Richtig moderieren – eigentlich gar nicht so schwer

Ich war in der Vergangenheit selbst Moderator bei Veranstaltungen und habe andere in dieser Rolle erlebt. Wie in einem der vergangenen Beiträge beschrieben durchaus auch mit schwankender Qualität. Ein Freund fragte mich, ob ich nicht mal kurz darstellen will, was für gute Moderation notwendig ist. Diese Idee greife ich heute auf.

Vorbereitung hilft beim Moderieren

Man sollte meinen, es sei nicht notwendig, es zu betonen. Leider ist das aber der Fall: Eine gute Vorbereitung der Moderatorenrolle ist das A und O. Für mich gehören dazu drei wesentliche Elemente:

Erstens, die Vorbereitung auf das Thema. Wenn es nicht gerade etwas ist, mit dem ich täglich zu tun habe, ist es wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen. Wikipedia ist immer ein guter Ausgangspunkt. Je nachdem, welches Publikum Du erwartest (Anfänger oder Fachexperten), solltest Du auch noch die aktuellsten Nachrichten zum Thema lesen und präsent haben.

Zweitens, die Vorbereitung auf Deine Gesprächspartner. Normalerweise ist im Vorfeld bekannt, wer auf dem Podium sitzen wird. Informiere Dich über diese Menschen, ihren Werdegang und ihre Arbeitsgebiete. Dabei kannst Du vermutlich auch schon erahnen, welche Rollen sie in der Diskussion einnehmen werden (oder sollen).

Drittens, bereite Fragen vor. Natürlich freut sich jeder Moderator, wenn die Gesprächspartner sich gegenseitig befeuern. Oftmals ist das aber nicht der Fall. Dann helfen vorbereitete Leitfragen. Ich überlege mir im Vorfeld, mit welchem Ergebnis mein Kunde, das Publikum, aus der Veranstaltung gehen soll. Daraus kann ich ableiten, welche Fragen beantwortet werden müssen, damit das gewährleistet ist. Du kannst die Fragen sogar schon vorab bestimmten Gästen zuordnen. So entsteht ein Leitfaden für das Gespräch, auf den Du jederzeit zurückgreifen kannst.

Bonustipp: Schreib Dir alles auf. Als Fließtext, als Mindmap (meine präferierte Variante) , es spielt keine Rolle. Nur hab es dabei!

Der große Tag ist da – und nun?

Auch hier beginnt es wieder bei den Basics. Sei frühzeitig da. Besprich letzte Details mit dem Auftraggeber und nimm Dir dann Zeit, Deine Podiumsgäste einzeln zu begrüßen.

Ich versuche dabei, mich jedem in Ruhe vorzustellen und auch klar zu machen, welchen Beitrag ich von dieser Person erwarte. So bekomme ich auch ein Feedback darüber, ob meine Einschätzung der jeweiligen Rolle stimmt. Eventuell noch offene Fragen aus der Vorbereitung kann ich ebenfalls kurzfristig noch beantworten.

Wenn die Diskussion beginnt, führe ich kurz (!) in das Thema ein und lasse sich das Podium zuallererst vorstellen. Schon hier ist es wichtig, Redezeiten und deren Verteilung im Blick zu behalten. Die Größte Unbekannte ist, wie jede(r) einzelne von sich aus spricht, oder entsprechende Unterstützung benötigt. Dein Job als Moderator ist es, für eine ausgewogene Verteilung zu sorgen. Da Du ja auch Fragen für jeden vorbereitet hast, kannst Du ggf. auch nachhelfen, sollte es mal stocken.

Ansonsten solltest Du vor allem eines sein: Moderator, nicht Akteur. Hierin besteht die Kunst, sich nicht selbst zum Thema zu machen – ohne aber dabei auch eine Gesprächsführung zu vernachlässigen.

Einige gemischte Tipps zum Abschluss

Ohne Prioritäten habe ich natürlich noch gemischte Tipps:

  • Unterbrich ruhig. Was im Alltag unhöflich ist, ist als Moderator manchmal unvermeidlich – mit etwas Humor einen Gast einbremsen, der zu dominant wird, ist notwendig und für das Publikum angenehm
  • Rege Diskussion an. Ich schrieb ja schon, dass Du selbst nicht Protagonist sein sollst. Allerdings ist nichts langweiliger als ein Podium, auf dem sich alle einig sind. Als Moderator darfst Du auch gerne mal stellvertretend die provokanten Thesen in den Raum werfen oder Geäußertes zuspitzen
  • Bezieh das Publikum ein. Ich sage eigentlich immer zu Beginn an, dass Meldungen aus dem Publikum gerne gesehen und erwünscht sind. Das kannst Du auch fördern, indem Du, wenn es passt, aktiv ins Publikum fragst
  • Papier und Stift. Neben Deinen vorbereiteten Unterlagen solltest Du die dabei haben. Es fallen oft Stichworte oder es passieren Wortmeldungen, die Du nicht direkt einbauen kannst. Durch Notieren kannst Du problemlos darauf zurückkommen
  • Hol Dir Feedback ein. Sprich am Ende mit Deinem Auftraggeber und erbitte Dir Feedback. Wie alles ist auch Moderation Übungssache, ohne Rückmeldung wirst Du nur begrenzt besser

