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Hinweis: Für die, die lieber hören als lesen, gibt es dieses Thema auch als Episode bei Follow-Up.fm

Ich spreche viel über das, was mich im positiven Sinn bewegt. Wie Du Dir allerdings sicherlich denken kannst, ist natürlich auch als Nachfolger und Unternehmer nicht immer alles eitel Sonnenschein. Mich hat ein Beitrag von Vanessa Weber auf Impulse.de darauf gebracht, auch mal ein paar Worte zu den dunklen Seiten dieser Rolle zu verlieren.

Motivation kommt von innen…

Wenn Du meinen Podcast hörst oder meinen Blog liest, weißt Du, dass ich Motivation für etwas halte, was von innen kommt. Es spielt keine Rolle, ob es dabei um Dein Team oder Dich geht.

Allerdings kann auch bei Dir etwas von außen kommen, und das ist Demotivation. Dazu habe ich einige Beispiele, Dir mir selbst begegnet sind:

Wenn Du ständig in Deiner Rolle hinterfragt wirst, stellst Du Dir vielleicht des Öfteren die Frage, was das ganze soll – als leitender Angestellter irgendwo wärst Du niemals derart im Fokus und könntest genauso gut, vielleicht noch besser, verdienen. Erschwert wird es noch, wenn Du selbst genau das Gegenteil tust, und im Zweifel lieber annimmst, dass Dein Gegenüber weiß, was er oder sie tut. Es ist nie leicht, wenn eigene Regeln nicht für einen selbst gelten.

Ein anderes Beispiel ist das sog. Imposter-Syndrom. Wer diesen Begriff googelt, findet dazu viele Einträge und Berichte. Im Prinzip besagt es, dass Du Dir, insbesondere dann, wenn es sehr gut läuft, oftmals selbst wie ein Betrüger vorkommst. Dann denkst Du Dir „meine Güte, so viel hab ich jetzt auch nicht getan, wie kann das so gut laufen…hoffentlich merkt keiner, dass ich es auch nicht wirklich besser weiß“, oder so ähnliche Gedanken. Dieses Denken kann stark an Deiner Motivation nagen – schließlich gibt es für Nachfolger und Unternehmer eher selten Feedback von außen zur eigenen Leistung und den Erfolgen.

…Demotivation von außen

Vergleichsmaßstäbe sind ein weiteres Beispiel dafür, wie Deine Motivation rapide sinken kann. In den Gruppen, in denen Du Dich berufsbedingt aufhältst, ist immer jemand (und ehrlich gesagt, meist kommt es Dir so vor, als seien es alle), der mehr drauf hat und erfolgreicher ist, als Du. Durch diesen zu Deinen Ungunsten ausgehenden Vergleich wirst Du weiter verunsichert. Allerdings weißt Du natürlich nie, wieviel Wahrheit Du von Deinem Gegenüber bekommst – viele Menschen sind einfach unehrlich in dieser Hinsicht, ob aus guten oder schlechten Gründen spielt keine Rolle. Der Effekt ist aber, dass Du immer weitere Anlässe zur Selbstkritik findest.

Alle genannten Beispiele haben gemeinsam, dass es Dir in Deiner Rolle an direkten, Dir wohlgesonnenen Feedbackgebern fehlt. Das ist normal, alleine statistisch. Die Selbständigenquote in Deutschland liegt bei etwa 10,5%, davon etwas mehr als die Hälfte Soloselbständige. Damit scheiden also rund 95% der Bevölkerung aus, wenn es um qualitatives Feedback geht.

Ein Patentrezept kann ich nicht bieten. Alle genannten Punkte treten bei mir mehr oder minder regelmäßig auf. Ich versuche, ihnen entgegen zu wirken, indem ich eine Mentorin in Anspruch nehme. Auch Partner oder Partnerin kann helfen, je nach Situation allerdings auch nur begrenzt. Bei Freunden ist es ähnlich, auch darüber habe ich bereits gebloggt – es ist schwer, die Situation eines anderen zu verstehen, wenn man sie nicht nachempfinden kann.

