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Vier globale Prinzipien persönlicher Produktivität

Wie Du weißt, beschäftige ich mich mit vielen Methoden, Tools und Wissen rund um das Thema persönliche Produktivität. Mit den Jahren habe ich gemerkt, dass praktisch alle Methoden, egal für welchen Bereich, dabei ein paar Prinzipien gemeinsam haben. Um diese vier Prinzipien geht es heute.

Templating – einheitliche Vorgänge, die sich wiederholen

Das erste Prinzip ist das des Templating. Egal wie komplex das Regelwerk einer Methode oder eines Werkzeugs, das allerwichtigste ist, dass es reproduzierbar ist. In gleichen Situationen geht es darum, sich gleich zu verhalten. Das trifft auf GTD ebenso zu, wie bspw. auf Bulletjournaling oder Timeblocking. Obwohl alle drei komplett verschieden sind, sind sie doch gleich. Es gibt klare Regeln, wie mit etwas umgegangen wird. Und bei der Nutzung wiederholst Du diesen Ablauf so oft, bis er komplett automatisiert ist.

Die Macht der Routine habe ich ja schon einmal beschrieben. In jeder Methode, in jedem Werkzeug, steckt sie drin.

Trennung von Arbeitsschritten

Die zweite Gemeinsamkeit ist die Trennung von Arbeitsschritten. Würdest Du versuchen, alles, von Annehmen einer Aufgabe oder eines Projekts, bis hin zum Abschluss, immer am Stück zu machen… das Ergebnis wäre vorhersehbar: Es würde niemals etwas fertig werden. Es liegt in unserer Natur und der Realität, dass wir mehr Impulse in kürzeren Abständen erhalten, die mögliche Auslöser sind. Für eine Aufgabe, ein Projekt, ein neues Stück Wissen oder eine Idee.

Deshalb gibt es bei allen Methoden und Werkzeugen eine Trennung von Prozessschritten. Die Erfassung einer Idee, eines Impulses, ist ein Schritt. Die Verabreitung, also das Definieren, worum es eigentlich geht und was das gewünschte Resultat ist, ist ein anderer. Es folgen viele Arbeitsschritte, bis aus dem ursprünglichen Impuls etwas wurde. Sei es eine abgeschlossene Aufgabe, ein erfolgreiches Projekt, oder ein neues Stück Wissen in Deinem Knowledge Management.

Dieses Prinzip persönlicher Produktivität ist enorm hilfreich. Um nicht zu sagen, missionskritisch. Ich denke, ohne geht es nicht. Die Prinzipien persönlicher Produktivität gehen aber noch weiter – bei der Wartung.

Regelmäßige Wartung durch Review

Kein System der Welt, von Atomkraftwerk über Motor bis hin zu Deinem System für persönliche Produktivität, ist wartungsfrei. Diese Erkenntnis teilen alle Methoden und Werkzeuge ebenfalls. Das Zauberwort ist die regelmäßige Review.

Dabei geht es, wie bei einem Ölwechsel, darum, die Funktionsfähigkeit zu erhalten. Alle Systeme haben eine Form der Review, teilweise täglich, teilweise wöchentlich oder längerfristig, als Bestandteil. Das ist ebenso notwendig, wie das eigene Auto zur Wartung zu bringen. Denn im Laufe unserer Zeit passiert so viel, dass kein System zu jedem Zeitpunkt konsistent und vollständig sein kann.

Genau deshalb machen wir Reviews. Auch wenn sie Dir zeitaufwändig erscheinen mögen, sie sind genauso missionskritisch wie das Aufteilen der Schritte. Ein Auto ohne Öl im Motor und mit abgefahrenen Reifen bringt Dich nicht mehr ans Ziel. Genausowenig kann ein System für persönliche Produktivität Dich unterstützen, wenn Du es nicht regelmäßig wartest.

Zentralisierung von Orten

Das letzte Prinzip ist die Konzentration auf einen oder sehr wenige Orte. Das beste Beispiel ist das Thema Inbox. Die Idee dahinter ist es, sich nicht (wortwörtlich) zu verzetteln. Jeder kennt einen Menschen, der überall Zettel mit Informationen liegen hat.

Die Hürde, all diese Informationen irgendwie zu verarbeiten, ist immens hoch. Nicht nur, weil es viele sind, sondern weil man sich erinnern muss, wo man überall Informationen abgelegt hat. Deshalb verfolgen alle System das Ziel, den Ablageort von Informationen zu zentralisieren. Alle Impulse gehören in eine Inbox, alles Wissen in ein PKM, alle Termine in einen Kalender.

