Collectors Fallacy – warum Sammeln befriedigt aber wenig hilft

Das neue Zeitalter birgt Informationen zu jeder Zeit in vielen Formen. Texte, Videos, Tweets, Reddit – wer möchte kann den ganzen Tag nur Information zu sich nehmen. Wer sich mit Personal Knowledge Management beschäftigt, legt auch viele dieser Informationen ab. Allerdings besteht im Sammeln eine Gefahr, die die meisten kennen.

Collectors Fallacy

Die Rede ist von der sogenannten Collectors Fallacy. Wer schon einmal in der Schule oder im Studium eine Hausarbeit schreiben musste, kennt das Gefühl. Sobald das Thema bekannt ist, zieht man los und sucht sich Material dazu. Ob man dazu in eine Bibliothek geht oder den Browser öffnet, spielt eigentlich keine Rolle. Die älteren kennen das Gefühl, am Kopierer zu stehen und am Ende mit einem Stapel Seiten das Gebäude zu verlassen.

Für das Thema spielt es aber keine Rolle, ob es dieser Stapel, oder eine Linksammlung ist.

Das gefährliche daran ist, dass es Freude bereitet. Das Sammeln von Dingen schüttet Glückshormone aus. Das ist ein Grund, warum es so viele Hobbys gibt, die Sammeln beinhalten. Es geht nicht mal zwangsläufig darum, etwas mit der Sammlung anzufangen – der Besitz ist das entscheidende.

Vorsicht vor dem reinen Sammeln

Das gleiche trifft leider auch bei Informationen zu. Es fühlt sich toll an, Quellen zu suchen, zu entdecken, geordnet abzulegen. Der Haken: Das Sammeln ist nicht die Arbeit. Information irgendwo zu haben, ist kein Wissensaufbau. Ganz im Gegenteil. Je nach Menge der Informationen kann es sogar schwerer sein, damit etwas anzufangen.

Viele andere Autoren haben dazu bereits geschrieben. Als Beispiele seien hier Christian bei Zettelkasten.de und Matt Giaro bei Medium.com genannt.

Das, was diese beiden schreiben, kann ich nur bestätigen. Es ist unglaublich wichtig, Information zu verarbeiten nachdem man sie gesammelt hat. Der einfachste Weg ist derjenige, den ich kürzlich beschrieben habe. Es muss nicht immer der ausgefeilte Zettelkasten mit dutzenden Links sein. Eine einfache Zusammenfassung und Ordnung der Information ist oft völlig ausreichend.

Lass Dich nicht von Deinem Hirn veräppeln

Kurz gesagt, lass Dich nicht von den ausgeschütteten Hormonen täuschen. Auch die ausgefeilteste Suchfunktion ist kein Ersatz für eine von Dir geschaffene Ordnung und die Verarbeitung von Informationen.

Denn die Kehrseite ist, dass die schnelle Verfügbarkeit (und damit die vermeintlich unnötige Verarbeitung) zu großen Problemen in Aufmerksamkeit, Leseverständnis und Ausdauer führt. Ein Grund, warum (kurze) Videos so erfolgreich sind. Es kann also ein echter Wettbewerbsvorteil sein, diesem Trend nicht nachzugeben.

Bildquelle: Kurt Michel  / pixelio.de

/0 Kommentare/von

Tod und Trauerfälle im Unternehmen

Durch das WJ-Netzwerk habe ich, vor langer Zeit, Stefan Hund kennengelernt. Als ehemaliger Pastor kennt er sich mit dem Thema Seelsorge gut aus. Anfang letzten Jahres sprachen wir über das Thema “Trauer im Unternehmen“. Das war leider unfreiwillig, denn es hatte bei uns einen Todesfall gegeben. Ein junger Mann, unter 40, starb. Für mich eine neue Herausforderung, neben den eigenen Emotionen.

Tod und Trauer sind leider immer präsent

Es gibt den, etwas geschmacklosen, Scherz, dass nur zwei Dinge sicher sind: Der Tod und das Finanzamt. So bösartig das klingt, es ist wahr.

Als ich die Nachricht erhielt, dass einer meiner Mitarbeiter ins Krankenhaus gekommen ist, war ich noch völlig entspannt. Er hatte sich vorher bei einem Unfall eine relativ harmlose Verletzung zugezogen und befand sich in der Erholung davon. Dass dabei mal etwas schiefgeht, ist normal. Und ein Krankenhaus ist, in einem solchen Fall, der beste Ort für die Person, so mein Denken. Zudem, noch keine 40, das wird schon alles klappen.

Ich loggte mich noch in unseren Chat ein und schrieb ihm scherzhaft, dass er für den vermeidbaren Rückschlag noch Ärger bekommt. Die Annahme: Er liest es ja bald. Allerdings lag ich falsch.