Ich hoffe, das hilft Dir, solltest Du einmal diese Rolle einnehmen. Falls Du noch wichtige Tipps hast, die ich vergessen habe, lass es mich wissen oder hinterlasse es gleich hier als Kommentar!

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Wie gehe ich mit Kündigungen um?

Ich habe in den letzten Beiträgen begonnen, Herausforderungen, denen Du begegnest, zu thematisieren. Da dachte ich, ich mache dort weiter und spreche heute über einen der unangenehmsten Momente, der Dir begegnen wird: Wenn Du einen Menschen entlassen musst.

Vorbereitung

Es ist für beide Seiten unangenehm, eine Kündigung aussprechen zu müssen bzw. ausgesprochen zu bekommen. Umso wichtiger ist Vorbereitung. Die besteht für mich aus mehreren Schritten:

  1. Die Erkenntnis, dass eine Kündigung notwendig ist. Das ist in vielen Fällen klar, in anderen dagegen muss es Dir erst klar werden
  2. Die Formalien: Was sagt der Arbeitsvertrag zu den Fristen? Gilt vielleicht die gesetzliche (622 BGB)? In vielen Arbeitsverträgen gibt es Mängel, insbesondere bei vielen lange bestehenden sind Formulierungen nicht mehr aktuell. Im Zweifel gilt dann wieder das BGB. Und es gibt ja noch andere Formalien als die Fristen. Handelt es sich um eine ordentliche, betriebs-, verhaltens- oder personenbedingte Kündigung? Sind Abfindungen geregelt? Was ist mit der Sozialauswahl? Zu welchem Termin muss oder darf gekündigt werden (Monats- / Quartalsende?)
  3. Rücksprache mit dem Anwalt: Was ist im konkreten Fall zu beachten? Wo sind Gefahren? Gibt es einen Betriebsrat, der informiert werden muss?
  4. Ggf. Sozialauswahl treffen und Betriebsrat informieren
  5. Das eigentliche Kündigungsschreiben vorbereiten (die Kündigung MUSS schriftlich erfolgen)
  6. Gesprächstermin ansetzen, Teilnehmer sind Du, der betreffende Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, plus ggf. Personalabteilung/Zeugen

Das Kündigungsgespräch

Du solltest unbedingt einen Raum, der nicht einsehbar ist, dafür wählen. Über den Zeitpunkt scheiden sich die Geister. Entweder gegen Feierabend (weil dann kein Spießrutenlauf durchs Büro nötig ist) oder einige Stunden vor Feierabend (den Abschied ermöglichen) – es hängt stark von der Situation ab. Die Literatur empfiehlt zu Wochenbeginn vormittags.

Ein solches Gespräch sollte immer der absolute Fokus sein. Deshalb leite Dein Telefon um und schalte Dein Mailprogramm ab. Der Gesprächsverlauf sollte in jedem Fall stringent sein:

  • Einleitung: Kein großer Smalltalk, direkt zum Punkt kommen
  • Unmissverständliche Sprache, das Wort Kündigung muss vorkommen, und nicht in einem Satz mit Konjunktiven
  • Reaktion abwarten (diese ist nicht vorhersagbar, sie kann von Schweigen bis zum Wutausbruch reichen)
  • Gründe erläutern (ggf. Hinweis auf protokollierte Vorgespräche/Abmahnungen, Erläuterung des Sozialplans und der Abwägung der Alternativen)
  • Weiteres Vorgehen besprechen: Hinweis auf die Pflicht, sich arbeitssuchend zu melden, ggf. Freistellung, Urlaubstage, Bewerbungsoptionen, wie soll es den Kollegen kommuniziert werden?
  • Kündigungsschreiben übergeben und dessen Übergabe schriftlich bestätigen lassen

Mit diesem Ablauf hast Du die wichtigsten Punkte berücksichtigt und bist auch unmissverständlich geblieben. Gerade weil es so unangenehm ist, ist das nämlich leider oft nicht der Fall. Und damit komme ich auch schon zu meinen persönlichen Erfahrungen.

