten hilft dabei, den Fokus bei der Planung auf Zielen und Projekten zu haben
  • Ehrlicher Umgang mit sich selbst:
    • Die Situation ist, wie sie ist – sie wird sich nicht ändern, außer Du änderst was
    • Langfristige Erfolge entstehen durch kleine Änderungen und dauern Zeit – schlechte Gewohnheiten fühlen sich kurzfristig gut an, bringen aber langfristig Nachteile
    • Flexibilität erfordert es, einen Plan zu haben – wer keinen hat, ist nicht flexibel, sondern ineffektiv, weil er oder sie niemals irgendwas erreichen kann
      • um einen Plan anpassen zu können, weil sich ein entscheidender Rahmen ändert, muss man erst mal einen Plan haben
  • Ein System, das Trigger (eingehender Reiz, z. B. E-Mail) von Handlung/Entscheidung trennt, ist enorm hilfreich – wer auf alles, was von außen kommt, sofort reagiert, hat keinerlei Kontrolle und wird nicht effektiv sein

Ich hoffe, Du findest in diesem Beitrag einige hilfreiche Tipps. Fragen oder Anmerkungen kannst Du mir gerne als Kommentar hinterlassen!

Bildquelle: Andreas Hermsdorf  / pixelio.de

Mit den Werkzeugen ist es oftmals so, dass wir aus den falschen Gründen Werkzeuge benutzen. Viel zu häufig verfallen wir in „Toolporn„, weil etwas neues, cooles, mit richtig tollen Features auf den Markt kommt. Dabei ist es besser, auf etwas anderes zu achten: Die Reibungsverluste zwischen Werkzeugen. Denn dort geht Produktivität verloren.

Die E-Mail: Das Einfallstor vieler Aufgaben

Egal, wieviele neue Social Media und andere Kommunikationskanäle es gibt, die E-Mail lebt. Und das ist auch gut so. Sie ist ein einfaches Werkzeug, schnell, bewährt und erlaubt viele Extra, zum Beispiel Anhänge.

Das führt dazu, dass uns viele Aufgaben, Projekte und Informationen auf diesem Kanal erreichen. Dabei gilt: E-Mail ist ein asynchrones Medium. Wer seine Mails permanent bearbeitet, ist zwar beschäftigt – die Produktivität kann jedoch bezweifelt werden. Gleichzeitig möchte man natürlich nichts vergessen. Die Antwort zu schreiben, den Artikel zu lesen, das Projekt zu hinterlegen…

Der Weg, hier Reibungsverluste zu minimieren, ist das Verknüpfen verschiedener Werkzeuge. Natürlich, wenn man alles in Outlook macht, ist das sinnfrei. Aber sobald man einen Mailclient einerseits und ein Aufgabenmanagement andererseits hat, ist die Verknüpfung wichtig.

Ich zum Beispiel nutze Spark als Mailclient und aktuell Todoist um meine Aufgaben zu managen. Die Verknüpfung ist denkbar einfach, denn Spark bietet sie in den Einstellungen an. Hat man sie aktiviert, kann man jede Mail mit zwei Clicks inklusive Backlink dazu in seine Inbox bewegen:

 

Screenshot – mit aktiviertem Todoist Plugin

 

Screenshot – Mail mit Backlink in die Inbox legen

Die eigenen Gedanken, immer zum schlechtestmöglichen Zeitpunkt

Die besten Ideen entstehen meist dann, wenn das Hirn Zeit dafür hat. Oft also bei Routineaufgaben, bei denen die Gedanken schweifen.

Ein gutes Beispiel ist das Autofahren. Fast jeder kennt es. Man fährt eine bekannte Strecke, denkt über Dinge nach und hat Ideen. Allerdings hat man keine Möglichkeit, während dem Fahren zu schreiben. Das Ergebnis? Man kommt an, und hat drei von vier Dingen vergessen und notiert sich nur das letzte.

Dabei gibt es dafür auch Lösungen. Die Integration von CarPlay und anderen Systemen erlaubt es oft, direkt Software per Spracheingabe anzusteuern („Hey Siri, erinnere mich an meine supercoole Idee!“). Und selbst, wenn das Fahrzeug so etwas nicht kann, gibt es Abhilfe. So gibt es z. B. die kleine App „Braintoss“, deren einziger Zweck es ist, schnell eine Idee reinzusprechen, und die App schickt dann die Aufnahme an eine Mailadresse – das kann z. B. die Todoist-Inbox sein. Die Mailadresse bekommt man übrigens, indem man in der Inbox auf die drei Punkte klickt und den Punkt im folgenden Screenshot auswählt:

Screenshot – wie man die Mailadresse der eigenen Inbox herausfindet

 

Es gibt noch mehr Beispiele

Einige Kalenderprodukte verfügen über die Möglichkeit, direkt in Aufgabenmanager zu linken und umgekehrt, und Carl Pullein zeigt beispielsweise in seiner Serie zum Apple Ökosystem einige Möglichkeiten, die schon die vorinstallierten Tools haben.