Damit erreichst Du, dass mindestens die mentale Anstrengung, alles zusammen zu suchen, entfällt. Ein wichtiges Hilfsmittel.

 

Ich hoffe, diese vier Prinzipien persönlicher Produktivität helfen Dir, Dir weniger Gedanken um das beste Werkzeug oder die beste Methode zu machen. Wichtiger sind die Vorteile, die sie alle gemeinsam haben.

 

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Die Rolle von Führungskräften in einer Unternehmenskultur

Führungskräfte prägen die Unternehmenskultur oft stärker, als ihnen bewusst ist. Natürlich fällt einem direkt das Bild des Firmenpatriarchen ein, der sinnbildlich für sein Unternehmen steht und nach dessen Vorbild sich alles ausrichtet. Aber es ist nicht nur der Unternehmer, der Kultur schafft und prägt: Jeder Mitarbeiter, jede Mitarbeiterin, trägt zur gelebten Kultur bei. Die Führungskräfte tun es nur in besonderem Maße. Mit großer Macht kommt große Verantwortung – derer man sich bewusst sein sollte.

Die Negativbeispiele kennen wir alle

Wie so oft, fallen einem bei dieser Einleitung vor allem die Beispiele ein, wie man selbst vielleicht nicht sein möchte. Choleriker, Egomanen und andere Typen sind uns allen schon begegnet. Wenn sie Führungskräfte sind, können sie sich extrem schädlich auf das Team auswirken.

Leider herrscht in Unternehmen nicht immer Klarheit darüber, was eigentlich die Erwartungshaltung an Führungskräfte ist. Was ist ihre Aufgabe? Wie sollten sie sich verhalten? Wie tragen sie unmittelbar zum Erfolg des Teams bei?

Diese Fragen werden zu selten gestellt. Das Ergebnis ist, dass nicht immer die geeignetsten Menschen in solche Positionen kommen – oder potentiell geeignete Menschen in der neuen Rolle alleine gelassen werden und sich nicht so entwickeln, wie es wünschenswert wäre.

Hilf Deinen Führungskräften, Kultur zu prägen

In meinem letzten Beitrag habe ich aufgezeigt, wie es zur Definition meiner Firmenkultur kam und welche Herausforderungen in dieser Arbeit liegen. Als ich dieses Zwischenziel erreicht hatte, war ich erst einmal recht stolz. Aber die Arbeit an einem Artikel für ein Magazin hat mir noch einmal deutlich gemacht, dass das Manifest alleine nicht ausreichend ist.

Damit andere mich unterstützen können, meine gewünschte Kultur in jede Ecke des Unternehmens zu tragen, musste ich auch definieren, wer diese anderen sind und was ich von ihnen erwarte.

Damit begann also der nächste Teil der Arbeit: Das Verfassen eines Führungskodex, eines Dokuments, dass Führungskräfte in meinem Unternehmen charakterisiert und aufzeigt, welche Aufgaben und Anforderungen auf sie zukommen.

Dabei gilt natürlich immer die Mission aus dem Manifest: Leadership ist ein eigenes Skillset, das erlernt und geübt werden muss. Deshalb ist es notwendig, Führungskräfte dabei zu unterstützen, dazu zu werden – die wenigsten sind es von vornherein.

Ein Blick auf das Ergebnis

Den Führungskodex, der mein Manifest ergänzt, kannst Du hier einsehen. In seiner Erstellung gab es die gleichen Herausforderungen, die ich schon beim Manifest beschrieben habe. Die größte ist und bleibt, dass etwas, was in Deinem Kopf klar ist, nur selten von jemand anderem genauso verstanden wird.

Deshalb sind auch hier einige Wochen und Monate Arbeit hineingeflossen, auch wenn es schneller ging, als bei der Definition der Kultur. Mir war es dabei wichtig, klar zu machen, welche Eigenschaften ich an Führungskräften schätze und wie sich diese im Alltag äußern sollen. Der Weg über Leitsätze ist einer, der für die Betroffenen die Anwendung im Alltag leicht macht.

Dazu kam noch die besondere Verantwortung, die Führungskräfte in Sachen Vorbild haben. Deshalb tauchen in den Aufgaben insbesondere solche auf, die zentrale Kernwerte und Schwerpunkte meiner Unternehmenskultur betreffen.

Es wäre immer möglich, viel mehr zu schreiben. Dann wäre die Nutzung dieser Art Dokumente allerdings schwieriger, wenn nicht gar unmöglich. Es hilft nicht, ein Handbuch für jede erdenkliche Situation zu haben. Besser ist es in meinen Augen, Kernprinzipien vorzugeben und ansonsten vor allem einen Rahmen aufzuzeigen, in dem sich Menschen entwickeln können.

