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Das neue Zeitalter birgt Informationen zu jeder Zeit in vielen Formen. Texte, Videos, Tweets, Reddit – wer möchte kann den ganzen Tag nur Information zu sich nehmen. Wer sich mit Personal Knowledge Management beschäftigt, legt auch viele dieser Informationen ab. Allerdings besteht im Sammeln eine Gefahr, die die meisten kennen.

Collectors Fallacy

Die Rede ist von der sogenannten Collectors Fallacy. Wer schon einmal in der Schule oder im Studium eine Hausarbeit schreiben musste, kennt das Gefühl. Sobald das Thema bekannt ist, zieht man los und sucht sich Material dazu. Ob man dazu in eine Bibliothek geht oder den Browser öffnet, spielt eigentlich keine Rolle. Die älteren kennen das Gefühl, am Kopierer zu stehen und am Ende mit einem Stapel Seiten das Gebäude zu verlassen.

Für das Thema spielt es aber keine Rolle, ob es dieser Stapel, oder eine Linksammlung ist.

Das gefährliche daran ist, dass es Freude bereitet. Das Sammeln von Dingen schüttet Glückshormone aus. Das ist ein Grund, warum es so viele Hobbys gibt, die Sammeln beinhalten. Es geht nicht mal zwangsläufig darum, etwas mit der Sammlung anzufangen – der Besitz ist das entscheidende.

Vorsicht vor dem reinen Sammeln

Das gleiche trifft leider auch bei Informationen zu. Es fühlt sich toll an, Quellen zu suchen, zu entdecken, geordnet abzulegen. Der Haken: Das Sammeln ist nicht die Arbeit. Information irgendwo zu haben, ist kein Wissensaufbau. Ganz im Gegenteil. Je nach Menge der Informationen kann es sogar schwerer sein, damit etwas anzufangen.

Viele andere Autoren haben dazu bereits geschrieben. Als Beispiele seien hier Christian bei Zettelkasten.de und Matt Giaro bei Medium.com genannt.

Das, was diese beiden schreiben, kann ich nur bestätigen. Es ist unglaublich wichtig, Information zu verarbeiten nachdem man sie gesammelt hat. Der einfachste Weg ist derjenige, den ich kürzlich beschrieben habe. Es muss nicht immer der ausgefeilte Zettelkasten mit dutzenden Links sein. Eine einfache Zusammenfassung und Ordnung der Information ist oft völlig ausreichend.

Lass Dich nicht von Deinem Hirn veräppeln

Kurz gesagt, lass Dich nicht von den ausgeschütteten Hormonen täuschen. Auch die ausgefeilteste Suchfunktion ist kein Ersatz für eine von Dir geschaffene Ordnung und die Verarbeitung von Informationen.

Denn die Kehrseite ist, dass die schnelle Verfügbarkeit (und damit die vermeintlich unnötige Verarbeitung) zu großen Problemen in Aufmerksamkeit, Leseverständnis und Ausdauer führt. Ein Grund, warum (kurze) Videos so erfolgreich sind. Es kann also ein echter Wettbewerbsvorteil sein, diesem Trend nicht nachzugeben.

Bildquelle: Kurt Michel  / pixelio.de

Wie Du weißt, beschäftige ich mich mit vielen Methoden, Tools und Wissen rund um das Thema persönliche Produktivität. Mit den Jahren habe ich gemerkt, dass praktisch alle Methoden, egal für welchen Bereich, dabei ein paar Prinzipien gemeinsam haben. Um diese vier Prinzipien geht es heute.

Templating – einheitliche Vorgänge, die sich wiederholen

Das erste Prinzip ist das des Templating. Egal wie komplex das Regelwerk einer Methode oder eines Werkzeugs, das allerwichtigste ist, dass es reproduzierbar ist. In gleichen Situationen geht es darum, sich gleich zu verhalten. Das trifft auf GTD ebenso zu, wie bspw. auf Bulletjournaling oder Timeblocking. Obwohl alle drei komplett verschieden sind, sind sie doch gleich. Es gibt klare Regeln, wie mit etwas umgegangen wird. Und bei der Nutzung wiederholst Du diesen Ablauf so oft, bis er komplett automatisiert ist.

Die Macht der Routine habe ich ja schon einmal beschrieben. In jeder Methode, in jedem Werkzeug, steckt sie drin.

Trennung von Arbeitsschritten

Die zweite Gemeinsamkeit ist die Trennung von Arbeitsschritten. Würdest Du versuchen, alles, von Annehmen einer Aufgabe oder eines Projekts, bis hin zum Abschluss, immer am Stück zu machen… das Ergebnis wäre vorhersehbar: Es würde niemals etwas fertig werden. Es liegt in unserer Natur und der Realität, dass wir mehr Impulse in kürzeren Abständen erhalten, die mögliche Auslöser sind. Für eine Aufgabe, ein Projekt, ein neues Stück Wissen oder eine Idee.

Deshalb gibt es bei allen Methoden und Werkzeugen eine Trennung von Prozessschritten. Die Erfassung einer Idee, eines Impulses, ist ein Schritt. Die Verabreitung, also das Definieren, worum es eigentlich geht und was das gewünschte Resultat ist, ist ein anderer. Es folgen viele Arbeitsschritte, bis aus dem ursprünglichen Impuls etwas wurde. Sei es eine abgeschlossene Aufgabe, ein erfolgreiches Projekt, oder ein neues Stück Wissen in Deinem Knowledge Management.

Dieses Prinzip persönlicher Produktivität ist enorm hilfreich. Um nicht zu sagen, missionskritisch. Ich denke, ohne geht es nicht. Die Prinzipien persönlicher Produktivität gehen aber noch weiter – bei der Wartung.