Mein wichtigster Tipp ist es, im eigenen Unternehmernetzwerk ein oder zwei Menschen zu finden, denen Du vertraust. Diese verstehen Deine Situation und öffnen sich auch Dir. So bekommst Du Feedback und siehst, dass auch andere sprichwörtlich „nur mit Wasser kochen“.

Einsamkeit

Das passt auch gut als Überleitung zum zweiten Punkt, der Einsamkeit.

Mit Menschen sprechen, unter Umständen auch mit vielen Menschen, ist Teil Deines Jobs. Das heißt aber nicht, dass Du auch ein echtes Verhältnis mit ihnen hast. Ganz im Gegenteil, es ist genauso, wie schon bei der Motivation beschrieben. Es gibt wenige, die Deine Herausforderungen verstehen, und davon ist auch nur ein geringer Teil für Dich als echter Freund oder echte Freundin passend. Die allermeisten Bekanntschaften sind genau das: Oberflächliche Bekanntschaften.

Nun kommt noch ein wichtiger Punkt dazu. Du wirst ja nicht in dieser Rolle geboren. Du hast ja vorher auch schon Freunde gehabt. Viele davon auch schon ein Leben lang. Du hast Partner oder Partnerin. Und trotzdem wirst Du oft einsam sein, weil Dir die Energie fehlt, im Gespräch all die Basisarbeit für gegenseitiges Verständnis zu legen, die erforderlich wäre, um sich wirklich gut auszutauschen. Manchmal führt das sogar dahin, dass langjährige Freundschaften zerbrechen. Ohne gemeinsame Basis ist das auch kein Wunder – das macht es nur leider nicht weniger schmerzhaft.

Es ist ein bitteres Gefühl zu wissen, dass Du alles gegeben hast und es dennoch nicht verhindern konntest. Denn der Preis wäre unter Umständen Dein Lebenstraum, Dein Team oder Deine Überzeugung gewesen. Gegen diese Bitterkeit habe ich kein Gegenmittel für Dich. Aus jüngster Erfahrung kann ich aber eines sagen: Bei den richtigen Menschen kann es wichtig sein, Deine persönliche Energiegrenze zu überschreiten und doch noch einmal viel zu erklären. Oder einfach mal darüber zu sprechen, wie Du Dich fühlst.

Ich finde, es ist wichtig, auch über diese schmerzhafte Seite zu sprechen. Alles andere wäre unehrlich und erlaubt es auch nicht, sich dabei zu helfen.

Zeit, und der Umgang damit

Lass uns abschließend noch ein wenig über Zeit sprechen. Es geht mir nicht darum, Dir zu erzählen, dass Du viel arbeiten musst. Ich denke, das sollte kein großes Geheimnis sein.

Allerdings führt Dich Deine operative Aufgabenlast, plus die Anforderungen Deiner Rolle als Nachfolger und Unternehmer zusätzlich, oft in ein Dilemma. Mir geht es sehr oft so. Der Kalender ist voll, die Aufgabenliste ebenso – selbst wenn die Prioritäten operativ klar sind, und Du alles in den „regulären“ Bürozeiten erreichst, kommen dennoch alle zwei Tage Einladungen zu hochkarätigen Networkingevents diverser Organisationen, zu spannenden Vorträgen oder tollen Weiterbildungsangeboten. Oh, und Du hast ja vielleicht noch Freunde und Familie. Alles in allem läuft es darauf hinaus, dass Du niemals alles wirst wahrnehmen können. Du wirst immer wieder Events verpassen, obwohl sie für Dein Business wichtig sind. Du wirst Dich mit Partner oder Partnerin um gemeinsame und eigene Zeit streiten, und viel seltener mit Freunden etwas unternehmen können, als Du gerne möchtest.

