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Mitarbeitende spiegeln ihre Vorgesetzten

Ich könnte diesen Blogbeitrag eigentlich in einem Satz zusammenfassen: „Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus“. Aber das wäre etwas simpel und platt – und wenig hilfreich.

Jede Führungskraft hat das Team, das sie verdient

Der Satz von Bernd Geropp ist, unverändert, wahr. Es gibt noch viele Abwandlungen und Ergänzungen dieser Wahrheit – von den bekannten B-Führungskräften, die C-Mitarbeitende einstellen, oder von den zahlreichen Erfahrungen geschädigter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Was mir jedoch wichtiger ist, ist meine Erkenntnis darüber, wie jedes noch so alltägliche Handeln von Führungskräften das befördert. Es geht dabei nicht um große Versammlungen mit riesigen Fauxpas. Ganz im Gegenteil. Es geht um die alltäglichen Gespräche, Gewohnheiten und präferierten Handlungsweisen.

Die Führungskraft als Problemlöser und Vorbild

Ein recht häufig vorkommendes Bild ist das der Führungskraft, die auftretende Herausforderungen schnell und effizient löst. Die logische Folge: Das Team verlässt sich auf diesen Skill. Je öfter es gut funktioniert, desto abhängiger werden sie davon.

Spannender ist allerdings die Betrachtung der Kommunikation. Unter Druck, einem kurzfristig auftretenden Problem, passiert es Führungskräften oft, dass sie die Entscheidung an sich nehmen und kurzfristig handeln.

Das ist erst einmal nichts schlechtes. Entscheidungen zu treffen ist eine der Aufgaben von Führung. Die Auswirkungen können allerdings viel gravierender sein, als es den Anschein hat. Denn mit dem schnellen Verantwortung auf sich zentralisieren gibt man dem Team ein Bild davon, wie man führt. Dieses Bild spiegeln dann die Mitarbeitenden.

Die logische Folge ist eine Organisation, bei der Entscheidungen immer nach oben hin zentralisiert werden.

Ja, und?

Die meisten Führungskräfte, die ich kenne, wünschen sich Teams, die auf möglichst niedriger Ebene selbständig Entscheidungen treffen.

Hier schließt sich der Kreis: Wenn ich dem Team vorlebe, dass unter Druck eine schnelle Entscheidung, unter Umständen ohne vollständige Information, getroffen wird, werden es mir die Mitarbeitenden nachmachen. 

Besser, wenn auch viel schwerer, ist es, durch Fragen alle notwendigen Informationen zu sammeln und dann, ganz bewusst, zu entscheiden, wohin die Entscheidung gehört. Vielleicht zu Dir. Aber vermutlich auch nicht.

Ganz besonders kritisch ist es übrigens dann, wenn durch dieses Verhalten bereits getroffene Entscheidungen oder Prozesse übergangen werden. So unangenehm sich der Rahmen, den Prozesse darstellen, manchmal anfühlen mag, so wichtig ist es doch, dass Führungskräfte seine Einhaltung vorleben. Und gegebenenfalls, an richtiger Stelle, den Rahmen wenn nötig verändern und neu gestalten.

Bildquelle: C.Kleger  / pixelio.de

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Digitalisierung beginnt am besten analog

Für sein kommendes Buch hat mich mein Freund Axel Brodehl zum Interview gebeten. Noch ist das Buch nicht verfügbar – aber ich werde natürlich darauf verlinken, sobald es zu erwerben ist (Update: Das Buch bekommst Du hier!). In diesem Buch geht es, wie könnte es anders sein, um Digitalisierung. Axel hat mir einige Fragen zu diesem Thema gestellt. Eine davon hat es mir angetan.

Ist Digitalisierung die Nutzung von Software?

Ich meine: Nein. Axel fragte mich, wie man als Unternehmen an das Thema herangehen kann. Ich habe, vielleicht etwas überraschend, geantwortet, dass ich Whiteboards für eines der wichtigsten Werkzeuge halte.

Was wenig intuitiv erscheint, ist einer meiner wichtigsten Tipps. Denn Whiteboards sind toll. Jeder kann damit umgehen. Es erfordert keine Installation. Man kann alles mögliche damit tun. Kurz gesagt, sie sind einfach ein sehr universelles Werkzeug.

Aber was hat das mit Digitalisierung zu tun?

Bevor man irgendetwas digitalisieren kann (also automatisieren, oder digitale Werkzeuge einsetzen), muss klar sein, was das eigentlich ist. Und hier spielt ein Whiteboard seine gesamten Stärken aus.