Persönliche Erfahrungen und Tipps

Um es in aller Deutlichkeit zu sagen: Eine Kündigung aussprechen zu müssen ist bislang die schlimmste Erfahrung, die ich in meiner Rolle machen musste. Und zwar selbst dann, wenn sie nach allen Kriterien berechtigt war! Es wurde auch bei darauffolgenden Malen nicht einfacher. Ich denke inzwischen: Das ist gut so, es sollte auch nicht einfach sein. Allerdings fiel mir auch auf: Jede Kündigung, die ich aussprechen musste, war eigentlich, aus verschiedenen Gründen, überfällig. Nachdem es erledigt war, stellte sich bislang jedes Mal der Gedanke ein „ja, warum eigentlich nicht früher?“

Die Reaktionen der Betroffenen können sehr verletzend sein. Mir wurden schon Dinge an den Kopf geworfen, die ich hier nicht wiederholen möchte. Damit musst Du klar kommen. Denk immer daran, dass es Dein Job ist, für die Teamhygiene zu sorgen. Neben allen wirtschaftlichen und leistungsbezogenen Erwägungen (von Diebstahl o. Ä. ganz abgesehen) ist ein „fauler Apfel“ im Korb für Dein Team potentiell sehr gefährlich. Er könnte Dein ganzes Team verderben und damit all Deine Arbeit zunichte machen. Diesen Job kannst nur Du wahrnehmen, und Du solltest ihn sehr ernst nehmen.

Du kannst, bei aller Bitterkeit der Situation, dennoch einen Silberstreif aufzeigen. Biete, wenn es nicht gerade im Streit auseinander geht, Hilfe an. Referenz, ein gutes Zeugnis, das Nutzen Deiner Kontakte für einen neuen Job…. Nur, weil es bei Dir nicht gepasst hat, muss das nicht überall der Fall sein.

Lass Dich nicht auf Verhandlungen ein. Es gibt Menschen, die durch ihre Worte Deine eigenen Gefühle ansprechen, vielleicht sogar manche Gründe hinterfragen. Das ist ein kritischer Punkt. Du hast Dich aus genau diesem Grund vorbereitet und all das vorher schon bedacht. Du darfst nie den Eindruck vermitteln, eine Kündigung sei verhandelbar.

Es gibt bei Podcast-Kollegen Bernd Geropp zwei tolle Episoden zu dem Thema, in denen er sich mit Laurenz Andrzejewski unterhält. Der trägt den, nicht ganz schmeichelhaften, Titel „Trennungs-Papst“. Er ist aber kein eiskalter Vernichter von Existenzen, sondern hat eigentlich das maßgebliche Werk zu fairen und effizienten Kündigungen geschrieben.

Zusammenfassend: Bereite Dich vor und sei klar

Die Vorbereitung ist das A und O. Es gibt viele mögliche Fallstricke formaler und juristischer Natur, die nur mit guter Vorbereitung vermeidbar sind. Vorbereitung ist auch hinsichtlich der Begründung gegenüber dem Mitarbeiter essentiell. Mit guter Vorbereitung wirkst Du entscheiden, fair und klar.

Das Gespräch braucht den richtigen Rahmen und den richtigen Inhalt. Alles weitere passiert ohne Möglichkeit für Dich, es zu beeinflussen. Mach Dich auf alle möglichen Arten von Reaktionen gefasst

Kündigungen sind notwendig, und sie sind Dein Job. Ohne Wenn und Aber. Ob aus wirtschaftlichen Gründen, oder in der Person begründet, oder aber aus Gründen der Teamhygiene – es ist Dein Job, Dein Unternehmen und Dein Team zu schützen. Kündigungen sind dazu ein notwendiges Übel.

Und vielleicht hast Du ja auch noch einen Tipp für meine Leser?

 

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Die Auswirkungen der Nachfolge auf Freunde und Familie

Ich habe in diesem Blog schon öfter darüber geschrieben, wie sich die Unternehmensnachfolge auf Deine Arbeit auswirkt. Das ist natürlich nicht darauf beschränkt. Denn auch auf Dein Privatleben übt Deine neue Rolle einen Einfluss aus.

Dabei sehe ich drei Hauptthemen: Den Unterschied zwischen Arbeitnehmer und Unternehmer, die Auswirkungen auf Freundschaften und die Folgen für Deine Familie. Eines ist dabei klar – das sind alles meine Erfahrungen. Es kann bei Dir völlig anders aussehen.

Unterschiede zum Arbeitnehmerdasein

Im vergangenen Jahr war ich öfter krank. Tochter in der Kita bedeutet, dass sie vieles von dort mitbringt. Das blieb nicht ohne Auswirkung auf mich oder meine Familie. Nur gibt es für Unternehmer keine Krankenscheine. Das klingt erst einmal banal, ändert für Dich aber sehr viel. Es ist manchmal nicht die Frage, ob Du arbeiten kannst, sondern ob Du es musst. Umgekehrt gilt das natürlich auch, wenn alles super läuft, kannst Du auch kürzer treten.