Regelmäßige Wartung durch Review

Kein System der Welt, von Atomkraftwerk über Motor bis hin zu Deinem System für persönliche Produktivität, ist wartungsfrei. Diese Erkenntnis teilen alle Methoden und Werkzeuge ebenfalls. Das Zauberwort ist die regelmäßige Review.

Dabei geht es, wie bei einem Ölwechsel, darum, die Funktionsfähigkeit zu erhalten. Alle Systeme haben eine Form der Review, teilweise täglich, teilweise wöchentlich oder längerfristig, als Bestandteil. Das ist ebenso notwendig, wie das eigene Auto zur Wartung zu bringen. Denn im Laufe unserer Zeit passiert so viel, dass kein System zu jedem Zeitpunkt konsistent und vollständig sein kann.

Genau deshalb machen wir Reviews. Auch wenn sie Dir zeitaufwändig erscheinen mögen, sie sind genauso missionskritisch wie das Aufteilen der Schritte. Ein Auto ohne Öl im Motor und mit abgefahrenen Reifen bringt Dich nicht mehr ans Ziel. Genausowenig kann ein System für persönliche Produktivität Dich unterstützen, wenn Du es nicht regelmäßig wartest.

Zentralisierung von Orten

Das letzte Prinzip ist die Konzentration auf einen oder sehr wenige Orte. Das beste Beispiel ist das Thema Inbox. Die Idee dahinter ist es, sich nicht (wortwörtlich) zu verzetteln. Jeder kennt einen Menschen, der überall Zettel mit Informationen liegen hat.

Die Hürde, all diese Informationen irgendwie zu verarbeiten, ist immens hoch. Nicht nur, weil es viele sind, sondern weil man sich erinnern muss, wo man überall Informationen abgelegt hat. Deshalb verfolgen alle System das Ziel, den Ablageort von Informationen zu zentralisieren. Alle Impulse gehören in eine Inbox, alles Wissen in ein PKM, alle Termine in einen Kalender.

Damit erreichst Du, dass mindestens die mentale Anstrengung, alles zusammen zu suchen, entfällt. Ein wichtiges Hilfsmittel.

 

Ich hoffe, diese vier Prinzipien persönlicher Produktivität helfen Dir, Dir weniger Gedanken um das beste Werkzeug oder die beste Methode zu machen. Wichtiger sind die Vorteile, die sie alle gemeinsam haben.

 

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Im vergangenen Jahr hielt ich in der Reihe “Digital Jetzt” der Wirtschaftsjunioren Saarland einen Vortrag. Dabei ging es um digitale Werkzeuge für persönliche Produktivität. Wer meinen Blog länger liest, hat sicherlich gemerkt, dass ich Methoden und Routinen wichtiger finde, als das konkrete Werkzeug. Es gibt hochproduktive Menschen, die komplett analog arbeiten. Dennoch gibt es ein paar Features, die man nur mit digitalen Tools hat.

Backups und Suche

Das offensichtlichste solche Feature sind Backups. Digitale Tools haben praktisch alle eine Export- oder Backupfunktion. Das Notizbuch leider nicht. Es ist also, mit geringem Aufwand, oder gar komplett automatisiert möglich, die eigenen Daten zu sichern. Am besten wie ein Eichhörnchen: Viele Backups, an verschiedenen Stellen.

Wenn dann doch nochmal etwas schief geht, verliert man niemals alles. Verliert man das eigene Notizbuch, fällt es schwer, alles zu rekonstruieren.

Neben Backups haben die meisten Apps mittlerweile extrem gute Suchfunktionen. Mich durch zahllose Papierweiten quälen dauert auf jeden Fall länger. Diese allgemeinen Features ziehen sich durch alle Apps, die es so gibt. Aber in den verschiedenen Bereichen der Produktivität gibt es noch konkrete “Killerfeatures”, die nur Software bieten kann.

Aufgabenmanagement: Die globale Inbox

Geteilte Listen, Farben, Tags… So ziemlich jede ToDo-Listen Software bietet diese Dinge. Was sie allerdings auch bieten, was ich gerne als “Killerfeature” beschreibe, ist die globale Inbox. Mittels eines Tastaturkürzels, mittels Spracheingabe auf dem Handy, oder durch das Weiterleiten von E-Mails landet alles an einer Stelle.

Das geht natürlich nur digital und ist eine extrem wertvolle Funktion. Wie sie bei mir zum Einsatz kommt, habe ich schon oft beschrieben. Das wichtigste ist aber, dass es so schnell geht, dass ich mich nie unterbrechen muss. Egal aus welcher Quelle, ob Idee, Projekt, Aufgabe oder E-Mail, es kann schnell an einheitlichen Ort gebracht werden. Und das ist auch schon der größte Benefit: Es gibt genau diesen einen Ort, an dem ich suchen muss. Keine Zettelwirtschaft, zahllose Post-Its oder volle Schreibtische mehr.

Alleine die Inbox ist es wert, Software als Werkzeug in Betracht zu ziehen.

Knowledge Management: Suchfunktion

Die Suchfunktion habe ich bereits angesprochen. Nirgends allerdings ist sie nützlicher, als im Knowledge Management. Wenn man einige Jahre an Inhalt gesammelt hat, entstehen viele Ordner, viele Tags und viele Verknüpfungen. Eine gute Suchfunktion ist unglaublich hilfreich. Ob man sich dabei an Titel, Inhalt oder Datum erinnert, spielt bei modernen Apps keine Rolle. In der Regel findet man, was man sucht.