An einem Whiteboard kannst Du brainstormen, visualisieren, sammeln und ordnen. Und das ist wichtig! Denn, wie schon Thorsten Dirks sagte: “Wer einen sch…. Prozess digitalisiert hat danach keinen guten Prozess. Er hat nur einen digitalen sch…. Prozess“.

Digitalisierung ist viel mehr als Nutzung von Werkzeugen

Nun kannst Du zu Recht anmerken, dass Digitalisierung vielmehr eine Denk- und Arbeitsweise, als die Nutzung von Werkzeugen ist. Das ist richtig. Allerdings sind die Werkzeuge der Punkt, der für die allermeisten ein Einsteig ist.

Und genau deshalb argumentiere ich für eine “Analogisierung der Digitalisierung”. Wer sich Klarheit über seine Prozesse und Herausforderungen verschafft, kann mit Digitalisierung viel erreichen. Das einfachste, effektivste und universellste Werkzeug ist dabei ein Whiteboard.

 

Hinweis: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links.

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Mein Prozess für eine Jahresplanung – nun bin ich zufrieden

Frohes neues Jahr! In jedem Jahr ziehe ich mich einige Tage am Jahresende zurück, um das vergangene Jahr revuepassieren zu lassen. Und natürlich auch, um die Jahresplanung für das kommende Jahr zu machen. Dieser Prozess ist eine Evolution. Kein Jahr wie das zuvor. Allerdings habe ich mittlerweile das Gefühl, dass ich den Prozess nun soweit wie möglich optimiert habe.

Achtung: Es ist -mein- Prozess

Wenn Du das nun liest, habe ich mehrere Ziele. Ich will Dir erzählen,…

  • wie ich mein Jahr 2021 reviewt habe
  • wie ich mein Jahr 2022 geplant habe
  • wie ich dafür sorge, dass diese Pläne Wirklichkeit werden
  • Lessons learned

Was ich Dir nicht mitgeben möchte ist…

  • den “besten” Weg
  • den “richtigen” Weg

Sieh es eher als ein Buffet, an dem Du Dich bedienen und Dich inspirieren lassen kannst.

Teil 1: Review

Mein Review beginnt mit den Zielen des abgelaufenen Jahres. Da diese alle verschriftlicht sind, kann ich sie einfach dazu nehmen. Dazu kommt noch mein Kalender, sowie mein Tagebuch.


Alle drei Quellen gehe ich chronologisch durch. Dabei notiere ich einfach alle Stichpunkte, die mir auffallen. Diese bilden dann das Gerüst für mein Review. Das schreibe ich dann direkt im Anschluss. Ich baue es immer nach dem gleichen Schema auf:

  • Area of Focus (also mir wichtige Lebensbereiche: Privates, Unternehmen, Ehrenamt…)
  • Text
  • Erreichte Ziele aus dieser Area
  • Verfehlte Ziele aus dieser Area

Ganz am Ende folgt noch eine Art Gesamtfazit. Es gibt keine spezifische Form, ich schreibe einfach Fließtext. Eine Art überlanger Eintrag ins Tagebuch. Die Länge variert – in 2021 waren es etwa sieben Seiten Text.

Diese Methode hat mehrere Vorteile. Einer ist, dass alles, auch Dinge die man mittlerweile wieder vergessen hat, nochmals bewusst werden. Das Umfasst Siege wie Niederlagen. Zudem bekommst Du ein Gefühl dafür, wie “erfolgreich” das Jahr war. Es ist immer wieder spannend, wenn Du all die kleinen guten Dinge noch einmal vor Augen hast. Last, but not least, es ist ein Abschluss für das Jahr, eine Art formeller Deckel.

Jahresplanung, Teil 2: Zielsetzung

Zielsetzung für das Folgejahr beginnt bei mir auf einem ganz abstrakten Level. Ich überlege mir 5-8 Sätze, die beschreiben, wie diese Ziele sich “anfühlen”, wenn ich sie erreiche. Dabei sollte jede Area of Focus mindestens ein Ziel haben – ansonsten muss ich mich fragen, ob diese Area noch ein relevanter Anteil meines Lebens ist.

Mit diesem Einzelsatz geht es dann in die Detailarbeit. Jedes Ziel wird nach einem einheitlichen Schema ausformuliert:

  • Was
  • Warum
  • Wie
  • Erste Schritte

Das “Was” ist der vorher festgelegte Satz. Das “Warum” ist eine Beschreibung, warum dieses Ziel überhaupt wichtig ist. Das “Wie” ist eine kleine Liste von Indikatoren, die gegeben sein müssen, damit das Ziel als erreicht gelten kann. Und beim Schreiben ergeben sich meist schon Ideen dafür, wie Du in Bewegung kommst. Das sind die “Ersten Schritte”.

