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Das Jahr 2023 neigt sich dem Ende zu und damit ist es wieder Zeit, meine Review zu machen und das folgende Jahr zu planen. Das ist auch der letzte Blog für dieses Jahr. In jedem der vergangenen Jahre schrieb ich in meinem Jahresrückblick, das Jahr sei anstrengend gewesen. Somit hält sich der Mehrwert in Grenzen – denn auch 2023 begann die Review damit. Von 104 geplanten Projekten unterschiedlicher Größe habe ich 94, also knapp über 90%, erreicht, zwei davon verspätet. Zwei Wunschprojekte, die ich schon lange auf der Liste habe, fielen auch in diesem Jahr dem Zeitdruck zum Opfer. Dennoch kann ich auf diese Quote stolz sein – und habe daraus gelernt, denn die Zahl für 2024 ist einfach niedriger.

16 Seiten fassen das Jahr zusammen

Zwei Seiten mehr als noch 2022, und damit ein neuer Rekord. Die Verschriftlichung der Review, nachdem ich vorher den ganzen Kalender und mein Tagebuch gesichtet hatte, hat es in sich. So viel ist dieses Jahr passiert, dass es mir schwer fällt, nur einige Highlights zu benennen.

Worauf ich sehr stolz bin, ist die Struktur, die mein Team und ich in unsere Prozesse gebracht haben. Versteht mich nicht falsch, Prozesse dürfen kein Selbstzweck sein. Aber wenn sie helfen, effektiver zu arbeiten, sind Prozesse ein positiver Rahmen, der Stabilität gibt. Die Zertifizierung nach DIN ISO 9001 mit ganzen zwei Stunden Nacharbeit ist ein Beleg für die gute Vorarbeit der vergangenen Jahre. Der Rahmen ist auch wichtig, weil wir noch wachsen wollen. Je stabiler die Prozesse, desto mehr können sich neue Mitarbeitende auch auf den Inhalt der Arbeit konzentrieren. Und das wird kommendes Jahr wichtig, denn wir wollen noch einmal wachsen!

Ebenso stolz macht mich die Entwicklung meines Teams. Alle haben, in verschiedenen Bereichen, große Fortschritte gemacht und viel gelernt. Das ist mir auch wichtig, denn in unserer Branche bedeutet Stillstand einen Rückschritt. Gleichzeitig war es aber auch anstrengend, denn uns sind auch einige Fehler in der Planung passiert. Ob sich das ganz verhindern lässt, weiß ich nicht. Wir arbeiten aber daran, dass es noch weniger wird.

Kofferträger zu sein macht Spaß

Wer meinen Blog länger ließt, weiß auch, dass ich ehrenamtlich sehr aktiv bin. Dass es dieses Jahr wieder IHK-Prüfungen gab und der Förderverein der Grundschule dabei hilft, ein grünes Klassenzimmer zu schaffen, ist toll.

Mein größtes Erlebnis war es aber, der Kofferträger zu sein. Als Helfer in zweiter Reihe bei JCI Germany habe ich viel erlebt. Die neue Rolle mit ihrer Unterstützungsleistung war zunächst gewöhnungsbedürftig, stellte sich aber als sehr erfüllend heraus. So durfte ich im Hintergrund viel organisieren und mitwirken, ohne in vorderster Reihe zu stehen. 

Ich habe dabei auch viele wunderbare Erlebnisse gehabt, von der Europakonferenz in Bukarest über die Bundeskonferenz in Heilbronn bis hin zum Jahresabschluss bei der Boar Conference in Travemünde, es waren genug Highlights dabei.

Man lernt am meisten, wenn man jemand etwas beibringt

In diesem Jahr habe ich einen Klienten in den Bereichen Selbstorganisation und Leadership Development begleiten dürfen. Das war sehr erfüllend. Seine Fortschritte waren enorm und kamen in einer Geschwindigkeit, die mich überrascht hat. Diese Arbeit hat mir großen Spaß bereitet und mir selbst auch viel an neuem Wissen gegeben.