Hast Du in Deinem Unternehmen Regeln und Anforderungen für Führung?

Bildquelle: browneyesboyua – Fotolia

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Welche Prinzipien darf ich von Mitarbeitern verlangen?

Bei BusinessInsider bin ich kürzlich über einen spannenden Artikel gestolpert. Erika Nardini beschreibt darin, was sie von Bewerbern verlangt, nämlich auf eine Mail an einem Sonntag spätestens nach drei Stunden zu reagieren.

Moment mal! Kurz wertungsfrei analysieren…

Die erste instinktive Reaktion bei den meisten wird vermutlich ein Aufschrei sein. “Wie kann sie nur?!?“, „Das ist unmenschlich!“, „Unverschämtheit!“…

Aber mal kurz einen Schritt zurück. Lassen wir die Wertung mal raus. Was tut Frau Nardini denn? Im Prinzip tut sie das, was wir alle als Nachfolger und Unternehmer tun. Wir haben bestimmte Werte und Prinzipien, die für uns unverhandelbar und wichtig sind. Und wir geben sie als den kleinsten gemeinsamen Nenner für unsere Unternehmen vor.

Deshalb ist es auch nicht richtig, das zu kritisieren. Ja, man kann unterschiedlicher Ansicht sein, und es für falsch halten. Dass Frau Nardini dieses Prinzip hat, und es durchzieht, ist nicht nur ihr gutes Recht. Es ist auch ihre Pflicht, denn ohne Kanten, an denen man sich stoßen kann, kann auch kein Mitarbeiter oder keine Mitarbeiterin für sich erkennen, ob dieses Unternehmen das richtige für einen selbst ist.

Am Wochenende mailen ist bei mir nicht wichtig, dafür anderes

Am Wochenende versuche ich mein Team in Ruhe zu lassen. Die Erfahrung zeigt mir, dass mehr Zeit auf etwas werfen nicht zu besseren Ergebnissen führt. Es braucht Erholungsphasen, weshalb ich auch vermeide, in diesen zu stören. Das gilt selbstverständlich auch für die Urlaubszeit.

Aber auch ich habe umverhandelbare Prinzipien, gegen die zu verstoßen zu Konflikten führt. Ich selbst habe für mich entschieden, dass auf mein Wort Verlass sein muss. Wenn ich jemandem etwas zusage, werde ich es in 99 von 100 Fällen einhalten. Ohne Wenn und Aber. Ja, es gibt den einen Fall, wo wirklich höhere Gewalt mich hindert. Wenn man ganz ehrlich mit sich selbst ist, sind diese Fälle aber sehr selten.

Weil mir das sehr wichtig ist, tue ich mich auch sehr schwer damit zu akzeptieren, wenn andere, ob aus meinem Team, im Ehrenamt oder im Freundes- und Bekanntenkreis, das nicht so handhaben. Ich akzeptiere pauschale Aussagen wie „es war einfach so viel zu tun“ nicht. Viel Arbeit haben wir alle. Umstände ändern sich, und zwar konstant. Und trotzdem ist es wichtig, seine Commitments einzuhalten.

Prinzipien muss man nicht teilen – aber sie haben

Natürlich kannst Du das völlig anders sehen. Ich sehe die pauschale Aussage, dass es zu viel zu tun gab, als billige Entschuldigung. Entweder gab es wirklich höhere Gewalt und man kann diese klar benennen, oder man verhandelt aufgrund klar geänderter Bedingungen ein neues/modifiziertes Ziel. Im Nachhinein aber sagen, es sei nicht erreichbar gewesen ist für mich, persönlich, nur das Eingeständnis, dass man seine Prioritäten nicht klar hatte und zu spät kommuniziert hat. Denn viel zu tun gibt es für alle von uns immer.

Je nachdem, wie man das nun darstellt, kann man meine Prinzipien auch „zerreissen“ und als „unverschämt“ oder „böse“ bewerten. Du darfst sie schlecht finden. Du musst sie nicht teilen.

Eines ist aber klar: Ich habe Prinzipien und stehe dazu. Das gibt einen klaren Ankerpunkt für jeden anderen, wenn es um eine wie auch immer geartete Zusammenarbeit geht. Ich persönlich glaube, dass es wichtig ist, dass Menschen Ecken und Kanten haben. Was passiert, wenn das nicht so ist, darüber habe ich ja auch schon gebloggt.

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