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Rollen und Personen – oft identisch, aber doch wichtig zu trennen

Mit dem Wachstum eines Unternehmens kommt fast immer der Zeitpunkt, an dem Aufgabenbereiche exklusiv von bestimmten Menschen wahrgenommen werden. Vorher ist das meist viel gemischter. Der Geschäftsführer arbeitet da noch täglich am Produkt, der Entwickler leistet auch Support und die Marketingfachkraft macht auch gerade den Vertrieb mit. Der Übergang hin zu Rollen birgt einige Tücken.

Rollen werden am besten “auf der grünen Wiese” definiert

Leider ist unser Hirn nicht immer schlau. Gerade, wenn es um das Schaffen von etwas Neuem geht, neigen wir dazu, aus vergangener Erfahrung Rückschlüsse auf die Zukunft zu ziehen.

Das Definieren von Rollen bildet hier keine Ausnahme. Ganz im Gegenteil, unbewusst neigen wir dazu, die Rollenbeschreibung (oft auch Stellen- oder Positionsbeschreibung genannt) implizit so zu definieren, dass es auf den oder die aktuellen Rolleninhaber:in passt.

Darin liegt eine große Gefahr, da eine solche Beschreibung zum einen oftmals unklar ist und zweitens eine echte Übergabe der Rolle unmöglich macht. Und solche Übergaben passieren – denn Menschen wechseln das Unternehmen oder den Arbeitsbereich. Heute noch öfter als früher.

Insofern liegt ein großer Wert darin, Rollen ordentlich und möglichst neutral zu beschreiben. Sonst kommt ein neuer Rolleninhaber, der zwar objektiv gute Arbeit leistet, aber vielleicht nur 80% Überschneidung mit dem Vorgänger hat. Die Folge kann Frust auf allen Seiten sein.

Lass jemand externes darüber lesen!

Der einfachste Weg, ordentliche Rollenbeschreibungen zu erstellen, ist das mit einem Mentor oder einer Mentorin zu tun. Diese Person kann den externen Blickwinkel beitragen, der einem selbst fehlt. Zudem kann eine solche Person auch ganz bewusst immer wieder fragen, ob die jeweiligen Inhalte wirklich Bestandteil der Rolle sind.

Das Ziel dieser Arbeit ist es, analog Personas zum Beispiel im Recruiting, eine klare Definition davon zu erhalten, welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche eine bestimmte Rolle im Unternehmen hat.

Dabei solltest Du Dir auch darüber klar werden, dass eierlegende Wollmilchsäue Einbildung sind. Wer diesen Maßstab an seine Rollen anlegt, hat zwar eine klar definierte Nische zum Suchen passender Personen, nur ist diese Nische vermutlich leer.

Besser ist es, die Inhalte der Rolle zu priorisieren. Was ist denn genau Pflicht? Was muss ein Rolleninhaber direkt können? Was kann er oder sie noch lernen? Wo sind optionale Bestandteile?

Das hilft auch beim Recruiting

Diese Arbeit ist anstrengend, aber bringt Dir gleich mehrere Vorteile:

  1. Dein Recruiting ist sehr einfach, denn aus einer guten Rollenbeschreibung kannst Du durch simples Kopieren nahezu perfekte Inhalte für Jobanzeigen herausziehen. Die meisten Anzeigen enthalten einen Abschnitt “Das sind Deine Aufgaben” – den kannst Du damit befüllen.
  2. Gute Rollenbeschreibungen sind auch die Grundlage für interne Fortbildung. Dass ein neues Teammitglied direkt alle Anforderungen zu 100% erfüllt, ist unwahrscheinlich. Legst Du die Rollendefinition daneben, siehst Du direkt, in welche Bereiche von Weiter- und Fortbildung Du investieren kannst, um das Teammitglied bestmöglich zu befähigen.
  3. Und nicht zuletzt, Rollen sind nicht gleich Personen. Personen können Inhaber mehrerer Rollen sein – für die individuelle Karriereplanung und Spezialisierung sind solche Rollen also ein perfektes Mittel, um auf einfache, klare und transparente Art und Weise Aufgaben und Verantwortungsbereiche zu wechseln oder zu verschieben. Das ist immer dann besonders wichtig, wenn eine spezifische Rolle immer mehr Raum einnehmen muss (bspw. Führungsrollen).