Das schönste allerdings war eine extrem wertschätzende Mail zum Jahresende mit der Bitte, die Zusammenarbeit auch kommendes Jahr, dann mit mehr Fokus auf Kommunikation und Leadership, fortzusetzen. Darauf freue ich mich auch sehr!

2024 steht vor der Tür – was sich ändert

Mein eigenes Produktivitätssystem war in diesem Jahr ziemlich stabil. Ehrlicherweise hatte ich auch viel zu wenig Zeit, mit neuen Tools zu spielen, um größere Änderungen vorzunehmen. Eine Sache ist mir aber klar geworden: Das Werkzeug sollte möglichst wenig Optionen bieten. Ich habe mich dabei ertappt, wie ich mein Werkzeug für PKM, Obsidian, durch die vielen Optionen, die es dank Plugins bietet, immer weiter aufgebläht habe. Nur, dass diese Dinge gar keinen Mehrwert hatten. Kurz gesagt, ich habe am Werkzeug gearbeitet, statt im Werkzeug.

Deshalb habe ich die Chance genutzt und bin zum Jahresende hin mit meinem PKM wieder zurück zu Bear, mittlerweile in Version 2.0, gewechselt. Das Werkzeug kann viel weniger als Obsidian. Eigentlich kann man damit nur schön und einfach schreiben. Genau richtig! So liegt mein Fokus wieder auf dem Inhalt, statt dem Rahmen.

Übersicht war teilweise mangelhaft

Ein Faktor in meinem System ist auch die Projektliste, die ich jedes Jahr aufs neue erstelle und schon einmal beschrieben habe. Mit dieser war ich dieses Jahr unzufrieden. Ich habe versucht, sie in Todoist, Obsidian und Bear umzusetzen. Keine der Lösungen war hilfreich.

Das lag daran, dass sie eigentlich ein lebendes Werkzeug ist (was aufgrund statischer Tabellen kaum funktionierte) und sie viele Informationen enthielt, die nicht hilfreich waren. Das Ziel, das ich damit erreichen wollte, nämlich zu sehen, was mal mein Plan war und wie er sich mit der Zeit verändert hat, war so nicht zu erreichen. Nachdem ich lange gerätselt habe und ganz praktisch unklar war, wie es im Alltag, bei der Weekly Review, hilfreich sein soll, habe ich mich gestern dafür entschieden, es ganz „oldschool“ zu machen. 

Keine hippen Tools, kein tolle Optik – ich habe mir einfach eine Excelliste gebastelt, diese ganz normal validiert und die Starttrigger an die passende Stelle in Todoist gepackt, und dann eine Kopie des Blattes angelegt. Dieses zeigt also den Planungsstand zu Beginn des Jahres, während alles, was noch passiert, in das „lebende“ Blatt kommt. Das ganze garniert mit einer Pivottabelle, damit ich noch schneller filtern kann – fertig. Ich bin gespannt, wie ich am Ende von 2024 darüber berichte.

Meine Wünsche für 2024

Ich wünsche mir für kommendes Jahr jede Menge. Damit das passieren kann, nehme ich mir auch viel vor. Was allerdings definitiv sein muss, ist mehr Urlaub. Davon hatte ich in 2023 zu wenig und das habe ich gemerkt.

Gleichzeitig möchte ich mit meinem Unternehmen weiter voran kommen. Wir haben uns große Ziele gesteckt und wissen, dass viel Arbeit darin ist. Meine Überzeugung ist aber, dass wir diese Ziele brauchen, um uns in die richtige Richtung zu bewegen. 

Und dann gibt es natürlich auch noch den Blog. Auch 2023 lief er wie ein Uhrwerk, allerdings, wenn ich ganz ehrlich bin, manchmal „unter Schmerzen“, wenn auf den letzten Drücker noch ein Beitrag fehlte. Deshalb nehme ich mir für kommendes Jahr „nur“ vor, dass er auch konstant, alle zwei Wochen, einen neuen Beitrag enthält.

Frohe Festtage und einen guten Start ins neue Jahr

Dir, lieber Leser, liebe Leserin, wünsche ich nun erholsame Feiertage, gutes Essen, Entspannung und Freude. Und natürlich einen guten Start ins neue Jahr!

