Hinweis: Für die, die lieber hören als lesen, gibt es dieses Thema auch als Episode bei Follow-Up.fm

Programme, die versprechen, das Leben zu erleichtern, gibt es wie Sand am Meer. Überhaupt, es gibt unglaublich viel Software.

Als Nachfolger und Unternehmer solltest Du bei der Auswahl vor allem eine Regel beachten: Nutz das, was Dir hilft. Wenn das ein normales Notizbuch ist, ist das völlig ok. Wenn Du allerdings wie ich eher digital „veranlagt“ bist, habe ich die ein oder andere Anregung für Dich.

Aufgabenverwaltung

Einen Mangel an Aufgaben hast Du sicherlich nicht. Sie alle im Kopf behalten zu wollen, ist nicht nur zum Scheitern verurteilt. Es ist angesichts toller Softwarelösungen auch Verschwendung.

In diesem Bereich gibt es nicht die richtige Lösung. Es hat viel mit Deinen Präferenzen zu tun. Wie ich bereits in diesem Blog berichtete, nutze ich für meine Aufgaben (noch) hauptsächlich Omnifocus 2. Derzeit evaluiere ich jedoch auch einige andere Lösungen, darunter Things 3, Todoist und 2do. Es kommt ein wenig darauf an, was Du suchst – ein paar Tipps für Dinge, auf die Du achten und sie zur Bewertung heranziehen kannst, habe ich aber. Bei meinem Vergleich ziehe ich unter anderem folgende Kriterien zu Rate:

  1. Single Task Listen – Kann ich, je nach Aufgabengebiet, einzelne Aufgaben in einer Liste hinterlegen, die ich schnell finde?
  2. Areas – Kann ich verschiedene Lebens- und Aufgabenbereiche visuell und in der Nutzung unterteilen?
  3. Sonstige Listen – Ich pflege noch viele andere Listen, wie z. B. Bücherempfehlungen. Wie gut lassen die sich abbilden?
  4. Routinen – In meinem Leben gibt es sich wiederholende Aufgaben oder Projekte. Wie einfach lässt sich das mit einer Software bewerkstelligen?
  5. Integration von Drittsoftware – Wie gut kann ich meine Aufgabenliste mit anderen Programmen, zum Beispiel Kalender oder Datenablage, verbinden?
  6. Filtern von Listen – Wie schnell finde ich das, was ich jetzt gerade suche, zum Beispiel mit Tags oder ähnlichen Filtern?
  7. Customizing der Darstellung – Damit ich es nutze, muss es mich ansprechen. Deshalb ist Möglichkeit, die Oberfläche meinen Wünschen entsprechend anzupassen, ein wichtiger Punkt.
  8. Clipping/Quick Entry – Du wirst das Programm nur nutzen, wenn Du schnell Aufgaben darin unterbringen kannst. Dabei gibt es bei den Anbietern unterschiedliche Ansätze.
  9. Mobile App – Es ist selbstverständlich, dass ich meine Aufgaben immer bei mir und synchron haben will. Wie gut das funktioniert, spielt dementsprechend eine wichtige Rolle für mich.
  10. Oberfläche – Gerade im direkten Vergleich mit den Konkurrenten sieht man, dass Omnifocus einige Jahre nicht erneuert wurde. Eine hübsche, ansprechende Oberfläche ist ein Bonus.

Die Liste ist nicht abschließend. Vielleicht möchtest du ja für bestimmte Features Bonuspunkte vergeben, oder legst auf andere Bereiche wert. Ich hoffe, sie gibt Dir dennoch einen Ansatzpunkt.

Datenablage und Notizen

Schriftverkehr, tolle Artikel aus dem Internet, der letzte Geschäftsbericht, Deine Liquiditätsberechnung… Daten, Daten, Daten, es ist das Erdöl unserer Zeit. Und es ist natürlich Treibstoff für Dich.

