E-Mail Sales Prozesse sind langweilig und gleichförmig

Wer meinen Blog liest, hat sicherlich gemerkt, dass ich oft auf Social Media oder per Mail angesprochen werde. In 90% der Fälle, um mir etwas zu verkaufen. In den letzten Monaten war es wieder besonders häufig der Fall. Meine Beobachtung dabei: Der Prozess bei E-Mail Sales ist dabei identisch. Deshalb funktioniert er nicht!

Immer das gleiche Schema bei E-Mail Sales

Über die Methoden bei Social Media habe ich ja bereits geschrieben. Heute mal ein kleines Spotlight auf das aktuelle E-Mail-Drehbuch, das übrigens bei allen identisch ist!

  1. Die initiale Mail

Zuerst kommt eine Mail mit einer klaren Verkaufsansprache. Es geht darum, was geboten wird, in aller Regel garniert mit einer mehr oder minder großen Zahl namhafter Klienten, die “bereits zufrieden waren“.

  1. Das Nachfassen – sicherlich übersehen?

Ein oder zwei Wochen später folgt dann eine weitere E-Mail. Diese ist kurz, sie beinhaltet lediglich die erste Mail als Anhang, verbunden mit einem Satz: “Sie haben meine erste Mail sicherlich übersehen, daher nochmal im Anhang“.

  1. Die Trauer

Wieder einige Tage später dann eine traurige Mail. “Ich bin mir doch soooooo sicher, dass ich Dir helfen kann“…

  1. Der Rückzug

Zuletzt kommt immer die gleiche Mail. In humorvollem Tonfall, garniert mit Smilies, dann: “Du merkst, ich bin sehr hartnäckig. Entschuldige bitte das Fluten Deiner Inbox“.

Die Fehlannahmen dahinter

Was die Absender leider nicht bedenken, ist, dass man viele solche Mails bekommt. Und deshalb ist es weder originell, immer wieder die gleichen Bausteine zu lesen. Noch ist es besonders sinnvoll. Denn da liegen einige Fehlannahmen zu Grunde:

  • Wenn ich nicht antworte, gibt es zwei Gründe. Du kamst nicht durch den Spamfilter (dann tut es die zweite Mail auch nicht), oder ich habe schlicht kein Interesse. Ich “übersehe” keine Mails.
  • Mein Interesse wird durch Suggestion nicht größer.
  • Du nimmst an, dass Du besser weißt, was ich brauche – das dürfte eher selten der Fall sein. Wenn ich Hilfe benötige, frage ich danach. Das habe ich vor langer, langer Zeit in einem Training gelernt: Um zu helfen braucht es zwei Seiten. Eine, die Hilfe erbittet, und eine, die sie anbietet.
  • Es gibt einen Unterschied zwischen hartnäckig (wenn ich vielleicht anbeiße, aber noch nicht überzeugt bin) und nervtötend (der Regelfall).
  • Wenn alle das gleiche Drehbuch nutzen, ist es nicht mehr originell.

Es geht sogar noch unmoralischer

Als ob Mails nicht schlimm genug sind, wenn sie immer wieder gleichartig sind, es geht noch eine Stufe dreister. Im vergangenen Jahr gab es etwa ein Dutzend Anrufe in der Firmenzentrale. Der oder die Anrufer(in) sagte meinen Mitarbeitenden immer, dass man zu mir wolle, man hätte schon mal gesprochen oder gemailt. Oftmals werde ich auch mit Vornamen genannt, um Nähe zu suggerieren.

Mein Team hat hier die klare Anweisung zu blocken, weil es bisher noch nie wahr war. Und ich finde das dreist!

  • Was glaubt der oder die Anrufer(in) damit zu gewinnen? Nachdem mein Team angelogen wurde, kaufe ich ganz sicher nichts.
  • Für wie doof hält man die Zielperson? Ich kenne die Suchfunktion meiner Mails und weiß, auf welche Anrufe ich warte. Würde ich auf diesen warten, stünde er in meinem Kalender.
  • Merkt niemand den offensichtlichen Fail? Wenn ich einen Anruf wirklich angefordert hätte, hätte die Person meine Durchwahl oder Handynummer

Das ist der Grund, warum mein Team hier immer sehr gezielt nachfragt. Woher kennt man sich? Gibt es einen Termin für diesen Anruf? Worum genau geht es denn? Mit Hilfe dieser Fragen kann man einiges vorher abfangen.