Ein Notizbuch hat leider keine Suchfunktion. Bullet Journaling versucht durch gute Indizees dieses Problem zu adressieren. Aber mit einer Volltextsuche in Sekundenbruchteilen kann das dennoch nicht mithalten.

Kommunikation und Kollaboration

Obwohl ich viel Kommunikation grundsätzlich gutheiße, ist Kommunikation auch immer eine Quelle von Unterbrechungen.

Digitale Tools haben ein Killerfeature, das dabei helfen kann: “Do not disturb“. Sei es Whatsapp, Teams, Outlook oder wie das Tool auch heißen mag. Bei allen ist es möglich, Benachrichtigungen gezielt zu unterdrücken oder zu filtern. In einer Zeit, in der man gefühlt dauernd einen Chat offen hat, ist das genau das richtige Feature. Es erlaubt die Vorteile der schnellen Kommunikation zu nutzen, ohne sie zum Herrscher der eigenen Zeit werden zu lassen.

Es lohnt auf jeden Fall, auf den eigenen Geräten mal zu schauen, welche Optionen es für die Benachrichtigungen gibt.

Templating

Last, but not least, Vorlagen. Praktisch jede Software bietet die Option, Vorlagen jeder Art zu speichern. Und Dinge wiederholen sich. Oft!

Deshalb ist es sehr zeitsparend und förderlich, wenn man sich Vorlagen baut. Ob in jeder App, oder einer globalen Software, ist dabei egal. Hauptsache, man muss nicht immer wieder das gleiche schreiben, oder jedes Mal darüber nachdenken, welche Form etwas haben sollte.

Eine Lanze für analoges möchte ich noch brechen

Wie jeder gute Handwerker weiß, helfen erstklassige Werkzeuge nur dann, wenn man sie ordentlich einsetzen kann. Es ist also völlig ok, nicht der neuesten App hinterher zu jagen, sondern das vertraute Notizbuch zu nutzen. Wenn man allerdings weiß, wie man sich organisieren möchte, kann Software mit ihren “Killerfeatures” der fehlende Baustein für richtig gute Produktivität sein.

Bildquelle: günther gumhold  / pixelio.de

 

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Vor langer Zeit schrieb ich einen Beitrag, in dem ich mein damaliges Produktivitätssystem mal in etwas größerer Tiefe vorgestellt habe. Drei Jahre später kam dann ein Update, das nun auch schon wieder zwei Jahre alt ist. Anfang 2022 kam dann noch der Prozess meiner Jahresplanung dazu. Dieser hat auch Bestand. Allerdings hat sich mein System weiterentwickelt. Deshalb gibt es heute mal einen umfangreichen Updateartikel.

Was verstehe ich unter persönliche Produktivität?

Bei solchen Artikeln sollte man immer zwei Dinge voranschieben. Zuallererst, es handelt sich hier um mein System. Das bedeutet, es muss nicht für Dich passen. Ich behaupte nicht, dass es das beste ist. Ich behaupte nicht mal, dass es besser als andere ist. Und schon gar nicht, dass es irgendwelchen Methoden folgt. Ganz im Gegenteil, es ist ein Mix aus verschiedenen Elementen verschiedener Methoden mit vielen kleinen Änderungen durch mich.

Was ich gerne behaupte ist, dass ich gut damit klar komme und effektiv bin.

Das zweite, das man vorab klären sollte, ist, worüber man spricht. Ich spreche, wenn ich “Persönliche Produktivität” sage, von diesen vier Bereichen:

Und genau über diese Bereiche spreche ich, wenn ich Euch meinen Arbeitsprozess vorstelle.

Der Einstieg: Globale Inbox

Egal, was mir so im Laufe des Tages begegnet – es wandert alles in eine einzige Inbox. Zu diesem Zeitpunkt ist absolut nicht klar, was sich dahinter verbirgt. Es könnte eine Aufgabe sein, ein neues Projekt, eine Idee, ein Stück Wissen, oder es könnte Müll sein.

Diese Entscheidung treffe ich später. Mir ist zuerst mal wichtig, dass ich alles ablege. Und das passiert häufig. Irgendwo zwischen 30 und 100 Items wandern pro Tag in diese Inbox. Ich nutze hierfür Todoist. Der Hintergrund dafür ist, dass ich zwei Features der Software sehr schätze. Zum Einen die Erkennung natürlicher Sprache, zum anderen die Möglichkeit, geteilte Listen zu haben.

Die Funktion, die ich für die globale Inbox benutze, ist allerdings nicht exklusiv. Die allermeisten Softwarelösungen für Aufgabenmanagement haben sie: Den globalen Tastatur-Shortcut. Egal, was ich gerade tue, oder in welchem Programm ich bin, das Drücken von “Control + Leertaste” öffnet sofort ein kleines Eingabefenster und ich kann darin etwas in meine Inbox werfen.

Diese Funktion alleine, und natürlich ihre Nutzung, behaupte ich, würde neun von zehn Menschen massiv viel effektiver machen. Denn während man etwas tut, wird man oft unterbrochen oder es kommen einem eigene Gedanken. Immer, wenn das passiert, wandert es bei mir in die Inbox. Ein paar Beispiele:

  • Oh, der Rasen ist aber lang. Vielleicht mal wieder mähen
  • Der Mitarbeitende kommt durch die Tür und bittet um einen Gesprächstermin – gut, dass ich später darauf zurückkommen kann, ohne meine Arbeit zu unterbrechen
  • Beim Schreiben eines Blogs kommen mir Ideen für weitere Beiträge. Dank Inbox gehen sie nicht verloren

Das sind alles reale Beispiele aus meinem Alltag, wie sie täglich dutzendfach vorkommen. Ob man dafür nun ein Listentool, oder ein Notiztool präferiert, spielt eigentlich keine Rolle. Wichtiger ist, dass alles sicher und sofort an einen einzigen Ort gebracht wird.