In dieser Menge den Überblick behalten, ist nicht immer leicht. Es gibt Programme, die Dir dabei helfen. Manche sind reine Ablagen (Dropbox, Box, Synology Cloudstation), andere eher Hybride wie Evernote, das Notizen und Datenablage vereint. Egal wie, Du brauchst etwas, dass Dir den Zugriff auf das ermöglicht, was Du für Deine Arbeit (ggf. auch unterwegs) benötigst.

Ich persönlich arbeite mittlerweile wieder mit einer Mischung. Für alles, was mit meinem Unternehmen und dessen relativ hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen zu tun hat, nutze ich DevonThink Pro. Darin kann ich guten Gewissens Schriftverkehr mit Kunden, Notizen, Tabellen und alles was Du Dir sonst noch denken kannst, ablegen. Diese Ablage ist verschlüsselt – sie kann optional über mehrere Geräte synchronisiert werden und der Ort des Hostings ist wählbar. Zusammen mit der mittlerweile nutzbaren mobilen Applikation ist das eine runde Sache.

Für Notizen und Daten, die ich immer dabei haben will und die keine Daten Dritter enthalten, teste ich derzeit parallel OneNote und Evernote. Beide verfolgen ein ähnliches Ziel, haben aber unterschiedliche Stärken. Im Bereich des eigentlichen Notierens hat OneNote die Nase vorn. Als Datensammlung ist Evernote, nicht nur dank des sehr viel besseren Webclippers, besser geeignet. Beide sind plattformübergreifend einsetzbar, insofern ist es Deiner Präferenz überlassen, was Dir mehr zusagt.

Natürlich tut es zur Sammlung von Daten auch eine normale Ordnerstruktur auf Deinem Computer, wenn das für Dich gut klappt. Die Suchfunktionen der verschiedenen Applikationen und Betriebssysteme sind inzwischen eigentlich alle sehr schnell geworden, auch wenn ich bei spezialisierten Programmen immer noch Vorteile sehe.

Passwortverwaltung

Im persönlichen Gespräch betone ich es immer wieder gerne: Universell genutzte Passwörter sind der ultimative Weg, seine Daten zu verlieren. Ich empfehle ganz klar für jeden Account, für jeden Zugang, für jede Verschlüsselung ein eigenes, zufällig erstelltes und möglichst komplexes Passwort zu nutzen.

Klar ist, die kannst Du Dir vermutlich nicht alle merken. Eine Lösung dafür sind Passwortmanager. Davon gibt es mittlerweile einige gute. Features, die ich wichtig finde, sind zum Beispiel:

  • Synchronisation auf allen Geräten
  • Eingebauter Passwortgenerator mit wählbarer Komplexität
  • Plattformunabhängigkeit
  • Browser-Plugin, mit dem man direkt Daten auf Seiten ausfüllen lassen kann

Ausprobiert habe ich unter anderem KyPass und Enpass, gelandet bin ich mittlerweile beim Marktführer 1Password.

Bestehende Infrastruktur beachten!

Egal, wofür Du Dich entscheidest, es schadet nicht, die bestehenden Lösungen und Infrastruktur in Deinem Unternehmen mit einzubeziehen. Wenn Deine Firma bspw. einen Exchangeserver nutzt (ob lokal oder dezentral gehostet, spielt dabei keine Rolle), solltest Du in jedem Fall auf passende Software achten. So tut sich zum Beispiel der native Apple-Kalender und der Apple-Mailclient relativ schwer mit Exchange, zumindest wenn es um geteilte Accounts und Postfächer geht und deren Zugriffsrechte geht. Das kannst Du einfach lösen, indem Du auf passende Angebote von Drittanbietern umsteigst.

Wenn Ihr auf wechselnden Geräten arbeitet, ist es sinnvoll, auf Software zu setzen, die per Browser nutzbar ist, da Du vielleicht nicht auf allen genutzten Geräten die gleiche Client-Software installieren kannst.

Diese Liste lässt sich natürlich fortsetzen. Ich hoffe, ich habe Dir einige Anregungen geben können. Was mich brennend interessiert ist, welche Lösungen Du aus welchem Grund gewählt hast. Lass es mich in den Kommentaren, per Mail oder in den sozialen Medien wissen!

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