Wir haben mittlerweile für fast alles, was im Unternehmen passiert, entsprechende Rollen definiert. Bislang war das eine der besten Entscheidungen im Bereich Struktur, die wir je getroffen haben. Es bringt eine Menge Klarheit und Chancen, Problembereiche zu erkennen und zu beheben.

 

Bildquelle: Stephanie Hofschlaeger // pixelio.de

 

 

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Leadership Lessons in Corona

Die Pandemie geht nun bereits über ein Jahr. Corona hält die Welt in Atem. Langsam nimmt das Impfen auch endlich Fahrt auf. Aber eines bleibt: Die Lektionen in Sachen Leadership, die es in Corona zu lernen gab. Meine Top 3 sind heute mein Thema.

Hinweis: Wer lieber hört als liest, findet das Thema auch bei Follow-Up.fm als Podcast.

Physische Präsenz

Die Spatzen pfeifen es von den Dächern: Die dauerhafte Präsenz im Büro ist auch in Deutschland Geschichte, wo man sich vergleichsweise lange dagegen gewehrt hat. Dass das der richtige Weg ist, davon war ich eigentlich nie überzeugt. Allerdings zeigt Corona, dass eine dauerhafte Abwesenheit durchaus schädlich ist.

Es fehlen einfach die informellen Abgleiche untereinander, das Gefühl des Miteinanders und die kleinen Gespräche am Kaffeeautomaten. Die “Turnschuh-Administration”, bei der man einfach bei der Kollegin ins Büro läuft und etwas schnell bespricht. Das gesamte Wir-Gefühl leidet. Natürlich ist es nicht weg – aber es ist schwerer zu erhalten und zu fördern. Menschen sind eben soziale Wesen.

Dazu kommen handfeste Herausforderungen, insbesondere für kleinere Firmen: Reporting ist, gerade in kleinen Firmen, oft nicht formalisiert. Wenn man nicht einfach schnell mit jemandem sprechen kann, rächt sich nun. Man kann ein Gefühl, nicht auf aktuellem Stand zu sein, kaum verhindern. Die Folge ist, dass mehr, nicht weniger, Kommunikation nötig ist. Und diese ist gerade auch nicht einfach. Zoom-Fatigue, mangelnde Körpersprache, mehr Abstimmungsbedarf – die Herausforderungen sind nicht klein.

Klarheit

Das Beispiel Reporting macht es deutlich: Klarheit über das, was man braucht, ist nicht nötig, wenn man einfach ins Büro laufen kann. Deshalb erfordert die Pandemie viel mehr Arbeit an der Abstimmung über Klarheit – auch die Körpersprache fehlt. Man muss so lange nachfragen, bis man sich sicher ist, dass beide Seiten das richtige verstanden haben. Das kann anstregend sein. Denn auch die Iterationen, in denen man sich abstimmt und vielleicht korrigiert, müssen kürzer und schneller werden.

Klarheit zeigt sich oft in großen Worten, z. B. “Kundenzufriedenheit” oder “Planung”. Jeder versteht einen Ausschnitt des gesamten Spektrums, und man könnte normalerweise im direkten Dialog die Lücken gemeinsam füllen. Das ist aktuell nicht möglich, also müssen gerade Führungskräfte ihre Kommunikation besonders genau im Auge behalten und entsprechend anpassen.

Vertrauen

Ich bin stolz auf mein Team. Wir arbeiten seit mehr als einem Jahr de facto zu 90% mobil. Und es läuft! Wenn auch mit kleinen Haken und Fehlern.

