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Wie Du weißt, beschäftige ich mich mit vielen Methoden, Tools und Wissen rund um das Thema persönliche Produktivität. Mit den Jahren habe ich gemerkt, dass praktisch alle Methoden, egal für welchen Bereich, dabei ein paar Prinzipien gemeinsam haben. Um diese vier Prinzipien geht es heute.

Templating – einheitliche Vorgänge, die sich wiederholen

Das erste Prinzip ist das des Templating. Egal wie komplex das Regelwerk einer Methode oder eines Werkzeugs, das allerwichtigste ist, dass es reproduzierbar ist. In gleichen Situationen geht es darum, sich gleich zu verhalten. Das trifft auf GTD ebenso zu, wie bspw. auf Bulletjournaling oder Timeblocking. Obwohl alle drei komplett verschieden sind, sind sie doch gleich. Es gibt klare Regeln, wie mit etwas umgegangen wird. Und bei der Nutzung wiederholst Du diesen Ablauf so oft, bis er komplett automatisiert ist.

Die Macht der Routine habe ich ja schon einmal beschrieben. In jeder Methode, in jedem Werkzeug, steckt sie drin.

Trennung von Arbeitsschritten

Die zweite Gemeinsamkeit ist die Trennung von Arbeitsschritten. Würdest Du versuchen, alles, von Annehmen einer Aufgabe oder eines Projekts, bis hin zum Abschluss, immer am Stück zu machen… das Ergebnis wäre vorhersehbar: Es würde niemals etwas fertig werden. Es liegt in unserer Natur und der Realität, dass wir mehr Impulse in kürzeren Abständen erhalten, die mögliche Auslöser sind. Für eine Aufgabe, ein Projekt, ein neues Stück Wissen oder eine Idee.

Deshalb gibt es bei allen Methoden und Werkzeugen eine Trennung von Prozessschritten. Die Erfassung einer Idee, eines Impulses, ist ein Schritt. Die Verabreitung, also das Definieren, worum es eigentlich geht und was das gewünschte Resultat ist, ist ein anderer. Es folgen viele Arbeitsschritte, bis aus dem ursprünglichen Impuls etwas wurde. Sei es eine abgeschlossene Aufgabe, ein erfolgreiches Projekt, oder ein neues Stück Wissen in Deinem Knowledge Management.

Dieses Prinzip persönlicher Produktivität ist enorm hilfreich. Um nicht zu sagen, missionskritisch. Ich denke, ohne geht es nicht. Die Prinzipien persönlicher Produktivität gehen aber noch weiter – bei der Wartung.

Regelmäßige Wartung durch Review

Kein System der Welt, von Atomkraftwerk über Motor bis hin zu Deinem System für persönliche Produktivität, ist wartungsfrei. Diese Erkenntnis teilen alle Methoden und Werkzeuge ebenfalls. Das Zauberwort ist die regelmäßige Review.

Dabei geht es, wie bei einem Ölwechsel, darum, die Funktionsfähigkeit zu erhalten. Alle Systeme haben eine Form der Review, teilweise täglich, teilweise wöchentlich oder längerfristig, als Bestandteil. Das ist ebenso notwendig, wie das eigene Auto zur Wartung zu bringen. Denn im Laufe unserer Zeit passiert so viel, dass kein System zu jedem Zeitpunkt konsistent und vollständig sein kann.

Genau deshalb machen wir Reviews. Auch wenn sie Dir zeitaufwändig erscheinen mögen, sie sind genauso missionskritisch wie das Aufteilen der Schritte. Ein Auto ohne Öl im Motor und mit abgefahrenen Reifen bringt Dich nicht mehr ans Ziel. Genausowenig kann ein System für persönliche Produktivität Dich unterstützen, wenn Du es nicht regelmäßig wartest.

Zentralisierung von Orten

Das letzte Prinzip ist die Konzentration auf einen oder sehr wenige Orte. Das beste Beispiel ist das Thema Inbox. Die Idee dahinter ist es, sich nicht (wortwörtlich) zu verzetteln. Jeder kennt einen Menschen, der überall Zettel mit Informationen liegen hat.

Die Hürde, all diese Informationen irgendwie zu verarbeiten, ist immens hoch. Nicht nur, weil es viele sind, sondern weil man sich erinnern muss, wo man überall Informationen abgelegt hat. Deshalb verfolgen alle System das Ziel, den Ablageort von Informationen zu zentralisieren. Alle Impulse gehören in eine Inbox, alles Wissen in ein PKM, alle Termine in einen Kalender.

Damit erreichst Du, dass mindestens die mentale Anstrengung, alles zusammen zu suchen, entfällt. Ein wichtiges Hilfsmittel.

 

Ich hoffe, diese vier Prinzipien persönlicher Produktivität helfen Dir, Dir weniger Gedanken um das beste Werkzeug oder die beste Methode zu machen. Wichtiger sind die Vorteile, die sie alle gemeinsam haben.