Mein nächster Blog wird dann voraussichtlich Mitte Januar erscheinen, da erfahrungsgemäß um den Jahreswechsel herum noch so viel Arbeit ist, dass die Zeit dafür zu knapp wird.

 

Bildquelle: Verena N.  / pixelio.de

Frohes neues Jahr! In jedem Jahr ziehe ich mich einige Tage am Jahresende zurück, um das vergangene Jahr revuepassieren zu lassen. Und natürlich auch, um die Jahresplanung für das kommende Jahr zu machen. Dieser Prozess ist eine Evolution. Kein Jahr wie das zuvor. Allerdings habe ich mittlerweile das Gefühl, dass ich den Prozess nun soweit wie möglich optimiert habe.

Achtung: Es ist -mein- Prozess

Wenn Du das nun liest, habe ich mehrere Ziele. Ich will Dir erzählen,…

  • wie ich mein Jahr 2021 reviewt habe
  • wie ich mein Jahr 2022 geplant habe
  • wie ich dafür sorge, dass diese Pläne Wirklichkeit werden
  • Lessons learned

Was ich Dir nicht mitgeben möchte ist…

  • den “besten” Weg
  • den “richtigen” Weg

Sieh es eher als ein Buffet, an dem Du Dich bedienen und Dich inspirieren lassen kannst.

Teil 1: Review

Mein Review beginnt mit den Zielen des abgelaufenen Jahres. Da diese alle verschriftlicht sind, kann ich sie einfach dazu nehmen. Dazu kommt noch mein Kalender, sowie mein Tagebuch.


Alle drei Quellen gehe ich chronologisch durch. Dabei notiere ich einfach alle Stichpunkte, die mir auffallen. Diese bilden dann das Gerüst für mein Review. Das schreibe ich dann direkt im Anschluss. Ich baue es immer nach dem gleichen Schema auf:

  • Area of Focus (also mir wichtige Lebensbereiche: Privates, Unternehmen, Ehrenamt…)
  • Text
  • Erreichte Ziele aus dieser Area
  • Verfehlte Ziele aus dieser Area

Ganz am Ende folgt noch eine Art Gesamtfazit. Es gibt keine spezifische Form, ich schreibe einfach Fließtext. Eine Art überlanger Eintrag ins Tagebuch. Die Länge variert – in 2021 waren es etwa sieben Seiten Text.

Diese Methode hat mehrere Vorteile. Einer ist, dass alles, auch Dinge die man mittlerweile wieder vergessen hat, nochmals bewusst werden. Das Umfasst Siege wie Niederlagen. Zudem bekommst Du ein Gefühl dafür, wie “erfolgreich” das Jahr war. Es ist immer wieder spannend, wenn Du all die kleinen guten Dinge noch einmal vor Augen hast. Last, but not least, es ist ein Abschluss für das Jahr, eine Art formeller Deckel.

Jahresplanung, Teil 2: Zielsetzung

Zielsetzung für das Folgejahr beginnt bei mir auf einem ganz abstrakten Level. Ich überlege mir 5-8 Sätze, die beschreiben, wie diese Ziele sich “anfühlen”, wenn ich sie erreiche. Dabei sollte jede Area of Focus mindestens ein Ziel haben – ansonsten muss ich mich fragen, ob diese Area noch ein relevanter Anteil meines Lebens ist.

Mit diesem Einzelsatz geht es dann in die Detailarbeit. Jedes Ziel wird nach einem einheitlichen Schema ausformuliert:

  • Was
  • Warum
  • Wie
  • Erste Schritte

Das “Was” ist der vorher festgelegte Satz. Das “Warum” ist eine Beschreibung, warum dieses Ziel überhaupt wichtig ist. Das “Wie” ist eine kleine Liste von Indikatoren, die gegeben sein müssen, damit das Ziel als erreicht gelten kann. Und beim Schreiben ergeben sich meist schon Ideen dafür, wie Du in Bewegung kommst. Das sind die “Ersten Schritte”.