Die Verarbeitung

Zwei bis drei Mal pro Tag verarbeite ich dann alle Einträge in meiner Inbox. Hier orientiere ich mich dann stark an “Getting Things Done” (GTD). Ich entscheide in diesem Moment, worum es sich handelt:

  • eine Aufgabe
  • ein Projekt
  • ein Termin
  • nützliches Wissen
  • Gesprächsthema mit einer Person
  • Eine Idee, die vielleicht irgendwann nützlich wird
  • Müll

Je nachdem, was es ist, passiert dann etwas mit dem Eintrag:

1. Aufgaben wandern in mein Task Management
2. Projekte gehen in eine seperate Projektliste
3. Termine gehören in meinen Kalender
4. Wissen gebe ich in die Inbox meines Knowledge Management (dazu später noch etwas mehr)
5. Gesprächsthemen wandern entweder auf eine dauerhafte Themenliste pro Person (z. B. mit meinen Abteilungsleitern) oder als Gesprächsaufgabe in mein Task Management
6. Ideen finden auf einer Ideenliste Platz
7. Müll wird gelöscht

Ab diesem Moment (oder, streng genommen, schon in dem Moment) weiche ich allerdings von reinem GTD ab. Denn das von David Allen entwickelte Framework arbeitet de facto ausschließlich mit Listen, während ich z. B. meine Projekte oder Gesprächsthemen eher in dauerhaften Notizen verwalte. Dieser Unterschied ist noch geringfügig, aber im Task Management werde ich Herrn Allen auch untreu.

Task und Project Management

In “Getting Things Done” empfiehlt David Allen, die Aufgaben nach Kontext, Area of Focus und Projekt filterbar abzulegen. Das ergibt durchaus auch Sinn – was er dagegen explizit nicht empfiehlt, ist eine Form zeitlicher Zuordnung. Das ist auch, wenn man sein Buch liest, aus seiner Sicht in Ordnung.

Allerdings spielen in meinem Leben zeitliche Faktoren durchaus eine Rolle. Viele Dinge sollten in bestimmten Zeiträumen, wenn auch nicht zwangsläufig an bestimmten Tagen, stattfinden. Carl Pullein und sein Time Sector System haben sich in meiner Lebensrealität als sehr hilfreich erwiesen. Ich kombiniere in meiner Realität beide Systeme. Hier mal ein Blick auf meine Projektleiste in Todoist:

Die ersten vier Einträge, sowie spätere Projekte, sind eins zu eins aus Carl Pulleins System entnommen. Für mich hat es sich als nützlich erwiesen, alle zukünftigen Monate (als Subprojekte unter Längerfristig) in meinem System zu haben, und den aktuellen Monat nach diese Woche, kommende Woche und Rest des Monats aufzuteilen. Da ich bei den allermeisten Aufgaben abschätzen kann, wann sie ungefähr stattfinden müssen, wandern Aufgaben auch meist da hinein. Der absolute Schwerpunkt sind diese und die kommende Woche.

Längerfristig, als Beispiel: Wenn ich einen Menschen einstelle, und mit ihm nach bestandener Probezeit eine Gehaltsanpassung vereinbare, kann ich das jetzt schon ablegen – in den Monat, in dem ich hierüber die Entscheidung treffe. Wenn also dieser Monat kommt, und ich die Aufgaben daraus in meine kurzfristigere Planung übernehme, wandert die Aufgabe (dann natürlich konkretisiert) in meine aktuelle Planung. Bis dahin kann sie erst mal als Reminder an der richtigen Stelle liegen.

Wie man sieht, gibt es noch andere Fälle:

Blog Content Pipeline: Immer, wenn ich eine Idee für einen Blog habe, kommt diese in das Projekt. Die bewusste Trennung erlaubt mir Fokus, da ich tendenziell gebündelt Blogs schreibe
Routines: Jede Aufgabe, die auf irgendeine Art wiederkehrend ist, lege ich hier ab. Dabei versehe ich sie auch mit dem konkreten Rhythmus, wobei Todoist und seine Texterkennung hier wunderbare Dienste leisten (zum Beispiel “Alle zwei Wochen ab 1.10.22 Müll rausstellen” wird automatisch in eine Aufgabe “Müll rausstellen” mit zweiwöchiger Wiederholung und erster Fälligkeit am 1. Oktober umgewandelt)
Lists: Hier finden die Informationen Platz, die ich mit anderen teilen will. Restaurantempfehlungen, Reiseziele und -ideen, kleine Reminder und vieles mehr, auf das nicht nur ich Zugriff haben soll. Deshalb sind die Unterprojekte von Lists auch tendenziell geteilte Projekte

Aber wo bleibt denn GTD?

Wer meinen Blog länger liest weiß, dass ich ein großer Freund von GTD bin. Und auch wenn ich meine Aufgaben, oberflächlich betrachtet, nicht GTD-konform ordne, so ist GTD doch immer präsent. Wenn man sich irgendeines der Monats- oder Wochenprojekte anschaut, sind sie alle in einer Kanban-Sicht angezeigt und in vier Listen unterteilt:

Diese vier Listen (11elements, Privat, Side Business und Ehrenamt) entsprechen meinen Areas of Focus, also meinen Lebensbereichen. Da ich alle Projekte nach diesem Schema aufgebaut habe, ist auch das Verschieben von Einträgen nie ein Problem, denn ob im Dezember, in diese Woche oder im Rest des Monats, die vier Lebensbereiche tauchen überall auf. Man könnte das sicherlich noch feiner unterteilen, aber die Zahl vier hat sich für mich als gut erwiesen. Es passt alles, gut lesbar, auf einen Bildschirm, das Scrollen ist minimiert.