Dank Home Schooling und Kitaausfällen ist viel mehr Kulanz seitens der Führung nötig. Gleichzeitig geht mehr Verantwortung auf den Einzelnen über, während das Gefühl der Kontrolle bei Führungskräften sinkt. Dabei ist es absolut erforderlich, dass Ergebnisse zählen, das Einhalten von Absprachen. Nicht wann und wie jemand die Arbeit gemacht hat.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es sich lohnt, Vertrauen zu haben. Die Ergebnisse können überraschen. Sie kommen oft nicht auf dem Weg, den ich gewählt hätte. Aber im Inhalt sind sie auch oft viel besser als alles, was ich getan hätte.

Wie Du siehst, ist Corona nicht nur etwas schlimmes. Das ist diese Pandemie zweifellos. Aber sie ermöglicht auch Entwicklungen, die vorher als unmöglich galten. Manchmal braucht es eben auch externen Druck.

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Hierarchie ist nicht gleich Führung

Wenn ich mich mit Menschen unterhalte, beobachte ich oft einen Denkfehler. Oftmals wird Führung mit Hierarchie gleichgesetzt. Das ist, in meinen Augen, falsch. Führung passiert, im Idealfall, auf allen Ebenen und in vielen Situationen.

Die klassische Hierarchie

In vielen Unternehmen beobachte ich eine ganz klassische Hierarchie. Es gibt Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Teamleiter und vieles mehr. Im Grundsatz ist das auch durchaus hilfreich. Der Abgesang auf hierarchische Strukturen wäre verfrüht. Sie unterstützen das menschliche Bedürfnis nach Struktur, sie sind leicht zu erfassen und zu beschreiben.

Der Denkfehler ist es, diese Struktur mit Entscheidung gleichzusetzen. Besser ist es, aus meiner Sicht, über Verantwortung zu sprechen. Ein Abteilungsleiter muss nicht alles entscheiden oder gar machen. Ganz im Gegenteil. Er oder sie verantwortet einen Bereich. Zieht er oder sie allerdings jede Entscheidung an sich, passiert etwas, was absolut nicht wünschenswert ist: Es kommt zu einem Flaschenhals.

Entscheidungen zu treffen kostet Energie

Entscheidungen zu treffen, egal wie groß oder klein, ist aufwändig. Liegen alle Entscheidungen bei einer Person, sind alle anderen entlastet. Und die betreffende Person überlastet. Sie schafft sich damit ein System, in dem Leadership niemals geteilt werden kann und in dem Menschen nicht wachsen können.

Das Wachstum passiert immer dann, wenn man sich außerhalb des Gewohnten bewegt. Deshalb halte ich es für unbedingt erforderlich, dass die Hierarchie dem System dient, nicht das System ist. Hierarchie hilft, die Menschen in einer Abteilung zu strukturieren, ihre Aufgaben gegenüber anderen klar zu stellen und ihnen einen definierten Rahmen zu geben.

Innerhalb dieses Rahmens sollten sie aber am besten immer Verantwortung für ihre Aufgaben(-bereiche) übernehmen. Eine Supportanfrage, ein Kundenprojekt, selbst ein Meeting bedeuten, Führung auszuüben. Und das ist auch richtig so.

Delegation will gelernt sein

Neue Führungskräfte müssen oft erst lernen, was Delegation bedeutet. Es heißt nicht, Aufgaben zu verteilen. Denn das führt dazu, dass die Entscheidung, wer welche Aufgabe wie erledigt, bei der Führungskraft liegt. Auf lange Sicht bekommt man so kein Team, dass Verantwortung an- und übernehmen kann, sondern eine ferngesteuerte ToDo-Liste.

Dieser Lernprozess ist schmerzhaft, denn Delegation heißt auch nicht, alles abzugeben. Die Wahrheit liegt, wie so oft, in der Mitte. Ziele definieren, Roadblocks beseitigen, die Übersicht bewahren und auch die Teammitglieder in ihrer Zielerreichung im Auge behalten – Delegation und echte Führung ist harte Arbeit.

