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Collectors Fallacy – warum Sammeln befriedigt aber wenig hilft

Das neue Zeitalter birgt Informationen zu jeder Zeit in vielen Formen. Texte, Videos, Tweets, Reddit – wer möchte kann den ganzen Tag nur Information zu sich nehmen. Wer sich mit Personal Knowledge Management beschäftigt, legt auch viele dieser Informationen ab. Allerdings besteht im Sammeln eine Gefahr, die die meisten kennen.

Collectors Fallacy

Die Rede ist von der sogenannten Collectors Fallacy. Wer schon einmal in der Schule oder im Studium eine Hausarbeit schreiben musste, kennt das Gefühl. Sobald das Thema bekannt ist, zieht man los und sucht sich Material dazu. Ob man dazu in eine Bibliothek geht oder den Browser öffnet, spielt eigentlich keine Rolle. Die älteren kennen das Gefühl, am Kopierer zu stehen und am Ende mit einem Stapel Seiten das Gebäude zu verlassen.

Für das Thema spielt es aber keine Rolle, ob es dieser Stapel, oder eine Linksammlung ist.

Das gefährliche daran ist, dass es Freude bereitet. Das Sammeln von Dingen schüttet Glückshormone aus. Das ist ein Grund, warum es so viele Hobbys gibt, die Sammeln beinhalten. Es geht nicht mal zwangsläufig darum, etwas mit der Sammlung anzufangen – der Besitz ist das entscheidende.

Vorsicht vor dem reinen Sammeln

Das gleiche trifft leider auch bei Informationen zu. Es fühlt sich toll an, Quellen zu suchen, zu entdecken, geordnet abzulegen. Der Haken: Das Sammeln ist nicht die Arbeit. Information irgendwo zu haben, ist kein Wissensaufbau. Ganz im Gegenteil. Je nach Menge der Informationen kann es sogar schwerer sein, damit etwas anzufangen.

Viele andere Autoren haben dazu bereits geschrieben. Als Beispiele seien hier Christian bei Zettelkasten.de und Matt Giaro bei Medium.com genannt.

Das, was diese beiden schreiben, kann ich nur bestätigen. Es ist unglaublich wichtig, Information zu verarbeiten nachdem man sie gesammelt hat. Der einfachste Weg ist derjenige, den ich kürzlich beschrieben habe. Es muss nicht immer der ausgefeilte Zettelkasten mit dutzenden Links sein. Eine einfache Zusammenfassung und Ordnung der Information ist oft völlig ausreichend.

Lass Dich nicht von Deinem Hirn veräppeln

Kurz gesagt, lass Dich nicht von den ausgeschütteten Hormonen täuschen. Auch die ausgefeilteste Suchfunktion ist kein Ersatz für eine von Dir geschaffene Ordnung und die Verarbeitung von Informationen.

Denn die Kehrseite ist, dass die schnelle Verfügbarkeit (und damit die vermeintlich unnötige Verarbeitung) zu großen Problemen in Aufmerksamkeit, Leseverständnis und Ausdauer führt. Ein Grund, warum (kurze) Videos so erfolgreich sind. Es kann also ein echter Wettbewerbsvorteil sein, diesem Trend nicht nachzugeben.

Bildquelle: Kurt Michel  / pixelio.de

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Refinement ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für PKM und Taskmanagement

Refinement passiert sowohl im Personal Knowledge Management als auch in der Taskplanung, vor allem unter Anwendung von GTD.

Es gibt immer mehr, als wir gerade verarbeiten können

In unserem täglichen Leben haben wir mit einer Vielzahl von Aufgaben und Informationen zu tun, die es zu organisieren und zu verwalten gilt. Ob im Beruf oder im privaten Leben, das effektive Management von Wissen und Aufgaben ist ein wichtiger Bestandteil unseres Erfolgs. Gleichzeitig hilft es auch sehr bei unserem Wohlbefinden, wenn wir alles im Griff haben.

