Rollen und Personen – oft identisch, aber doch wichtig zu trennen

Mit dem Wachstum eines Unternehmens kommt fast immer der Zeitpunkt, an dem Aufgabenbereiche exklusiv von bestimmten Menschen wahrgenommen werden. Vorher ist das meist viel gemischter. Der Geschäftsführer arbeitet da noch täglich am Produkt, der Entwickler leistet auch Support und die Marketingfachkraft macht auch gerade den Vertrieb mit. Der Übergang hin zu Rollen birgt einige Tücken.

Rollen werden am besten “auf der grünen Wiese” definiert

Leider ist unser Hirn nicht immer schlau. Gerade, wenn es um das Schaffen von etwas Neuem geht, neigen wir dazu, aus vergangener Erfahrung Rückschlüsse auf die Zukunft zu ziehen.

Das Definieren von Rollen bildet hier keine Ausnahme. Ganz im Gegenteil, unbewusst neigen wir dazu, die Rollenbeschreibung (oft auch Stellen- oder Positionsbeschreibung genannt) implizit so zu definieren, dass es auf den oder die aktuellen Rolleninhaber:in passt.

Darin liegt eine große Gefahr, da eine solche Beschreibung zum einen oftmals unklar ist und zweitens eine echte Übergabe der Rolle unmöglich macht. Und solche Übergaben passieren – denn Menschen wechseln das Unternehmen oder den Arbeitsbereich. Heute noch öfter als früher.

Insofern liegt ein großer Wert darin, Rollen ordentlich und möglichst neutral zu beschreiben. Sonst kommt ein neuer Rolleninhaber, der zwar objektiv gute Arbeit leistet, aber vielleicht nur 80% Überschneidung mit dem Vorgänger hat. Die Folge kann Frust auf allen Seiten sein.

Lass jemand externes darüber lesen!

Der einfachste Weg, ordentliche Rollenbeschreibungen zu erstellen, ist das mit einem Mentor oder einer Mentorin zu tun. Diese Person kann den externen Blickwinkel beitragen, der einem selbst fehlt. Zudem kann eine solche Person auch ganz bewusst immer wieder fragen, ob die jeweiligen Inhalte wirklich Bestandteil der Rolle sind.

Das Ziel dieser Arbeit ist es, analog Personas zum Beispiel im Recruiting, eine klare Definition davon zu erhalten, welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche eine bestimmte Rolle im Unternehmen hat.

Dabei solltest Du Dir auch darüber klar werden, dass eierlegende Wollmilchsäue Einbildung sind. Wer diesen Maßstab an seine Rollen anlegt, hat zwar eine klar definierte Nische zum Suchen passender Personen, nur ist diese Nische vermutlich leer.

Besser ist es, die Inhalte der Rolle zu priorisieren. Was ist denn genau Pflicht? Was muss ein Rolleninhaber direkt können? Was kann er oder sie noch lernen? Wo sind optionale Bestandteile?

Das hilft auch beim Recruiting

Diese Arbeit ist anstrengend, aber bringt Dir gleich mehrere Vorteile:

  1. Dein Recruiting ist sehr einfach, denn aus einer guten Rollenbeschreibung kannst Du durch simples Kopieren nahezu perfekte Inhalte für Jobanzeigen herausziehen. Die meisten Anzeigen enthalten einen Abschnitt “Das sind Deine Aufgaben” – den kannst Du damit befüllen.
  2. Gute Rollenbeschreibungen sind auch die Grundlage für interne Fortbildung. Dass ein neues Teammitglied direkt alle Anforderungen zu 100% erfüllt, ist unwahrscheinlich. Legst Du die Rollendefinition daneben, siehst Du direkt, in welche Bereiche von Weiter- und Fortbildung Du investieren kannst, um das Teammitglied bestmöglich zu befähigen.
  3. Und nicht zuletzt, Rollen sind nicht gleich Personen. Personen können Inhaber mehrerer Rollen sein – für die individuelle Karriereplanung und Spezialisierung sind solche Rollen also ein perfektes Mittel, um auf einfache, klare und transparente Art und Weise Aufgaben und Verantwortungsbereiche zu wechseln oder zu verschieben. Das ist immer dann besonders wichtig, wenn eine spezifische Rolle immer mehr Raum einnehmen muss (bspw. Führungsrollen).

Wir haben mittlerweile für fast alles, was im Unternehmen passiert, entsprechende Rollen definiert. Bislang war das eine der besten Entscheidungen im Bereich Struktur, die wir je getroffen haben. Es bringt eine Menge Klarheit und Chancen, Problembereiche zu erkennen und zu beheben.