Was wichtig ist, ist es, diese Ziele noch einmal sacken zu lassen, bevor Du zum nächsten Teil übergehst. Manche erweisen sich dann doch nicht als so wichtig. Oder Dir fallen weitere Antworten auf das “Wie” ein.

Jahresplanung, Teil 3: Grobplanung

Die besten Ziele nützen überhaupt nichts, wenn Du keinen Plan hast, wie und wann Du daran arbeiten willst. Der dritte Teil des Prozesses besteht deshalb darin, genau das zu ändern. Er beginnt damit, sich einen Überblick zu verschaffen. Dein Kalender gibt Dir viele wichtige Hinweise: Urlaube, Ferienzeiten, Konferenzen, sonstige Termine – alles sollte vorher bekannt sein.

Dann geht es darum, eine Projektliste zu erstellen. Neben den offensichtlichen Projekten, die sich aus Deinen Zielen ergeben, kommen noch viele andere dazu: Regelmäßige Projekte aus Deinen Areas, andere Projekte, die Du schon lange machen wolltest oder Ideen aus entsprechenden Listen, die Du Dir für das Jahr vornehmen möchtest. Das Ergebnis ist eine riesige, ungeordnete Liste. Das gilt es nun zu ändern.

Bevor Du Ordnung hinein bringen kannst, empfehle ich Dir, die Projekte noch mit Details zu versehen:

  • voraussichtlicher Aufwand
  • Abhängigkeiten (andere, Datum/Zeitraum, etc.)
  • Priorität
  • daraus folgende Projekte

Mit diesen Details kommt nun Ordnung in das Chaos. Du kannst Deine Projektliste in eine sinnvolle Reihenfolge und Unterteilung bringen:

  • Quartalsweise im ersten Schritt, monatsweise im zweiten
  • nicht terminierbare Projekte in eigene Liste

Während Du das tust, werden sich wahrscheinlich weitere Erkenntnisse ergeben. Manche Projekte sind vielleicht doch nicht so wichtig. Diese kannst Du auf eine “später”-Liste werfen. Andere haben logische Folgeprojekte, die Du auch schon einplanen kannst.

Jahresplanung, Teil 4: Auslastung planen

Um Deinen Plan abschließen zu können, musst Du noch die Frage beantworten, ob das so passt. Dazu fehlt Dir noch Deine Auslastung pro Quartal und Monat. Neben den Projekten empfehle ich Dir, bekannte Routinen (bei mir z.B. Buchhaltung) pro Monat und Quartal grob zu überschlagen. Die Projekte und Routinen mit voraussichtlichem Aufwand kannst Du dann festhalten und die Auslastung berechnen.

Dabei ist klar, dass Du Dich irren wirst. Wenn Deine Auslastung aber recht homogen und nicht jetzt schon bei jenseits von 80 oder 100% ist, bist Du vermutlich auf dem richtigen Weg.

Ein kleiner Tipp, bevor Du das alles in einer entsprechend gegliederten Projektliste festhältst: Wichtig ist, wann ein Projekt beginnen muss. Dort sollte es auch stehen. Wenn Du den Abschluss als Maßgabe nimmst, läufst Du Gefahr, die Arbeit dahin falsch zu schätzen und zu spät zu beginnen.

Jahresplanung, Teil 5: Es actionable machen

Der letzte Schritt ist es, Deinen Plan in Aktion zu bringen. Die Projektliste sagt Dir etwas über Ziele und zugehörige Maßnahmen. Sie sagt auch etwas über Auslastung, Reihenfolge und andere Details. Dennoch ist sie eine Vogelperspektive.