GTD ist eine solche Managementmethode, über die ich ja bereits oft geschrieben habe. Das fundamentale Prinzip von GTD ist, dass wir unser Gehirn von der Unordnung befreien, indem wir alle Aufgaben und Informationen in einem externen System erfassen und organisieren. Das Ziel ist es, gedankliche Energie für das Lösen und Umsetzen von Aufgaben zu nutzen, anstatt sie für die Verwaltung von Gedanken und Informationen zu verschwenden.

Es gibt es verschiedene Schritte, die darauf abzielen, ein solches System aufzubauen und zu erhalten. Einer der wichtigsten Schritte ist der sogenannte “Weekly Review”-Prozess, bei dem wir unser System durchgehen, um zu überprüfen, ob wir nichts vergessen haben. Er dient auch dazu, zu prüfen, ob sich Aufgaben verändert haben. David Allen geht sogar so weit zu sagen, dass jemand gar kein GTD anwendet, wenn er oder sie kein Weekly Review macht.

Das Ziel der Übung ist das Vertrauen in das eigene System. Wenn wir unser System nicht regelmäßig überprüfen und aktualisieren, wird es schnell unordentlich und unzuverlässig. Ebenso wichtig ist die Anpassung an sich ändernde Bedürfnisse.

Das Weekly Review ist der Prozess, in dem wir uns bewusst werden, wie wir unser System optimieren können. Damit können wir Effektivität und Produktivität steigern. Wie es bei mir abläuft, habe ich bereits im Detail beschrieben.

Refinement ist nicht nur hier wichtig

Dieses Refinement, das regelmäßige Überprüfen und Aktualisieren des eigenen Systems, passiert nicht nur bei Aufgaben. Genau wie bei GTD geht es beim PKM darum, unser Wissen in einem System zu erfassen und zu organisieren. Das Ziel ist hier ebenfalls, dass wir uns verlassen und dem System Vertrauen schenken können.

Refinement ist auch hier ein wichtiger Aspekt, da wir unser Wissen kontinuierlich verbessern müssen, um sicherzustellen, dass es relevant und aktuell ist. Deshalb reicht es nicht aus, Wissen einfach nur zu sammeln. Seine regelmäßige Verarbeitung, die Aktualisierung und das Schaffen von Ordnung, ist hier genauso wichtig. Wenn wir unser Wissen nicht schnell und einfach abrufen können, ist es in der Praxis nutzlos. Die sehr gelungenen modernen Suchfunktionen täuschen darüber ein wenig hinweg, weil Du alles schnell finden kannst. Die Verarbeitung von Wissen erfordert aber mehr, insbesondere Schreiben. Vor einigen Wochen habe ich das auch nochmal genauer beschrieben.

Wie Du also sehen kannst, ist in beiden Fällen, Aufgaben und Wissen, Refinement ein entscheidender Erfolgsfaktor, damit Dich Deine Systeme unterstützen.

Der lange Atem zählt

Es ist wichtig zu betonen, dass Refinement ein kontinuierlicher Prozess ist. Es ist ein ständiger Kampf, unsere Systeme und Organisationsmethoden zu verbessern und zu verfeinern. Effektivität und Zuverlässigkeit sind keine Selbstläufer, sondern konstante Arbeit.

Ich empfehle Dir deshalb, alle Refinements in einen einzigen Prozess zu packen und dieses regelmäßig durchzuführen. Das macht es nicht nur planbar, sondern die regelmäßige Übung macht Dich auch effizienter. Allerdings gibt es auch eine Gefahr, von der ich aus eigener Erfahrung berichten kann: Wenn man es eine Weile macht, kommt fast immer der Punkt, an dem man beginnt, ein wenig zu “schludern”. Das ist gefährlich.

Du kannst dem entgegenwirken, indem Du Dir für diesen Prozess eine Checkliste anlegst. Und diese dann auch jedes Mal beachtest und keine Punkte überspringst.