 

Bildquelle: Stephanie Hofschlaeger // pixelio.de

 

 

/1 Kommentar/von

The superficial age

We live in a superficial age. We have lost the capabilty to form lasting relationships, have in-depth discussions and live true tolerance. Perhaps that is part of the sheer amount of information we process every day. But perhaps it is also by choice. Choices can be changed.

The capability to actually process information

I love the internet. I grew up before it was available and was lucky enough to experience its beginnings first hand. But I can still remember real newspapers to be the standard of public information. Then came BTX as the first, simple steps into the online world. Who of those born in the 80s cannot forget the sound of a dial up modem? Raise your hands!

A few years later, along came the world wide web with its magical overflow of available information and entertainment. Wikipedia might still be one of the greatest inventions of mankind. Artificial intelligence is developing really fast and might be the “next big thing” if we all learn of its limitations (at least the current ones).

Information is now readily available at any time. When we watch movies, it takes but a few seconds to answer the question “where the hell do I know that actor from?”.

The downside of this development is that people are no longer reliant on their brains for storing information. As an avid user of GTD (at least its principles), I can see the wisdom in that. With so much information all around us, our brain capacity is just far too low to work as a storage. We need it for more important things. Decisions being the most obvious.

Current science shows that most people are no longer capable (or willing) to retain information. The phenomenon has a name: The Online Brain. Scientist have also shown that our concentration span has declined significantly. We have become better at searching for information but worse at retaining and using it, thus limiting our own learning.

I am sad because I actually love technology

Technology and its development is just great. I look forward to seeing men and women set foot on Mars. I use the internet on a daily basis. All described above is visible in my own person. The amount of time I spend on my smartphone or the number of times I check it to process new communication has doubled or tripled. Probably more than that.

I also like spending time with others, though. Particularly, I enjoy discussions. It is a stimulating use of the brain. Forming arguments, learning new insights, adapting new knowledge, all of that is highly rewarding.

The actual chances of this happening on a satisfying level have declined, though. Rapidly. Perhaps (and please use the comments to give me your insights!) it is confirmation bias and I am wrong. But in my peer group, I get the same feedback from many people.

As the time to convey your message has been shortened, sometimes to a limit of 140 characters, and the capacity to process the information has declined to similar levels, real discussions, in-depth, have often come to a halt. Most topics in life are not easy. Between black and white lies a great deal of grey. Actually, the grey area is possibly what should be called life!

Dumbing down communication is superficial

But, with the necessity to cater to a specific audience, we have dumbed down communication. One can only send black or white in a span of 30 seconds or 140 characters. There is no room for grey, for reality. For its complexity and its nuances.

Thus, all discussions about important matters have turned into battles between good and evil, black and white, you and me. We seem to lose the skill to go into the depths of a matter and exchange arguments without the goal of “being right in the end”. If you don’t believe it, open Reddit, Twitter or walk into a bar and try to talk to people. Try for yourself to not fall into the trap of simplifying. It has become hard and frustrating work.

Black and white leave no room for tolerance

True tolerance comes with the explicit necessity to accept other point of views. But: Accepting is not sharing. Therefore, limiting discussions to only one outcome (convincing somebody he or she is wrong) is highly superficial.

And that is where nowadays tolerance fails, even (or, in my opinion, especially) in those claiming to be highly tolerant. Tolerance is not and cannot be limited to people sharing your point of view. And yet, this is what happens on a daily basis. It is one consequence of all the development mentioned above.

Tolerance is incredibly important. I, for myself, can say, that I have often changed my opinions during my life. Most often, this came from great discussions I had and the resulting thought process after these talks. I have been lucky having met many inspiring people who have given me great insights and things to think about. And still, many convictions I (currently) have might not cater to a certain (percieved) mainstream.

Even on the possibility of creating a shitstorm (another phenomenon arising from pure black and white thinking and communicating), I will publicly state that I think there are at least 100 more important things in German politics right now, at this moment, than enforcing a certain genderneutral way of writing. This is, of course, only one example. Beware, though: I have also shortened my statement down. The matter is complex and I am willing to discuss my point of view in depth, and it is certainly not a blatant “I think this is unnecessary crap“. So, if you want to do me a favor, spare me the shitstorm – just ask me when you see me next time and read further below.

Good news, everybody!

Futurama pun is fully intended. There is good news.

You can make a choice. We all can actively engage in discussions and actively seek meaningful relationships. And you can choose to leave your filter bubble.

