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Zeit für den versprochenen zweiten Teil der Serie “Karrierestart als Führungskraft”. Dieses Mal ist das Thema, wie man mit all dem Neuen, der Unsicherheit, umgeht, was einen erwartet.

So viel zu tun – wie fange ich an?

Wie ich schon an anderer Stelle beschrieb, prasselt auf eine Nachwuchsführungskraft viel ein. Neue Aufgaben, vielleicht auch noch die alten fachlichen Aufgaben dazu, und wenig Erfahrung im Umgang mit der Situation. Das wichtigste dabei ist Ruhe bewahren. Denn es ist wie in jedem neuen Job völlig normal, am Anfang etwas überfordert zu sein. Diese Schonfrist gilt auch für frisch gebackene Führungskräfte. Dass jemand mit zwei Jahrzehnten Erfahrung anders gemessen wird ist normal. Du, als Nachwuchsführungskraft, musst nicht direkt auf 100% Performance springen. Was aber nicht passieren sollte ist, dass Du ein Opfer der Situation bist.

Deshalb ist das wichtigste aus meiner Sicht ein Rahmen. Du brauchst eine grobe Übersicht darüber, was generell Deine Aufgaben sind. Idealerweise kannst Du diesen dann auf einen täglichen Rahmen runterbrechen. Strukturen helfen generell dabei, in hektischen Situationen den Überblick zu bewahren. Deshalb lautet mein Tipp: Schreib einfach erst mal alles auf. Ob als Liste, als Mindmap, digital oder analog, das spielt keine Rolle. Aber verschaff Dir einen Überblick. Sofern vorhanden kann eine Stellenbeschreibung sehr nützlich sein.

Wenn Du diese Übersicht hast, bewerte erst einmal, wo Du bei diesen Punkten stehst. Kennst Du die Aufgabe schon? Hast Du Erfahrung damit? Wo fehlt Dir Wissen? Das alles kannst Du in Deinen Entwicklungsplan integrieren. Und dann folgt der vielleicht wichtigste Tipp: Sprich mit Deinem Team! Was den fachlichen Teil angeht, sind diese Menschen Deine beste Informationsquelle. Du musst es nicht genauso gut können wie sie, solltest aber ein ausreichendes Verständnis aufbauen, damit Du mit Ihnen sprechen kannst. Deine erste Woche besteht also bestenfalls aus Sprechen und Hospitieren, damit Du diese Lücke schließen kannst.

An vorhandene Strukturen andocken

Im zweiten Schritt kannst Du dann erarbeiten, welche Strukturen durch das Unternehmen vorgegeben sind. Reporting ist ein guter Ansatz. Welche Zahlen und welche Informationen brauchst Du und brauchen Deine Vorgesetzten? In welchen Abständen? Das gibt Dir einen Hinweis, was Du an Datenerhebung aufbauen musst. Sofern Du Nachfolger einer Person bist, lohnt es sich auch, in deren Unterlagen zu schauen. Wenn Du auf der sprichwörtlichen grünen Wiese beginnst, umso besser – dann kannst Du es von Anfang an mit erarbeiten und bist damit automatisch der erste Experte.

Achte dabei darauf, dass Du Dich selbst nicht überforderst. Du bist in Stunde 9 und 10 eines Tages nicht effektiver oder besser. Vermutlich bist Du nur müder. Besser wäre es, eine Priorisierung in Deine Liste zu bringen. Wie oft fallen Aufgaben an? Wie dringend sind diese? Sind andere davon abhängig? Mit dieser Art Fragen kannst Du eine sinnvolle Reihenfolge schaffen.

Selbstzweifel sind normal

Auch wenn wir alle gerne Superman (oder Batman) wären, wir sind es nicht. Du wirst Fehler machen, langsamer lernen als Dir lieb ist oder Deadlines verpassen. Die Angst vor diesen Dingen ist aber meist größer als die tatsächliche Auswirkung. Und sie ist gleich doppelt schädlich, denn Angst lähmt, wodurch die Deadline noch näher rückt. Ein Mentor, innerhalb und außerhalb des Unternehmens, ein Partner, ein Freund – sie alle können Dir helfen, diese Ängste loszuwerden und in die Aktion zu kommen. Egal, ob es von Erfolg gekrönt ist, es fühlt sich besser an, etwas zu tun, als dabei zuzusehen, wie Dinge passieren.