Selbst die Kontexte aus GTD sind bei mir vorhanden. Allerdings sehr sparsam. Ein Kontext wie “at computer” ergibt in meiner Realität keinen Sinn. Ich habe immer eine Art Computer (oder ein Telefon) zur Hand, wodurch derartige Kontexte an Wert verlieren. Einige nutze ich allerdings, und zwar mit Hilfe der Funktion Tags in Todoist. Konkret, ich habe folgende Tags aktuell noch in Nutzung:

Call/Text: Für Anrufe oder Nachrichten, bei denen ich auf jemand zugehen möchte
Agenda: Für Dinge, die ich konkret mit einer Person besprechen will
Mail: Für E-Mails, die ich schreiben muss
Waiting For: Dinge, auf die ich warte

Und hier kommt die Magie von Suchfunktionen zur vollen Entfaltung! Alle diese Kontexte sind, in den meisten Fällen, personenbezogen. Dadurch, dass ich für alle Personen das gleiche Schema verwende (in meinem Fall: Jan Hossfeld, also die Abkürzung “JaHo:” voranstelle), kann ich die Suchfunktion nutzen, sobald ich mit der Person spreche oder mich mit allem, was sie betrifft, beschäftigen möchte. Ich gebe einfach “JaHo:” in das Suchfeld ein und erhalte automatisch eine Liste aller Einträge. Seien es Gesprächsthemen, Dinge auf die ich warte, oder Mails die ich noch an die Person schicken muss.

Zusätzlich kann man auch global auf einen Tag filtern, also alle offenen Agendas anzeigen lassen, oder alle Dinge, auf die man wartet.

Projekte pflege ich woanders

Die Überschrift der Listen in Todoist (“Projekte”) legt schon nahe, dass viele Menschen ihre Aufgaben projektweise anordnen. Das habe ich auch lange gemacht, nutze aber mittlerweile ein anderes System. Projekte wandern in eine dauerhafte Notiz in meinem Notizwerkzeug. Genauer, eigentlich in zwei Listen. Meine Jahresplanung hat als Output ja eine Projektliste. Wie es so schön heißt, kein Schlachtplan überlebt den ersten Feindkontakt. So ist es mit Projekten auch.

Deshalb habe ich meine Projektliste aus der Jahresplanung abgelegt, und arbeite im Laufe des Jahres mit einer Kopie davon. So kann ich beim nächsten Jahresreview besser beurteilen, wie gut oder stabil mein Plan war, was ich daraus lerne und wie ich dann das nächste Jahr besser planen kann.

Diese Projektliste sichte ich einmal pro Woche und stelle dabei sicher, dass jedes aktuelle Projekt auch mindestens eine konkrete Aufgabe in meinem Task Management hat, wenn es ansteht. Das ist auch wieder, ganz klassisch, GTD – mindestens der “next step” muss bekannt sein. Der Rest ergibt sich meistens, wenn man ihn angeht.

Knowledge Management

Vielleicht einer der gößten Bereiche, die es aktuell gibt, und auch einer, bei denen es eine Masse von Werkzeugen und Methoden gibt, die allesamt als “das richtige” angepriesen werden. Auf Dauer hat mich weder ein spezifisches Werkzeug, noch eine Methode komplett begeistert. Und deshalb ist mein Knowledge Management, analog meinem Task Management, ein wilde Mischung aus verschiedenen Methoden.

Aber lass mich von vorn beginnen. Mein aktuelles Werkzeug der Wahl für Bloggen, Notizen, Wissen und vieles mehr ist Obsidian.

Die Entscheidung hat technische und pragmatische Gründe. Obsidian speichert alle Inhalte als einfache Dateien im Filesystem. Export, Toolwechsel und Datensicherung sind damit so simpel, wie es nur geht. Zudem ist es dank vieler Plugins auf die eigenen Präferenzen und Bedürfnisse anpassbar. ABER: Solche Tools sind konfigurationslastig! Wer “einfach nur Zeug festhalten” will, findet viele einfacher zugängliche Systeme.

Deshalb möchte ich lieber darauf eingehen, was in meinem System passiert. Aufmerksame Leser erkennen vermutlich die Ordnerstruktur. Sie ist angelehnt an PARA von Tiago Forte. Zusätzlich benutze ich auch noch Tags um bestimmte Themen in Inhalten festzuhalten. Aber im Großen und Ganzen arbeite ich mit Ordnern.