Ich habe ein tolles Team, was mich nach Kräften unterstützt. Und dennoch blieb es nicht aus, dass ich des öfteren krank im Büro saß. Überhaupt, Deine Zeiten sind einfach nicht klar umrissen. Das ist kein Nachteil, denn es ist ja auch im Trend, zeitlich und örtlich flexibel zu arbeiten. Allerdings bedeutet es oft auch Missverständnisse in der Kommunikation: „Kannst Du nicht mal abschalten?“. Damit, und mit den Reaktionen anderer darauf, musst Du klarkommen. Ein Geschäftsführervertrag hat keine Wochenstundenzahl. Zu Deinem Job gehören viele Termine in Zeiten, die andere klar als Freizeit deklarieren.

Du genießt auch keinen Schutz durch die Arbeitslosenversicherung. Das macht vielleicht im ersten Augenblick Angst, allerdings darfst Du Dich natürlich auch fragen, wer denn tendenziell zuletzt entlassen wird. Dein Gehalt ist frei definierbar – in aller Regel unterliegt es aber natürlich den Grenzen von Leistungsfähigkeit des Unternehmens, Anstand und Moral und den Anforderungen des Finanzamts (zu niedrig darf es spannenderweise auch nicht sein, zu hoch ebenfalls nicht). Und nicht zuletzt ändert sich die Wahrnehmung durch andere, sowohl intern als auch extern. Öffentlich sind mit Unternehmern viele Vorurteile verbunden, manche zu Recht, andere zu Unrecht. Darüber habe ich schon einmal gebloggt. Aber auch intern kann es neue Herausforderungen geben. Ich werde von denen, die meinen Vorgänger noch erlebt haben, oft darauf angesprochen, dass ich oft nicht da sei. Ja, und das halte ich für richtig und notwendig! Der Unterschied liegt darin, wie ich meine Aufgaben und Ziele sehe.

Auswirkungen auf Freundschaften

Vorab, ich habe das große Glück, tolle Freunde zu haben, deshalb hielten sich die Auswirkungen in Grenzen. Deutlich beobachtbar waren und sind sie trotzdem

Also, was habe ich konkret erlebt:

Ich habe Freunde verloren. Nicht direkt, also mit der Ansage „Mit Dir Unternehmer will ich nichts mehr zu tun haben“, aber indirekt schon. Die Lebensrealitäten waren immer weiter voneinander entfernt und beide Seiten haben ihre Kommunikation dem nicht angepasst. Es ist verführerisch einfach zu glauben, dass der Gegenüber einen schon so versteht, wie man es meint – oder im Umkehrschluss, dass der Gegenüber schon merkt, wenn mir was nicht passt. Ohne darüber zu sprechen, vor allem rechtzeitig zu sprechen, kann dieser Mangel an Kommunikation zu einem Mangel in der Beziehung werden. Mir ist es passiert. Ich habe nicht wahrgenommen, dass meine Kommunikation sich einerseits nicht ähnlich weiter entwickelt hatte wie mein Leben, andererseits dass es Bedarf gegeben hätte, die „Wellenlängen“ öfter aufeinander anzupassen (und dass das möglich ist, wenn man die Arbeit investiert). Im Ergebnis wurde mir von einem langjährigen Freund, der sogar mein Trauzeuge war, die Freundschaft aufgekündigt. Dieser Verlust tut mir auch heute noch unverändert weh.

Ich habe auch Freunde gewonnen. Als Unternehmer lernt man im Rahmen des Networking viele Menschen kennen. Viele, die allermeisten, bleiben dabei eben genau das, nämlich Netzwerk. Einige wenige werden zu neuen Freunden. Und diese sind doppelt wertvoll. Einmal, weil Freunde generell wichtig sind, und weil sie Deine Lebensrealität kennen. Das Gespräch mit Ihnen ist oft leichter, da bestimmte Prämissen nicht erklärt werden müssen und sie Aussagen einzuordnen wissen