Zeit wird also zur wertvollsten Ressource, und dummerweise ist sie auch noch immer gleich. Du bekommst nie mehr, als Du hast. Das daraus resultierende Gefühl kann ich nur als frustrierend beschreiben. Obwohl mir intellektuell klar ist, dass ich nicht alles tun kann, nicht überall dabei sein kann, nicht allen gleich viel geben kann, obwohl ich das klar verstehe, bin ich oft unglaublich frustriert. Denn mich lässt das Gefühl nicht los, nicht doch etwas wichtiges zu verpassen, eine einmalige Chance, wenn ich nicht noch an diesem einen Event zusätzlich teilnehme, nicht diesen Skill lerne oder an dieser Idee forsche.

Ich vermute, ein Profi wie bspw. Ivan Blatter würde jetzt erst recht sagen „nimm Dir Zeit für Hobbys und Freunde“. Auch das verstehe ich intellektuell. Nur habe ich noch nicht für mich die emotionale Verknüpfung herstellen können. Die Konsequenz ist, dass ich tatsächlich kaum etwas anderes tue, als mein Business. Ich habe zurzeit kaum Hobbys, die mir Freude bereiten und nehme mir auch nicht die Zeit, eines zu finden – denn dazu müsste ich Dinge ausprobieren, für die mir die Zeit zu schade ist. Mit Freunden unternehme ich ab und zu etwas, allerdings viel seltener, als gut wäre. Die Organisation, die Verantwortung es zu tun, ist oft einfach zu viel. Nicht, weil ich diese Menschen nicht schätze, ganz im Gegenteil. Sondern weil ich permanent in Zeitnot und unter einem Mangel mentaler Kapazität  bin.

Auf der Habenseite bedeutet das natürlich, dass ich (hoffentlich) viel seltener als andere Menschen Zeit verschwende. Ich plane und manage meine Zeit sehr genau und bin mir deshalb auch genau bewusst, wofür ich sie ausgebe. Das alleine reicht aber nicht, um dem beschriebenen Gefühl entgegen zu wirken.

Ein Blick hinter die Fassade

Das war jetzt viel aus dem Nähkästchen geplaudert, und auch sehr offen. Bitte versteh diesen Text nicht falsch, sondern ordne ihn in den richtigen Kontext ein. Ich glaube fest daran, dass Wissen das beste Mittel gegen Vorurteile ist. Deshalb möchte ich mit meinem Podcast und meinem Blog ein ehrliches und umfassendes Bild für Nachfolger und Unternehmer zeichnen. Dazu gehört es in meinen Augen auch, einen Blick auf die dunklen Seiten, die alles im Leben hat, zu werfen.

Das heißt aber nicht, dass ich Dir davon abraten will. Im Gegenteil. Das Saldo ist absolut positiv. Ich kann mir nicht vorstellen, mit jemandem zu tauschen. Die Möglichkeit, Themen, die mir wichtig sind, zu bewegen, Menschen weiter zu entwickeln und in einem unglaublichen Team mitzuwirken, das möchte ich nicht missen. Und es übertrumpft die negativen Seiten ganz locker. Sie deshalb verschweigen halte ich dennoch für falsch.

Sich selbst zu organisieren ist für Nachfolger und Unternehmer eine essentielle Fähigkeit. Wenn Du meinen Blog öfter liest, hast Du vielleicht schon gemerkt, dass ich GTD-Anwender bin. Darüber habe ich schon zwei Beiträge veröffentlicht: Über GTD und Bullet Journal und über mein persönliches Setup.

Neben dieser Methode gibt es noch viele andere Mittel und Wege, gut mit Deiner Zeit umzugehen. Drei Stück möchte ich Dir heute vorstellen.