 

Bildquelle: Rainer Sturm/Pixelio.de

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Zettelkasten vs. progressive Summarization

Ich freue mich ja immer, neues auszuprobieren. Oder, wie in diesem Fall, eigentlich altes. Dazu komme ich gleich. Im Bereich des Personal Knowledge Managements gibt es viele Methoden, die Erfolg versprechen. Mit Zettelkasten habe ich mich auf diesem Blog ja bereits auseinandergesetzt. Ende letzten Jahres habe ich aber auch das Buch “Building a Second Brain” von Tiago Forte gelesen. Er beschreibt darin eine andere Technik, das eigene Wissen nutzbar zu machen.

Der Zettelkasten von Niklas Luhmann – antikes Hyperlinking

Jeder von uns kennt Hyperlinks. Mittlerweile benutzen wir sie täglich. Ohne Hyperlinking gäbe es das Internet, wie wir es kennen, gar nicht. Allerdings ist das Prinzip dahinter keine neue Erfindung, sondern war auch im Zettelkasten von Niklas Luhmann bereits präsent. Wenn auch in analoger Form.

In aller Kürze dargestellt: Luhmann sammelte sein Wissen auf selbstgeschriebenen kleinen Zetteln, die er mit einer Systematik aus Zahlen und Buchstaben thematisch gruppierte und miteinander verband. Das Ergebnis war, quasi, ein persönliches Wikipedia auf Papier. Er war darin so konsequent, dass er in kürzester Zeit alles Material für Veröffentlichungen zusammen hatte. Im Prinzip war jeder Artikel oder jedes Buch letztlich nur eine Zusammenfassung der Zettel zu diesem Thema. Die Verknüpfung mit anderen Bereichen stellte sicher, dass er seinen wissenschaftlichen Arbeitsbereich voran bringen konnte, indem er neue und verwandte Gedanken mit in das Bekannte einfließen lies.

Heutzutage gibt es auch viele Wege, einen digitalen Zettelkasten zu betreiben. Die Vorteile liegen auf der Hand – wir können beliebige Formate unterbringen, die Verlinkung ist leicht möglich und die Suchfunktion der meisten Werkzeuge hilft dabei, neue Verknüpfungen zu erstellen. Der Nachteil ist der hohe Pflegeaufwand, der damit einhergeht. Es geht explizit darum, sich nicht nur auf die Suche zu verlassen, sondern aktiv Verknüpfungen zu ziehen und daraus entstehende neue Gedanken festzuhalten.

Wer mehr dazu lesen möchte, dem empfehle ich diese Webseite.

Progressive Summarization – kennen wir alle aus der Schule

Aus unserer Schulzeit wird uns das, was Tiago Forte als progressive summarization bezeichnet, sehr bekannt vorkommen. Er schlägt vor, neues Wissen, zum Beispiel einen gespeicherten Artikel, durch mehrere Phasen nutzbar zu machen. Die erste Arbeit besteht darin, die wichtigen Teile des Artikels zu markieren und ihn damit zu verkleinern. Das wiederholt er nun so oft es nötig ist, bis aus dem ursprünglichen Stück Wissen die absolute Essenz, in eigenen Worten formuliert, übrig bleibt.

Das gleiche haben wir in der Schule vor Klassenarbeiten gemacht. Der zu lernende Stoff wurde erst gesammelt, und dann die wichtigsten Teile herausgeschrieben. Oft auch mehrmals (und bei manchen in Form eines Spickzettels endend). Insofern hat diese Methode den Vorteil, dass sie uns eigentlich bekannt ist und leicht fällt.

Gleichzeitig spricht Progressive Summarization nicht gegen Verlinkung. Mit digitalen Tools können die daraus entstehenden Stücke von Wissen sowohl geordnet, als auch thematisch gruppiert und verlinkt werden. Das Prinzip einer Map of Content aus dem Zettelkasten kann hier sogar ergänzend wirken.