Neue Perspektiven in alten Freundschaften

Mit vielen langjährigen Freunden, die selbst Angestellte sind, ändert sich die Form des Gesprächs. Auch hier, wieder meine ganz persönliche Erfahrung – man spricht ja unter Freunden oft von der Arbeit. Dieses Gespräch wird, wenn Du Nachfolger und Unternehmer bist, für Dich dann anders sein, als es vielleicht vorher war. Das beginnt bei ganz kleinen Dingen. Dadurch, dass Du die Arbeitgeber-Position einnimmst, siehst Du manche Themen eben aus einer anderen Perspektive, bei denen man vorher einfach gemeinsam eine Position hatte. Das können Kleinigkeiten sein (Krankenscheine, Urlaubsplanung, Vorgesetztenkritik….). Ich habe es eingangs erwähnt, ich habe das Glück, tolle Freunde zu haben, die mir im Laufe der Zeit auch einige Streitgespräche dazu nachgesehen haben. Es dauert eine Weile, bis man sich eingespielt hat. Mir hat es geholfen, manchmal, sogar oft, gar nicht mehr über meine Arbeit zu sprechen, sondern nur Feedback zu geben. Das hat viele Auseinandersetzungen erspart. Umgekehrt muss ich insbesondere meinen engsten Freunden da ein Kompliment machen. Nachdem ich das einfach mal angesprochen habe, haben sie sich größte Mühe gegeben, darauf einzugehen und die verschiedenen Perspektiven wahrzunehmen. Es lohnt also sehr, wenn Du auf die Meta-Ebene gehst und über diese Perspektiven sprichst, bevor Ihr zu den Inhalten zurückkommt.

Die Gesamtzahl aller Bekanntschaften wird, außerhalb des reinen Networkings, geringer. Alleine, weil Deine Zeit begrenzt ist. Das gleiche gilt für gemeinsame Hobbys und Events. Natürlich, wenn Du mal richtig erfolgreich bist, und Dutzende oder gar hunderte Menschen für Dich arbeiten, Du keine operativen Aufgaben mehr hast, ist das vielleicht anders. Die allermeisten Nachfolger haben diese Situation aber nicht gleich, sondern erarbeiten sie sich über Jahre. Und bist dahin steckt viel Arbeit darin. Ich kann nur empfehlen, hier gegenzusteuern, indem Du gezielt Zeiten im Voraus blockst und mit Deinen Freunden wenige, dafür schöne Events machst.

Auswirkungen in der Familie

Die Unterschiede zum Arbeitnehmertum haben natürlich auch Auswirkungen auf die Familie.

Die erste ist keine Überraschung: Im Zweifel wird Deine Familie zurückstecken müssen, wenn etwas brennt oder kritisch ist. Dich fängt eben, wie eingangs erwähnt, keine Versicherung auf und Deine Aufgaben kannst Du auch nicht immer delegieren. Manches kannst nur Du machen. Und das passiert im Zweifel in der Zeit, in der Dein Team zu Hause bei der Familie ist.

Daraus resultiert natürlich, dass Deine Partnerschaft anders funktioniert. Dazu gab es bei Follow-Up.fm bereits eine Episode mit meiner Frau. In jedem Fall erfordert es sehr viel mehr Absprachen einerseits, und Flexibilität andererseits. Es ist Reiz und Fluch zugleich, zumindest aus Perspektive des Familienlebens, dass Du als Nachfolger jeden Tag neue Dinge erlebst.

Die gleichen Diskrepanzen in der Perspektive, wie ich sie auch bei den Freunden beschrieben habe, gelten natürlich auch für die Familie. Da tun sie nur noch mehr weh. Wenn also in Deiner Familie vor allem Angestellte sind, können Gespräche ähnliche Verläufe annehmen. Dazu kommt, speziell bei Nachfolgern, noch oft die Aussage, dass „Nachfolge ja einfach ist“. Über diesen Mythos habe ich schon einmal ausführlicher gesprochen.

Zeitsouveränität geht in beide Richtungen

Es gibt natürlich auch Vorteile: Wenn es läuft, kannst Du Deine Zeit viel freier einteilen. Kind in die KiTa oder Schule bringen? Das ist unter Umständen viel einfacher, als für Angestellte. Das erweckt natürlich auch manchmal falsche Erwartungshaltung. In der vergangenen Woche hattest Du die Möglichkeit, jeden Abend da zu sein und die Kinder zu betreuen – das kann in der kommenden Woche aber völlig anders aussehen. Die Kommunikation innerhalb der Familie wird zur Herausforderung. Eine, die ich auch noch nicht zufriedenstellend gelöst habe.

Du wirst manchmal nicht schlafen oder abschalten können. Das klingt jetzt vielleicht für viele bitter oder nicht nachvollziehbar. Oft wirst Du Dir den Montag herbeisehnen oder nachts aufstehen und arbeiten. Die Diskrepanz zwischen dem Wissen, was alles ansteht und an Zielen erreicht werden soll und der gleichzeitigen Erwartungshaltung an ein „normales“ Familienbild kann oft groß sein. Es ist eben kein „normales“ (im Sinne von wie es dir Mehrheit der Menschen hat) Leben, das Du führst.