Erzieh Dein Team

Im Umgang mit Menschen entstehen viele Zeitverluste, die wir oft gar nicht wahrnehmen. Ein Beispiel aus meiner Praxis: Wir haben ein tägliches kurzes Standup-Meeting, das in aller Regel maximal 15 Minuten dauert. Kommt ein Teammitglied dazu 5 Minuten zu spät entsteht kein Zeitverlust von 5 Minuten – tatsächlich verlieren wir im schlimmsten Fall eine ganze Stunde (11 Personen warten auf eine zwölfte, jeweils fünf Minuten, ergibt summiert eine Stunde).

Deshalb habe ich entschieden, dass seit Anfang 2016 jede Verspätung die nicht fremdverschuldet ist, Geld kostet. Mein Team zahlt 3€, ich selbst zahle 10€, da ich als Chef eine Vorbildfunktion habe.

Das hat sich bezahlt gemacht. Die Pünktlichkeit ist gestiegen, und wir konnten das gesammelte Geld am Jahresende an den Sheldrick Wildlife Trust spenden, was mir sehr wichtig war.

Meetings sollten Regeln haben

Meetings sind eh ein riesiger Zeitfresser. Gleichzeitig sind sie für kollaboratives Arbeiten absolut notwendig. Das Geheimnis ist es, sie produktiv zu gestalten. Für unsere Meetings habe ich deshalb Regeln aufgestellt, die sich alle um die Zahl „1“ drehen:

  • Meetings sollten nie länger als 1 Stunde dauern (Ausnahme: Sonderereignisse wie Jahresplanung oder Betriebsversammlung)
  • Sie haben 1 Agenda, die vorher bekannt ist (als Notiz im Termin)
  • Meetings haben 1 Moderator (in aller Regel derjenige, der einberuft)
  • Sie haben 1 Thema (denn gemischte Meetingthemen führen zu Chaos)
  • Meetings haben 1 Protokollanten (dieser sollte nicht gleichzeitig der Moderator sein!) – Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Menschen nicht teilnehmen konnten.
  • Sie haben 1 Protokoll

Das klappt, zugegeben, nicht immer, aber in 80% und mehr aller Fälle. Das Team hat das auch gut aufgenommen und der Widerwillen gegen viele Gesprächstermine ist merklich gesunken.

Richtig Prioritäten setzen

Einen Mangel an Aufgaben gibt es, wie bereits eingangs erwähnt, nicht. Auch immer mehr, als Du an Zeit zur Verfügung hast. Deshalb ist es wichtig, Deine Prioritäten richtig zu setzen. Mir helfen dabei drei Fragen, die ich auf mögliche Aufgaben anwende:

  • Warum ist etwas auf meiner Liste? („was ist das Ziel?“)
  • Was passiert, wenn ich es nicht tue?
  • Wie tue ich es am besten?

Die erstem beiden Fragen dienen Deiner Effektivität, die dritte zielt auf Deine Effizienz ab. Ziele helfen Dir zu beurteilen, ob eine mögliche Aufgabe Dir bei der Zielerreichung hilft. Tut sie das nicht, kannst Du überlegen, sie nicht anzunehmen. Dabei hilft auch die zweite Frage, die viel zu selten gestellt wird. Wenn Du ehrlich mit Dir selbst bist, haben viele Dinge keine großen Auswirkungen, wenn sie nicht passieren – dann gibt es keinen sinnvollen Grund, dass sie hoch oben auf Deiner Liste stehen, oder?

Erst mit Frage Nummer drei musst Du Dich überhaupt damit beschäftigen, ob es einen effizienteren Weg gibt, die Aufgabe zu erledigen. Das ist definitiv die Kür, während die beiden Fragen vorher die Pflicht sind.

Was sind Deine besten Tipps?

Ich hätte sicherlich noch viele andere Ratschläge. Bei Bedarf schreibe ich gerne einen zweiten Beitrag zu dem Thema. Mich interessiert jedoch noch viel mehr, was Deine besten Tipps sind! Lass es mich gerne wissen – per Mail, als Kommentar unter diesem Beitrag oder über die sozialen Medien. Alle notwendigen Links findest Du jeweils am Kopf- und Fußende dieser Seite rechts.

