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Mein Blog liegt seit einiger Zeit ziemlich brach, was sicherlich mit diesem Jahr zu tun hat. Corona und die Folgen beschäftigen mich seit Anfang des Jahres sehr. Ich komme leider kaum zum Schreiben.

Allerdings erreichte mich vor einige Zeit eine Mail meines Lesers Christoph, der mir folgende Fragen gestellt hat:

„Ich habe deinen Beitrag zu BuJo und GTD gelesen und wäre sehr gespannt darauf, wie du GTD konkret in deinem Leben umsetzt.“ Er meinte damit konkret, welche Programme oder Services ich nutze, ob ich ein Ticker File habe und ob ich Notizen offline und per Hand oder mit irgendeiner App erstelle. Zudem fragte er, ob ich immer noch streng nach dem System lebe und inwiefern es geholfen hat, einen freien Kopf zu bekommen.

Da die Antwort sicher auch noch andere interessiert, habe ich mich entschieden, daraus einen Blogbeitrag zu machen.

Meine Werkzeuge und Prozesse

Ich neige dazu, verschiedene Werkzeuge zu nutzen und diese so gut es geht miteinander zu verbinden. Es kommt immer mal etwas „neues“ oder „besseres“, und es ist dann einfach, gezielt einen Teil des Systems auszutauschen.

Konkret: Als Listensystem habe ich lange Omnifocus genutzt. Es ist komplex, aber einfach das mächtigste System in dem Bereich. Vor kurzem bin ich allerdings auf Todoist gewechselt – einfach, weil ich mit meiner Partnerin gemeinsame Listen haben will. Das ist nämlich die Schwachstelle von OF, es ist „nur“ für einen selbst.

Verknüpft ist mein System immer mit Mails. Ich nutze Plugins des Systems/des Betriebssystems, um Mails direkt in Aufgaben umzuwandeln (mit Link zur Mail). Auf Macs geht das auch sehr einfach:

Zudem habe ich einen globalen Tastaturshortcut (in meinem Fall Ctrl + Leertaste), um jederzeit Sachen direkt in meine Inbox zu werfen.

Tickler File und Notizen

Ein Ticklerfile nutze ich nicht. Stattdessen plane ich jeden Sonntag meine Woche und weise Aufgaben den Tagen zu, abhängig von meiner Auslastung. Alternativ, wenn die Woche sehr voll ist, weise ich Aufgaben Prioritäten zu und bearbeite sie dementsprechend, wenn es gerade passt.

Meine Notizen sind so ein wenig mein „Schwachpunkt“. Ich habe noch nicht das ideale Werkzeug gefunden, und nutze deshalb aktuell zwei: Bear für kleine schnelle Notizen, Ulysses für Tagebuch, Blogbeiträge, etc. („Strukturierte Notizen“). Beides greift auf mein Shortcuts-Werkzeug (Phrase Express) zurück, mit dem ich wiederkehrende Texte und Layouts einfach einfüge und dann einfülle.

Digitale Werkzeuge sind jedenfalls präferiert, alleine wegen Suchfunktion, Copy&Paste, Verknüpfungen und der Möglichkeit des Backups.

Hilft GTD denn, und wie streng muss man es leben?

Ich kann nicht behaupten, dass ich immer perfekt nach GTD lebe – ich denke, jeder Anwender „fällt mal vom Wagen“. Das wichtige ist, dann wieder aufzusteigen. Deshalb ist das Weekly und mein Planen Sonntags so wichtig. Was ich aber, unabhängig meiner eigenen Stringenz, immer wieder als wertvoll empfinde, sind drei Dinge:

  1. Eine Inbox
  2. Das konsequente Reinschieben möglichst aller Gedanken
  3. Eine Agendas-Liste und eine Waiting-For-Liste

Die drei Dinge sollte man auch ohne den Rest von GTD immer haben, sie machen das Leben wirklich leichter.