Vielleicht hast Du ja auch noch ein paar gute Beispiele, wo sich Reibungsverluste in der eigenen Produktivität bei der Nutzung mehrerer Werkzeuge verringern lassen.

Einen Tipp habe ich zum Schluss noch: Jede „Maschine“ muss gewartet werden. Die regelmäßige Wartung Deines Systems, auch solcher Elemente, zum Beispiel als Teil eines „Weekly Review“ ist wahrscheinlich das wichtigste Element.

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Vor ein paar Wochen sprach ich, im Kontext von Leadership, über die unterschiedlichen Brillen. Es sind die Verhaltenspräferenzen und Überzeugungen, mit denen wir auf die Welt schauen. Diese zeigen sich nicht nur im Kontext der Führung, sondern auch bei vielen anderen Dingen.

Gerecht ist ein großes Wort

Mit einer spannenden Wahl, die hinter uns liegt, kamen auch wieder viele große Worte auf. Ein Beispiel dafür ist Gerechtigkeit. Ich führe im Freundes- und Bekanntenkreis durchaus gerne politische Diskussionen.

Als besonders wertvoll empfinde ich diejenigen, bei denen mein Gegenüber eine komplett andere Weltsicht hat, und deshalb zu ganz anderen Definitionen, Herleitungen und Begründungen kommt.

Eine solche hatte ich zum Thema Gerechtigkeit, insbesondere bei Steuern. Er verteidigte vehement das bestehende progressive Steuermodell und damit einhergehende Mechanismen, wie bspw. Freibeträge, Pauschalen und Co. Dabei bezeichnete er es als gerecht, weil die Steuerlast mit höheren Einkommen steigt. In sich war die Argumentation schlüssig und nachvollziehbar. Allerdings kommt man mit einer anderen Brille zu einem ganz anderen Ergebnis.

Ich habe in dieser Diskussion dagegen für Flat Tax argumentiert, bei gleichzeitiger Abschaffung aller Schlupflöcher. Das war schon einmal in der Diskussion wurde aber damals von vielen als ungerecht gebrandmarkt. Dabei empfinde ich es als ultimativ gerecht, denn bei einem prozentual identischen Steuersatz zahlen Menschen, die mehr verdienen, auch automatisch mehr. Als ungerecht empfinde ich dagegen eher, dass durch progressive Tarife (und unterschiedliche Besteuerung verschiedener Einkunftsarten, sowie unendlich vieler Möglichkeiten zum Ausweichen) insbesondere diejenigen bestraft werden, die eh schon, nominell, mehr beitragen. Und jede Form des Aufstiegs ist ebenfalls „mit bestraft“.

Entlastung ist ebenfalls ein solches Wort

Das gleiche Empfinden habe ich, wenn ich das Wort Entlastung höre. Zuletzt war das verstärkt bei der Frage der Abschaffung des Solidaritätszuschlags der Fall.

Mittlerweile ist der sog. Soli für 90% der Zahler abgeschafft. Begründet wurde dies immer mit Entlastung. Allerdings habe ich da auch ein anderes Empfinden. Per Definition kann nur entlastet werden, wer vorher belastet wird.

Gerade beim Soli, als prozentualem Aufschlag, finde ich diese Argumentation deshalb absurd. Die „entlasteten“ 90% haben schon in der gesamten Zeit des Bestehens des Solis nur einen geringeren Teil zu dessen Aufkommen beigetragen. Das ergibt sich aus der Logik und aus dem Steuersystem, das mit seinen Freibeträgen, Abzugsmöglichkeiten, Pauschalen und Subventionen letztlich genau dazu führt. Diverse Quellen kommen, mit leicht unterschiedlichen Zahlen, ebenfalls zu diesem Schluss. Ein Beispiel wäre zum Beispiel diese Studie.

Somit wurde also eigentlich nicht entlastet, denn diejenigen, die belastet waren, sind es weiterhin. Nur noch ein wenig unfairer als zuvor. Über die Sinnhaftigkeit und Gerechtigkeit eines Beitrages, dessen Begründung entfallen ist, will ich dabei nicht mal sprechen.

Die eigene Brille verändert Definitionen

Kurz gesagt, je nach eigener Brille ist alleine die Definition weit verbreiteter Wörte schon komplett unterschiedlich. Das ist gut zu wissen, wenn wir mit anderen umgehen. Und eine gute Basis für wertschätzende Diskussion.

Und es zeigt, dass das Ziel, dass viele Menschen haben, nämlich dass starke Schultern mehr tragen als schwache bereits längst erreicht ist.

Vor etwa einem Jahr habe ich darüber gebloggt, was mich an einigen Arten des Vertriebs stört. Ich verstehe, dass man verkaufen muss, und Social Selling ist ein erfolgreicher Weg. Ich lege dabei aber Wert auf seriöses Verhalten.