Bestimmte gesellschaftliche Konventionen wirst Du vermutlich verletzen. Beispiele dafür sind Elternabende und Co. – Ja, es mag wünschenswert, richtig und wertvoll sein, daran teilzunehmen, oder Dich in Vereinen zu engagieren. Zumindest solange Du noch operative Aufgaben hast, ist das meistens nicht möglich. Ich habe es bis heute nicht geschafft, und sehe dafür auch in absehbarer Zukunft keine Möglichkeit – neben Unternehmen, Familie, Ehrenämtern bei IHK, SOG, WJ und Familienunternehmern, zwei Podcasts und einem Blog. Manche dieser Dinge sind obligatorisch. Du brauchst also eine Familie, die Dich unterstützt.

Mach es trotzdem

Nachfolger und Unternehmer sein ist toll. Und es ist ein großer Unterschied zu den meisten anderen Menschen (zumindest noch). Dieser Unterschied beeinflusst Dein Privatleben u. U. massiv. Dein Freundeskreis und Deine Familie müssen sich neu mit Dir arrangieren. Und Du mit ihnen.

Mein Tipp: Sprecht viel über die Metaebene, über die Art, wie Ihr kommunizieren wollt, wo Ihr Herausforderungen seht, und so weiter. Das kann einige der gröbsten Schwierigkeiten verhindern. Akzeptiert, dass das Bild, das Menschen von Unternehmern haben, in vielerlei Hinsicht von Unwissen geprägt ist. Du kannst Dich damit arrangieren oder versuchen, es zu ändern. Ich habe mich für letzteres entschieden, deshalb podcaste und blogge ich über das Thema. Ich würde aktuell mit niemand tauschen wollen und hoffe, dass ich etwas von meiner Begeisterung weitergeben kann – ich möchte Dir aber auch ein realistisches Bild vermitteln.

 

Was genau Dich noch als Nachfolger erwartet, zeige ich Dir gerne in meinem Mentoring-Programm „Fit für die Nachfolge“!

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Bürokratie – ein Quell ewiger Freude

Wenn es etwas hierzulande gibt, was definitiv zu gut funktioniert, ist es Bürokratie. Beispiele kennt vermutlich jeder von uns. Über eines musste ich in letzter Zeit besonders den Kopf schütteln.

EU-Fördermittel und ihre Bedingungen

2016 wurde das Förderprogramm Kompetenz durch Weiterbildung (KdW) vorgestellt und für Unternehmen verfügbar gemacht. Die Abwicklung der Anträge und die Auszahlung der Fördermittel erfolgt dabei über die FITT gGmbH.

Vorab muss ich eines sagen: Ich habe noch nie ein Förderprogramm gesehen, bei dem Antragstellung und -abwicklung so schnell und reibungslos waren, wie hier. Dem Team bei FITT gebührt dafür auch höchste Anerkennung. Sowohl die Formulare, als auch die Kommunikation sind, für bürokratiegeschädigte wie mich, eine wunderbar „leichte“ Abwechslung.

Allerdings hat die Geschichte dennoch einen kleinen, recht belustigenden Haken.

Nur „Originale“

An die Bewilligung und Auszahlung der Fördermittel sind zwei Bedingungen geknüpft, über die ich nur lachen kann (und weinen möchte). Zum einen verlangt die Abwicklung das Einreichen von Originalrechnungen.

So kommt es mir manchmal vor

So kommt es mir manchmal vor

Das klingt jetzt erst mal einfach. Was aber ist bspw. bei einer elektronischen Rechnung, die ausschließlich per Mail kommt und beliebig vervielfältigbar ist, das Original? In meiner Naivität dachte ich, ich kann einfach diese Mail weiterleiten – das war natürlich falsch. Nach einem Telefonat mit der Sachbearbeitung bei FITT reichten wir letztendlich einen Ausdruck per Post ein, auf den meine Buchhaltung einen handschriftlichen Vermerk machte. Ich persönlich finde das absurd – ich kann diese Rechnung beliebig oft ausdrucken, sie ist jedes Mal identisch. Das eine Kritzelei daraus mehr macht erscheint mir doch sehr weltfremd.

Ohne Stempel keine Kohle

Der Höhepunkt ist für mich aber die Anforderung, dass immer, bei allen Anträgen, ein Stempel benutzt werden muss. Auch wenn Stempel immer noch zur Grundausstattung vieler Firmen gehören – zeitgemäß ist das nicht.

Insbesondere deshalb, weil es keine einheitliche Stempelpflicht in der EU gibt. So zum Beispiel auch in Deutschland nicht. Inwiefern es also einerseits überhaupt gefordert werden kann und andererseits irgendetwas mehr legitimiert, ist mir völlig schleierhaft. Jeder Mensch kann für wenige Cent einen Stempel machen lassen. Der Besitz und Einsatz macht in meinen Augen kein Dokument legitimer oder wertiger.