 

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Sich selbst zu organisieren ist für Nachfolger und Unternehmer eine essentielle Fähigkeit. Wenn Du meinen Blog öfter liest, hast Du vielleicht schon gemerkt, dass ich GTD-Anwender bin. Darüber habe ich schon zwei Beiträge veröffentlicht: Über GTD und Bullet Journal und über mein persönliches Setup.

Neben dieser Methode gibt es noch viele andere Mittel und Wege, gut mit Deiner Zeit umzugehen. Drei Stück möchte ich Dir heute vorstellen.

Erzieh Dein Team

Im Umgang mit Menschen entstehen viele Zeitverluste, die wir oft gar nicht wahrnehmen. Ein Beispiel aus meiner Praxis: Wir haben ein tägliches kurzes Standup-Meeting, das in aller Regel maximal 15 Minuten dauert. Kommt ein Teammitglied dazu 5 Minuten zu spät entsteht kein Zeitverlust von 5 Minuten – tatsächlich verlieren wir im schlimmsten Fall eine ganze Stunde (11 Personen warten auf eine zwölfte, jeweils fünf Minuten, ergibt summiert eine Stunde).

Deshalb habe ich entschieden, dass seit Anfang 2016 jede Verspätung die nicht fremdverschuldet ist, Geld kostet. Mein Team zahlt 3€, ich selbst zahle 10€, da ich als Chef eine Vorbildfunktion habe.

Das hat sich bezahlt gemacht. Die Pünktlichkeit ist gestiegen, und wir konnten das gesammelte Geld am Jahresende an den Sheldrick Wildlife Trust spenden, was mir sehr wichtig war.

Meetings sollten Regeln haben

Meetings sind eh ein riesiger Zeitfresser. Gleichzeitig sind sie für kollaboratives Arbeiten absolut notwendig. Das Geheimnis ist es, sie produktiv zu gestalten. Für unsere Meetings habe ich deshalb Regeln aufgestellt, die sich alle um die Zahl „1“ drehen:

  • Meetings sollten nie länger als 1 Stunde dauern (Ausnahme: Sonderereignisse wie Jahresplanung oder Betriebsversammlung)
  • Sie haben 1 Agenda, die vorher bekannt ist (als Notiz im Termin)
  • Meetings haben 1 Moderator (in aller Regel derjenige, der einberuft)
  • Sie haben 1 Thema (denn gemischte Meetingthemen führen zu Chaos)
  • Meetings haben 1 Protokollanten (dieser sollte nicht gleichzeitig der Moderator sein!) – Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Menschen nicht teilnehmen konnten.
  • Sie haben 1 Protokoll

Das klappt, zugegeben, nicht immer, aber in 80% und mehr aller Fälle. Das Team hat das auch gut aufgenommen und der Widerwillen gegen viele Gesprächstermine ist merklich gesunken.

Richtig Prioritäten setzen

Einen Mangel an Aufgaben gibt es, wie bereits eingangs erwähnt, nicht. Auch immer mehr, als Du an Zeit zur Verfügung hast. Deshalb ist es wichtig, Deine Prioritäten richtig zu setzen. Mir helfen dabei drei Fragen, die ich auf mögliche Aufgaben anwende:

  • Warum ist etwas auf meiner Liste? („was ist das Ziel?“)
  • Was passiert, wenn ich es nicht tue?
  • Wie tue ich es am besten?

Die erstem beiden Fragen dienen Deiner Effektivität, die dritte zielt auf Deine Effizienz ab. Ziele helfen Dir zu beurteilen, ob eine mögliche Aufgabe Dir bei der Zielerreichung hilft. Tut sie das nicht, kannst Du überlegen, sie nicht anzunehmen. Dabei hilft auch die zweite Frage, die viel zu selten gestellt wird. Wenn Du ehrlich mit Dir selbst bist, haben viele Dinge keine großen Auswirkungen, wenn sie nicht passieren – dann gibt es keinen sinnvollen Grund, dass sie hoch oben auf Deiner Liste stehen, oder?

Erst mit Frage Nummer drei musst Du Dich überhaupt damit beschäftigen, ob es einen effizienteren Weg gibt, die Aufgabe zu erledigen. Das ist definitiv die Kür, während die beiden Fragen vorher die Pflicht sind.

Was sind Deine besten Tipps?

Ich hätte sicherlich noch viele andere Ratschläge. Bei Bedarf schreibe ich gerne einen zweiten Beitrag zu dem Thema. Mich interessiert jedoch noch viel mehr, was Deine besten Tipps sind! Lass es mich gerne wissen – per Mail, als Kommentar unter diesem Beitrag oder über die sozialen Medien. Alle notwendigen Links findest Du jeweils am Kopf- und Fußende dieser Seite rechts.

 

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