Datenablage

Als Datenablage habe ich mich übrigens für DevonThink entschieden. Evernote ginge im Prinzip auch und bietet neben mehr Verknüpfungen (weil es ein Webtool ist) und Notizfunktion zwar auf den ersten Blick mehr, aber ich lege auch sensible Dinge in meine Datenablage. Da vertraue ich lieber dem, was auf meinem NAS liegt.

Ich denke, der wichtigste Tipp ist, dass die Werkzeuge miteinander verbunden sein sollten.

Vielen herzlichen Dank für Deine Fragen, Christoph!

Hinweis: Für die, die lieber hören als lesen, gibt es dieses Thema auch als Episode bei Follow-Up.fm

Warren Buffet sagt, dass die wichtigste Investition in Dich selbst ist. Er folgt seinem eigenen Ratschlag, indem er viel liest. Sehr viel, wenn man ihm so zuhört. Auch andere sehr erfolgreiche Menschen sagen, dass Lesen für sie eine wichtige Quelle von Inspiration und Wissen ist.

Obwohl ich in der jüngeren Vergangenheit da leider ein wenig vom „richtigen Pfad“ abgekommen bin, kann ich diese Empfehlung nur teilen. Es gibt tolle Bücher, die Dich richtig voranbringen können. Deshalb möchte ich Dir heute zehn konkrete Empfehlungen aussprechen. Dabei gliedere ich bewusst in drei verschiedene Bereiche: Sachbücher, Inspirationen und Werkzeuge. Erstere behandeln einen Themenbereich, meist sehr ausführlich. Inspirierende Bücher sollen Dir helfen, neue Ideen zu gewinnen und bestehende Denkmodelle zu hinterfragen. Werkzeuge dagegen sind ein konkretes Mittel für einen konkreten Zweck – sozusagen Deine persönliche Prozessoptimierung.

Zwei Sachbücher zum Thema Unternehmertum und Führung

Ein Sachbuch, wenn man es denn so nennen kann, das mich massiv beeinflusst hat, ist Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer von Stefan Merath. Er baut das Buch als eine fiktive Geschichte auf, in der ein Unternehmer mit einem Coach zusammen an seinem Unternehmen arbeitet. Dieses Buch half mir, ein Modell für verschiedene Aufgaben zu haben, denn Merath zeigt auf, was er als „Unternehmer-„ und „Manageraufgaben“ definiert – und worin der Unterschied besteht.

Wie alle Modelle hat es natürlich auch Schwächen und es trifft selten zu 100% zu. Dennoch half es mir, bewusster mit verschiedenen Aufgaben umzugehen und gab mir einen Weg, gezielt darüber zu sprechen. Zudem sensibilisiert der Autor für wichtige Aufgaben, die in der Hektik des Alltags manchmal zu kurz kommen. Tendenziell ist übrigens der Begriff „Manager“ darin etwas schlechter konnotiert, obwohl klar ist, dass auch dieser Aufgabenbereich notwendig ist. Wem diese Unterscheidung nicht gut gefällt, kann such als Alternative auch einmal die Führungsaufgaben nach Mintzberg anschauen.

Trotz dieser Schwächen ist es ein tolles Buch, spannend geschrieben und damit gut zu lesen. Und das wichtigste: Du nimmst viel daraus mit. Im gleichen Stil gibt es übrigens zwei weitere Bücher des gleichen Autors, die ebenfalls sehr lesenswert sind: Neurostrategie für Unternehmer und Dein Wille geschehe.

Nach der leichteren Kost noch ausführliche Theorie

Meine zweite Sachbuchempfehlung ist das krasse Gegenteil: Führen – Worauf es wirklich ankommt von Daniel F. Pinnow. Es ist ein ganz klassisches Sachbuch, das sich auch entsprechend zeigt. Der Autor arbeitet darin viele Führungsansätze auf und vermittelt einen sehr breiten Blick auf dieses Themenfeld. Wissenschaftlich ist das sehr stark, macht es aber manchmal schwer zu lesen. Im zweiten Teil definiert Pinnow, was er als den „richtigen“ Führungsansatz sieht, nämlich Ethical Leadership. Viele Beispiele und konkrete Ansätze gibt es obendrauf, so dass die eingangs gelesene Theorie auch anwendbar wird.