Ein Schock

Nur wenige Stunden später rief mich seine Führungskraft an. Er war im Krankenhaus verstorben. Das war ein Schock.

Obwohl ich genug Erfahrung mit dem Tod habe, kam diese Nachricht absolut unerwartet. Ich wusste gar nicht, wie ich reagieren soll. Dieses Gefühl beschreibt Stefan auch in einem Artikel.

Es fühlte sich einfacher an, mich auf die betriebswirtschaftlichen Implikationen zu beschränken. Wie besetze ich die Stelle nach? Welche Projekte müssen anders verteilt werden? Passt die Teamstruktur dann noch?

Der Schutzmechanismus hielt allerdings nicht lange. Schon bald kamen die Emotionen dazu, die ich zu unterdrücken versuchte. Wir sind ein kleines Unternehmen. Wir haben viele Grillabende, Feiern und tolle Gespräche miteinander verbracht. Die Lücke, die sich auftat, war riesig. Und mir alleine ging es nicht so. Das Team, das jeden Tag mit der Person zu tun hatte, war noch viel stärker betroffen.

Liebe Führungskräfte, moderiert die Trauer

Es ist nun schon lange her und dennoch denke ich oft an ihn. Ob es der ideale Weg war, wie wir letztlich damit umgegangen sind, weiß ich nicht. Aber einige Learnings für Führungskräfte habe ich:

1. Lasst die Trauer zu

Trauer ist enorm wichtig und verschiedene Menschen haben verschiedene Rhythmen, diese zu verarbeiten. Es darf und muss eine Trauerphase geben. Seid für die Leute da. Sprecht ebenfalls mit über die verstorbene Person. Erinnert Euch gemeinsam an schöne Erlebnisse.

2. Moderiert die Trauer

Es kann enorm hilfreich sein, nach der initialen Hochphase der Emotionen ein wenig Moderation auszuüben. Schafft Räume und Rituale (wir haben ein Bild, das uns an den Kollegen erinnert, gemeinsam ausgesucht und erstellt), damit die Trauer ihren Platz bekommt. Vielleicht kann auch ein externer Begleiter wie zum Beispiel Stefan Hund helfen.

3. Nehmt gemeinsam Abschied

Nach der Beisetzung haben wir gemeinsam, inklusive einiger mittlerweile woanders tätiger Kolleginnen und Kollegen, das Grab besucht und Abschied genommen. Das war auch nicht leicht, aber ein wichtiger Abschlussschritt für diese Trauerphase. Ich habe damals ein Wichtelgeschenk, das er mir geschenkt hatte und sehr viel von ihm beinhaltete, auf sein Grab gestellt und einige Worte in aller Privatssphäre gesagt. Das hat es mir leichter gemacht, wieder zum “Alltag” zurückzukehren.

4. Geht voran

Das Ende der Trauerphase heiß nicht, dass man die Person vergessen soll. Das Leben und die Arbeit gehen aber weiter. Als Führungskraft ist es Dein Job, mit Feingefühl aber Klarheit den Fokus wieder zu verschieben – von Ausnahmesituation zurück zur Normalität. Regelmäßige 1on1’s können ein gutes Instrument sein, um immer wieder nach zu hören, wie gut das läuft.

Erinnert Euch, aber lasst es nicht dominieren

Nun ist es schon so lange her. Aber erst heute schreibe ich über dieses wichtige Thema. Ich hoffe, meine Erkenntnisse helfen Euch ein wenig. Denn so unschön das ist, die Frage ist nicht, ob es passiert. Lediglich wann. Der Tod ereilt alle.

Eine persönliche Empfehlung habe ich auch noch zum Schluss: Auch mir kann etwas passieren. Macht für Eure Abteilungen, Firmen, Familien und ähnliches Notfallpläne. Es gibt Vorlagen und Notare, damit alles geregelt ist. Und vielleicht macht ihr auch noch etwas persönliches. Ich schreibe meiner Tochter jede Woche eine A5 Seite in ein Tagebuch, damit sie etwas von mir, ganz persönlich und nur für sie, hat, sollte mir etwas zustoßen.

Bildquelle: PeterFranz  / pixelio.de

/0 Kommentare/von

Rückblick Europakonferenz 2023 in Bukarest

Zur Halbzeit der Konferenzsaison stand die JCI Europakonferenz in Bukarest auf dem Programm. Hier sind meine Eindrücke!

Weiterlesen
/0 Kommentare/von

Refinement ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für PKM und Taskmanagement

Refinement passiert sowohl im Personal Knowledge Management als auch in der Taskplanung, vor allem unter Anwendung von GTD.