Bei allem, was Du tust, wirst Du Fehler machen. Das hat gleich mehrere Vorteile. Es sorgt dafür, dass der Superhelden-Mythos stirbt. Du lernst daraus. Und die allermeisten Fehler sind nicht so kritisch, wie sie sich anfühlen. Was Dir allerdings nicht passieren sollte, ist, dass Du einen Fehler und das damit verbundene Lernpotenzial ignorierst. Geh offen damit um, auch gegenüber Deinem Team. Nichts macht Dich als Führungskraft nahbarer, als sachlich über einen eigenen Fehler zu sprechen und, wenn möglich, andere in die Lösung einzubeziehen.

Das geht am besten mit einer Nacht Schlaf dazwischen. Schnellschüsse führen oft dazu, dass wir emotional noch zu angreifbar sind, was uns unklarer in der Sache werden lässt. Sind wir unklar, weiß das Team nicht, woran es ist. Das ist dann weniger hilfreich. Deshalb: Eine Nacht schlafen, dann sachlich aufräumen!

Nach der Pflicht kommt die Kür

Mit der Zeit ist der Rahmen, den Du gebaut hast, so stabil, dass Du auf die Feinheiten achten kannst. Dazu gehören aus meiner Sicht vor allem Vorbildfunktion in Dingen, die Dir wichtig sind. Menschen beschreiben, was man von ihnen erwartet, kann funktionieren. Besser ist es, das richtige Verhalten vorzuleben. Wenn Du also beispielsweise davon überzeugt bist, dass Deadlines wichtig sind, solltest Du selbst keine verpassen.

Du hast Deinem Team etwas für Montag zugesagt? Liefere es Montag! Du möchtest, dass die Dinge sachlich analysiert und gelöst werden? Dann sei nicht selbst emotional!

Das klingt nun relativ simpel. Allerdings ist es das nicht immer. Deshalb ist es auch die Kür, denn es erfordert mentale Kapazität, die eigenen Werte immer wieder mit dem eigenen Verhalten bewusst abzugleichen. Unser normaler Modus Operandi bevorzugt das schnelle Handeln – das kann dann aber unpassend zu den Werten sein. Hier macht Übung den Meister.

Zusammenfassung

Als frisch gebackene Nachwuchsführungskraft prasselt viel auf Dich ein. Unsicherheit ist in dieser Situation menschlich. Folgende Punkte helfen Dir:

  • Akzeptieren, dass auch in einer Führungsposition jeder am Anfang viel lernen muss
  • Die eigenen Aufgaben in einer Liste oder Mindmap festhalten und daraus einen Lernplan entwickeln
  • Vorhandene Strukturen mit dieser Liste kombinieren und damit einen stabilen Rahmen für die tägliche Arbeit schaffen
  • Fehler als Lernmöglichkeit nutzen – nach einer Nacht Schlaf
  • langfristig vor allem Vorbild statt Mahner sein

In zwei Wochen geht es weiter mit dem Thema “Netzwerke und ihre Bedeutung für Nachwuchsführungskräfte”.

Bildquelle: Erstellt mit KI am 06.08.24

Ich hatte ja kürzlich erwähnt, dass ich “Atomic Habits” von James Clear gelesen habe. Ein Satz, der darin für mich hängen blieb, ist der Titel dieses Blogs. Viele assoziieren Disziplin mit Willenskraft. James Clear sagt, dass Willenskraft der falsche Weg ist. Vielmehr sei es sinnvoll, das “richtige Verhalten” so einfach wie möglich zu machen.

Ok, und wie kann ich nun Disziplin erlangen?

Ich habe ein wenig darüber nachgedacht, wie mein Verhalten und mein Umfeld Disziplin unterstützt. Einige Dinge tue ich schon, die für mich Vereinfachungen sind. Andere bewerten es als Disziplin.