Im Juli diesen Jahres habe ich an der Hochschule für Technik und Wirtschaft einen Gastvortrag gehalten. Das Thema war Prokrastination, auch gerne „Aufschieberitis“ genannt. Vorab, jeder Mensch schiebt Dinge auf, mal mehr, mal weniger. Allerdings kann man dem begegnen, wenn man sich organisiert.

Für die persönliche Produktivität gibt es gefühlt hunderte Methoden und tausende Werkzeuge. Da ich es liebe, neues auszuprobieren, habe ich alleine darin schon viel Lebenszeit investiert (und damit andere Dinge aufgeschoben). Der Vorteil für Dich, und diejenigen, die den Vortrag besucht haben: Ich habe den Aufwand, es zu verstehen und aufzubereiten, bereits investiert. Du kannst also ganz hemmungslos profitieren.

Zwei Methoden stechen heraus und wurden intensiv getestet

Aus den vielen Optionen habe ich insbesondere zwei Methoden intensiv, d.h. jeweils über einen langen Zeitraum, angewendet. Beide haben zum Ziel, Deine persönliche Produktivität und Deinen Grad an Organisation zu erhöhen. Es handelt sich dabei einerseits um Getting Things Done® (GTD) und um Bullet Journaling (BuJo) andererseits. Hier ein kurzer Überblick:

Vergleichsübersicht GTD und BuJo

Vergleichsübersicht GTD und BuJo

Man sieht bereits, dass sich beide erheblich unterscheiden. Ich empfehle Dir, bei Interesse unbedingt das Buch von David Allen und die Webseite von Ryder Carroll zu lesen!

Getting Things Done: Ein Regelwerk für alle Fälle

In der Übersicht stand es ja bereits, GTD verfügt über ein Regelwerk, dessen Einhaltung den Erfolg der Methode sichert. Beginnen wir also ganz von vorne. Es kommt Dir etwas in den Kopf, alternativ in Deinen Briefkasten oder Deine Inbox. David Allen bezeichnet das als „Stuff“, da es keine Rolle spielt, in welchem Format oder wo es ankommt.

Inbox - Schritt 1, unklare Inhalte

Inbox – Schritt 1, unklare Inhalte

Wie du siehst, landet alles zuallererst in der Inbox des GTD Systems. Beim Abarbeiten der Inbox (Empfehlung: Einmal täglich) wird jeder Eintrag, jedes Objekt, genau einmal angefasst und anhand einiger Fragen analysiert. Die erste Frage lautet “is it actionable?“, also ob direkt eine klare Handlung, ein Eintrag auf einer ToDo-Liste, erkennbar ist.

Sehr häufig ist das nicht der Fall, wie im obigen Schaubild zu sehen. Solche Items gehen drei Wege. Entweder in den Müll (beispielsweise kurze Geistesblitze, die sich im Nachhinein als Blödsinn herausstellen), in ein Ablagesystem (Referenzmaterial, Artikel, Schriftverkehr zu einem Projekt, etc.) oder auf die „Eines Tages“-Liste. Auf letzterer landen alle Dinge, die Du jetzt weder projektieren noch durchführen kannst, aber vielleicht in einer noch nicht genau definierten Zukunft.

Wie GTD seine ToDo-Listen füllt und ordnet

Selbstverständlich gibt es auch viele Sachen in der Inbox, die sehr wohl actionable sind. Eine Mail, die auf Antwort wartet. Ein Eintrag für die Einkaufsliste. Die Mitarbeitergespräche für das kommende Jahr. Das sind drei Beispiele für Einträge, wo die Antwort auf die erste Frage „ja“ lautet.

Inbox - Schritt 2, direkt erledigen?

Inbox – Schritt 2, direkt erledigen?