A few easy steps to get started:

  • follow people specifically on the opposite end of your own convictions – I did that on the topic mentioned above by having a long, in-depth talk with someone who cares deeply about gender, diversity and inclusion. That hasn’t changed my opinion, but it has given me a greater insight why people perceive it as important
  • meet a good friend (or more than one) on a regular basis and don’t turn on your phone or TV
  • when you feel triggered on the internet next time, take a few minutes to think about what you just heard or read
  • join a network that actively engages in bringing people from different cultures, backgrounds and opinions together. JCI is highly recommended, but there are many more
  • And, become wary of groups pressuring you into certain ways of thinking. Thinking alike feels good but limits you on a massive scale – point out the fake intolerance when you encounter it and don’t let it become our standard of interaction

The first step of learning is knowing there is something to learn. The second step is to become aware what is happening. Then you can change your own behaviour. Let us do our part to turn the superficial age into a super age.

 

Picture copyright: S. Hofschlaeger  / pixelio.de

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

/0 Kommentare/von

Von den nie leer werdenden ToDo-Listen

Auf Impulse gab es vor einiger Zeit einen Beitrag mit Oliver Burkeman. Der Tenor des Interviews: Vergesst Effizienz und immer bessere Methoden. Das baut unnötig Druck auf und macht letztlich krank. Wichtiger ist es, dass man die richtigen Prioritäten setzt.

Ja, aber…

In vielem, was er sagt, hat Oliver Burkeman Recht. Eine der zentralen Eigenschaften jeder (gepflegten) ToDo-Liste ist, dass sie nur eine Richtung kennt. Wachsen.

Das ist auch erst mal nicht schlimm, sondern normal. Es gibt schlicht immer mehr zu tun, als man Ressourcen hat. Das trifft auf den Einzelnen ebenso zu, wie auf eine Firma. Letztlich geht es immer darum, einen Mangel an Ressourcen zu verwalten und sie bestmöglich einzusetzen.

Der Weg, den er vorschlägt, hat einiges für sich. Gleichzeitig möchte ich eine Lanze für die endlosen Listen brechen. Denn die Liste ist nicht das Problem, sondern der Umgang damit.

GTD liefert einige Antworten auf die Fragen

Wer sich ein wenig mit Getting Things Done beschäftigt, wird einige der Herausforderungen wiedererkennen. In dem Moment, in dem man beginnt, alles aufzuschreiben, sieht man erst, was alles so täglich auf einen einprasselt. Allerdings würde es das auch tun, wenn man es nicht aufschreibt. Es wäre nur intransparenter und Du wirst dann (potentiell wichtige) Dinge vergessen.

Insofern ist das Aufschreiben erst einmal gelebte Transparenz und der Aufbau von Wissen über die eigenen Rollen und Aufgaben. Das alleine führt nicht in einen Burnout. Meine These ist, dass es dabei hilft, diesen zu vermeiden!

Denn GTD sagt klar, dass Priorisierung, also das Entscheiden darüber, was wichtig ist, zentraler Bestandteil jeder guten Selbstorganisation ist. Alleine aufgrund des technischen Fortschritts nehmen wir jeden Tag ein Vielfaches der Impulse auf, die noch vor 100 Jahren normal waren. Das ist anstregend – wie ein unaufgeräumtes Zimmer, wenn man etwas finden möchte. Deshalb halte ich die strukturierte Aufnahme und Bewertung von Impulsen für sehr wichtig. Nichts anderes also, als die Pflege Deiner ToDo-Listen.

Der richtige Umgang mit ToDo-Listen

Egal ob man pures GTD, Timeblocking oder zum Beispiel das Time Sector System benutzt – letztlich geht es immer darum, Information passend zum jeweligen Kontext zu filtern.

Das anstrengende an viel Information ist, dass unser Hirn permanent versucht, Entscheidungen zu treffen und die Information zu interpretieren. Eine gute Selbstorganisation trennt diese beiden Dinge vom eigentlichen Tun. Das Zauberwort sind Filter. Alles auf eine Liste zu schreiben, selbst wenn sie in sich priorisiert ist, hilft Dir nicht.

Was Dir hilft, ist es, zu unterscheiden: Projekte, Ziele und Werte sind keine Aufgaben. Es ist hilfreich, sie als Entscheidungsunterstützung (“tue ich das, oder tue ich es nicht?“) schnell griffbereit zu haben. Im Alltag, wenn es um das Tun geht, haben sie nichts zu suchen. Ganz im Gegenteil, wie Oliver Burkeman (und auch David Allen und viele andere) empfehle ich hier eine klar auf den Kontext (Zeit, Ort, Arbeitsmittel, Rolle… was auch immer für Dich passend ist) zugeschnittene, vorher aufbereitete und dementsprechend kurze ToDo-Liste.