Was wichtig ist, ist es, diese Ziele noch einmal sacken zu lassen, bevor Du zum nächsten Teil übergehst. Manche erweisen sich dann doch nicht als so wichtig. Oder Dir fallen weitere Antworten auf das “Wie” ein.

Jahresplanung, Teil 3: Grobplanung

Die besten Ziele nützen überhaupt nichts, wenn Du keinen Plan hast, wie und wann Du daran arbeiten willst. Der dritte Teil des Prozesses besteht deshalb darin, genau das zu ändern. Er beginnt damit, sich einen Überblick zu verschaffen. Dein Kalender gibt Dir viele wichtige Hinweise: Urlaube, Ferienzeiten, Konferenzen, sonstige Termine – alles sollte vorher bekannt sein.

Dann geht es darum, eine Projektliste zu erstellen. Neben den offensichtlichen Projekten, die sich aus Deinen Zielen ergeben, kommen noch viele andere dazu: Regelmäßige Projekte aus Deinen Areas, andere Projekte, die Du schon lange machen wolltest oder Ideen aus entsprechenden Listen, die Du Dir für das Jahr vornehmen möchtest. Das Ergebnis ist eine riesige, ungeordnete Liste. Das gilt es nun zu ändern.

Bevor Du Ordnung hinein bringen kannst, empfehle ich Dir, die Projekte noch mit Details zu versehen:

  • voraussichtlicher Aufwand
  • Abhängigkeiten (andere, Datum/Zeitraum, etc.)
  • Priorität
  • daraus folgende Projekte

Mit diesen Details kommt nun Ordnung in das Chaos. Du kannst Deine Projektliste in eine sinnvolle Reihenfolge und Unterteilung bringen:

  • Quartalsweise im ersten Schritt, monatsweise im zweiten
  • nicht terminierbare Projekte in eigene Liste

Während Du das tust, werden sich wahrscheinlich weitere Erkenntnisse ergeben. Manche Projekte sind vielleicht doch nicht so wichtig. Diese kannst Du auf eine “später”-Liste werfen. Andere haben logische Folgeprojekte, die Du auch schon einplanen kannst.

Jahresplanung, Teil 4: Auslastung planen

Um Deinen Plan abschließen zu können, musst Du noch die Frage beantworten, ob das so passt. Dazu fehlt Dir noch Deine Auslastung pro Quartal und Monat. Neben den Projekten empfehle ich Dir, bekannte Routinen (bei mir z.B. Buchhaltung) pro Monat und Quartal grob zu überschlagen. Die Projekte und Routinen mit voraussichtlichem Aufwand kannst Du dann festhalten und die Auslastung berechnen.

Dabei ist klar, dass Du Dich irren wirst. Wenn Deine Auslastung aber recht homogen und nicht jetzt schon bei jenseits von 80 oder 100% ist, bist Du vermutlich auf dem richtigen Weg.

Ein kleiner Tipp, bevor Du das alles in einer entsprechend gegliederten Projektliste festhältst: Wichtig ist, wann ein Projekt beginnen muss. Dort sollte es auch stehen. Wenn Du den Abschluss als Maßgabe nimmst, läufst Du Gefahr, die Arbeit dahin falsch zu schätzen und zu spät zu beginnen.

Jahresplanung, Teil 5: Es actionable machen

Der letzte Schritt ist es, Deinen Plan in Aktion zu bringen. Die Projektliste sagt Dir etwas über Ziele und zugehörige Maßnahmen. Sie sagt auch etwas über Auslastung, Reihenfolge und andere Details. Dennoch ist sie eine Vogelperspektive.

Damit Du, Tag für Tag, an Deinen Zielen arbeiten kannst, gehören “Trigger” in Dein Aufgabenmanagement. Das ist ein längerer Prozess:

  • Jedes Projekt, das terminiert ist, benötigt einen passenden Trigger (mindestens den ersten Schritt, passend eingeordnet, damit das Projekt im geplanten Zeitraum erfolgreich sein kann)
  • Diesen ersten schritt hältst Du fest und ordnest ihn ein:
    • Langfristige Trigger (>1 Monat in der Zukunft)
      • Quartal
        • Monat
    • je näher die Zeit kommt, desto genauer wird die Planung
      • Diese Woche
      • Nächste Woche
      • Dieser Monat

Wie so etwas dann, im Ergebnis, aussehen kann, siehst Du hier:

Bekannte “Abwesenheitszeiten” sind als Information ebenfalls mit Dauer im jeweiligen Monat hinterlegt – also z. B. Ferienzeiten meiner Tochter mit entsprechender Dauer. So habe ich auch in meinem Aufgabenmanagement meine Auslastung komplett im Blick. Unplanbare Projekte, z. B. eine noch nicht terminierte Prüfung, habe ich mit Remindern in Quartale gepackt, um dann nochmal darüber nachzudenken. Wenn das Quartal beginnt, und auch im Rahmen meiner Wochenreviews, werde ich automatisch daran erinnert und kann dann erneut nachdenken. Vielleicht ist es mittlerweile planbar oder kann verworfen werden.