Es gibt immer mehr, als wir gerade verarbeiten können

In unserem täglichen Leben haben wir mit einer Vielzahl von Aufgaben und Informationen zu tun, die es zu organisieren und zu verwalten gilt. Ob im Beruf oder im privaten Leben, das effektive Management von Wissen und Aufgaben ist ein wichtiger Bestandteil unseres Erfolgs. Gleichzeitig hilft es auch sehr bei unserem Wohlbefinden, wenn wir alles im Griff haben.

GTD ist eine solche Managementmethode, über die ich ja bereits oft geschrieben habe. Das fundamentale Prinzip von GTD ist, dass wir unser Gehirn von der Unordnung befreien, indem wir alle Aufgaben und Informationen in einem externen System erfassen und organisieren. Das Ziel ist es, gedankliche Energie für das Lösen und Umsetzen von Aufgaben zu nutzen, anstatt sie für die Verwaltung von Gedanken und Informationen zu verschwenden.

Es gibt es verschiedene Schritte, die darauf abzielen, ein solches System aufzubauen und zu erhalten. Einer der wichtigsten Schritte ist der sogenannte “Weekly Review”-Prozess, bei dem wir unser System durchgehen, um zu überprüfen, ob wir nichts vergessen haben. Er dient auch dazu, zu prüfen, ob sich Aufgaben verändert haben. David Allen geht sogar so weit zu sagen, dass jemand gar kein GTD anwendet, wenn er oder sie kein Weekly Review macht.

Das Ziel der Übung ist das Vertrauen in das eigene System. Wenn wir unser System nicht regelmäßig überprüfen und aktualisieren, wird es schnell unordentlich und unzuverlässig. Ebenso wichtig ist die Anpassung an sich ändernde Bedürfnisse.

Das Weekly Review ist der Prozess, in dem wir uns bewusst werden, wie wir unser System optimieren können. Damit können wir Effektivität und Produktivität steigern. Wie es bei mir abläuft, habe ich bereits im Detail beschrieben.

Refinement ist nicht nur hier wichtig

Dieses Refinement, das regelmäßige Überprüfen und Aktualisieren des eigenen Systems, passiert nicht nur bei Aufgaben. Genau wie bei GTD geht es beim PKM darum, unser Wissen in einem System zu erfassen und zu organisieren. Das Ziel ist hier ebenfalls, dass wir uns verlassen und dem System Vertrauen schenken können.

Refinement ist auch hier ein wichtiger Aspekt, da wir unser Wissen kontinuierlich verbessern müssen, um sicherzustellen, dass es relevant und aktuell ist. Deshalb reicht es nicht aus, Wissen einfach nur zu sammeln. Seine regelmäßige Verarbeitung, die Aktualisierung und das Schaffen von Ordnung, ist hier genauso wichtig. Wenn wir unser Wissen nicht schnell und einfach abrufen können, ist es in der Praxis nutzlos. Die sehr gelungenen modernen Suchfunktionen täuschen darüber ein wenig hinweg, weil Du alles schnell finden kannst. Die Verarbeitung von Wissen erfordert aber mehr, insbesondere Schreiben. Vor einigen Wochen habe ich das auch nochmal genauer beschrieben.

Wie Du also sehen kannst, ist in beiden Fällen, Aufgaben und Wissen, Refinement ein entscheidender Erfolgsfaktor, damit Dich Deine Systeme unterstützen.

Der lange Atem zählt

Es ist wichtig zu betonen, dass Refinement ein kontinuierlicher Prozess ist. Es ist ein ständiger Kampf, unsere Systeme und Organisationsmethoden zu verbessern und zu verfeinern. Effektivität und Zuverlässigkeit sind keine Selbstläufer, sondern konstante Arbeit.

Ich empfehle Dir deshalb, alle Refinements in einen einzigen Prozess zu packen und dieses regelmäßig durchzuführen. Das macht es nicht nur planbar, sondern die regelmäßige Übung macht Dich auch effizienter. Allerdings gibt es auch eine Gefahr, von der ich aus eigener Erfahrung berichten kann: Wenn man es eine Weile macht, kommt fast immer der Punkt, an dem man beginnt, ein wenig zu “schludern”. Das ist gefährlich.

Du kannst dem entgegenwirken, indem Du Dir für diesen Prozess eine Checkliste anlegst. Und diese dann auch jedes Mal beachtest und keine Punkte überspringst.

 

Bildquelle: Rainer Sturm/Pixelio.de

/0 Kommentare/von

Rückblick auf meine erste Hanseraum-Konferenz

Auch nach vielen Jahren erlebt man manches zum ersten Mal. Für mich war das die Hanseraum-Konferenz. Ein tolles Erlebnis!

Weiterlesen
/1 Kommentar/von