Das ermöglicht Dir, die im Impulse-Artikel genannten Erfolgserlebnisse mit den Vorteilen des Nicht-Vergessens zu kombinieren. Regelmäßige Pflege des Ganzen ist die Voraussetzung, ähnlich wie das Ausmisten und Reinigen eines Zimmers. Wie ich das genau mache, habe ich vor einigen Monaten beschrieben.

 

Bildquelle: S. Hofschlaeger  / pixelio.de

 

 

/0 Kommentare/von

Vier globale Prinzipien persönlicher Produktivität

Wie Du weißt, beschäftige ich mich mit vielen Methoden, Tools und Wissen rund um das Thema persönliche Produktivität. Mit den Jahren habe ich gemerkt, dass praktisch alle Methoden, egal für welchen Bereich, dabei ein paar Prinzipien gemeinsam haben. Um diese vier Prinzipien geht es heute.

Templating – einheitliche Vorgänge, die sich wiederholen

Das erste Prinzip ist das des Templating. Egal wie komplex das Regelwerk einer Methode oder eines Werkzeugs, das allerwichtigste ist, dass es reproduzierbar ist. In gleichen Situationen geht es darum, sich gleich zu verhalten. Das trifft auf GTD ebenso zu, wie bspw. auf Bulletjournaling oder Timeblocking. Obwohl alle drei komplett verschieden sind, sind sie doch gleich. Es gibt klare Regeln, wie mit etwas umgegangen wird. Und bei der Nutzung wiederholst Du diesen Ablauf so oft, bis er komplett automatisiert ist.

Die Macht der Routine habe ich ja schon einmal beschrieben. In jeder Methode, in jedem Werkzeug, steckt sie drin.

Trennung von Arbeitsschritten

Die zweite Gemeinsamkeit ist die Trennung von Arbeitsschritten. Würdest Du versuchen, alles, von Annehmen einer Aufgabe oder eines Projekts, bis hin zum Abschluss, immer am Stück zu machen… das Ergebnis wäre vorhersehbar: Es würde niemals etwas fertig werden. Es liegt in unserer Natur und der Realität, dass wir mehr Impulse in kürzeren Abständen erhalten, die mögliche Auslöser sind. Für eine Aufgabe, ein Projekt, ein neues Stück Wissen oder eine Idee.

Deshalb gibt es bei allen Methoden und Werkzeugen eine Trennung von Prozessschritten. Die Erfassung einer Idee, eines Impulses, ist ein Schritt. Die Verabreitung, also das Definieren, worum es eigentlich geht und was das gewünschte Resultat ist, ist ein anderer. Es folgen viele Arbeitsschritte, bis aus dem ursprünglichen Impuls etwas wurde. Sei es eine abgeschlossene Aufgabe, ein erfolgreiches Projekt, oder ein neues Stück Wissen in Deinem Knowledge Management.

Dieses Prinzip persönlicher Produktivität ist enorm hilfreich. Um nicht zu sagen, missionskritisch. Ich denke, ohne geht es nicht. Die Prinzipien persönlicher Produktivität gehen aber noch weiter – bei der Wartung.

Regelmäßige Wartung durch Review

Kein System der Welt, von Atomkraftwerk über Motor bis hin zu Deinem System für persönliche Produktivität, ist wartungsfrei. Diese Erkenntnis teilen alle Methoden und Werkzeuge ebenfalls. Das Zauberwort ist die regelmäßige Review.

Dabei geht es, wie bei einem Ölwechsel, darum, die Funktionsfähigkeit zu erhalten. Alle Systeme haben eine Form der Review, teilweise täglich, teilweise wöchentlich oder längerfristig, als Bestandteil. Das ist ebenso notwendig, wie das eigene Auto zur Wartung zu bringen. Denn im Laufe unserer Zeit passiert so viel, dass kein System zu jedem Zeitpunkt konsistent und vollständig sein kann.

Genau deshalb machen wir Reviews. Auch wenn sie Dir zeitaufwändig erscheinen mögen, sie sind genauso missionskritisch wie das Aufteilen der Schritte. Ein Auto ohne Öl im Motor und mit abgefahrenen Reifen bringt Dich nicht mehr ans Ziel. Genausowenig kann ein System für persönliche Produktivität Dich unterstützen, wenn Du es nicht regelmäßig wartest.