Aber Aufwand verursacht es – weil ich beim ersten Mal keinen Stempel benutzt habe, mussten die kompletten Dokumente erneut erstellt, gestempelt und versandt werden. So verschwenden wir aufgrund von Bürokratie Zeit und Geld.

Was sind Deine seltsamsten Erfahrungen mit Bürokratie? Lass es mich in den Kommentaren oder sozialen Medien wissen!

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Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern und Konflikten

Ein frohes neues Jahr all meinen Lesern! Wie angekündigt, starte ich heute auch wieder das Bloggen für 2018. Und ich will direkt mit einem knackigen Thema einsteigen.

Jeder von uns hat schon davon gehört, viele es auch schon erlebt: Den „schwierigen“ Mitarbeiter. Ich frage mich allerdings, ob wir da immer genau in der Definition und Bewertung sind. Schließlich können die Konsequenzen aus einer solchen Feststellung erheblich sein. Deshalb habe ich mich gefragt, was denn ein Teammitglied schwierig macht und wie Du damit umgehen kannst.

Für wen ist er oder sie denn ein Problem?

Die erste Frage, die Du Dir vielleicht stellen kannst, ist, für wen eigentlich jemand anderes ein Problem darstellt.

  • Für Dich?
  • Oder für eine Gruppe in Deinem Unternehmen?
  • Für das gesamte Team?
  • Oder für Deine Kunden?

Abhängig von der Antwort auf diese Frage gibt es mehrere mögliche Herangehensweisen. Ein schnelles und klares Handeln empfehle ich insbesondere, wenn das Problem auf Kundenseite herrscht. Diese Menschen und ihre Entscheidungen beeinflussen letztendlich all Deine anderen Optionen. Deshalb darf hier kein Mitarbeiter ein echtes Problem sein. Deshalb ist mein Rat, sich genau anzuhören, worin die Dissonanzen bestehen und dann abzuwägen: Wieviele Kunden sind betroffen? Sind es wichtige Kunden (ja, alle Kunden sind wichtig – allerdings ist bei manchen der Impact schlicht größer)? Und worin genau besteht eigentlich die Kritik?

Nicht zuletzt solltest Du noch etwas abwägen, nämlich ob Dein Mitarbeiter oder Deine Mitarbeiterin vielleicht vollkommen im Einklang mit den Werten Deines Unternehmens steht. In diesem Fall ist es nämlich auch denkbar, dass es auf Dauer die falschen Kunden sind, und dieser Konflikt das einfach deutlich macht.

Vorausgesetzt, letzteres ist nicht der Fall ist es Deine Aufgabe, mit Deinem Teammitglied zu sprechen. Ich bevorzuge immer den direkten Ansatz, also klar zu benennen, worin das Problem liegt – und nicht zu vergessen, was eigentlich erwartet wird. Gerade dieser zweite Teil wird, aller Erfahrung nach, gerne übersehen. Es ist schwer, jemandem mangelnde Entwicklung vorzuwerfen, wenn nicht klar ist, in welche Richtung.

Und wenn die Erwartung nicht erfüllt wird?

Gibt es keine Besserung in einem von Dir hoffentlich klar benannten Zeitraum, ist es Deine Aufgabe, dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin entweder eine andere Tätigkeit anzubieten, oder ihn oder sie zu entlassen. Dazu habe ich auch eine Podcastepisode gemacht, die Dir vielleicht hilft.

Weniger klar wird es, sobald nicht Deine Kunden der treibende Faktor sind. Lass mich beim Team beginnen. Es mag hier, auf den ersten Blick, ebenso eindeutig sein, mit gleicher Handlungsempfehlung. Das halte ich aber für zu einfach und kurzsichtig.

Hat das Team, oder eine Gruppe darin, ein Problem mit einem Kollegen oder einer Kollegin, muss das nicht immer auch ein Grund für Änderungen auf einer Seite sein. Wie oben beschrieben, könnte ja auch die Minderheit „im Recht“ sein – dann wäre dort ansetzen so, wie wenn Du Deinen Obstkorb sauber hältst, indem Du die guten Äpfel herausnimmst und faule darin lässt. Das ergibt nicht sehr viel Sinn, finde ich. Deshalb tust Du gut daran, genau hin zu schauen und beide Seiten anzuhören. Noch besser tust Du daran, hier auch auf „normale“ menschliche Dinge zu achten.