Bei solchen Items stellst Du Dir direkt zwei weitere Fragen. Die erste ist, ob der konkrete nächste Schritt, egal wie klein er sein mag (bspw. initiales Brainstorming für ein Projekt), klar ist und ob damit das Ziel erreicht ist. Dazu komme ich gleich, denn es gibt noch eine weitere Frage, die alleine bereits ein riesiger Mehrwert ist: Die Zwei-Minuten-Regel. Diese besagt, dass wenn Du Deine Inbox durchgehst, und ein Eintrag in zwei Minuten oder weniger erledigt ist, Du diesen sofort erledigst. Kein Zurücklegen. Kein weiteres Nachdenken. Nur erledigen.

Ist das geklärt, kannst Du Dich nochmals der ersten Frage widmen, nämlich ob der Eintrag einen oder mehrere Arbeitsschritte erfordert.

Inbox - Schritt 3, Projekt oder ToDo? Und wer erledigt es?

Inbox – Schritt 3, Projekt oder ToDo? Und wer erledigt es?

Ist es ein einzelner Arbeitsschritt, dann kommt der Eintrag auf Deine ToDo-Liste. Sind es mehrere Schritte, oder ist der Umfang noch unklar, spricht GTD von einem Projekt. Dieses legst Du in Deinem System der Wahl an und definierst mindestens den allerersten Schritt, um in diesem Projekt voran zu kommen. Oft ist dieser einfach, das Projekt zu brainstormen.

Bin ich die richtige Person für die Aufgabe?

Wer ganz alleine ist, wird an dieser Stelle die Frage meistens mit ja beantworten, die sich nun stellt, nämlich ob ich selbst der oder die richtige bin, die konkrete Aufgabe zu erfüllen. Als Nachfolger und Unternehmer ist es aber oft so, dass die Antwort nein lautet. Oft ist es viel sinnvoller, die Aufgabe meinem Team oder einer bestimmten Person zu übergeben. Tust Du das, musst Du es natürlich nachverfolgen können, also ebenfalls niederschreiben!

Inbox - Schritt 4, gibt es einen Termin?

Inbox – Schritt 4, gibt es einen Termin?

Zuletzt stellt sich noch die Frage, wann etwas zu erledigen ist. Die Default-Antwort ist immer asap, also „as soon as possible“. Das ist wortwörtlich zu verstehen, nicht wie manche Vorgesetzte die Abkürzung nutzen. Der Eintrag wird erledigt, sobald sich die Gelegenheit bietet. Um diese auch zu erkennen, gibt es noch das Konzept der Kontexte, das aber hier den Rahmen sprengen würden. Terminsachen müssen natürlich gezielt eingeplant werden. Dafür solltest Du mit einem Kalender arbeiten.

Das regelmäßige Review schafft Übersicht und hält Ordnung

Wenn Du die oben genannten Fragen durchlaufen hast, gibt es vier mögliche Stellen, auf denen Items, die Du als actionable definiert hast, landen:

  1. Auf einer allgemeinen ToDo-Liste
  2. Auf einer projektspezifischen ToDo-Liste
  3. Auf Deinem Kalender
  4. Auf einer „Waiting for“ Liste für Deine delegierten Aufgaben

Es gibt unzählige Wege, die Inbox, die Listen, den Kalender und alles was sonst noch zu GTD gehört zu visualisieren und technisch zu unterstützen. Als Methode ist GTD aber nicht von einem bestimmten Werkzeug abhängig. Es funktioniert mit Papier und Stift genauso gut, wie mit einem der unzähligen Software-Tools. Mein persönliches Setup kann ich, bei Interesse, gerne einmal vorstellen. Für diese Übersicht sprengt es definitiv den Rahmen.