Und eines darf man nicht vergessen: Wenn ich möchte, dass Führung situativ durch alle wahrgenommen wird, braucht es Vertrauen in einen ungewissen Ausgang. Die “anderen” werden es anders machen, als ich es tun würde. Und ich muss ihnen Raum lassen, und die Ergebnisse abwarten. Das ist unangenehm.

Lass Dich überraschen

Die gute Nachricht ist, dass man sehr oft positiv überrascht wird. Ein gutes Team, das Vertrauen und Ziele geschenkt bekommt, das Hierarchie als unterstützenden Rahmen erlebt und das Führung als situative Aufgabe für alle begreift, wird immer wieder tolle Ergebnisse liefern. Ergebnisse, auf die man selbst nicht gekommen wäre. Es wird Wege gehen, die man selbst nicht gesehen hat. Kurz gesagt: Die Unsicherheit, das ungute Gefühl: Es lohnt sich durchzustehen.

Bildquelle: Stephanie Hofschlaeger  / pixelio.de 

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Computerspiele? Gutes Lernmaterial für Nachfolger und Unternehmer!

Copyright-Hinweis für das Beitragsbild: By CCP Games – en:EVE Online, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=4321549

Nein, ich bin noch nicht völlig abgedreht, keine Angst. Wie viele Menschen spiele ich Computerspiele. Da ich an der Quelle saß, seit frühester Kindheit. Was damals noch neu und wenig verbreitet war, ist heute Mainstream. Die Industrie setzt mittlerweile mehr um als Hollywood. Und praktisch jeder spielt – nicht alle intensiv, aber fast jeder irgendwie.

Komplexe Spiele, komplexe Rollen… viel zu lernen!

Wenn man unterschiedliche Typen einteilen möchte, falle ich nicht unter den sogenannten „Casual Spieler“. Ich habe nicht mehr so viel Zeit wie früher, aber ich bevorzuge das, was man als AAA-Titel bezeichnet, oder langfristige Spiele wie MMO’s, gegenüber beispielsweise kleinen Spielen auf Tablets oder Mobiltelefonen.

Meine aktuelle Leidenschaft gilt Eve Online – ein Spiel, dass so komplex ist, dass viele es als „Arbeit nach der Arbeit“ bezeichnen. In meiner Spielergruppe (in Eve „Corp“ genannt) gibt es einen Podcaster. Alexander hat es sich zur Aufgabe gemacht, in seinem Podcast, oft mit Hilfe von Gästen, Spielmechaniken und Inhalte zu erklären und zu beleuchten.

Auf der Fahrt zu einem Kundentermin habe ich heute seine Episode zur Rolle des Fleet Commanders in Eve Online gehört – und fand sie klasse. Der Gast, Fork, ist mir bekannt, da ich auch schon unter seinem Kommando spielte. Zugegeben, aufgrund von Forks Sprechtempo (ja, man gewöhnt sich daran) und den vielen Begriffen aus dem Spiel ist der Podcast nicht einfach zu verarbeiten.

Auf das darin erwähnte „Beiblatt“ allerdings möchte ich hier eingehen.

Die virtuelle Welt ist keine abgetrennte – Es ist ein Teil der Welt

In der Beilage schreibt Fork die wichtigsten Eigenschaften eines FC und die Anforderungen an die Rolle auf. Und wenn man mal neutral darauf schaut, merkt man, dass vieles davon auch für Nachfolger und Unternehmer, oder Führungskräfte im Allgemeinen, wichtig ist.

So ist eine dieser Anforderungen effektiv Resilienz. Die Aufforderung, nicht „einzufrieren“ unter Druck ist zusammen mit dem schnellen Denken eine sehr nützliche Eigenschaft. Dir werden immer wieder neue Situationen begegnen. Manche davon werden sogar existenzbedrohend sein. Nicht in Panik zu verfallen und schnell das eigene Hirn nutzen hilft dabei ungemein.