Inbox: Hier wandert jede neue Notiz erst einmal hinein und durchläuft dann entsprechend eine Verarbeitung. Wenn die Notiz abgeschlossen ist, wird sie entsprechend einsortiert
MOCs: Ich habe ein wenig mit Zettelkasten als Methode experimentiert. Darüber hatte ich auch mal gebloggt. In einem reinen Zettelkasten-System ergeben sogenannte “Maps of Content” viel Sinn. In meiner Realität sind sie eher Überbleibsel des Experiments. Einige nutze ich noch, darunter meine Blog-MoC. Der Rest wird eher nicht gepflegt
Goals: Hier verweise ich gerne auf meinen Beitrag zu meiner Jahresplanung – das Ergebnis davon findet sich in diesem Ordner.
Areas of Focus: Hier wird es erstmals interessant. In diesem Ordner befinden sich mehrere Subordner zu Verantwortungsbereichen – effektiv also die detailliertere Variante der vier AoF in meinem Taskmanagement. So gliedert sich meine Arbeit als Geschäftsführer der INFOsys Kommunal GmbH hier in Unterordner wie Datenschutz, Allgemeines Management, Teamentwicklung oder Infrastruktur. Ähnlich verhält es sich mit privaten, ehrenamtlichen oder Nebentätigkeiten. Sofern es Verantwortungsbereiche sind, die kein festes Ziel oder Enddatum haben (hier orientiere ich mich wieder an Tiago Forte), liegen die Notizen und Informationen dazu in diesem Ordner
Projects: Umgekehrt ist es mit Dingen, die ein festes Ziel oder Enddatum haben. Projekte haben hier einen Unterordner (meist mit Präfix der Nummer des Monats, in dem ich sie auch geplant habe; Jahresprojekte haben das Präfix “00”), in das alles an Projektnotizen und Material hineinwandert
Ressourcen ist meine echte Datenablage. Meetingprotokolle, mein Tagebuch, meine Blogs, gespeicherte Artikel und Literatur-Highlights sowie vieles andere findet darin Platz. Wer genauer hinschaut, sieht einen Unterordner “Zettel“. So ganz habe ich mich nämlich nicht von Zettelkasten verabschiedet. Wissen über meine Hauptthemen (Leadership, persönliche Produktivität und ein paar andere) lege ich nämlich als echte Zettel hier drin ab. Es sind also atomare (lies: “Einzelstatements” bzw. “Ein Stück Wissen pro Zettel”) Notizen mit Quellenangabe, Tag und Verlinkung zu anderen Zetteln oder Inhalten – plus meine eigenen Gedanken dazu. Aus diesem Unterordner entsteht die absolute Mehrzahl meiner Blogs
Attachments und Archiv sollten selbsterklärend sein

Der Prozess in meinem Knowledge Management

Je nachdem, worum es geht, habe ich verschiedene Arbeitsprozesse in meinem Knowledge Management, die allermeisten durch Templates unterstützt.

1. Notizen mit Bezug zu einem Verantwortungsbereich oder einem Projekt bekommen einen aussagekräftigen Titel, sind aber sonst in ihrer Form frei. Ich lege sie, sobald ich fertig bin, im entsprechenden Ordner ab und habe somit alles auf einen Blick. Dabei beginnen alle Notizen immer mit dem Datum im Format YYYYMMDD. Das ist pragmatisch, weil ich sie dann einfach nach Datum sortiert sehe – und bei Ausfall meines Systems auch im Dateisystem einfach sortieren kann. Zudem spielen für viele Dinge in meinem Leben die Daten eine wichtige Rolle. Wenn Du mich also fragst, “was ist denn am 04. April 2021 alles bei Dir so gewesen” kann ich das vermutlich in wenigen Sekunden genau sagen.

2. Formatierte Notizen sind bei mir solche, die sich immer wiederholen, zumindest in ihrer Form. 1on1s mit meinem Team, Meetingprotokolle, mein Tagebuch, all das hat eine feste Form. Dafür habe ich ein Template, das dann nur noch ausgefüllt wird. Das Template beinhaltet aber ebenfalls das Datum im oben beschriebenen Format.

3. Quellen und Buchhighlights, zum Beispiel aus dem Kindle exportiert, lege ich im Originalformat ab. Ich ergänze lediglich eine Art “Metadaten-Block” am oberen Ende mit Autor, Originallink und Datum, sowie Tags wo es Sinn ergibt. Diesen Prozess habe ich mit einem Clipper im Browser und einem Plugin zum Import von Kindle-Highlights quasi automatisiert. Das könnten Rezepte aus dem Internet sein, ebenso wie Artikel zu Leadership. Die Tags und ggf. Ordner sorgen dafür, dass ich bei Bedarf alles finde.

4. Wissensnotizen oder Zettel sind das, was entsteht, wenn ich die Quellen und Highlights verarbeite. Wichtige Kerngedanken halte ich jeweils in einer eigenen Notiz fest. Auch hierfür habe ich ein Template bzw. ein Plugin, um direkt aus der Quelle zu extrahieren. Dabei nutze ich die Zettelkastenmethodik, indem ich nicht nur einfach das Zitat auf eine Notiz schreibe, sondern das, was ich so behaltenswert finde, in eigene Worte fassen, zusätzliche Gedanken festhalte und bei der Gelegenheit auch Verlinkungen zu anderen Zetteln oder Notizen herstelle. Parallel dazu entstehen oft Gedanken für neue Blogs, die dann per “Control + Leertaste” in meine Inbox wandern (siehe oben). Wenn ich dann den Blog schreibe, reicht ein Blick auf den Zettel, um praktisch 50% des Contents schon zu haben.