Besonders der zentrale Satz zu Ethical Leadership blieb bei mir hängen: „Führung ist die Kunst eine Welt zu schaffen, der andere gerne angehören wollen“. Den finde ich auch, nach wie vor, unglaublich stark!

Vier Inspirationen aus völlig verschiedenen Blickwinkeln

Silicon Valley von Christoph Keese habe ich bereits mehrfach in Podcast und Blog erwähnt. Klar, es gibt viele Bücher um das Tal in Kalifornien, in denen viele namhafte Tech-Riesen ihren Sitz haben. Keeses Ansatz ist deshalb spannend, weil es ein Erfahrungsbericht ist, und zwar der eines Deutschen. Dadurch erkennst Du Dich leichter wieder und kannst einen Bezug dazu herstellen. Dabei wirst Du Dich sicherlich auch manchmal ertappen und merken, wie viele vorgefasste Meinungen Du hast. Alleine deshalb wäre es schon eine gute Empfehlung. Allerdings ist es aus einem noch wichtigeren Grund auf meiner Liste: Das Buch gibt Dir einen tollen Einblick in die Denk- und Funktionsweise von StartUps, von denen ja auch vieles für uns als Nachfolger passt – und auch passen muss, denn viele Unternehmen verstehen, so meine Wahrnehmung, immer noch nicht, was hier auf sie zukommt. Wenn unsere Nachfolgen auch in der Ära der Digitalisierung und der Zeit des demographischen Wandels Bestand haben sollen, ist es unsere Pflicht, beides und die damit verbundenen Auswirkungen zu verstehen.

Über Steve Jobs muss ich, hoffentlich, nicht zu viel sagen. Allerdings ist die gleichnamige Biographie von Walter Isaacsson ein äußerst spannendes Buch. Er gibt darin Einblick in das Leben dieses legendären Unternehmers, mit Höhen und Tiefen. Dabei solltest Du immer bedenken, dass Steve Jobs sowohl Gründer als auch Nachfolger war, und das mehrfach. Ich empfand diese Biographie als spannend und inspirierend. Und was vielleicht angesichts des Kults um die Person noch wichtiger ist, sie ist ein ernsthaftes und ausgewogenes Porträt.

Es gibt noch viele spannende Unternehmer, von denen Du lernen kannst

Ein Weggefährte von Steve Jobs ist Ed Catmull, Mitgründer von Pixar. Sein autobiographisches Werk Creativity Inc. ist ebenfalls sehr empfehlenswert. Er spricht darin über die Führungsgrundsätze und die Firmenkultur von Pixar. Die fand ich sehr inspirierend, weil mehrere gute Ideen für Nachfolge-StartUps darin enthalten sind. Es sensibilisiert auch stark für das Thema Kultur, deren Wandel und deren Auswirkungen. Da Nachfolge (im Idealfall) Wandel bedeutet, ist die Frage, wie welcher Teil der Kultur erhalten wird, oder bestimmte Teile verstärkt werden, sehr relevant für Dich.

Auch meine letzte Empfehlung ist von einem der „schillernden“ Vorbilder, dem mehrfachen Gründer Richard Branson. In Screw it, let’s do it, einer Kurzvariante seiner eigenen Biographie, spricht er viel über das Überwinden von Widerständen und den Umgang mit Niederlagen. Beides sind essentielle Skills für Dich als Nachfolger und Unternehmer. Umso inspirierender, es von so einer spannenden Persönlichkeit beigebracht zu bekommen.