Was ich mir wünsche

Ich weiß, dass Verkaufen notwendig ist. Was ich mir wünschen würde, wäre ein ehrlicher Anruf oder eine individuelle Mail. Der Anruf könnte zum Beispiel so laufen:

“Hallo, ich bin XYZ. Ich hatte bislang noch keinen Kontakt mit Herrn Hoßfeld und weiß auch nicht genau, ob das, was ich biete, für ihn interessant ist. Darüber würde ich gerne mal mit ihm sprechen. Ist das möglich?”

Oder eine Mail, zum Beispiel so:

“Guten Tag, Werbemails bekommt man oft genug. Das hier ist auch eine. Allerdings nicht unter der Annahme, dass ich besser weiß, was Sie brauchen. Hier ist mein Angebot. Wenn Sie möchten, können wir mailen oder telefonieren. Ansonsten löschen Sie diese Mail einfach. Danke für Ihre Zeit!”

Das wäre doch mal ehrlich – und wertschätzender, finde ich!

 

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Methoden lernen kann das Lernen limitieren

Meine Mentorin Françoise hat auf ihrem Blog einen Beitrag veröffentlicht, der enorm wichtig ist. Gerade auch, wenn ich selbst reflektiere.

Methoden im Kasten haben ist schön

Das Erlernen von neuen Methoden, von neuen Werkzeugen, ist befriedigend. In dem eng gesteckten Bereich dieser Methode merkst Du oft schnelle Fortschritte. Du wirst methodisch kompetenter. Es ist auch durchaus reizvoll, mehrere Methoden aus einem Sachgebiet miteinander zu vergleichen.

Leider passiert das oft nicht. Wie Françoise schreibt, alle “10 Schritte für XYZ“-Artikel suggerieren, dass sie die “richtige” Methode sind. Die Gefahr, die sich daraus ergibt ist, dass Du darauf reinfällst und nichts neues mehr lernst. Speziell dann, wenn Du das Gefühl hast, dass dieses eine Werkzeug passt und gut funktioniert.

Deshalb ist es enorm wichtig, nicht aufzuhören – besonders dann, wenn etwas erfolgreich ist. Sonst limitierst Du Dein Lernen und damit Deine Fähigkeit zu wachsen. Ob es für Führungskräfte immer praktikabel ist, das Lernen selbst in den Mittelpunkt zu stellen, darüber kann man streiten. Es gibt sicherlich Situationen, wo eine konkrete Lösung einfach enorm hilfreich ist.

Lehren ist ein Weg aus der Falle

Der möglichen Falle kannst Du zum Beispiel entgehen, indem Du das Lehren zu Deiner Führungsaufgabe machst. Ernst genommen erfordert Lehren vom Lehrenden, dass diese Person sich selbst immer weiter entwickelt. Sie muss neue Impulse suchen, aufnehmen und sich bewusst machen, dass es noch viel zu lernen gibt.

Gleichzeitig schärfst Du Dein eigenes Lernen, wenn Du es jemand anderem erklären musst. Im Diskurs, in den Rückfragen, ergeben sich schnell Punkte, an denen Du erkennst, wo Dein Wissen noch mangelhaft ist. Damit ist Lehren gleichzeitig Lernen für den Lehrenden.

Ich selbst versuche gerade wenn ich blogge vieles aufzunehmen – und es dann zu abstrahieren. Ja, es gibt Methoden, die ich als “gut” und “hilfreich” empfinde. Gleichzeitig arbeite ich daran, sie zu abstrahieren, die Elemente der Methode zu verstehen, und wie sie miteinander arbeiten. Das erlaubt mir, den konkreten Vorteil von Methoden mit den dahinterliegenden Prinzipien zusammenzubringen. Spannenderweise ist das besonders hilfreich, wenn man sich andere Methoden anschaut. Die Gemeinsamkeiten und Unterschiede werden viel schneller sichtbar.

Lerne, wachse und passe Dich an – und vor allem, hör nicht damit auf

Ich habe in einem vergangenen Beitrag an diesem Thema schon einmal gekratzt. Sich anpassen zu können erfordert kostante Arbeit in Sachen Leadership. Die Erkenntnis, dass neues Wissen nichts endliches, sondern eine Erweiterung für wieder neues Wissen und dessen Aufnahme ist, ist beängstigend. Du kannst schnell das Gefühl bekommen, dass Kaizen eher eine Drohung, denn eine gute Philospohie ist. Schließlich kommst Du nie am Ende an.

Und dennoch ist genau das der Sprung, den wir machen sollten, um zu wachsen. Leben ist Lernen. Wenn wir es zulassen.

 

 

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Interview zu meinem Schweige Retreat

Ich hatte ja schon einmal über meinen Aufenthalt im Kloster Gnadenthal geschrieben. Das WILA-Magazin hat mich vor einigen Wochen zu diesem Thema interviewt.

Das Interview ist hier nachzulesen: https://www.wila-arbeitsmarkt.de/arbeitsmarkt-blog/2023/01/16/zeit-fuer-reflexion/

Auch einige Jahre später war das Erlebnis im Laufe des Gesprächs präsent. Ebenso alles, was es in meinem Kopf bewegt hat. Eine klare Empfehlung für eine Auszeit vom Alltag!

 

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Die Vorteile digitaler Werkzeuge für persönliche Produktivität

Im vergangenen Jahr hielt ich in der Reihe “Digital Jetzt” der Wirtschaftsjunioren Saarland einen Vortrag. Dabei ging es um digitale Werkzeuge für persönliche Produktivität. Wer meinen Blog länger liest, hat sicherlich gemerkt, dass ich Methoden und Routinen wichtiger finde, als das konkrete Werkzeug. Es gibt hochproduktive Menschen, die komplett analog arbeiten. Dennoch gibt es ein paar Features, die man nur mit digitalen Tools hat.

Backups und Suche

Das offensichtlichste solche Feature sind Backups. Digitale Tools haben praktisch alle eine Export- oder Backupfunktion. Das Notizbuch leider nicht. Es ist also, mit geringem Aufwand, oder gar komplett automatisiert möglich, die eigenen Daten zu sichern. Am besten wie ein Eichhörnchen: Viele Backups, an verschiedenen Stellen.

Wenn dann doch nochmal etwas schief geht, verliert man niemals alles. Verliert man das eigene Notizbuch, fällt es schwer, alles zu rekonstruieren.

Neben Backups haben die meisten Apps mittlerweile extrem gute Suchfunktionen. Mich durch zahllose Papierweiten quälen dauert auf jeden Fall länger. Diese allgemeinen Features ziehen sich durch alle Apps, die es so gibt. Aber in den verschiedenen Bereichen der Produktivität gibt es noch konkrete “Killerfeatures”, die nur Software bieten kann.

Aufgabenmanagement: Die globale Inbox

Geteilte Listen, Farben, Tags… So ziemlich jede ToDo-Listen Software bietet diese Dinge. Was sie allerdings auch bieten, was ich gerne als “Killerfeature” beschreibe, ist die globale Inbox. Mittels eines Tastaturkürzels, mittels Spracheingabe auf dem Handy, oder durch das Weiterleiten von E-Mails landet alles an einer Stelle.

Das geht natürlich nur digital und ist eine extrem wertvolle Funktion. Wie sie bei mir zum Einsatz kommt, habe ich schon oft beschrieben. Das wichtigste ist aber, dass es so schnell geht, dass ich mich nie unterbrechen muss. Egal aus welcher Quelle, ob Idee, Projekt, Aufgabe oder E-Mail, es kann schnell an einheitlichen Ort gebracht werden. Und das ist auch schon der größte Benefit: Es gibt genau diesen einen Ort, an dem ich suchen muss. Keine Zettelwirtschaft, zahllose Post-Its oder volle Schreibtische mehr.

Alleine die Inbox ist es wert, Software als Werkzeug in Betracht zu ziehen.

Knowledge Management: Suchfunktion

Die Suchfunktion habe ich bereits angesprochen. Nirgends allerdings ist sie nützlicher, als im Knowledge Management. Wenn man einige Jahre an Inhalt gesammelt hat, entstehen viele Ordner, viele Tags und viele Verknüpfungen. Eine gute Suchfunktion ist unglaublich hilfreich. Ob man sich dabei an Titel, Inhalt oder Datum erinnert, spielt bei modernen Apps keine Rolle. In der Regel findet man, was man sucht.

Ein Notizbuch hat leider keine Suchfunktion. Bullet Journaling versucht durch gute Indizees dieses Problem zu adressieren. Aber mit einer Volltextsuche in Sekundenbruchteilen kann das dennoch nicht mithalten.

Kommunikation und Kollaboration

Obwohl ich viel Kommunikation grundsätzlich gutheiße, ist Kommunikation auch immer eine Quelle von Unterbrechungen.

Digitale Tools haben ein Killerfeature, das dabei helfen kann: “Do not disturb“. Sei es Whatsapp, Teams, Outlook oder wie das Tool auch heißen mag. Bei allen ist es möglich, Benachrichtigungen gezielt zu unterdrücken oder zu filtern. In einer Zeit, in der man gefühlt dauernd einen Chat offen hat, ist das genau das richtige Feature. Es erlaubt die Vorteile der schnellen Kommunikation zu nutzen, ohne sie zum Herrscher der eigenen Zeit werden zu lassen.

Es lohnt auf jeden Fall, auf den eigenen Geräten mal zu schauen, welche Optionen es für die Benachrichtigungen gibt.

Templating

Last, but not least, Vorlagen. Praktisch jede Software bietet die Option, Vorlagen jeder Art zu speichern. Und Dinge wiederholen sich. Oft!

Deshalb ist es sehr zeitsparend und förderlich, wenn man sich Vorlagen baut. Ob in jeder App, oder einer globalen Software, ist dabei egal. Hauptsache, man muss nicht immer wieder das gleiche schreiben, oder jedes Mal darüber nachdenken, welche Form etwas haben sollte.

Eine Lanze für analoges möchte ich noch brechen

Wie jeder gute Handwerker weiß, helfen erstklassige Werkzeuge nur dann, wenn man sie ordentlich einsetzen kann. Es ist also völlig ok, nicht der neuesten App hinterher zu jagen, sondern das vertraute Notizbuch zu nutzen. Wenn man allerdings weiß, wie man sich organisieren möchte, kann Software mit ihren “Killerfeatures” der fehlende Baustein für richtig gute Produktivität sein.

Bildquelle: günther gumhold  / pixelio.de

 

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Stempelpflicht reloaded – das Beste aus 2022

Vor fast genau vier Jahren habe ich über das Thema Bürokratie einen Beitrag geschrieben. Gerade Stempel nehmen dabei eine wichtige Rolle ein. Deshalb möchte ich das Thema der vermeintlichen Stempelpflicht zum Auftakt des Jahres fortsetzen – mit meinen besten Erlebnissen aus 2022.

Was kaum jemand weiß: Es gibt keine Stempelpflicht

Ich verstehe gut, dass vor 100, 70 oder 50 Jahren ein Stempel noch etwas tolles war. Teuer in der Herstellung und deshalb Firmen und Behörden vorbehalten. Das ist heutzutage nicht mehr so. Ich kann mir jeden Stempel der Welt für wenige Euro herstellen lassen. Die vermeintliche Legitimation, die damit verbunden wird, ist also keine. Wenn ich mir einen Stempel mit beliebigen Daten machen lassen kann, was genau legitimiert er dann? Die Antwort ist einfach: Nichts.

Dazu kommt, das in Zeiten digitaler Dokumente kein Sinn mehr darin liegt, diese zu drucken um dann zu stempeln. Das ist unnötiger Aufwand und vermeidbarer Ressourcenverbrauch. Für digitale Unterlagen gibt es eigene Lösungen zur Legitimation, die aber noch nicht weit verbreitet sind.