Was vielleicht viele übersehen, sind die Räumlichkeiten, in denen wir etwas tun. Wenn ich einen Arbeitsplatz einrichte, versuche ich zu erreichen, dass alles wichtige in direkter Reichweite ist. Wenn ich in einen anderen Raum muss, um etwas zu tun, ist das ein Hindernis, das Willenskraft kostet.

Ein Beispiel: Ich möchte gerne alles digital haben. Deshalb ist meine Scannersoftware installiert und konfiguriert. Wichtiger ist allerdings, dass ich den Scanner mit einem Handgriff befüllen kann. Deshalb steht er in direkter Reichweite. Ebenso ist ein Glas Wasser immer griffbereit, denn ich möchte viel Wasser trinken. Es gehört zu meiner Morgenroutine, direkt ein großes Glas zu trinken und beim Betreten des Büros ein großes Glas zu füllen. Das macht es mir leicht.

Überhaupt, Routinen helfen

Routinen sind ein mächtiges Instrument. Es gibt viele wiederholende Aufgaben in meinem Leben. Die Vorbuchhaltung, das Tagebuchschreiben, die Daten aus der Aufwandserfassung korrelieren, und vieles mehr.

Nicht nur sind diese Routinen in meinem Aufgabenmanagement, sie sind es auch immer zur gleichen Zeit, ggf. kombiniert mit Timeboxing im Kalender. Mit diesem Wissen bereitet es mir keinerlei Probleme, eine eingehende Rechnung einfach in die Ablage zu legen. Ich weiß ja, dass sie spätestens am kommenden Dienstag bearbeitet werden wird. Mental ist dieses Verhalten erleichternd.

Gelegenheiten nutzen

Was ebenfalls unglaublich hilfreich ist, ist es, Gelegenheiten zu nutzen. Es gibt Dinge, die man mehr oder minder regelmäßig tut. Dazu passende notwendige Aufgaben “dazuplanen” macht es viel einfacher, diese auch wirklich durchzuführen.

Während man auf das warme Wasser in der Dusche wartet, kann man vieles im Bad tun. Handtücher wechseln, Seife auffüllen, kleinere Reinigungsarbeiten… und das ist nur ein Beispiel.

Der Trick, diszipliniert zu sein, ist es also, es sich möglichst einfach zu machen.

 

Bildquelle: Grace Winter  / pixelio.de

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Frohes neues Jahr! In jedem Jahr ziehe ich mich einige Tage am Jahresende zurück, um das vergangene Jahr revuepassieren zu lassen. Und natürlich auch, um die Jahresplanung für das kommende Jahr zu machen. Dieser Prozess ist eine Evolution. Kein Jahr wie das zuvor. Allerdings habe ich mittlerweile das Gefühl, dass ich den Prozess nun soweit wie möglich optimiert habe.

Achtung: Es ist -mein- Prozess

Wenn Du das nun liest, habe ich mehrere Ziele. Ich will Dir erzählen,…

  • wie ich mein Jahr 2021 reviewt habe
  • wie ich mein Jahr 2022 geplant habe
  • wie ich dafür sorge, dass diese Pläne Wirklichkeit werden
  • Lessons learned

Was ich Dir nicht mitgeben möchte ist…

  • den “besten” Weg
  • den “richtigen” Weg

Sieh es eher als ein Buffet, an dem Du Dich bedienen und Dich inspirieren lassen kannst.

Teil 1: Review

Mein Review beginnt mit den Zielen des abgelaufenen Jahres. Da diese alle verschriftlicht sind, kann ich sie einfach dazu nehmen. Dazu kommt noch mein Kalender, sowie mein Tagebuch.


Alle drei Quellen gehe ich chronologisch durch. Dabei notiere ich einfach alle Stichpunkte, die mir auffallen. Diese bilden dann das Gerüst für mein Review. Das schreibe ich dann direkt im Anschluss. Ich baue es immer nach dem gleichen Schema auf:

  • Area of Focus (also mir wichtige Lebensbereiche: Privates, Unternehmen, Ehrenamt…)
  • Text
  • Erreichte Ziele aus dieser Area
  • Verfehlte Ziele aus dieser Area

Ganz am Ende folgt noch eine Art Gesamtfazit. Es gibt keine spezifische Form, ich schreibe einfach Fließtext. Eine Art überlanger Eintrag ins Tagebuch. Die Länge variert – in 2021 waren es etwa sieben Seiten Text.