Zentralisierung von Orten

Das letzte Prinzip ist die Konzentration auf einen oder sehr wenige Orte. Das beste Beispiel ist das Thema Inbox. Die Idee dahinter ist es, sich nicht (wortwörtlich) zu verzetteln. Jeder kennt einen Menschen, der überall Zettel mit Informationen liegen hat.

Die Hürde, all diese Informationen irgendwie zu verarbeiten, ist immens hoch. Nicht nur, weil es viele sind, sondern weil man sich erinnern muss, wo man überall Informationen abgelegt hat. Deshalb verfolgen alle System das Ziel, den Ablageort von Informationen zu zentralisieren. Alle Impulse gehören in eine Inbox, alles Wissen in ein PKM, alle Termine in einen Kalender.

Damit erreichst Du, dass mindestens die mentale Anstrengung, alles zusammen zu suchen, entfällt. Ein wichtiges Hilfsmittel.

 

Ich hoffe, diese vier Prinzipien persönlicher Produktivität helfen Dir, Dir weniger Gedanken um das beste Werkzeug oder die beste Methode zu machen. Wichtiger sind die Vorteile, die sie alle gemeinsam haben.

 

Hinweis: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links.

/0 Kommentare/von

Argumentation in einem Team kann der Erkenntnis dienen

In Ihrem Blog schrieb Françoise Hontoy von Konflikten in Teams. Sie kam darin zu dem Schluss, dass Argumente und ihr Austausch einem “über den anderen siegen” statt einem Gewinn von Erkenntnis dienen können. Das kommt, aus meiner Sicht, ganz auf die Kultur des Teams an.

Argumente austauschen kann ein Wetzstein für Erkenntnis sein

Ich sehe den Austausch von Argumenten selbst eher als eine Art Wetzstein. In der inhärenten Logik und dem vermittelten Wissen liegt viel Potential. Vor allem dann, wenn es auf andere trifft. Denn es gilt eine alte Maxime: Wer etwas anderen erklären kann, hat es wirklich verstanden. Insofern kann ein Austausch von Argumenten sehr hilfreich sein. Das eintreffende Feedback kann Dir helfen, Fehler in Deiner Logik aufzudecken. Wissensbausteine von anderen ergänzen Dein eigenes Wissen.

Dazu kommt, dass es selten die eine Wahrheit gibt. Es wäre sehr schön, wenn eine Art göttliche Instanz in der Lage wäre, eindeutig richtig und falsch zu bestimmen. In den allermeisten komplexen Themen allerdings gibt es das nicht. Es gibt vielleicht passend und unpassend.

In diesen Bereichen sind Argumente und deren Austausch durchaus eine Methode zum Gewinnen von Erkenntnis, da selten eine Person alles wissen kann. Ein Team dagegen kann die Puzzlesteine zusammenbringen. Das hängt aber maßgeblich von der Kultur innerhalb des Teams ab.

Austausch auf Augenhöhe erfordert Übung

Damit Argumentation kein Konflikt um des Gewinnens Willen ist, bedarf es einiger Voraussetzungen. Die allerwichtigste dabei ist, dass der Austausch unter Gleichen erfolgt. Für die gemeinsame Bearbeitung eines Themas ist es wichtig, dass alle Beteiligten offen miteinander interagieren können. Hierarchie darf dabei kein Thema sein – denn dann kommt es schnell zum bekannten “Ober sticht Unter“.

Gleichzeitig sind Hierarchien ein notwendiges Strukturierungs- und Ordnungsmerkmal in Teams. Sie sind also vorhanden. Was hilft, ist es, die Kultur, die man anstrebt, zu definieren, festzuschreiben und sie in die Führungsarbeit zu integrieren. Wie die allermeisten Dinge wird es mit Wiederholung besser und einfacher.

Das ist auch beim Diskurs der Fall. Was nicht heißen soll, dass es einfach ist – es erfordert jede Menge Übung, auf der absolut sachlichen Ebene zu bleiben, mit dem Ziel des gemeinsamen Gewinns von Erkenntnis. Selbst in geübten Teams klappt das nicht immer. Eine Art “Emotionswächter“-Rolle kann helfen, also eine empathische Person, die als Sonderaufgabe die Beobachtung der Runde bekommt. Wenn dann Emotion in den Raum kommt, kann sie gezielt adressiert werden.

Nur bitte vermeide einen Fehler: Emotion zu übergehen. Emotionale Konflikte sind immer präsent, wo Menschen miteinander arbeiten. Sie zugunsten der schnellen Rückkehr zur Sache zu übergehen kann sich schnell als Pyrrhussieg erweisen.

 

/0 Kommentare/von