Abgeschlossene Projekte verschiebe ich einfach komplett mit ihrem Unterordner ins Archiv. So bleibt das Wissen erhalten, aber blockiert nicht die Sicht auf aktuelle Dinge. Der Schwachpunkt meines Systems ist sicherlich der Teil mit den Zetteln. Das sind mittlerweile recht viele, und da ich die Maps of Content nicht gepflegt habe, leidet die Übersicht. Ich behelfe mir dann mit der grafischen Darstellung, die Obsidian bietet, um bei Bedarf die Verbindungen zu sehen und per Klick auch direkt aufrufen zu können:

Kommunikation und Kollaboration

Nun arbeitet man ja meist selten ohne Interaktion mit anderen. Das ist ja auch gut so. Allerdings kann fehlerhafte Kommunikation und Kollaboration massive Einbrüche der eigenen Effektivität zur Folge haben. Deshalb ist mein Prinzip asynchrone Kommunikation first. Ich bevorzuge generell die Option, mich zu einem Zeitpunkt meiner Wahl mit Kommunikation zu beschäftigen. Deshalb läuft bei mir viel über Chat oder E-Mail (die, entgegen aller Vorurteile, absolut nicht tot ist, sie hat einige Vorteile). Nur wenn etwas wirklich kritisch ist, sollte man zum Telefon/Teams-Anruf greifen. Das ist aber dann auch sinnvoll. Die meisten Dinge jedoch haben Zeit und können damit strukturiert werden.

Wie ein Chat funktioniert, muss ich, denke ich, nicht erläutern. Ich nutze meist Teams von Microsoft.

E-Mails dagegen sind spannend. Denn auch bei E-Mails gibt es eine Inbox, und da kann man sehr viel Effektivität reinbringen. Zuallererst gilt das gleiche Prinzip, das ich nun schon mehrfach beschrieben habe: Meine Inbox ist ein Briefkasten. Dinge kommen an. Das heißt nicht, dass ich ihn dauernd leere. Vielmehr tue ich das 2-3 Mal pro Tag. Und einen Teil davon mache ich nicht mal selbst. Der Vorteil von Mailclients (in meinem Fall Microsoft Outlook) ist, dass sie viele Funktionen bereitstellen, um Dinge automatisch zu sortieren.

Ich habe mir, für meinen Use Case, deshalb drei wichtige Ordner, sowie ein paar weniger wichtige, angelegt:

Neben denen auf dem Bild gibt es noch einen Ordner CC, sowie spezielle Ordner für Großkunden. Daneben habe ich die Standardkategorien, die es in Outlook gibt (blaue Kategorie, rote Kategorie, etc.) gelöscht und durch eigene Kategorien ersetzt. Beispiele dafür sind Datenschutz, Steuerung, Bewerbung und noch einige mehr. Du erkennst, es bezieht sich, wieder, auf meine Verantwortungsbereiche.

Mit Hilfe des Regelsystems passiert bei meinen Mails nun jede Menge automatisch, bevor ich sie auch nur anfasse. Ich filtere Mails nach verschiedenen Kriterien:

Absender: Für Bewerbungen oder Rechnungen habe ich spezielle Mailadressen angelegt. Durch eine Regel können diese kategorisiert und in den entsprechenden Ordner verschoben werden
Betreff: Bewerbungen haben, neben potentiell einer speziellen Empfängeradresse, auch meist das Wort “Bewerbung” im Betreff. Damit werden sie kategorisiert und in den Ordner “Handlung erforderlich” geschoben
Anhang: Es gibt bestimmte Daten in einem festen Format, die ich regelmäßig bekomme. Auch hier lasse ich kategorisieren und verschieben
CC: CC heißt, dass ich über etwas informiert werden soll, aber keine Handlung erforderlich ist. Dementsprechend lasse ich Mails, in denen ich CC bin, in den gleichnamigen Ordner schieben

Mit allem, was dann noch übrig bleibt, kann ich dann manuell ähnliche Dinge tun. Realistisch wird das meiste übriggebliebene direkt archiviert oder gelöscht. In meinem Taskmanagement ist eine tägliche Routine “Handlung erforderlich prüfen” hinterlegt, so dass keine Mail, bei der ich etwas tun muss, sehr lange unbearbeitet bleibt. Mein Ziel ist es immer, am Ende des Tages Inbox Zero zu erreichen.

Templating

Mein ganzes System wird, an verschiedenen Stellen, durch Templating unterstützt. Ich benutze dafür im Wesentlichen die Software Textexpander, in die ich so ziemlich alles, was sich wiederholt, als Vorlage eingebe. Das beginnt bei kleinen Schnipseln wie meiner E-Mailadresse und geht hin bis zu ganzen Texten über mehrere Seiten.

Einige Beispiele:

– Statt meine volle Mailadresse irgendwo einzutragen, gebe ich nur ;inkomail ein, und sie erscheint
– Leider muss ich auch oft Bewerbungsabsagen verschicken. Dank ;absage fragt mich Textexpander noch nach Geschlecht und optionalem Block, ob ich die Unterlagen gerne aufheben möchte, und fertig ist die Mail
– Mein Tagebuch hat immer das gleiche Format. Beginne ich also in Obsidian in der Titelzeile und gebe ;journalmd ein, wird das aktuelle Datum ebenso ausgefüllt, wie die gesamte Vorlage im Körper der Notiz
– Das gleiche gilt für Weekly Reviews, der Befehl ;weekly füllt die Vorlage aus, sogar automatisch mit den korrekten Daten der Woche, die betrachtet wird, da man auch Daten in Textexpander-Vorlagen manipulieren kann

So sieht es beispielsweise aus, wenn ich in eine Notiz ;protokoll eingebe:

Diese Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Das wichtigste Take-Away ist: Versuche einfach so vieles wie möglich zu standardisieren und automatisieren. Aber erst, wenn die anderen Teile Deines Systems passen. Sonst kommst Du ganz schnell in den “Toolporn” und beschäftigst Dich viel mehr mit der Optimierung des Systems, statt damit, etwas zu tun.