Diese Methode hat mehrere Vorteile. Einer ist, dass alles, auch Dinge die man mittlerweile wieder vergessen hat, nochmals bewusst werden. Das Umfasst Siege wie Niederlagen. Zudem bekommst Du ein Gefühl dafür, wie “erfolgreich” das Jahr war. Es ist immer wieder spannend, wenn Du all die kleinen guten Dinge noch einmal vor Augen hast. Last, but not least, es ist ein Abschluss für das Jahr, eine Art formeller Deckel.

Jahresplanung, Teil 2: Zielsetzung

Zielsetzung für das Folgejahr beginnt bei mir auf einem ganz abstrakten Level. Ich überlege mir 5-8 Sätze, die beschreiben, wie diese Ziele sich “anfühlen”, wenn ich sie erreiche. Dabei sollte jede Area of Focus mindestens ein Ziel haben – ansonsten muss ich mich fragen, ob diese Area noch ein relevanter Anteil meines Lebens ist.

Mit diesem Einzelsatz geht es dann in die Detailarbeit. Jedes Ziel wird nach einem einheitlichen Schema ausformuliert:

  • Was
  • Warum
  • Wie
  • Erste Schritte

Das “Was” ist der vorher festgelegte Satz. Das “Warum” ist eine Beschreibung, warum dieses Ziel überhaupt wichtig ist. Das “Wie” ist eine kleine Liste von Indikatoren, die gegeben sein müssen, damit das Ziel als erreicht gelten kann. Und beim Schreiben ergeben sich meist schon Ideen dafür, wie Du in Bewegung kommst. Das sind die “Ersten Schritte”.

Was wichtig ist, ist es, diese Ziele noch einmal sacken zu lassen, bevor Du zum nächsten Teil übergehst. Manche erweisen sich dann doch nicht als so wichtig. Oder Dir fallen weitere Antworten auf das “Wie” ein.

Jahresplanung, Teil 3: Grobplanung

Die besten Ziele nützen überhaupt nichts, wenn Du keinen Plan hast, wie und wann Du daran arbeiten willst. Der dritte Teil des Prozesses besteht deshalb darin, genau das zu ändern. Er beginnt damit, sich einen Überblick zu verschaffen. Dein Kalender gibt Dir viele wichtige Hinweise: Urlaube, Ferienzeiten, Konferenzen, sonstige Termine – alles sollte vorher bekannt sein.

Dann geht es darum, eine Projektliste zu erstellen. Neben den offensichtlichen Projekten, die sich aus Deinen Zielen ergeben, kommen noch viele andere dazu: Regelmäßige Projekte aus Deinen Areas, andere Projekte, die Du schon lange machen wolltest oder Ideen aus entsprechenden Listen, die Du Dir für das Jahr vornehmen möchtest. Das Ergebnis ist eine riesige, ungeordnete Liste. Das gilt es nun zu ändern.

Bevor Du Ordnung hinein bringen kannst, empfehle ich Dir, die Projekte noch mit Details zu versehen:

  • voraussichtlicher Aufwand
  • Abhängigkeiten (andere, Datum/Zeitraum, etc.)
  • Priorität
  • daraus folgende Projekte

Mit diesen Details kommt nun Ordnung in das Chaos. Du kannst Deine Projektliste in eine sinnvolle Reihenfolge und Unterteilung bringen:

  • Quartalsweise im ersten Schritt, monatsweise im zweiten
  • nicht terminierbare Projekte in eigene Liste

Während Du das tust, werden sich wahrscheinlich weitere Erkenntnisse ergeben. Manche Projekte sind vielleicht doch nicht so wichtig. Diese kannst Du auf eine “später”-Liste werfen. Andere haben logische Folgeprojekte, die Du auch schon einplanen kannst.