Ein wöchentliches Review und entsprechende Views sorgen dafür, dass ich jede Woche an den Dingen arbeite, die wichtig sind. Bei jedem Monatswechsel wandern Trigger von einem benannten Monat in “Dieser Monat” und werden darin nach “Diese Woche”, “Nächste Woche” oder dem Rest (“Dieser Monat”) einsortiert. Routinen sind nach Art und Weise als wiederholende Aufgaben hinterlegt und tauchen dementsprechend automatisch zum richtigen Zeitpunkt auf.

Lessons learned

In diesem Jahresreview habe ich viel gelernt. Hier meine wichtigsten Lektionen:

  • Ziele müssen formuliert sein, sie brauchen ein warum und ein wie – sonst weiß man nicht, wie man dahin kommen soll
  • Ziele sind nicht gleichzusetzen mit Projekten; Projekte können Zielen dienen, oder nur für sich selbst relevant sein
  • Ziele sollten sinnvollerweise nur zu kleinen Teilen aus klassischen Ergebnissen bestehen (“10.000€ zurücklegen”, “70 Tickets pro Monat bearbeiten”, etc.)
    • Denn: Erreichte Ziele können belastend sein, weil dann das nächste vor der Tür steht, man kommt nie an
    • Besser sind Ziele, die eine Verhaltensänderung beinhalten, die Ergebnisse folgen durch eine Verhaltensänderung und sind dann auch dauerhafter (“jeden Tag 5 Tickets in die Hand nehmen” führt praktisch automatisch zu guten Ergebnissen, ist aber kleiner, sichtbarer und einfacher)
  • Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass man immer wieder, zu passender Zeit, Entscheidungen treffen kann -> Aber im Alltag ist ein Rahmen da, der die wichtigen Dinge bedient, nicht nur die dringenden, von denen ich auch jede Menge habe
  • Routinen getrennt zu betrachten hilft dabei, den Fokus bei der Planung auf Zielen und Projekten zu haben
  • Ehrlicher Umgang mit sich selbst:
    • Die Situation ist, wie sie ist – sie wird sich nicht ändern, außer Du änderst was
    • Langfristige Erfolge entstehen durch kleine Änderungen und dauern Zeit – schlechte Gewohnheiten fühlen sich kurzfristig gut an, bringen aber langfristig Nachteile
    • Flexibilität erfordert es, einen Plan zu haben – wer keinen hat, ist nicht flexibel, sondern ineffektiv, weil er oder sie niemals irgendwas erreichen kann
      • um einen Plan anpassen zu können, weil sich ein entscheidender Rahmen ändert, muss man erst mal einen Plan haben
  • Ein System, das Trigger (eingehender Reiz, z. B. E-Mail) von Handlung/Entscheidung trennt, ist enorm hilfreich – wer auf alles, was von außen kommt, sofort reagiert, hat keinerlei Kontrolle und wird nicht effektiv sein

Ich hoffe, Du findest in diesem Beitrag einige hilfreiche Tipps. Fragen oder Anmerkungen kannst Du mir gerne als Kommentar hinterlassen!

Bildquelle: Andreas Hermsdorf  / pixelio.de

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Gastbeitrag “Aufgabenmanagement als Unternehmer” im Prozessmaler

Mein Freund und Unternehmerkollege Bernd Ruffing hat mich gebeten, für seinen Prozessmaler-Blog einen Gastbeitrag zu schreiben. Dabei gehe ich auf den Prozess des Aufgabenmanagements als Unternehmer ein.

Viel Spaß beim Lesen!

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Wie wir bislang mit Corona umgehen

Manchmal kann man wirklich nicht vorhersagen, was das Leben so bringt. Noch im Februar waren wir dabei, unsere ersten Teilziele für das Jahr zu verfolgen. Der Jahreswechsel hatte gut geklappt, es wurden Einführungen bei Kunden geplant. Dann kam der März, und es braute sich etwas zusammen.