Nur Schreiben bedeutet echten Wissensaufbau

Was beide Methoden vereint ist, dass sie sich insofern einig sind, dass nur Schreiben (in eigenen Worten) zu dauerhaftem Aufbau von Wissen führt. Das vorherige Sammeln von Wissen befriedigt unser Gehirn, aber ist letztlich kein echtes Wissen, da wir es nicht nutzbar gemacht haben. Dem kann ich mich, aus eigener Erfahrung, nur anschließen: Wer schreibt, in eigenen Worten, verinnerlicht Dinge. Zwar noch etwas besser, wenn es per Hand passiert, aber angesichts der schieren Menge ist heutzutage ein digitales Werkzeug dennoch eine gute Idee.

 

Bildquelle: RainerSturm / pixelio.de

 

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GTD + Zettelkasten – das passt gut zusammen!

Ich beschäftige mich momentan ein wenig mit dem Zettelkasten von Niklas Luhmann. Die Methode erlebt gerade einen regelrechten Hype. Und so ganz unberechtigt ist das nicht. Wer einen Einstieg sucht, wird bei diesem Buch definitiv fündig. Ich habe beim Lesen festgestellt, dass ich als GTD-Anwender für Zettelkasten eigentlich prädestiniert bin.

In aller Kürze: Was ich bislang verstehe

Die Idee der Zettelkasten-Methode ist es, sich über lange Dauer eine große Menge von Gedanken verknüpft abzulegen. Dazu beginnt man bei flüchtigen Notizen und verarbeitet diese dann anschließend, indem man sie ausformuliert, ablegt und mit anderen Notizen verknüpft.

Die Methode richtet sich vor allem an Knowledge-Worker, da sie ursprünglich dazu gedacht war, das Schreiben von wissenschaftlichen Arbeiten zu unterstützen und wissenschaftliches Denken zu fördern.

Niklas Luhmann, der bekannteste Nutzer der Methode, war damit sehr erfolgreich. Laut dem Buch von Sönke Ahrens hat er damit über 60 Bücher und 400 Artikel publiziert – und seine Promotion und Habilitation innerhalb eines Jahres geschafft. Eine beeindruckende Leistung.

Warum GTD und Zettelkasten so gut zusammen passen

Beim Lesen des Buchs fiel mir auf, dass die Prinzipien und grundlegenden Denkansätze sich stark ähneln. Das sollte es GTD-Anwendern zumindest leichter machen, Zettelkasten zu adaptieren.

Konkret geht es dabei um folgende Punkte:

  • Alles aufschreiben: GTD-Nutzer kennen das Prinzip bereits. Die Idee hinter GTD ist es, den Kopf zu entlasten und alle Aufgaben und Projekte deshalb in ein externes System zu überführen. Das entlastet den Kopf von der Speicherung von Information, so dass er sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann. Das gleiche Prinzip gilt auch beim Zettelkasten – jeder Gedanke soll erst einmal in einer flüchtigen Notiz festgehalten werden. Das kommt bekannt vor und dürfte keine große Umstellung sein.
  • “Das zweite Gehirn“: Auch bei Zettelkasten spricht man von einem zweiten, externen Hirn. Das ist genau das gleiche, was David Allen für Aufgaben, Projekte, Verantwortungsbereiche und Ziele propagiert. Im Prinzip hat man also, in der Kombination, zwei zweite Hirne: Eines für was zu tun und zu erreichen ist, eines für alles Wissen und Denken, das man anhäuft.
  • Die Trennung von Schritten: Beide Methoden haben gemein, dass die Erfassung von Daten schnell gehen soll, aber nicht gleichzeitig mit ihrer Verarbeitung passiert. Im Gegenteil, die Schritte, die man aus GTD kennt (capture, clarify, organize, reflect, do) sind, mit leichter Abwandlung auf das Denken und Schreiben, eins zu eins übertragbar.
  • Werkzeuge sind nicht entscheidend: Sowohl David Allen als auch Niklas Luhmann stellen Werkzeuge komplett hinten an. Die Methode steht im Vordergrund. Bei Luhmann umso mehr, als dass es zu seiner Zeit noch keine schöne Software gab, die ihm hätte helfen können. Aber auch Allen hat GTD auf Papier begonnen, bevor er zu elektronischen Werkzeugen wechselte. Wichtiger als das Werkzeug ist die Einhaltung von Prinzipien, die bei beiden sehr ähnlich sind – siehe oben.