Vier Werkzeuge, die Dir helfen, effektiver zu werden

In diesem Segment beginne ich auch mit einer bereits bekannten Empfehlung: Getting things done von David Allen. Vorab will ich gleich sagen, ich habe GTD für mich, besonders in den zurückliegenden Monaten, modifiziert. Dazu möchte ich in jedem Fall auch noch einmal bloggen und podcasten. Das ändert aber nichts daran, dass dieses Buch vielleicht das wichtigste Werkzeug der letzten Jahre für mich war. Ohne die Gedanken und Mittel, die Allen mir damit gegeben hat, hätte ich mich nie so viel aktiv mit meiner Produktivität auseinandergesetzt – und so viel darüber gelernt. Deshalb denke ich, es sollte eine Pflichtlektüre für jeden Nachfolger und Unternehmer sein, ganz unabhängig davon, wieviel Du letztendlich daraus aktiv anwendest.

Als Führungskraft ist Zeit Deine wichtigste Ressource. GTD hilft Dir, damit bewusster und zielgerichteter umzugehen. Kenneth Blanchard und Spencer Johnson geben Dir dazu noch viele weiteren Ansätze in The One Minute Manager. Ich bekam das Buch von meinem Vater geschenkt. Es ist sehr kurz, problemlos in einem Tag lesbar. Und es hilft insbesondere bei Deiner Führungsaufgabe, indem es Dich für zielgerichtete, wertvolle und wertschätzende Kommunikation sensibilisiert. Ich habe für mich selbst da noch mehr Regeln abgeleitet, z. B. dass ich immer versuche, Meetings unter 1 Stunde zu halten. Mittlerweile gibt es wohl auch eine aktualisierte Ausgabe, die ich jedoch noch nicht gelesen habe.

Grundsätzlichere Gedanken zu Arbeit im 21. Jahrhundert

Ähnlich wie Silicon Valley werfen Niels Pfläging und Silke Hermann in Komplexithoden, Clevere Wege zu Wiederbelebung von Unternehmen und Arbeit in Komplexität einen (durchaus kritischen) Blick auf die aktuelle Arbeitswelt. Das ist vor allem für alle Nachfolger interessant, da es „die alte Arbeitswelt“ mit der „neuen Arbeitswelt“ vergleicht. Allerdings werden vor allem Menschen, die mit industrieller Produktion zu tun haben, daraus einen Nutzen ziehen. Es ist zudem auch richtig angenehm in kurzen Pausen zu lesen. Denn methodisch ist immer ein direkter Vergleich mit dem Ziel, Unternehmen Tipps an die Hand zu geben, mit der immer komplexer werdenden Arbeitswelt umzugehen – und das auf einer Doppelseite. Ideal also, um sich immer wieder kleine Anregungen zu holen.

Meine letzte Empfehlung geht in eine ähnliche Richtung: The 4 hour work week von Timothy Ferriss. In den USA ist es ein Klassiker, und es ist auch das bekannteste Buch des Autors, der auch einen eigenen Podcast hat. Die vier Stunden Woche habe ich noch nicht erreicht, aber deshalb empfehle ich das Buch auch nicht. Es öffnete mir die Augen im Hinblick auf das Thema Bootstrapping, also wie ich ohne nennenswerten Kapitaleinsatz Geschäftsideen ausprobieren kann. Und es ist auch eine schöne Vision, die Du anstreben kannst. In dieser Zeit, in der „time to market“ oft entscheidend ist, kann Bootstrapping auch im Kontext einer Nachfolge, der entscheidende Erfolgsfaktor sein.

Das waren also meine zehn Buchempfehlungen. Ich kann dazu auch jederzeit noch einmal nachlegen. Allerdings würde mich viel mehr interessieren, welche Bücher Du für Nachfolger und Unternehmer empfiehlst, und warum – Lass es mich und die anderen Leser in den Kommentaren, per Mail oder in den sozialen Medien wissen!

Bevor ich es vergesse – ich gehe auch mit meinem Blog in die Weihnachtspause. Der nächste Beitrag erscheint am 11. Januar 2018. Allen Lesern wünsche ich erholsame Feiertage!