Glückliche Zufälle

Als Ende März, Anfang April, die globale Pandemie in voller Fahrt war und der erste Lockdown begann, mussten viele Fäden gleichzeitig gesponnen werden. Dabei kam uns der Zufall zu Hilfe. Denn zwei Dinge halfen uns, die ersten Maßnahmen erfolgreich zu gestalten:

Erstens hatten wir Anfang des Jahres endlich unsere Glasfaserleitung bekommen. Nach Jahren der Arbeit, des Lobbying und der Frustration waren wir endlich passend an das Internet angebunden. Und es kam gerade rechtzeitig!

Zweitens hatten wir schon lange geplant, alle Computer auf Notebooks mit Dockingstation umzustellen.

Soweit ganz gut gelungen: Home Office von Null auf Hundert

Mit dem ersten Lockdown habe ich mein Team erst einmal komplett ins Home Office geschickt, um die Situation zu evaluieren. Das hat sehr gut funktioniert. Das ist insbesondere meinen Führungskräften zu verdanken, die dabei ganze Arbeit geleistet haben.

Kommunikation war das allerwichtigste – nicht nur, um die Arbeit zu besprechen, sondern auch, um den Kontakt zu halten. Denn wenn man es gewohnt ist, schnell zwischen Tür und Angel Dinge zu besprechen, ist es eine erhebliche Umstellung. Das Team hat auch andere Wege gefunden, miteinander zu interagieren. So gab es virtuelle Kaffeepausen und wöchentliche Runden, bei denen wir darüber gesprochen haben, wie wir uns mit der Situation fühlen. Besonders herausfordernd war es für diejenigen, die Kinder haben – denn Arbeit und Kinderbetreuung unter einen Hut zu bringen, ist ein Kraftakt. Diesen hat mein Team hervorragend gemeistert. Die allermeisten unserer Ziele haben wir erreicht.

Die neue Normalität

Das, was durch die neue Internetleitung und die Notebooks eh schon geplant war, nämlich die verstärkte Nutzung von Home Office, wurde durch Corona einem sehr guten Härtetest unterzogen.

Mittlerweile ist das auch unsere neue Normalität. Wir haben die Pandemie genutzt, und uns neue Prinzipien gegeben. Die Ortsunabhängigkeit der Arbeit ist eines davon. Allerdings sind die meisten froh darum, auch öfter wieder im Büro sein zu können. Denn egal, wieviel Mühe man sich gibt, die Kommunikation leidet, wenn man sich nicht persönlich sieht.

Lessons learned

Wir haben durch Corona viel gelernt. Die wichtigsten Lektionen sind, in meinen Augen, die folgenden:

  • Kommunikation ist das A und O: Gerade wenn die Körpersprache und die kurzen Wege zum nächsten Büro wegfallen, ist es absolut erforderlich, noch mehr zu kommunizieren. Dabei geht es nicht nur um das Senden, sondern vor allem um das Verifizieren, dass das ankam, was man sagen wollte.
  • Die Führungskräfte entscheiden über den Erfolg: Ohne meine Führungskräfte wäre Corona nicht annähernd so glimpflich bislang ausgegangen. Ihre Arbeit, die regelmäßigen Gespräche mit ihren Mitarbeitern, das konstante Verbessern unserer Werkzeuge und Prozesse im Licht der neuen Lage, waren ein wichtiger Erfolgsfaktor.
  • Vertrauen ist schwierig und notwendig: Man verliert als Führungskraft ein wenig den direkten Einblick in die Arbeit des Teams. Das darf aber nicht zu einem Kontrollzwang werden. Gerade, wenn die Kinder betreut werden müssen, ist Flexibilität auf allen Seiten gefragt. Und Vertrauen, jede Menge Vertrauen. Am Ende zählt, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden, nicht ob das Teammitglied permanent erreichbar war.
  • Ausprobieren hilft: Für die Pandemie gibt es kein Drehbuch, alle sind gezwungen zu lernen. Dabei hilft das viel zitierte agile und integrative Vorgehen. Es ist wichtig, neue Methoden auszuprobieren, Werkzeuge zu testen und Prozesse anzupassen. Wenn sie passen ist das gut. Wenn nicht, kann man sie ändern oder modifizieren.

Was hat Corona Dir gebracht?

Viele Unternehmen haben durch Corona erhebliche Einbußen erlitten oder stehen vor dem Aus. Ich glaube, dass es gerade deshalb wichtig ist, die (vielleicht wenigen) positiven Ergebnisse dieser Krise stärker ins Auge zu fassen. Jede Krise ist auch eine Chance, Dinge zu verändern oder daraus zu lernen.

Was hast Du durch die Corona-Pandemie gelernt?

Foto-Copyright: ©beeboys – stock.adobe.com

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