Damit Du, Tag für Tag, an Deinen Zielen arbeiten kannst, gehören “Trigger” in Dein Aufgabenmanagement. Das ist ein längerer Prozess:

  • Jedes Projekt, das terminiert ist, benötigt einen passenden Trigger (mindestens den ersten Schritt, passend eingeordnet, damit das Projekt im geplanten Zeitraum erfolgreich sein kann)
  • Diesen ersten schritt hältst Du fest und ordnest ihn ein:
    • Langfristige Trigger (>1 Monat in der Zukunft)
      • Quartal
        • Monat
    • je näher die Zeit kommt, desto genauer wird die Planung
      • Diese Woche
      • Nächste Woche
      • Dieser Monat

Wie so etwas dann, im Ergebnis, aussehen kann, siehst Du hier:

Bekannte “Abwesenheitszeiten” sind als Information ebenfalls mit Dauer im jeweiligen Monat hinterlegt – also z. B. Ferienzeiten meiner Tochter mit entsprechender Dauer. So habe ich auch in meinem Aufgabenmanagement meine Auslastung komplett im Blick. Unplanbare Projekte, z. B. eine noch nicht terminierte Prüfung, habe ich mit Remindern in Quartale gepackt, um dann nochmal darüber nachzudenken. Wenn das Quartal beginnt, und auch im Rahmen meiner Wochenreviews, werde ich automatisch daran erinnert und kann dann erneut nachdenken. Vielleicht ist es mittlerweile planbar oder kann verworfen werden.

Ein wöchentliches Review und entsprechende Views sorgen dafür, dass ich jede Woche an den Dingen arbeite, die wichtig sind. Bei jedem Monatswechsel wandern Trigger von einem benannten Monat in “Dieser Monat” und werden darin nach “Diese Woche”, “Nächste Woche” oder dem Rest (“Dieser Monat”) einsortiert. Routinen sind nach Art und Weise als wiederholende Aufgaben hinterlegt und tauchen dementsprechend automatisch zum richtigen Zeitpunkt auf.

Lessons learned

In diesem Jahresreview habe ich viel gelernt. Hier meine wichtigsten Lektionen:

  • Ziele müssen formuliert sein, sie brauchen ein warum und ein wie – sonst weiß man nicht, wie man dahin kommen soll
  • Ziele sind nicht gleichzusetzen mit Projekten; Projekte können Zielen dienen, oder nur für sich selbst relevant sein
  • Ziele sollten sinnvollerweise nur zu kleinen Teilen aus klassischen Ergebnissen bestehen (“10.000€ zurücklegen”, “70 Tickets pro Monat bearbeiten”, etc.)
    • Denn: Erreichte Ziele können belastend sein, weil dann das nächste vor der Tür steht, man kommt nie an
    • Besser sind Ziele, die eine Verhaltensänderung beinhalten, die Ergebnisse folgen durch eine Verhaltensänderung und sind dann auch dauerhafter (“jeden Tag 5 Tickets in die Hand nehmen” führt praktisch automatisch zu guten Ergebnissen, ist aber kleiner, sichtbarer und einfacher)
  • Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass man immer wieder, zu passender Zeit, Entscheidungen treffen kann -> Aber im Alltag ist ein Rahmen da, der die wichtigen Dinge bedient, nicht nur die dringenden, von denen ich auch jede Menge habe
  • Routinen getrennt zu betrachten hilft dabei, den Fokus bei der Planung auf Zielen und Projekten zu haben
  • Ehrlicher Umgang mit sich selbst:
    • Die Situation ist, wie sie ist – sie wird sich nicht ändern, außer Du änderst was
    • Langfristige Erfolge entstehen durch kleine Änderungen und dauern Zeit – schlechte Gewohnheiten fühlen sich kurzfristig gut an, bringen aber langfristig Nachteile
    • Flexibilität erfordert es, einen Plan zu haben – wer keinen hat, ist nicht flexibel, sondern ineffektiv, weil er oder sie niemals irgendwas erreichen kann
      • um einen Plan anpassen zu können, weil sich ein entscheidender Rahmen ändert, muss man erst mal einen Plan haben
  • Ein System, das Trigger (eingehender Reiz, z. B. E-Mail) von Handlung/Entscheidung trennt, ist enorm hilfreich – wer auf alles, was von außen kommt, sofort reagiert, hat keinerlei Kontrolle und wird nicht effektiv sein

Ich hoffe, Du findest in diesem Beitrag einige hilfreiche Tipps. Fragen oder Anmerkungen kannst Du mir gerne als Kommentar hinterlassen!

Bildquelle: Andreas Hermsdorf  / pixelio.de