Ein System zur persönlichen Produktivität ist, wie ich schon oft beschrieben habe, nicht nur etwas zutiefst persönliches. Es ist auch ein Werkzeug, das sich verändern darf. Software-Tools müssen aus meiner Sicht eh beliebig austauschbar sein – aber auch die Prinzipien des Systems können sich neuen Realitäten anpassen.
Ein Sabbatical – zumindest auf dem Papier
Nach dem Verkauf meines Unternehmens habe ich mein LinkedIn-Profil zunächst auf „Sabbatical“ gestellt. Das entsprach auch der Realität zum damaligen Zeitpunkt. Erst mal Urlaub, dann bekamen wir noch einmal Nachwuchs und das große Kind wechselte aufs Gymnasium. Es war also definitiv eine Zeit, die meiner Familie gehörte.
So ganz untätig sein liegt mir allerdings nicht. Insofern war es auch richtig, dass ich nach einer Aufräumaktion in meinem System immer noch einige Projekte hatte. Es gab im Haus jede Menge zu tun, dass in den Jahren zuvor liegengeblieben war, ich wollte mich mehr mit künstlicher Intelligenz beschäftigen und die Outline meines Buches, die schon seit zwei Jahren in meinen Notizen lag, endlich mal in ein fertiges Werk verwandeln.
Zunächst blieb ich, was mein Produktivitätssystem anging, beim Altbewährten. Jede Woche am Freitag lies ich die Woche Revue passieren, schrieb darüber in mein Tagebuch und plante die kommende Woche voraus. Allerdings ergab sich dabei ungewohnte Reibung im System. Immer, wenn etwas Mehrarbeit verursacht, die es vorher nicht gab, ist das ein Indiz, die eigene Methodik nochmal zu prüfen.
Das Leben verändert sich
Wer Kinder hat merkt, dass das Leben sich stark verändert. Meine Wochenplanung war auf dem Papier immer noch möglich. Aber in der Realität war sie meist schon am Montag obsolet. Kinder, insbesondere Babys, nehmen keine Rücksicht auf Deinen Plan, so ausgefeilt er auch sein mag.
Dementsprechend passierte es immer öfter, dass ich beim Weekly Review frustriert feststellte, dass die Woche zwar voll und anstrengend war, ich aber mit meinen Projekten und Aufgaben nicht voran kam. Das nahm ich zum Anlass, ein wenig auf Reddit zu schmökern und mir etwas Inspiration zu holen. Ein User hatte spannende Filter für Todoist gebaut, mit deren Hilfe er einen Workflow zur Aufgabendefinition vorgab. Von Priorisieren, über zeitliche Einordnung bis hin zum Aufräumen alter Einträge war alles dabei.
Nachdem ich die Filter nachgebaut hatte, dämmerte es mir: Die feste zeitliche Einordnung von Aufgaben passt nicht zu meiner aktuellen Lebensphase. Aber Prioritäten gibt es natürlich trotzdem. Basierend auf dieser Erkenntnis habe ich mein System umgebaut.
Prioritäten als Hauptkriterium und eine schlanke Projektliste
Neben den erwähnten Filtern, die nun als Favoriten für mein ebenfalls darauf angepasstes Weekly Review zur Verfügung stehen, habe ich auch meine Projektliste deutlich verschlankt.
Darin finden sich nun weiterhin meine Areas, meine Routinen und einige wenige unsortierte Listen, aber vor allem ein klassischer „Tickler“ gemäß GTD und einige wenige konkrete Projekte. Inhaltlich arbeite ich nun vor allem nach Priorität und lasse mir deshalb alle Ansichten, zum Beispiel die der heutigen Aufgaben, sortiert nach Priorität anzeigen. Wo es nötig ist, dass etwas an einem bestimmten Tag passiert, arbeite ich natürlich weiterhin mit fixem Datum. Es kommt aber nun deutlich seltener vor.
Alles in allem mache ich das nun seit etwa vier Monaten so und bin erst einmal zufrieden. Ich habe mich damit dem klassischen GTD wieder etwas mehr angenähert, kann flexibler auf sich ändernde Umstände reagieren und komme dennoch mit meinen Themen voran. Kurz gesagt: Wenn sich das Leben ändert, darf sich auch das System ändern!