Ich werde mal weiter experimentieren

Je mehr ich davon verstehe, desto spannender klingt Zettelkasten als Methode zum „Personal Knowledge Management“. Ich werde auf jeden Fall weiter damit experimentieren. Und wer weiß, vielleicht unterstützt es mich ja dabei, mehr und besser zu bloggen.

Das einzige, wobei ich mich ertappt habe: Ich bin dem Toolporn verfallen und habe gleich mehrfach an verschiedenen Stellen begonnen. Und das, obwohl ich weiß, dass Werkzeuge austauschbar sind und sein sollten.

Lasst mich gerne wissen, wenn Euch dieses Thema so sehr interessiert, dass es weitere Erfahrungsberichte braucht. Bislang ist mein Zwischenfazit: „GTD + Zettelkasten. A Match made in heaven“.

 

Bildquelle: RainerSturm / pixelio.de

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Personal Knowledge Management – Notiztools ohne Ende

Notiztools sind ein riesiger Markt. Unzählige Apps buhlen um Kunden, die ihr Personal Knowledge Management organisieren wollen, oder einfach nur Dinge aufschreiben möchten. Die Übersicht zu behalten ist praktisch unmöglich. Aber vielleicht können einige Fragen bei der Auswahl helfen.

Bevor man sucht

Die wichtigste Regel solltest Du Dir gleich zu Beginn merken: Es gibt nicht das perfekte Werkzeug. Es gibt höchstens das richtige Werkzeug für Dich.

Eine kurze Suche mit Google zeigt Dir auch schnell, warum das so ist. Dutzende, hunderte Werkzeuge sind verfügbar. Jedes davon verfolgt unterschiedliche Ansätze, Notizen zu erstellen, zu speichern und zu kategorisieren. Das macht es extrem schwer, einfach eines zu wählen. Dazu kommt noch das Shiny new toy – Syndrom. Immer, wenn etwas neues kommt, hast Du den Impuls, es nicht nur auszuprobieren, sondern viel mehr Zeit als sinnvoll ist darin zu investieren.

Welche Fragen helfen bei der Auswahl von Notiztools?

Mit diesem kleinen Vorwort gibt es verschiedene Ansätze, eine Wahl zu treffen. Dabei möchte ich Dir gerne ein wenig helfen, denn ich beschäftige mich mit vielen dieser Werkzeuge. Und bin natürlich auf die Dinge hereingefallen, vor denen ich Dich gerade gewarnt habe.

Die offensichtliche Einstiegsfrage ist, ob Du lieber digital oder analog arbeitest. Bei letzterem schrumpft die Auswahl des Werkzeugs auf genau eines, nämlich ein Notizbuch. Das Format, das Papier, die Farbe…all das mag eine Rolle spielen, aber im Grundsatz war es das. Worauf Du vielleicht noch achten kannst, ist die Frage der Organisation. Denn Notizbücher haben ein Feature nicht, das aber extrem nützlich ist: Eine Suchfunktion! Deshalb sind Methoden wie zum Beispiel Bullet Journaling, über das ich ja schon einmal geschrieben hatte, ein guter Ansatzpunkt.

Technische Aspekte

Neigst Du allerdings zu digitalen Werkzeugen, ist die Auswahl riesig. Den Überblick behalten dürfte unmöglich sein. Insofern musst Du Dich Deinem Werkzeug über andere Einschränkungen nähern. Die Technik ist eine davon. Fragen, die Du Dir stellen kannst sind zum Beispiel:

  • Welche Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android…) benutze ich? Ist das Werkzeug für “meine” Plattformen verfügbar?
  • On- oder offline: Bin ich konstant online, oder benötige ich Mittel, die auch ohne Internetverbindung funktionieren?
  • Formate: Wie werden meine Daten gespeichert? In einem Format, das universell ist? Oder einem properitären Format?
  • Migration: Gibt es Mittel und Wege, bereits vorhandene Daten zur Software hin zu migrieren? Was ist, wenn ich von der Software weg migrieren will?
  • Was kann gespeichert werden? Geht es nur um Text, oder möchtest Du auch Bilder, pdf-Dokumente oder andere Formate in Deiner Software verwalten?