Jahresplanung, Teil 4: Auslastung planen

Um Deinen Plan abschließen zu können, musst Du noch die Frage beantworten, ob das so passt. Dazu fehlt Dir noch Deine Auslastung pro Quartal und Monat. Neben den Projekten empfehle ich Dir, bekannte Routinen (bei mir z.B. Buchhaltung) pro Monat und Quartal grob zu überschlagen. Die Projekte und Routinen mit voraussichtlichem Aufwand kannst Du dann festhalten und die Auslastung berechnen.

Dabei ist klar, dass Du Dich irren wirst. Wenn Deine Auslastung aber recht homogen und nicht jetzt schon bei jenseits von 80 oder 100% ist, bist Du vermutlich auf dem richtigen Weg.

Ein kleiner Tipp, bevor Du das alles in einer entsprechend gegliederten Projektliste festhältst: Wichtig ist, wann ein Projekt beginnen muss. Dort sollte es auch stehen. Wenn Du den Abschluss als Maßgabe nimmst, läufst Du Gefahr, die Arbeit dahin falsch zu schätzen und zu spät zu beginnen.

Jahresplanung, Teil 5: Es actionable machen

Der letzte Schritt ist es, Deinen Plan in Aktion zu bringen. Die Projektliste sagt Dir etwas über Ziele und zugehörige Maßnahmen. Sie sagt auch etwas über Auslastung, Reihenfolge und andere Details. Dennoch ist sie eine Vogelperspektive.

Damit Du, Tag für Tag, an Deinen Zielen arbeiten kannst, gehören “Trigger” in Dein Aufgabenmanagement. Das ist ein längerer Prozess:

  • Jedes Projekt, das terminiert ist, benötigt einen passenden Trigger (mindestens den ersten Schritt, passend eingeordnet, damit das Projekt im geplanten Zeitraum erfolgreich sein kann)
  • Diesen ersten schritt hältst Du fest und ordnest ihn ein:
    • Langfristige Trigger (>1 Monat in der Zukunft)
      • Quartal
        • Monat
    • je näher die Zeit kommt, desto genauer wird die Planung
      • Diese Woche
      • Nächste Woche
      • Dieser Monat

Wie so etwas dann, im Ergebnis, aussehen kann, siehst Du hier:

Bekannte “Abwesenheitszeiten” sind als Information ebenfalls mit Dauer im jeweiligen Monat hinterlegt – also z. B. Ferienzeiten meiner Tochter mit entsprechender Dauer. So habe ich auch in meinem Aufgabenmanagement meine Auslastung komplett im Blick. Unplanbare Projekte, z. B. eine noch nicht terminierte Prüfung, habe ich mit Remindern in Quartale gepackt, um dann nochmal darüber nachzudenken. Wenn das Quartal beginnt, und auch im Rahmen meiner Wochenreviews, werde ich automatisch daran erinnert und kann dann erneut nachdenken. Vielleicht ist es mittlerweile planbar oder kann verworfen werden.

Ein wöchentliches Review und entsprechende Views sorgen dafür, dass ich jede Woche an den Dingen arbeite, die wichtig sind. Bei jedem Monatswechsel wandern Trigger von einem benannten Monat in “Dieser Monat” und werden darin nach “Diese Woche”, “Nächste Woche” oder dem Rest (“Dieser Monat”) einsortiert. Routinen sind nach Art und Weise als wiederholende Aufgaben hinterlegt und tauchen dementsprechend automatisch zum richtigen Zeitpunkt auf.

Lessons learned

In diesem Jahresreview habe ich viel gelernt. Hier meine wichtigsten Lektionen:

  • Ziele müssen formuliert sein, sie brauchen ein warum und ein wie – sonst weiß man nicht, wie man dahin kommen soll
  • Ziele sind nicht gleichzusetzen mit Projekten; Projekte können Zielen dienen, oder nur für sich selbst relevant sein
  • Ziele sollten sinnvollerweise nur zu kleinen Teilen aus klassischen Ergebnissen bestehen (“10.000€ zurücklegen”, “70 Tickets pro Monat bearbeiten”, etc.)
    • Denn: Erreichte Ziele können belastend sein, weil dann das nächste vor der Tür steht, man kommt nie an
    • Besser sind Ziele, die eine Verhaltensänderung beinhalten, die Ergebnisse folgen durch eine Verhaltensänderung und sind dann auch dauerhafter (“jeden Tag 5 Tickets in die Hand nehmen” führt praktisch automatisch zu guten Ergebnissen, ist aber kleiner, sichtbarer und einfacher)
  • Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass man immer wieder, zu passender Zeit, Entscheidungen treffen kann -> Aber im Alltag ist ein Rahmen da, der die wichtigen Dinge bedient, nicht nur die dringenden, von denen ich auch jede Menge habe
  • Routinen getrennt zu betrachten hilft dabei, den Fokus bei der Planung auf Zielen und Projekten zu haben
  • Ehrlicher Umgang mit sich selbst:
    • Die Situation ist, wie sie ist – sie wird sich nicht ändern, außer Du änderst was
    • Langfristige Erfolge entstehen durch kleine Änderungen und dauern Zeit – schlechte Gewohnheiten fühlen sich kurzfristig gut an, bringen aber langfristig Nachteile
    • Flexibilität erfordert es, einen Plan zu haben – wer keinen hat, ist nicht flexibel, sondern ineffektiv, weil er oder sie niemals irgendwas erreichen kann
      • um einen Plan anpassen zu können, weil sich ein entscheidender Rahmen ändert, muss man erst mal einen Plan haben
  • Ein System, das Trigger (eingehender Reiz, z. B. E-Mail) von Handlung/Entscheidung trennt, ist enorm hilfreich – wer auf alles, was von außen kommt, sofort reagiert, hat keinerlei Kontrolle und wird nicht effektiv sein

Ich hoffe, Du findest in diesem Beitrag einige hilfreiche Tipps. Fragen oder Anmerkungen kannst Du mir gerne als Kommentar hinterlassen!

Bildquelle: Andreas Hermsdorf  / pixelio.de

Episoden

Die Auswahl von Software, sofern man sie denn nutzen möchte, ist eine persönliche Entscheidung.

Für Nachfolger und Unternehmer, die digitales Arbeiten bevorzugen, gibt es drei Bereiche, in denen es tolle Lösungen gibt. Auf diese will ich einen Blick werfen und Dir dabei bewusst nicht meine Lösung empfehlen. Stattdessen gebe ich Dir einige Tipps, worauf Du bei Deiner Auswahl achten kannst, damit sie schneller erfolgreich ist.

Konkret gehe ich auf die Bereiche Aufgabenverwaltung, Notizen/Datenablage und Passwortverwaltung ein. Diese drei Gebiete dürften für die allermeisten Nachfolger und Unternehmer eine Rolle spielen, egal aus welcher Branche.

Links zur Episode:

Als Nachfolger hast Du viele Hüte auf. Je nach Größe Deines Unternehmens legst Du noch überall selbst mit Hand an, ob in Produktion, bei der Buchhaltung oder im Vertrieb. Das alleine ist aber nicht ausreichend. Es gibt viele andere Aufgaben, die Du zusätzlich erledigen musst. Die Planung, Organisation und Koordination ebenso wie die Strategie und die Vertretung des Unternehmens nach außen.

Eine Kategorisierung hilft

Wie bei allen unübersichtlichen Situationen hilft ein einfaches System, Ordnung zu bringen. In dieser Episode stelle ich Euch dieses Mittel, das auf Stefan Merath zurückgeht, vor. Es unterteilt all Eure Aufgaben in nur drei Rollen und ist deshalb schnell vermittelbar und leicht anzuwenden.

Hat man sich das erst einmal bewusst gemacht, gibt es einige Dinge, die man mit diesem Wissen tun kann. Im zweiten Teil der Episode spreche ich darüber, was ich damit angestellt habe und welche positiven Effekte es hatte. Gleichzeitig zeige ich aber auch, wo die Gefahren liegen, wenn die ein oder andere Rolle zu kurz kommt. Mit diesem Wissen schafft Ihr es bestimmt auch, Eure Aufgaben künftig besser zu strukturieren und so Euer Nachfolge-StartUp zum Erfolg zu führen.

Links zur Episode: