Ich hatte ja schon einmal über meinen Aufenthalt im Kloster Gnadenthal geschrieben. Das WILA-Magazin hat mich vor einigen Wochen zu diesem Thema interviewt.
Das Interview ist hier nachzulesen: https://www.wila-arbeitsmarkt.de/arbeitsmarkt-blog/2023/01/16/zeit-fuer-reflexion/
Auch einige Jahre später war das Erlebnis im Laufe des Gesprächs präsent. Ebenso alles, was es in meinem Kopf bewegt hat. Eine klare Empfehlung für eine Auszeit vom Alltag!
Im vergangenen Jahr hielt ich in der Reihe “Digital Jetzt” der Wirtschaftsjunioren Saarland einen Vortrag. Dabei ging es um digitale Werkzeuge für persönliche Produktivität. Wer meinen Blog länger liest, hat sicherlich gemerkt, dass ich Methoden und Routinen wichtiger finde, als das konkrete Werkzeug. Es gibt hochproduktive Menschen, die komplett analog arbeiten. Dennoch gibt es ein paar Features, die man nur mit digitalen Tools hat.
Das offensichtlichste solche Feature sind Backups. Digitale Tools haben praktisch alle eine Export- oder Backupfunktion. Das Notizbuch leider nicht. Es ist also, mit geringem Aufwand, oder gar komplett automatisiert möglich, die eigenen Daten zu sichern. Am besten wie ein Eichhörnchen: Viele Backups, an verschiedenen Stellen.
Wenn dann doch nochmal etwas schief geht, verliert man niemals alles. Verliert man das eigene Notizbuch, fällt es schwer, alles zu rekonstruieren.
Neben Backups haben die meisten Apps mittlerweile extrem gute Suchfunktionen. Mich durch zahllose Papierweiten quälen dauert auf jeden Fall länger. Diese allgemeinen Features ziehen sich durch alle Apps, die es so gibt. Aber in den verschiedenen Bereichen der Produktivität gibt es noch konkrete “Killerfeatures”, die nur Software bieten kann.
Geteilte Listen, Farben, Tags… So ziemlich jede ToDo-Listen Software bietet diese Dinge. Was sie allerdings auch bieten, was ich gerne als “Killerfeature” beschreibe, ist die globale Inbox. Mittels eines Tastaturkürzels, mittels Spracheingabe auf dem Handy, oder durch das Weiterleiten von E-Mails landet alles an einer Stelle.
Das geht natürlich nur digital und ist eine extrem wertvolle Funktion. Wie sie bei mir zum Einsatz kommt, habe ich schon oft beschrieben. Das wichtigste ist aber, dass es so schnell geht, dass ich mich nie unterbrechen muss. Egal aus welcher Quelle, ob Idee, Projekt, Aufgabe oder E-Mail, es kann schnell an einheitlichen Ort gebracht werden. Und das ist auch schon der größte Benefit: Es gibt genau diesen einen Ort, an dem ich suchen muss. Keine Zettelwirtschaft, zahllose Post-Its oder volle Schreibtische mehr.
Alleine die Inbox ist es wert, Software als Werkzeug in Betracht zu ziehen.
Die Suchfunktion habe ich bereits angesprochen. Nirgends allerdings ist sie nützlicher, als im Knowledge Management. Wenn man einige Jahre an Inhalt gesammelt hat, entstehen viele Ordner, viele Tags und viele Verknüpfungen. Eine gute Suchfunktion ist unglaublich hilfreich. Ob man sich dabei an Titel, Inhalt oder Datum erinnert, spielt bei modernen Apps keine Rolle. In der Regel findet man, was man sucht.
Ein Notizbuch hat leider keine Suchfunktion. Bullet Journaling versucht durch gute Indizees dieses Problem zu adressieren. Aber mit einer Volltextsuche in Sekundenbruchteilen kann das dennoch nicht mithalten.
Obwohl ich viel Kommunikation grundsätzlich gutheiße, ist Kommunikation auch immer eine Quelle von Unterbrechungen.
Digitale Tools haben ein Killerfeature, das dabei helfen kann: “Do not disturb“. Sei es Whatsapp, Teams, Outlook oder wie das Tool auch heißen mag. Bei allen ist es möglich, Benachrichtigungen gezielt zu unterdrücken oder zu filtern. In einer Zeit, in der man gefühlt dauernd einen Chat offen hat, ist das genau das richtige Feature. Es erlaubt die Vorteile der schnellen Kommunikation zu nutzen, ohne sie zum Herrscher der eigenen Zeit werden zu lassen.
Es lohnt auf jeden Fall, auf den eigenen Geräten mal zu schauen, welche Optionen es für die Benachrichtigungen gibt.
Last, but not least, Vorlagen. Praktisch jede Software bietet die Option, Vorlagen jeder Art zu speichern. Und Dinge wiederholen sich. Oft!
Deshalb ist es sehr zeitsparend und förderlich, wenn man sich Vorlagen baut. Ob in jeder App, oder einer globalen Software, ist dabei egal. Hauptsache, man muss nicht immer wieder das gleiche schreiben, oder jedes Mal darüber nachdenken, welche Form etwas haben sollte.
Wie jeder gute Handwerker weiß, helfen erstklassige Werkzeuge nur dann, wenn man sie ordentlich einsetzen kann. Es ist also völlig ok, nicht der neuesten App hinterher zu jagen, sondern das vertraute Notizbuch zu nutzen. Wenn man allerdings weiß, wie man sich organisieren möchte, kann Software mit ihren “Killerfeatures” der fehlende Baustein für richtig gute Produktivität sein.
Bildquelle: günther gumhold / pixelio.de
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Vor fast genau vier Jahren habe ich über das Thema Bürokratie einen Beitrag geschrieben. Gerade Stempel nehmen dabei eine wichtige Rolle ein. Deshalb möchte ich das Thema der vermeintlichen Stempelpflicht zum Auftakt des Jahres fortsetzen – mit meinen besten Erlebnissen aus 2022.
Ich verstehe gut, dass vor 100, 70 oder 50 Jahren ein Stempel noch etwas tolles war. Teuer in der Herstellung und deshalb Firmen und Behörden vorbehalten. Das ist heutzutage nicht mehr so. Ich kann mir jeden Stempel der Welt für wenige Euro herstellen lassen. Die vermeintliche Legitimation, die damit verbunden wird, ist also keine. Wenn ich mir einen Stempel mit beliebigen Daten machen lassen kann, was genau legitimiert er dann? Die Antwort ist einfach: Nichts.
Dazu kommt, das in Zeiten digitaler Dokumente kein Sinn mehr darin liegt, diese zu drucken um dann zu stempeln. Das ist unnötiger Aufwand und vermeidbarer Ressourcenverbrauch. Für digitale Unterlagen gibt es eigene Lösungen zur Legitimation, die aber noch nicht weit verbreitet sind.
In diesem Zwiespalt der technischen Unzulänglichkeit halten also viele Stellen an den schönen Stempeln fest – und tun so, als müssten das alle. Das ist aber falsch. Es gibt keinerlei gesetzliche Vorschrift für Unternehmen, Stempel zu besitzen oder zu nutzen. In wenigen Berufen und an wenigen Stellen ist das, soweit ich recherchieren konnte, anders geregelt. Für einen Großteil der Menschen allerdings ist ein Stempel nur eins: Ein physischer Anachronismus, ein Symbol der Vergangenheit.
Jeder Mensch braucht den sprichwörtlichen Hügel, auf dem er oder sie zu sterben gewillt ist. Stempel sind mein Hügel. Ich diskutiere viele Male jedes Jahr mit Menschen darüber, warum ich keinen Stempel habe (weil ich das nicht muss und wenig hilfreich finde). Die Entrüstung, die mir entgegenschlägt, ist mir dabei ein Rätsel. Warum stehen so viele darauf, einen Stempel irgendwo zu haben?
Warum tut man so, als gäbe es eine gesetzliche Verpflichtung, indem man auf Formularen vorgefertigte Felder für den Stempel unterbringt? Was würde denn der Stempel sagen oder an Mehrwert bringen? Aus meiner Sicht: Weniger als nichts.
Und so durfte ich mit diversen Stellen im Laufe des vergangenen Jahres darüber diskutieren, warum ich keinen Stempel auf ein Blatt drücke. Und ich werde das gerne weiter tun. Denn es ist schlimm genug, dass man ihn wünscht – noch schlimmer finde ich, ihn zur Bedingung zu machen, wenn niemand verlangen kann, dass man einen besitzt.
Ich bekam im Laufe des Jahres ein Formular einer Behörde, das nur mit den Quellen meiner Rolle als Geschäftsführer überhaupt auszufüllen ist. Keine andere Person hätte dieses Dokument sachlich korrekt ausfüllen können. Auf den Stempel habe ich, natürlich, verzichtet. Es passierte, was passieren musste: Das Dokument kam zurück, “Stempel vergessen“. Die Entrüstung über meine Antwort, dass ich schon lange keinen mehr besitze, war riesig. Aber man hat es, irgendwann, akzeptiert.
In der Kommunikation mit einem Dienstleister war ebenfalls auf dessen Bestellformularen ein Stempelfeld vorgesehen. Ich hakte nach: Ich würde gerne mein Team die Bestellungen machen lassen, ob es ok ist, dass kein Stempel darauf sein wird? Die Antwort war, für jemanden der täglich mit IT zu tun hat, erschütternd: Ja, das ist ok, wenn alle Bestellungen von meiner E-Mailadresse kämen. Nun weiß jeder, der etwas mit Computern zu tun hat, dass Mailadressen (insbesondere die sichtbaren) nicht als Validation taugen. Inwiefern das also mehr legitimiert, lasse ich mal offen.
Und, nicht zuletzt, eine Schule: Sie schrieb mich an, ob die Entschuldigung meines Auszubildenden auch wirklich über meinen Tisch gegangen sei, da kein Stempel darauf war. Ich musste lächeln. Zum einen, weil es schön war, dass man sich rückversichert (auch wenn das im konkreten Fall definitiv nicht nötig wäre) – zum anderen frage ich mich, was ein findiger Azubi denn tun würde. Als ob es unmöglich wäre, eine Unterschrift zu fälschen und einen Stempel von einem Tisch zu nehmen und zu nutzen. Das erscheint mir dann doch etwas weltfremd.
Es wäre schön, wenn alle Firmen und Behörden hier einfach mal das alte Symbol entfernen würden. Keine vorgesehenen Felder für Stempel auf Formularen. Keine Diskussion um etwas, was freiwillig ist.
Bis das passiert, werde ich weiter meinen kleinen Hügel erklimmen und darauf kämpfen.
Bildquelle: Rainer Sturm / pixelio.de
Liebe Leserinnen und Leser,
es ist mal wieder soweit – ein Jahr ist vorbei, ein neues steht vor der Tür. Zeit, ein wenig Resumée in einem Jahresabschluss zu ziehen.
Ich habe, wie in jedem Jahr, meinen Jahresabschluss wie geplant durchgeführt. Zwar auf mehr Tage verteilt, als mir lieb ist. Manchmal ist das jedoch erforderlich. Das entstandene Review umfasst 13 Seiten. Das passt auch gut zu diesem aufregenden Jahr. Viele Erfolge, einige Niederlagen, wirklich ruhig wird es nie.
Um das mit ein paar Zahlen zu untermauern:
In allen Wochen und an allen Tagen habe ich die rein mathematischen Ziele meines Taskmanagement konstant erreicht und übertroffen. Deshalb schraube ich die 2023 auch hoch. Auf der Projektseite hatte ich für 2022 insgesamt 85 Projekte angedacht, davon ein Dutzend nicht terminiert. Der Rest war jeweils in Quartale und Monate eingeplant. Von diesen 85 habe ich 69 terminierte sowie 4 nicht terminierte Projekte erreicht. Die Erfolgsquote ist damit bei rund 86%.
Ein geplantes und 6 ungeplante habe ich verfehlt. 1 ungeplantes wurde zur Hälfte abgeschlossen, ein anderes hat sich als sachlich falsch erwiesen. 2 Projekte wurden verworfen, 2 weitere in das kommende Jahr geschoben.
Für das kommende Jahr habe ich zurzeit 7 Ziele und 54 geplante und terminierte Projekte. 13 weitere Punkte stehen auf ungeplant. Für jedes Projekt ist mindestens ein “Trigger” zur passenden Zeit in meinem Aufgabensystem. Einzelaufgaben, die mir bekannt sind, habe ich natürlich ebenfalls jetzt schon darin aufgenommen.
Technisch umgesetzt sieht das so aus:
Wenig verwunderlich ist, dass je weiter hinten im Jahr, desto leerer und ungenauer wird das System. Durch das, was im Laufe des Jahres passiert, füllt sich das aber in aller Regel problemlos, und je näher die jeweiligen Monate kommen, desto genauer sind sie planbar. Deshalb ziehe ich mir auch zu Jahresbeginn davon eine Art Backup, um es am Jahresende mit der Realität zu vergleichen.
Was mich besonders freut, ist dass mein Blog unter der Vielzahl an Ereignissen nicht gelitten hat. Ich habe meinen zweiwöchentlichen Rhythmus konstant eingehalten. Und ich plane, das auch kommendes Jahr zu tun, wie gewohnt mit Themen rund um Leadership Development und persönliche Produktivität. Natürlich wird auch das ein oder andere Sonderthema dabei sein. Zum Thema Stempel”pflicht” gibt es zum Beispiel garantiert ein Update mit den Erlebnissen diesen Jahres.
Bis dahin wünsche ich Dir von Herzen einen ruhigen, aber schönen Start in 2023 und natürlich überhaupt ein erfolgreiches Jahr. Falls Du für 2023 Wünsche und Ideen für meinen Blog hast, lass es mich gerne wissen – oder gerne auch, wie Dein Jahresabschluss aussieht!
Bildquelle: Erwin Lorenzen / pixelio.de
Meine Mentorin, Françoise Hontoy, schreibt in ihrem Blog über das Ziel von Coaching. Und, in meinen Augen, hat sie Recht. Wir geben zuviel Geld für ein gutes Gefühl, aber nicht gutes Coaching aus!
Es ist völlig unstrittig, dass im Alltag ganz konkrete Probleme auftauchen. Wenn das der Fall ist, sucht man als Nachwuchsführungskraft nach konkreten Lösungen. Wie schön und einfach ist es dann, wenn der eigene Coach vielleicht Expertise im konkreten Problemfeld hat!
Es liegt dann nahe, den Coach in die Lösung mit einzubeziehen, und Coaches lassen sich oft auch gerne darauf ein. Denn es ist ein gutes Gefühl, an etwas konkretem zu arbeiten, mit einem messbaren Ergebnis am Ende.
Leider verfehlt der Coach damit sein wichtigstes Ziel.
Die Arbeit eines Coaches, ähnlich wie die einer Führungskraft, hat ein viel wichtigeres Ziel: Sich selbst unnötig zu machen. Deshalb ist es wichtig, das immer im Auge zu behalten, wenn man selbst coacht, oder diese Leistung in Anspruch nimmt. Es gibt immer akute Probleme, die es zu lösen gilt.
Die bezahlte Zeit eines Coaches darauf zu verwenden klingt erst einmal plausibel, erhöht aber eigentlich die Abhängigkeit von dieser Person. Stattdessen sollte bei einem guten Coaching oder Mentoring das Gegenteil im Fokus stehen. Idealerweise hilft ein Mentor dabei, den eigenen Werkzeugkasten derart zu vergrößern, dass man selbst mit den anstehenden Herausforderungen umgehen kann.
Damit schließt sich auch der Kreis zu meinem Leadership-Thema. Denn als Führungskraft ist es ebenfalls meine Aufgabe, Menschen bei ihrer Entwicklung zu helfen – nur eben im Unternehmen. Mein größter Erfolg in dem Job ist es, wenn ich ein Jahr Sabbatical machen kann, ohne dass das am Ergebnis des Unternehmens etwas ändert.
Dieses Bild immer wieder zu verinnerlichen, aktuelle Probleme zuzulassen ohne sie dominieren zu lassen, sie stattdessen als Ausgangspunkt für Lerninhalte verwenden. Das sind die Kennzeichen eines guten Coaches, und einer guten Führungskraft.
Ein guter Mentor kann helfen, diese Entwicklung voranzutreiben.