Was aber unbedingt notwendig ist, ist das sogenannte Weekly Review. Einmal wöchentlich ist es Deine Aufgabe, Dein ganzes System anzusehen, zu aktualisieren, zu bereinigen und ggf. zu verbessern. In seinem Buch führt David Allen diesen Vorgang genauer aus, und ich kann ihn Dir gerne auch in einem weiteren Blogeintrag vorstellen. Wichtigster Kernsatz ist dabei: Wer kein wöchentliches Review macht, betreibt kein GTD. Das klingt sehr hart, ist aber in der Praxis tatsächlich wahr. Ich habe das ganze sogar noch um weitere Reviews mit unterschiedlichen Inhalten (täglich, monatlich, jährlich) ergänzt.

Der Gegenentwurf: Bullet Journaling

In vielerlei Hinsicht ist BuJo ein Gegenentwurf zu GTD. Es gibt ein Werkzeugset vor, nämlich Papier und Stift. Es ist ein simples System mit wenigen Regeln, und es ist beliebig erweiterbar und Du kannst es komplett auf Dich anpassen. Der Entwickler, ein Designer namens Ryder Carroll, hat dazu ein Video erstellt, das BuJo in aller Kürze erklärt:

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Noch einmal kurz zusammengefasst:

  1. Notizbuch in die Hand nehmen, Index und Seitenzahlen einfügen
  2. Auf der nächsten freien Seite „einfach loslegen“ und im Index das Thema und die Seitenzahl(en) hinterlegen
  3. Alle Einträge werden so schnell wie möglich niedergeschrieben und durch unterschiedliche Vorzeichen kenntlich gemacht (Rapid Logging)

Die Vorzeichen, die Du nutzen kannst, sind natürlich Dir überlassen. Im Original gibt es fünf verschiedene Vorzeichen:

  1. Ein Punkt stellt eine Aufgabe dar
  2. Ein Kreis symbolisiert einen Termin
  3. Mit einem Ausrufezeichen kennzeichnest Du einen Hinweis
  4. Mit einem Sternchen eine Priorität
  5. Und sonstige Gedanken werden mit einem Gedankenstrich als Vorzeichen notiert

Die Idee hinter dieser Methode ist, dass Du erledigte Aufgaben und Termine mit einem X durch den Punkt oder Kreis kennzeichnen kannst. Dazu kommen noch Pfeile, die ich später noch erläutere.

Auch beim BuJo gibt es eine (grobe) Strukturierung

Ganz ungeordnet ist auch diese Methode nicht. Sie setzt auf Module, die Übersicht über bestimmte Zeiträume schaffen und die Planung erleichtern sollen.

Im Future Log bekommst Du eine schnelle Übersicht über die kommenden 6 – 12 Monate. Wie ausführlich Du es tust, ist Dir überlassen. Hier zwei Beispiele, wie ein Future Log aussehen kann:

Ausführlich gestaltetes Future Log, Copyright by Onkiart.ch

Ausführlich gestaltetes Future Log, Copyright by Onkiart.ch

 

Einfaches Future Log, Copyright Ryder Carroll

Einfaches Future Log, Copyright Ryder Carroll

Weitere Unterteilung und Ordnung bieten dann Monthly Log, Weekly Log und Daily Log. Wie Du sie gestaltest und mit wieviel Aufwand, ist eine persönliche Entscheidung. Du musst sie auch nicht alle nutzen, die Methode ist sehr offen dafür, in welcher Intensität Du selbst damit arbeiten möchtest.

Es gibt viele Seiten, die sich intensiv damit beschäftigen und tolle Anregungen geben können. Als Beispiele seien www.bohoberry.com und www.tinyrayofsunshine.com genannt.

Monthly Log - Beispiel von Pinterest

Monthly Log – Beispiel von Pinterest

 

Daily Log, Copyright bohoberry.com

Daily Log, Copyright bohoberry.com

Wenn Du etwas googelst, wirst Du noch viel mehr entdecken, inklusive vielen Ratschlägen und Arbeitserleichterungen.