Die neue Masche

Scheinbar bin ich nicht der einzige, der solche Anfragen ignoriert oder negativ bescheinigt. Deshalb gibt es nun eine neue Art, den Kontakt herzustellen: Die Behauptung, ein anderer Kontakt hätte „Dich zu Thema XYZ vorgeschlagen„.

Das ist ziemlich clever, denn Reputation anderer nutzen, um Kontakte aufzubauen, ist nicht nur legitim, sondern erfolgreich. Allerdings hat die Sache einen ganz kleinen Haken: Es stimmte nicht. Mindestens in diesem Fall.

Einfach mal doof fragen

Ich habe mir die Mühe gemacht, höflich und dediziert nachzufragen, wer mich denn konkret empfohlen hat, und zu welchem Teil des angesprochenen Themas.

Eine Antwort habe ich zwar erhalten, aber darin war keine Antwort auf meine Frage. Lediglich die Wiederholung der allgemeinen Behauptung, ohne weitere Details.

Ich unterstelle deshalb einfach mal frech, dass mich exakt niemand zu irgendeinem Thema empfohlen hat. Stattdessen denke ich, dass es ein Versuch war, mich zum Klick auf „annehmen“ zu bringen.

Wertvolle Netzwerke sind etwas tolles

Das traurige daran ist, dass ich ein tolles Netzwerk habe, für das ich gerne Empfehlungen ausspreche und auch manchmal bekomme. Das ist einer der Gründe, warum man es hat. Der Missbrauch dieser „Institution“ ist etwas, was ich nicht schätze.

Ich hoffe sehr, dass diese Masche deshalb ein Einzelfall bleibt. Die permanenten Mails, die mir Videos oder Off-Shore Entwicklung verkaufen wollen, reichen mir eigentlich.

Bildquelle: JMG / pixelio.de

Eine der größten Herausforderungen und Learnings als (junge) Führungskraft ist es, dass wir andere nicht verändern können. Jede Person kann nur sich selbst ändern und ihr Verhalten anpassen. In einer Leadership-Rolle führt es schnell zu Frust, wenn man das vergisst.

Warum versteht er mich nicht?!? Das Verhalten frustriert mich!

Es ist doch so offensichtlich. Wir müssen wirtschaftlich arbeiten. Will das denn nicht in die Köpfe?

Diesen Gedanken, oder ähnliche mit anderen Themen, hat man in einer Führungssituation oft. Das Gegenüber scheint einfach nicht zu verstehen, worum es einem geht, obwohl man es mit Geduld und Engelszungen wiederholt.

Der Denkfehler besteht darin, zu glauben, dass es ein Verständnisproblem ist. In einem Team geht es nicht darum, dass alle alles verstehen und gleich bewerten. Eher im Gegenteil. Es ist wünschenswert, dass der Fokus der unterschiedlichen Personen ebenfalls unterschiedlich ist. Das deckt blinde Flecken auf und schafft ein möglichst umfassendes Bild der Herausforderungen.

Aber ich brauche doch meine Zahlen!

Was aber, wenn z. B. partout das Gegenüber dauernd von zufriedenen Kunden spricht, dabei aber nicht wirtschaftlich denkt?

Das ist eine Frage der Brille, mit der wir auf die Welt schauen. Für den einen ist es wichtig, eine Kundenbeziehung zu pflegen, für den anderen ist es die Wirtschaftlichkeit, für die dritte Person ist es vielleicht technische Exzellenz. Es gibt viele Brillen, durch die man schauen kann, und jede Person hat ihre eigene auf. Diese beeinflussen das Verhalten dieser Menschen.

Zusammenarbeit kann dann nur entstehen, wenn wir erkennen, dass es eine Brille, ein Fokus ist, der Daseinsberechtigung hat. Es ist aber nicht die alleinige Wahrheit.

Gelungene Zusammenarbeit ensteht durch Pull, nicht Push

Die Antwort auf die Erkenntnis ist es dann jedoch nicht, die eigene Brille einem anderen Menschen überzustülpen.

Erfolgversprechender ist es, Rückfragen aus dem eigenen Fokuskontext zu stellen, und damit der Gegenseite die Chance zu geben, eine andere Sicht zu erkennen. Ebenso wichtig ist es, die eigenen Bedarfe klar zu benennen. Wenn Du Zahlen brauchst, in einer bestimmten Form, dann sag das. Klar und gerne mit Erläuterung. Sei aber nicht frustriert, wenn ein anderer diese nicht von sich aus liefert. Andere Verhaltenspräferenzen, andere Schwerpunkte der eigenen Arbeit, all das führt eben auch zu anderen Arbeitsweisen und Ergebnissen.

Der Schlüssel liegt, wie immer, in der Kommunikation miteinander. Und dem richtigen Ziel: Nicht die andere Person zu einer Kopie von sich selbst zu machen, sondern die eigenen Bedarfe zu benennen, zu decken und zu denen des Gegenübers beitragen.