Auch Delegation und den Überblick behalten sind, in meinen Augen, sehr wichtige Fähigkeiten. Als Soloselbständiger mag das anders sein, aber sobald Du ein Team hast, musst Du lernen, Dinge abzugeben. Nicht nur zu Deinem Wohl, sondern auch zu dem des Unternehmens. Schließlich hast Du sicherlich keine Trottel eingestellt, sondern Menschen, die etwas besser als Du können. Dann solltest Du ihnen auch die Chance dazu geben. Gleichzeitig bleibt die Verantwortung bei Dir. Überblick behalten ist also missionskritisch für den Teil, den Du in das Team einbringst. Von Resistenz gegen Burnout und dem Umgang mit Niederlagen, die auch erwähnt werden, ganz abgesehen.

Obwohl ein Teil des Reizes ausprobieren ist, lohnt Authentizität

Wie im Spiel kannst Du auch in Deiner Firma eine Persona kreieren, die Du sein möchtest. Du kannst im Unternehmen effektiv ein anderer Mensch sein, als außerhalb. Das ist mit großer Anstrengung verbunden. Persönlich denke ich, dass es zwar reizvoll ist, aber auf lange Sicht zu anstrengend und zu schädlich, wenn es schief geht. Authentizität ist etwas gefühltes. So wie Fork beschreibt, dass ihm vermutlich niemand den fluchenden und randalierenden Fleet Commander dauerhaft abnimmt, so ist es auch bei Dir. Deine Persönlichkeit wird immer wieder durchscheinen – deshalb kannst Du, finde ich, das auch zur Tugend machen.

Klare Kommunikation ist in jeder Führungsrolle wichtig. Ob ich 200 Menschen in einer Eve-Flotte leite, oder ein Unternehmen, für beides ist es gleich wichtig. Klarheit in Ton und Inhalt Deiner Kommunikation ist ein echtes Markenzeichen guter Führung. Das gleiche gilt für mich für emotionale Stabilität. Menschen schätzen es, wenn sie Deine Reaktion einschätzen und prognostizieren können. Einmal ruhig zu bleiben und das andere Mal zu schreien wird dafür sorgen, dass Dein Team nur noch mit guten Nachrichten zu Dir kommt. Im Ergebnis wirst Du scheitern, denn Du erhältst die oftmals wichtigeren schlechten Neuigkeiten gar nicht oder zu spät. Und kannst dafür effektiv nur Dich verantwortlich machen.

Motivation kannst Du unterstützen – und beim Spielen lernen

In Krisen ist Motivation enorm wichtig. Ob Deine halbe Flotte gerade zerstört wurde oder in Deinem Unternehmen ein wichtiger Kunde wegbricht, es hat Auswirkungen auf die Beteiligten. Dein Team kannst Du nicht unbedingt selbst motivieren – ich schreibe ja oft, dass Motivation von innen kommt. Du kannst aber die Rahmenbedingungen schaffen, dass sie hoch bleibt. Ein guter und wertschätzender Umgang, Ruhe und Zuversicht sowie Verlässlichkeit – also alles was oben genannt wurde, trägt dazu bei.

Du siehst, Spiele sind kein Kinderspielzeug. Du kannst daraus viel lernen. Ich habe meine ersten wirtschaftlichen Zusammenhänge dank diversen Wirtschaftssimulationen erlernt. Aber selbst dort, wo das Spiel offensichtlich in einer fiktiven Zukunft stattfindet, kannst Du viel lernen – und es macht richtig Spaß, auf diese Art zu lernen!

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Episoden

FUFM053: Leadership Lessons in Corona

Corona ist das dominierende Schlagwort, seit mehr als einem Jahr. Die Unternehmen in Deutschland sind alle betroffen – direkt durch Schließungen, Einschränkungen und andere Herausforderungen. Indirekt, weil ihre Mitarbeiter:innen betroffen sind. Geschlossene Schulen und Kitas stellen eine massive Herausforderung dar.

Gleichzeitig sollte man versuchen, aus allem zu lernen. Auch in der Pandemie liegen viele Lektionen. Drei Stück, die mir begegnet sind, sind Thema dieses Podcast.

Ankündigung: Das wird, planmäßig, die vorletzte Episode von Follow-Up.fm. Über die Gründe spreche ich in Episode 54.

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