Das Review

Dieser Beitrag ist schon sehr lange. Und ähnlich lang werden Deine Projektlisten, Aufgabenlisten, Notizen und Termine sein. Ein Punkt, den GTD exakt richtig erkannt hat, ist das Thema Review. Und zwar regelmäßig. Ich gehe mein System jede Woche nach einem festen Schema durch, entferne obsoletes, verarbeite nicht verarbeitetes und habe währenddessen noch einige Ideen. Das ganze unterstütze ich mit einem Trigger in meinem Aufgabensystem (“Jeden Freitag Zeit für mein Weekly!”) und einem fix und fertigen Template, das alle Schritte dieses Reviews beinhaltet:

Damit ist sichergestellt, das mein System zu jedem Zeitpunkt vertrauenswürdig und nutzbar ist. Hier stimme ich David Allen voll und ganz zu: Ohne regelmäßige Reviews ist Dein System nutzlos.

Puh, das war viel

Das hier war mit Abstand der längste Blog, den ich je geschrieben habe. Ich hoffe, Du findest darin Anregungen, die Dir helfen.

Allerdings, noch einmal zum Abschluss der Disclaimer: Ich habe Dir heute, in großem Detailgrad, mein System vorgestellt. Es passt für mich. Dein System muss für Dich passen! Dabei kann ich Dir auch helfen – schau einfach mal hier hinein.

 

Hinweis: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links.

Ich beschäftige mich momentan ein wenig mit dem Zettelkasten von Niklas Luhmann. Die Methode erlebt gerade einen regelrechten Hype. Und so ganz unberechtigt ist das nicht. Wer einen Einstieg sucht, wird bei diesem Buch definitiv fündig. Ich habe beim Lesen festgestellt, dass ich als GTD-Anwender für Zettelkasten eigentlich prädestiniert bin.

In aller Kürze: Was ich bislang verstehe

Die Idee der Zettelkasten-Methode ist es, sich über lange Dauer eine große Menge von Gedanken verknüpft abzulegen. Dazu beginnt man bei flüchtigen Notizen und verarbeitet diese dann anschließend, indem man sie ausformuliert, ablegt und mit anderen Notizen verknüpft.

Die Methode richtet sich vor allem an Knowledge-Worker, da sie ursprünglich dazu gedacht war, das Schreiben von wissenschaftlichen Arbeiten zu unterstützen und wissenschaftliches Denken zu fördern.

Niklas Luhmann, der bekannteste Nutzer der Methode, war damit sehr erfolgreich. Laut dem Buch von Sönke Ahrens hat er damit über 60 Bücher und 400 Artikel publiziert – und seine Promotion und Habilitation innerhalb eines Jahres geschafft. Eine beeindruckende Leistung.

Warum GTD und Zettelkasten so gut zusammen passen

Beim Lesen des Buchs fiel mir auf, dass die Prinzipien und grundlegenden Denkansätze sich stark ähneln. Das sollte es GTD-Anwendern zumindest leichter machen, Zettelkasten zu adaptieren.

Konkret geht es dabei um folgende Punkte:

  • Alles aufschreiben: GTD-Nutzer kennen das Prinzip bereits. Die Idee hinter GTD ist es, den Kopf zu entlasten und alle Aufgaben und Projekte deshalb in ein externes System zu überführen. Das entlastet den Kopf von der Speicherung von Information, so dass er sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann. Das gleiche Prinzip gilt auch beim Zettelkasten – jeder Gedanke soll erst einmal in einer flüchtigen Notiz festgehalten werden. Das kommt bekannt vor und dürfte keine große Umstellung sein.
  • “Das zweite Gehirn“: Auch bei Zettelkasten spricht man von einem zweiten, externen Hirn. Das ist genau das gleiche, was David Allen für Aufgaben, Projekte, Verantwortungsbereiche und Ziele propagiert. Im Prinzip hat man also, in der Kombination, zwei zweite Hirne: Eines für was zu tun und zu erreichen ist, eines für alles Wissen und Denken, das man anhäuft.
  • Die Trennung von Schritten: Beide Methoden haben gemein, dass die Erfassung von Daten schnell gehen soll, aber nicht gleichzeitig mit ihrer Verarbeitung passiert. Im Gegenteil, die Schritte, die man aus GTD kennt (capture, clarify, organize, reflect, do) sind, mit leichter Abwandlung auf das Denken und Schreiben, eins zu eins übertragbar.
  • Werkzeuge sind nicht entscheidend: Sowohl David Allen als auch Niklas Luhmann stellen Werkzeuge komplett hinten an. Die Methode steht im Vordergrund. Bei Luhmann umso mehr, als dass es zu seiner Zeit noch keine schöne Software gab, die ihm hätte helfen können. Aber auch Allen hat GTD auf Papier begonnen, bevor er zu elektronischen Werkzeugen wechselte. Wichtiger als das Werkzeug ist die Einhaltung von Prinzipien, die bei beiden sehr ähnlich sind – siehe oben.

Ich werde mal weiter experimentieren

Je mehr ich davon verstehe, desto spannender klingt Zettelkasten als Methode zum „Personal Knowledge Management“. Ich werde auf jeden Fall weiter damit experimentieren. Und wer weiß, vielleicht unterstützt es mich ja dabei, mehr und besser zu bloggen.

Das einzige, wobei ich mich ertappt habe: Ich bin dem Toolporn verfallen und habe gleich mehrfach an verschiedenen Stellen begonnen. Und das, obwohl ich weiß, dass Werkzeuge austauschbar sind und sein sollten.

Lasst mich gerne wissen, wenn Euch dieses Thema so sehr interessiert, dass es weitere Erfahrungsberichte braucht. Bislang ist mein Zwischenfazit: „GTD + Zettelkasten. A Match made in heaven“.

 

Bildquelle: RainerSturm / pixelio.de

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