In diesem Zwiespalt der technischen Unzulänglichkeit halten also viele Stellen an den schönen Stempeln fest – und tun so, als müssten das alle. Das ist aber falsch. Es gibt keinerlei gesetzliche Vorschrift für Unternehmen, Stempel zu besitzen oder zu nutzen. In wenigen Berufen und an wenigen Stellen ist das, soweit ich recherchieren konnte, anders geregelt. Für einen Großteil der Menschen allerdings ist ein Stempel nur eins: Ein physischer Anachronismus, ein Symbol der Vergangenheit.

Der Hügel, auf dem ich zu sterben bereit bin

Jeder Mensch braucht den sprichwörtlichen Hügel, auf dem er oder sie zu sterben gewillt ist. Stempel sind mein Hügel. Ich diskutiere viele Male jedes Jahr mit Menschen darüber, warum ich keinen Stempel habe (weil ich das nicht muss und wenig hilfreich finde). Die Entrüstung, die mir entgegenschlägt, ist mir dabei ein Rätsel. Warum stehen so viele darauf, einen Stempel irgendwo zu haben?

Warum tut man so, als gäbe es eine gesetzliche Verpflichtung, indem man auf Formularen vorgefertigte Felder für den Stempel unterbringt? Was würde denn der Stempel sagen oder an Mehrwert bringen? Aus meiner Sicht: Weniger als nichts.

Und so durfte ich mit diversen Stellen im Laufe des vergangenen Jahres darüber diskutieren, warum ich keinen Stempel auf ein Blatt drücke. Und ich werde das gerne weiter tun. Denn es ist schlimm genug, dass man ihn wünscht – noch schlimmer finde ich, ihn zur Bedingung zu machen, wenn niemand verlangen kann, dass man einen besitzt.

Ein Auszug aus den Gesprächen

Ich bekam im Laufe des Jahres ein Formular einer Behörde, das nur mit den Quellen meiner Rolle als Geschäftsführer überhaupt auszufüllen ist. Keine andere Person hätte dieses Dokument sachlich korrekt ausfüllen können. Auf den Stempel habe ich, natürlich, verzichtet. Es passierte, was passieren musste: Das Dokument kam zurück, “Stempel vergessen“. Die Entrüstung über meine Antwort, dass ich schon lange keinen mehr besitze, war riesig. Aber man hat es, irgendwann, akzeptiert.

In der Kommunikation mit einem Dienstleister war ebenfalls auf dessen Bestellformularen ein Stempelfeld vorgesehen. Ich hakte nach: Ich würde gerne mein Team die Bestellungen machen lassen, ob es ok ist, dass kein Stempel darauf sein wird? Die Antwort war, für jemanden der täglich mit IT zu tun hat, erschütternd: Ja, das ist ok, wenn alle Bestellungen von meiner E-Mailadresse kämen. Nun weiß jeder, der etwas mit Computern zu tun hat, dass Mailadressen (insbesondere die sichtbaren) nicht als Validation taugen. Inwiefern das also mehr legitimiert, lasse ich mal offen.

Und, nicht zuletzt, eine Schule: Sie schrieb mich an, ob die Entschuldigung meines Auszubildenden auch wirklich über meinen Tisch gegangen sei, da kein Stempel darauf war. Ich musste lächeln. Zum einen, weil es schön war, dass man sich rückversichert (auch wenn das im konkreten Fall definitiv nicht nötig wäre) – zum anderen frage ich mich, was ein findiger Azubi denn tun würde. Als ob es unmöglich wäre, eine Unterschrift zu fälschen und einen Stempel von einem Tisch zu nehmen und zu nutzen. Das erscheint mir dann doch etwas weltfremd.

Mein Traum: Ehrlichkeit

Es wäre schön, wenn alle Firmen und Behörden hier einfach mal das alte Symbol entfernen würden. Keine vorgesehenen Felder für Stempel auf Formularen. Keine Diskussion um etwas, was freiwillig ist.

Bis das passiert, werde ich weiter meinen kleinen Hügel erklimmen und darauf kämpfen.

 

Bildquelle: Rainer Sturm  / pixelio.de 

 

 

 

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