Und auch Bullet Journaling kennt Reviews – sogar recht viele

Eines haben GTD und BuJo gemeinsam, nämlich dass Reviews notwendig sind. Bei letzterem passiert es per Definition täglich und nennt sich Migration. Idealerweise am Abend analysierst Du Deinen Tag. Du aktualisierst Deine Liste, und schaust, welche Dinge unerledigt blieben. Diese kannst Du dann entweder für den Folgetag planen, oder für einen anderen Zeitraum, zum Beispiel im kommenden Monat. Symbolisiert wird das durch Pfeile durch die Vorzeichen der Einträge.

Pfeil nach rechts heißt, dass Du den Eintrag auf den Folgetag verschiebst. Pfeil nach links bedeutet komplett neu terminiert.

Und genau damit steigst Du dann auch in den zweiten Teil des Reviews ein. Du planst die Einträge für den Folgetag nachdem Du ihn in Deinem Notizbuch angelegt hast, und notierst zuallererst all die unerledigten Dinge vom Vortag. Dann kommen weitere Einträge aus der Wochen- oder Monatsplanung hinzu, je nachdem, wie Deine Zeitplanung ist. Dieser Vorgang wiederholt sich täglich, und natürlich analog wöchentlich und monatlich.

Ein erzieherischer Effekt ist dabei bewusst einkalkuliert: Wenn Du einen Eintrag zum fünften oder sechsten Mal niederschreibst, weil Du ihn immer wieder verschiebst, stellst Du Dir ganz automatisch die Frage, ob es wirklich so relevant ist. Streichen ist klar erlaubt.

So, und was ist nun besser?

Ich denke, Du ahnst die Antwort bereits: Kein System ist per se „besser“. Es gibt aber immer etwas, was für Dich besser geeignet ist.

Ich habe beide Methoden eine zeitlang ausprobiert. Ich bin letztendlich bei GTD hängen geblieben. Im Zuge dessen sind noch viele Stunden in die Optimierung meiner Werkzeuge und meines Systems geflossen, aber ich bin GTD nun seit zwei Jahren treu geblieben.

Bullet Journaling ist reizvoll, weil es viel schneller und einfacher zu handhaben ist. Für mich haben zwei Dinge den Ausschlag gegen BuJo gegeben. Zum einen bin ich einfach ein digitaler Mensch, bei dem sich auch viel noch ändert. Gerade Termine können sich besonders häufig verschieben. Ich fand es wahnsinnig ärgerlich und aufwändig, das auf Papier zu bewerkstelligen. Von den Möglichkeiten zur Verlinkung ganz abgesehen. Zum anderen bin ich recht perfektionistisch. Die wunderschönen Bullet Journals, die im Internet zu finden sind, empfand ich als erstrebenswert. Ich kann es aber einfach nicht. Es ist kein Zufall, dass ich in Kunst schlechte Noten hatte. Deshalb hat mich mein Bullet Journal auch nicht positiv angesprochen. Ohne das bleibt man nicht bei einer Methode.

Vorsicht! Das war nur die Oberfläche

Dieser Blogeintrag ist natürlich nur eine stark vereinfachte Zusammenfassung. Über die konkreten (technischen) Werkzeuge habe ich kein Wort verloren. Ebenso gibt es in den Methoden noch viele kleine Details, die ich jetzt nicht genannt habe. Mein Ziel ist es, einen schnellen Überblick zu verschaffen und Dich vielleicht dazu anzuregen, es selbst mal zu versuchen.

Als Nachfolger und Unternehmer hast Du vermutlich viele Hochzeiten, auf denen Du tanzen musst. Deine Firma oder Firmen, Dein Privatleben, Familie, Hobbys… all das unter einen Hut zu bringen ohne etwas zu vergessen? Ich kann es nicht ohne ein passendes System.

Wenn Du konkreteres Interesse an meinem persönlichen Setup und meinen Anpassungen hast, lass es mich gerne wissen. Dann kann ich Dir gerne in Form eines Folgebeitrags mal zeigen, wie ich GTD anwende und welche Werkzeuge dabei zum Einsatz kommen.