Manchmal sind simple Missverständnisse oder Eigenschaften, nur weil sie nicht offen angesprochen werden, Auslöser für großen Streit. Deshalb empfehle ich Dir, beide Seiten zusammen zu bringen und erst einmal eine moderierende Rolle einzunehmen. Vielleicht gibt es Mittel und Wege, wie sich alle arrangieren können, ohne dass es gleich arbeitsrechtliche Konsequenzen mit sich bringt. Du kannst diese Gelegenheit auch nutzen, ein besonderes Augenmerk auf die von Dir gewünschte Unternehmenskultur zu haben und auch zu hinterfragen, ob alle Beteiligten noch mit dieser in Einklang sind. Frust und Ärger führen nämlich meist zu Fehlverhalten – auf beiden Seiten.

Auch bei Streit im Team: Hygiene schaffen ist Deine Aufgabe

Ich will Dich mit diesen Gedanken vor allem dafür sensibilisieren, nicht jede Aussage für bare Münze zu nehmen, und nicht jeden Augenschein für die Wahrheit. Die Realität, insbesondere zwischen Menschen, ist oft komplexer als es den Anschein hat.

Im Endeffekt fallen Dir auch in dieser Konstellation die gleichen Aufgaben zu. Die Situation beurteilen, alle zu Wort kommen lassen, Änderungen anregen und mit einem Zeitansatz versehen und dann deren Erfolg validieren. Daraus ergeben sich dann Deine Handlungen. Diese reichen von „nichts, alles wieder ok“ bis hin zur Entlassung von Menschen. Und zwischen diesen Polen ist sehr viel Grauzone. Was ich Dir in jedem Fall empfehle, ist es, jeden Konflikt dafür zu nutzen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erfragen – sowohl in Deinem Kopf, als auch direkt beim Team. Manchmal wirken kleine Dinge Wunder, wie zum Beispiel das Einführen von klaren Meetingregeln, oder eine andere Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten. Denn fast immer ist die Ergänzung Deines Teams mit Neuzugängen mit mehr Aufwand verbunden, als die Optimierung des Bestehenden. Was explizit nicht heißt, dass es nicht manchmal der richtige Weg ist.

Und was ist, wenn der Konflikt mit Dir ist?

Der schwierigste und herausforderndste Fall ist der, bei dem Du direkt beteiligt bist. Du bist auch ein Mensch und machst die gleichen Fehler wie andere. Du missinterpretierst etwas, Du sagst nicht klar was Du erwartest oder Du stimmst nicht mit jemand überein…die Liste der Gründe, warum Du gezielt bei Dir selbst anfangen solltest ist lang. Der wichtigste allerdings ist ein anderer: Du hast als Chef oder Chefin eine Vorbildfunktion. Du kannst nicht von anderen erwarten, konstruktiv mit ihren Mitmenschen umzugehen, wenn Du als erstes den sprichwörtlichen „Chef heraushängen lässt“.

Ethische Führung fängt bei Dir selbst an – darüber habe ich schon einmal geschrieben. Deshalb frag lieber einmal mehr als weniger, was Du selbst tun kannst, um die Situation zu bereinigen. Du kannst dafür die gleichen Fragen nutzen:

  • Was ist eigentlich genau, was mich stört?
  • Haben wir einen Wertekonflikt? Und falls ja, ist dieser in den fundamentalen Werten, die auch die Basis meines Unternehmens sind, oder eher im Randbereich?
  • Habe ich immer klar gemacht, was meine Erwartungshaltung an Verhalten und Tätigkeiten ist?
  • Habe ich die verbindlichen Werte klar definiert und auch kommuniziert?

Du bist in einer stärkeren Position. Das kannst Du nutzen, indem Du zuerst Dich hinterfragst. Allerdings möchte ich auch ganz klar sagen: Wenn es einen klar benennbaren Konflikt gibt, wenn Du alles getan hast, was vertretbar war um ihn zu beseitigen, und sich dann immer noch nichts ändert: Dann muss Dein Teammitglied das Unternehmen verlassen. Denn diese Konflikte schwelen sonst immer weiter und kosten Dich regelmäßig Energie und Fokus. Beides brauchst Du für wichtigeres, als sie an ein unlösbares Problem zu verschwenden.

Übrigens, falls es nicht kompletter Overkill ist, kann es auch hilfreich sein, Deinen Mentor oder Deine Mentorin als Vermittler heranzuziehen. Menschen aus Deinem Team, davon rate ich Dir explizit ab. Es besteht sonst die Chance, dass diese eigene Agenden in diese Rolle einbringen.

Wie ist Deine Erfahrung mit solchen Mitarbeitern? Was ist Dir begegnet und wie bist Du damit umgegangen? Lass es mich und die anderen Leser in den Kommentaren, per Mail oder in den sozialen Medien wissen!

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