Rechtliches

Am Thema Datenschutz kommt man in aller Regel nicht mehr vorbei. Datenschutz ist sowohl ein technisches, als auch rechtliches Thema. Die Fragen, die Du Dir stellen kannst, sind zum Beispiel:

  • Sind meine Daten verschlüsselt? Und falls ja, ist es eine Ende zu Ende-Verschlüsselung, oder “nur” eine Verschlüsselung auf dem Weg? Ein Beispiel: Viele Anbieter bieten tolle Suchfunktionen. Damit diese funktionieren, können/dürfen die Daten per Definition nicht komplett verschlüsselt sein!
  • Wo werden meine Daten gespeichert? Je nachdem, welche rechtlichen Anforderungen Dein Business an Dich hat, kann es schlicht illegal sein, unverschlüsselte Daten (oder gar generell) bei manchen Anbietern zu speichern. Das Ende von Privacy Shield hat hier definitiv neue Unsicherheiten geschaffen
  • Bietet der Anbieter eine Option für ein DPA (Data Protection Agreement)?
  • Gibt es Vorgaben in meinem Unternehmen?
  • Habe ich nur persönliche Daten in der Software, oder auch die von Dritten? Achtung, letzteres ist eigentlich bei fast allen der Fall! Ein reines Personal Knowledge Management unterliegt nicht den gleichen (harten) Anforderungen

Präferenzen bei der Organisation

Menschen sind sehr unterschiedlich, wie sie Daten suchen und verwalten wollen. Methoden und Mittel gibt es viele. Die klassische Ordnerstruktur, die reine Suche, Verlinkungen innerhalb der Daten und viele mehr. Deshalb könnten folgende Fragen bei der Auswahl der passenden Software helfen:

  • Möchte ich meine Daten manuell, zum Beispiel in Ordnern, strukturieren? Oder möchte ich, dass eine Software das erledigt?
  • Wie suche ich, wenn ich etwas finden will? Nach Stichworten, Tags, Textausschnitten? Und möchte ich, dass zum Beispiel Anhänge durchsuchbar sind?
  • Möchte ich, dass Daten untereinander verlinkt sind, so dass ich Gedanken, Notizen und andere Dinge miteinander verknüpfen kann?
  • Welche Darstellung bevorzuge ich, was spricht mich an und wirkt auf mich übersichtlich?

Nach den Fragen kommt die Auswahl – Personal Knowledge Management ist eben sehr persönlich!

Mit diesen Fragen (bzw. den Antworten darauf) hat sich Deine Auswahl hoffentlich eingeschränkt. Ein letzter Hinweis sei noch gestattet: Es ist wichtig, dass Du gerne mit dem Werkzeug der Wahl arbeitest. Wenn alle Antworten auf grün stehen, aber Du schon beim Öffnen einen Würgereiz bekommst, ist es vermutlich dennoch das falsche Werkzeug.

Ich selbst habe die Fragen für mich schon mehrfach analysiert und bin auch schon oft gewechselt. So habe ich eine zeitlang Evernote benutzt, dann Notion ausprobiert und arbeite aktuell mit Obsidian. Warum? Nun, Evernote hat für mich Einschränkungen in den Bereichen Datenschutz und Format (es speichert Notizen in einem properitäten HTML-Format). Notion ist ausschließlich online verfügbar, relativ langsam und datenschutzseitig fragwürdig. Obsidian mag nicht für jeden passen, es ist definitiv eher ein Thema für technisch affine Menschen. Aber es speichert seine Daten dort, wo ich es will, in einem universellen Format und erlaubt zahlreiche Modifikationen und tolle Verlinkungen. Dieser Artikel ist übrigens mit Obsidian geschrieben worden.

Vielleicht schreibe ich ja in Zukunft noch einen Beitrag zu meinem Workflow.

Bildquelle: RainerSturm  / pixelio.de

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